辦公室是一個綜合辦事機(jī)構(gòu)，它在組織機(jī)構(gòu)中起著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方的樞紐，無論是過去、現(xiàn)在、還是將來，它整體的職能不外乎就是“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”三大功能。這三大功能發(fā)揮的好壞，直接關(guān)系到各級部門的正確決策，關(guān)系到各級政府重大決策和重要工作能否落到實處，關(guān)系到各級部門能否步調(diào)一致，齊心協(xié)力地確保政令暢通，關(guān)系到一個地方經(jīng)濟(jì)社會各項事業(yè)的健康發(fā)展。作為一級機(jī)構(gòu)的辦公室，盡管不是決策機(jī)構(gòu)，但卻在決策和決策的實施中有著十分重要的地位和作用，而作為辦公室職能之一的綜合協(xié)調(diào)工作，不僅與參謀、服務(wù)具有同等重要的地位，而且具有參謀、服務(wù)不可替代的重要作用。如果說，參謀是辦公室工作的首要任務(wù)，服務(wù)是基礎(chǔ)，那么，綜合協(xié)調(diào)則是整個辦公室工作的關(guān)鍵。

    一、辦公室的任務(wù)、職能作用和特點(diǎn)
    （一）辦公室的任務(wù)
    1、為領(lǐng)導(dǎo)提供情況；
    2、領(lǐng)導(dǎo)決策以后加強(qiáng)督促檢查、貫徹實施；
    3、協(xié)商決策前后的一些矛盾；
    4、把好文件關(guān)；
    5、承擔(dān)處理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一些日常事務(wù)。
    辦公室工作任務(wù)簡單用一句來概括就是：辦文、辦會、辦事。

    （二）辦公室工作的基本職能
    1、政務(wù)性工作。即從本單位實際出發(fā)，認(rèn)真搞好調(diào)查研究，收集綜合情況，及時反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)者靈活指揮和及時控制工作進(jìn)程提供依據(jù)，有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
    2、日常事務(wù)性工作。具體的說就是電文起草印發(fā)、上下公務(wù)的處理、公務(wù)接待、會議組織、督促檢查、協(xié)調(diào)聯(lián)系、上傳下達(dá)、公務(wù)接洽、接待和后勤管理工作等。
簡單概括起來，就是參與政務(wù)，管理事務(wù)。但是，辦公室工作的最終著眼點(diǎn)是輔助領(lǐng)導(dǎo)處理信息、綜合情況，協(xié)調(diào)關(guān)系，管理事務(wù)，以確保該機(jī)構(gòu)高效能的運(yùn)轉(zhuǎn)。
辦公室整體運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的優(yōu)劣、工作的好與差，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)指示的貫徹、指揮作用的充分發(fā)揮和各項任務(wù)的完成。

    （三）辦公室在機(jī)關(guān)、單位中的作用
    1、樞紐作用
    主要是完成承上啟下、文件吞吐、信息集散的總樞紐。
    2、助手作用
    一是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定決策；
    二是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施各項領(lǐng)導(dǎo)或管理工作；
    三是為領(lǐng)導(dǎo)處理文件、信息；
    四是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切事宜。
    3、參謀作用
      給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀是新時期領(lǐng)導(dǎo)工作對辦公室工作提出的高要求，其辦公室的參謀作   用   
    主要表現(xiàn)在：
    一是向領(lǐng)導(dǎo)提出建議、意見和出謀劃策，提供備選方案。
    二是在重大工作部署或計劃實施過程中，發(fā)揮參謀作用。
    4、信息、耳目作用：也可以稱作信息反饋?zhàn)饔?。一個機(jī)關(guān)單位管理是否有效， 關(guān)鍵在于信息反饋是否靈敏、準(zhǔn)確、有力。
    5、門面、窗口作用：辦公室素有“關(guān)口”和“窗口”之稱。所謂的“關(guān)口”，是指一個機(jī)關(guān)的許多事務(wù)都要經(jīng)過辦公室，由辦公室承辦。所謂的“窗口”，是指內(nèi)外上下聯(lián)系，群眾來信來訪，各方來人洽談工作，商辦事情大都由辦公室出面。
    評價一個機(jī)關(guān)作風(fēng)好與差，是否有官僚主義、衙門作風(fēng)，與辦公室的工作有很大關(guān)系。
    有些機(jī)關(guān)很難辦事，人家批評為“門難進(jìn)，臉難看，事難辦”，下邊的同志到上面來辦事很不容易，是下了很大決心才來的，人家來了，門難進(jìn)不難進(jìn)，臉難看不難看，事情辦好辦不好，常常是由其接觸的人的作風(fēng)決定的，而這個“接觸人”，又常常是辦公室的工作人員。所以說，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面，是代表領(lǐng)導(dǎo)同志處理問題、代表領(lǐng)導(dǎo)辦事的，他直接反映著領(lǐng)導(dǎo)的意圖，辦公室工作做得怎樣，直接反映領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的風(fēng)貌?，F(xiàn)在很多單位在轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)方面有了較大的改進(jìn)，大多都建立了首問制度，這是轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)的一個突破口。
    ６、溝通協(xié)調(diào)作用
    人際關(guān)系主要有相互交往的各個層次人與人之間的協(xié)作關(guān)系。只有做好公共關(guān)系和人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，才可以減少相互之間的磨擦和內(nèi)耗，使機(jī)構(gòu)和人員之間相互理解和支持，增強(qiáng)管理組織的活力，提高管理水平和效率。
辦公室是組織系統(tǒng)的樞紐，溝通上下，聯(lián)系內(nèi)外，在機(jī)關(guān)各部之間、單位與單位之間起到聯(lián)系、協(xié)調(diào)的作用。

    （四）辦公室工作的特點(diǎn)
    1、政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策和事業(yè)的發(fā)展。辦公室要把學(xué)習(xí)掌握黨和國家的方針政策當(dāng)作一門重要的必修課，不斷提高自己的政策水平。要做到：
    （1）調(diào)查研究。了解和掌握各方面的情況，進(jìn)行綜合，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并提出建議。
    （2）加強(qiáng)政策研究，深刻理解上級和領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
    （3）日常工作中要具有高度的主動性、自覺性，不要讓領(lǐng)導(dǎo)說一下，才動一下，要把工作做在領(lǐng)導(dǎo)決策前和指揮前。
    （4）參與決策是為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀，而不能越權(quán)行事，擅自決策或干涉決策，越位出格。
    ２、服務(wù)性。沒有服務(wù)性就沒有辦公室工作。辦公室工作有“三個服務(wù)”基本內(nèi)容：
    （1）為上級領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；
    （2）為本級領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；
    （3）為下級和人民群眾服務(wù)。
    要求辦公室要樹立正確的服務(wù)觀念，做到不失職，不越權(quán)。做好服務(wù)工作要注意幾點(diǎn)：
    一是要努力做到準(zhǔn)確地理解每個時期的中心工作以及每項工作的目的意義，這是實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)。假如，我們的辦公室主任和秘書工作人員對每個時期領(lǐng)導(dǎo)抓的中心工作不清楚，或者對領(lǐng)導(dǎo)抓的工作目的和意義領(lǐng)會錯了，那么，即使你是滿腔熱情地想為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，卻往往適得其反，甚至?xí)偷姑Α?br>    二是必須了解服務(wù)對象的情況，做到了如指掌。即：工作習(xí)慣、興趣愛好、性格特點(diǎn)和工作特點(diǎn)等，一句話就是要認(rèn)真地去研究“人”，研究“人”不是去算計人，而是更有效地做好工作。總之，要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)好，就必須熟悉領(lǐng)導(dǎo)的活動規(guī)律。另外，還要熟悉機(jī)關(guān)各股室的職能的范圍，并與其建立起良好的協(xié)作關(guān)系。
    三是要積極主動發(fā)揮其工作的主動性：
    ①在了解情況、掌握信息方面要積極主動，凡是與本系統(tǒng)工作有關(guān)的信息，要主動收集，特別是對領(lǐng)導(dǎo)決策執(zhí)行情況的反饋信息，要經(jīng)常掌握，主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報，使領(lǐng)導(dǎo)耳目靈敏、指揮得力；
    ②對工作中的重大問題，要主動提出解決的方案。
四是對各種事務(wù)性的小事要熱心、細(xì)心、耐心地去做。因為，往往事務(wù)性工作辦理的情況，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信和形象，關(guān)系到同各方面的聯(lián)系。我們辦好了機(jī)關(guān)事務(wù)的工作，就可以使領(lǐng)導(dǎo)擺脫事務(wù)、集中精力去思考和研究問題。
    五是要經(jīng)常了解和掌握各部門的工作動態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)及時準(zhǔn)確地提供信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)工作，協(xié)調(diào)各單位、部門，發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體功能。
    六是辦公室要特別注意保密工作。秘書人員要嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和制度，對一些保密情況和數(shù)字，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何人泄露。
    ３、綜合性。建立上下左右、內(nèi)外渠道順暢、反應(yīng)迅速、銜接密切、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制和行為規(guī)范，加強(qiáng)對各部門工作的支持、協(xié)助和服務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的作用。
    ４、被動性。因為辦公室工作往往處于一種機(jī)動的作戰(zhàn)狀態(tài)，在有限的時間里，要做好無限的工作，我把它比喻為“快速反映部隊”和“不著警服的‘110’”。所以，辦公室的工作必須有超前意識，領(lǐng)導(dǎo)沒有想到的要為領(lǐng)導(dǎo)想到，領(lǐng)導(dǎo)想到的要為領(lǐng)導(dǎo)提供決擇的信息。

    二、辦文、辦會、辦事
    辦文、辦會、辦事是辦公室工作的主要任務(wù)，我們每個辦公室的同志都必須學(xué)會掌握這一基本功。
   
    （一）辦文
     行政（黨委、人大）機(jī)關(guān)公文處理是各級行政機(jī)關(guān)依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的主要手段。2000年8月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布了新修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，省政府辦公廳2000年10月25日印發(fā)的《云南省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實施細(xì)則》，以上《辦法》和《細(xì)則》，是我們公文處理的根本依據(jù)。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。各級行政機(jī)關(guān)的公文處理，必須堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。
     負(fù)責(zé)公文處理的文秘人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，忠于職守，廉潔奉公，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守機(jī)密，具備公文處理的專業(yè)知識。
     在公文處理中，要做好保密工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》和云南省《實施細(xì)則》和其它有關(guān)保密規(guī)定。

    （二）辦會
    會議是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實施行政管理的一種方法，是一種有組織、有目的地把眾人聚集起來，一起商量討論問題的社會活動方式。一個會議是否準(zhǔn)備充分，反映在辦公室的組織策劃的能力，我們辦會，首先要弄清會議的內(nèi)容、規(guī)格、范圍以及會議所要達(dá)到的目的。會議按規(guī)模分大、中、小三類，即：120人以下為小型會議，500人下為中型會議，500以上為大型會議。根據(jù)會議的需要我們要做好：會前、會中、會后的準(zhǔn)備工作。今天我主要講一講會場設(shè)計安排和有關(guān)慶典籌辦的禮儀。
    1、會場的設(shè)計安排
一個好的會議環(huán)境，才會有一個好的會議效果。整個會務(wù)工作除了會議材料的準(zhǔn)備、生活后勤保障外，關(guān)鍵是要做好會場的布置安排。如果不注重會場環(huán)境的設(shè)計，勢必會影響與會人員和報告人的情緒以及整個會議的氛圍效果，所以，必須認(rèn)真對待，不得馬虎。
    （1）要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和不同要求來安排好會場。
    （2）會場內(nèi)外部環(huán)境氛圍的營造，可視其會議的性質(zhì)而定。如黨代會、人代會和政協(xié)會的會場布置要顯得莊重、熱烈、喜氣，會場內(nèi)外要懸掛彩旗、標(biāo)語以及鮮花。其它形式的會議視情況而定。
    （3）會場主題標(biāo)語的字體和音樂的選擇。要根據(jù)會議的性質(zhì)而定。如黨代會、人代會、政協(xié)會，一般用仿宋體，紅色底板，白色或黃色的字樣。音樂要選一些催人奮進(jìn)或是有喜氣的管弦樂。其它形式的如座談會、表彰會以及慶典活動，可根據(jù)需要而定。
    （4）主席臺上的座席卡，一般為紅色底板（淺紅色為好），字體一般選用仿宋、黑體、魏體等，一般不用行書和草書。
主席臺上座席卡的擺放，一般以職務(wù)最高的為中，然后根據(jù)機(jī)關(guān)性質(zhì)和級別職務(wù)，分別向兩邊左、右、左、右，依次交叉循環(huán)排列。
    （5）座談、學(xué)習(xí)交流會，一般采用長桌和圓桌會議形式，這種形式的會議一般不設(shè)主席臺。
    如果會議桌是長方形，賓主要相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人要背對門口，客人要面向門口。主談人要坐在中間位置，雙方主談人要對應(yīng)。（圖1）
    如果會議桌一端向門口，那就要以進(jìn)門的方向為準(zhǔn)，右邊為客，左邊為主。（圖2）

    如果是小范圍的座談，也有不用長桌，只設(shè)沙發(fā)，那么，雙方座位仍按左主、右賓安排。（如圖）

    （6）主席臺的桌面上，可根據(jù)情況鋪上桌布，這能給人一種愉悅感，桌布顏色視情況而定，但最好不要用毛毯一類，這顯得俗氣。如果條件允許，在一些小型會議桌都可使用桌布，這樣能營造會場莊重?zé)崃业姆諊?br>    總之，會議管理的核心問題，是提高會議的效率，重視會議的質(zhì)量。

    （二）慶典籌辦禮儀
    慶典指一些比較隆重?zé)崃业膽c賀性典禮。包括開業(yè)典禮、開幕典禮（即開幕式）、開國大典、建軍典禮、國慶大典、元旦慶典、畢業(yè)典禮、結(jié)業(yè)典禮、竣工典禮、奠基慶典、表彰典禮等等。這些典禮在我們的日常生活中均運(yùn)用得極其普遍，人們通過這些慶典的籌辦來增加組織的熱烈喜慶的氣氛，同時也為組織樹立良好的形象。
    （1）慶典的分類
    慶典按其內(nèi)容可分為兩大類：一類是開始性慶典，一類是結(jié)束性慶典。
開始性慶典是為慶賀一件事情或一項活動的開始而舉行的典禮。目的就是通過舉辦儀式引起各方人士的關(guān)注，向社會展現(xiàn)自己，樹立良好的形象，振奮精神，鼓舞士氣。
開國大典是指一個國誕生時舉行的典禮，這是一個國家最隆重、最重要的一次大型慶典。如1949年10月1日，中華人民共和國舉行的開國大典，這一天標(biāo)志著新中國的誕生，這一天作為一個光輝的紀(jì)念節(jié)日永遠(yuǎn)載入史冊。
    開業(yè)典禮是組織或企業(yè)為慶賀某項活動的開業(yè)而舉辦的儀式，如工廠、商店、飯店等慶賀開張營業(yè)單位的儀式。一個熱烈、隆重的開業(yè)典禮能為組織創(chuàng)造良好的社會形象，能給公眾留下美好的第一形象。開業(yè)典禮往往也是組織的各種文化素養(yǎng)及各種能力的綜合體現(xiàn)。
    開幕典禮是為某次大會、展覽會、展銷會等開幕時舉行的慶賀儀式。
    奠基典禮是為某建筑物或某項建筑工程的開始建造舉行的儀式。
    開學(xué)典禮是新生入校時舉行的新學(xué)年開始的典禮，大中小學(xué)校均有各自的開學(xué)典禮。通過開學(xué)典禮宣布一些本學(xué)期的教學(xué)活動等工作。溝通師生信息，起到鼓舞師士氣，提高師生為努力完成本年度的教學(xué)和學(xué)習(xí)任務(wù)而奮斗的信心。
    結(jié)束性慶典是指為慶祝一次活動或事情圓滿結(jié)束而舉行的典禮。它與開始性慶典正好是對應(yīng)的，一般有開始性慶典就必有結(jié)束性慶典。結(jié)束性慶典是對工作的總結(jié)，對某項工程或事情已取得成績的祝賀，也是事情活動圓滿結(jié)束的標(biāo)志。