什么是校志

校志是方志中的一種，方志，是記載一方之書的名稱。它以一定的行政區(qū)域作為記述的范圍。方，即地方、區(qū)域。志，是記錄、記載、記事的文章或書籍。顧名思義，校志就是記載一校之書。有人把方志稱作地方的百科全書，那么，校志也是一個學校的百科全書。這就要求把學校沿革、行政、教育、教學、總務、勤工儉學等各項內(nèi)容記錄下來。

一、校志的體例

（一）校志體例的要素

我們編寫的校志姓“志”，必須符合志的特點。中國地方志指導小組制定的《新編地方志工作條例》規(guī)定，新志書的體例主要包括以下內(nèi)容：

第一、區(qū)域性，嚴格以行政區(qū)劃為限，突出地方特點；

第二、歷史與現(xiàn)實兼顧，以現(xiàn)實為主；

第三、橫排豎寫，橫豎結合，以橫為主；

第四、新志書包括記、志、傳、圖、表、錄六種體裁；

第五、記實性、以記實敘事為己任，寓褒貶于敘事之中。

不難看出，上述五個方面，第一、二條講內(nèi)容，第三條講結構，第四條講體裁，第五條講文體。而后三條均是就志書的形式而言?？疾旄鞣N方志，它們與其他著作在形式上的區(qū)別，主要表現(xiàn)在體裁、結構、文體三個方面。因而，可以說，體裁、結構、文體是志書體例的三大要素。只有掌握了這三大要素，才能編寫出合乎志體的校志來。

二、校志的結構

要研究校志的結構，首先要弄清為什么叫“校志”而不叫“校史”，要弄清為什么叫“校志”不叫“校史”首先要弄清“史”與“志”的區(qū)別。

“史”與“志”同屬于社會科學，它們的思想性、科學性、地域性是共同的。

“史”與“志”，又分屬不同的學科：

“史”為歷史學，要求史論結合，要求作者在占有大量資料的基礎之上，對歷史事件、人物進行分析研究，發(fā)表作者看法，總結歷史發(fā)展規(guī)律，可述可論，多為一人之作。

“志”為編纂學，重在編纂，把多方面資料搜集、整理、考核，然后分門別類地記載下來，保存真實可靠資料。不論證，不議論，寓褒貶于記述之中，述而不論，多為集體編纂。

“史”是探索規(guī)律的，“志”是編纂資料的，用資料反映規(guī)律。這一點比史更難，要求更高。

隔代修史，當代修志，“史”遠而“志”近。

“史”是一條線，簡，以縱為主，縱寫，采用歷史分期法，史體縱看。

“志”是一大片，繁，先橫后縱，以橫為主，橫寫，不采用歷史分期法，志體橫看。

“史”與“志”，在編纂結構上各有自己的特點，它們之間的關系又是辯證的。古人所謂志為史之積，史為志之成，就是指這種辯證關系。

從上述“史”與“志”的不同點來看，基本上可以了解編纂“校志”與“校史”的要求是大有區(qū)別的。

我們編寫的校志，而不是校史，這是由于：我們的校志主要寫建國后學校發(fā)展變化和各方面的工作情況，有些老學校早在清代或民國時期便已建校，建校歷史有的已長達幾十年，作為一部校志，這些老學校的建國前的歷史當然不能不寫，但主體部分是記述建國后五十年來的學校情況，所以編寫“校志”符合“當代修志”的要求，也更為得體。第二、編寫校志，要求成為“學校資料大全”，要豎記建校以來各個歷史時期的學校情況，橫寫學校各項教育、教學工作、文體衛(wèi)生保健工作、學校黨政領導與管理和總務工作、勤工儉學工作等等，要求豎不斷線，橫不缺項。這些正是志的要求。第三、要求用記述體，記而不議。要通過記述各個時期各個方面的資料來反映學校教學規(guī)律、學校的成績與缺點、經(jīng)驗和教訓以及功過得失。而要做到這些，必須采用“志”的結構，要求寫校志而不是寫校史。

三、校志的體裁

志書一般包括記、志、傳、圖、表、錄六種體裁。

記：就是通常所說的“歷史大事記實”或“大事記”。（如記述簡單，只記發(fā)生時間和事，極少涉及事的具體前因后果或中間經(jīng)過的叫“大事年表”，屬于“表”。）大事記在志書中占用重要地位，是志書的總綱。它以時間為經(jīng)，以事件為緯，在一部志書中能起到提綱挈領、總括全貌的作用。

志：是志書的主體。一般采用記事本未體，對一個學校的領導與管理、學制與學生、教職工、思想政治教育、教學工作、總務工作、文體衛(wèi)生保健工作、校辦工廠、農(nóng)（林）場等方面的歷史和現(xiàn)狀，進行分門別類的記述。

傳：指人物傳記。對人物的記述，自古以來在史、志中就占有重要的位置。漢代史學家司馬遷所著的《史記》，全書130卷，其中列傳有70卷，占全書卷數(shù)的54%。事類相從，又有數(shù)人和傳。實際上是“記”的未盡事宜的補充。我們的校志，記述人物部分雖然不能象方志、部門志占的比重那樣大，但寫好人物傳，記述好人物，仍是十分重要的。根據(jù)生不立傳的原則，新編校志只對故去的符合立傳標準的人物寫人物傳記，對于符合立傳標準但尚健在的人物可寫人物簡介。

表：在史志著述中有職官表、戰(zhàn)爭表、條約表、還有人物表等。表可以收到簡明易覽之效，文省而事明，十分有利于記述。校志中可以列出諸如歷屆學校領導人員表、歷年職工一覽表、歷屆學生畢業(yè)升學人數(shù)表、學校經(jīng)費使用情況表、學校勤工儉學收支表等。

圖：圖在志中的作用不亞于表。章學城認為圖是史志中“無言之史”。它可以表現(xiàn)文字所難以表現(xiàn)的事物。校志中可以適當?shù)嘏湟詧D，可以使人耳目一新，一目了然。校志中可以繪制學校平面圖、比較圖；尤其是利用現(xiàn)代照相技術，攝制各種圖片，如學校校門圖片、校舍照片、人物照片、師生各種活動照片等。利用完美的圖像和照片，反映和表述學校各方面的面貌與辦學成就，做到圖文并茂，不僅為校志增輝，而且能作傳代的重要史料。

錄：也叫附錄。它包括兩個內(nèi)容：一是對于不夠立傳標準的人物和占有的人物事跡少而不夠立傳，但又應加以記述的，可以編制名錄，或英明錄；二是對不宜歸類又需要記載的事物，可歸為附錄或雜記，如重要文件摘編、專題材料、文存等。

校志中的序言、凡例、跋、和雜記，是校志中的附屬部分，但也是不可少的。

序言：也叫“前言”。“ 序”通常以敘緣起、宣宗旨、作總評為得體，應該是一篇很精粹的很漂亮的用以交代編寫背景、簡明指導思想與作法、它是一部志書的頭一篇文字，應當短小精悍。

一般序言往往請領導寫，也可請與本校有關系的有名望的人寫，如老校友、往屆老校長、老教師等。

凡例：是說明本部校志的內(nèi)容和編纂體例的文字。如校志的內(nèi)容與章節(jié)的安排，校志的結構與體例，有關校志中的一些資料數(shù)字的運用的說明等，總之對讀者閱讀時可能遇到的問題給以說明，對讀者運用本書時可能遇到的困難給以指導。文字必須力求扼要，做到有的放矢。

跋：也叫后記。多數(shù)都是追敘編纂過程，對贊助人員表示謝意，對讀者表示謝遜，向有識之士征求意見。也應該寫成一篇極為簡要的文字，使人讀后可以回味。

雜記：把不能入校志各部分的內(nèi)容而又有必要記載和保存下來的有關資料列入雜記之中。有的納入“錄”中。有的不設雜記而設“重要文件摘抄”或叫“文存”。雜記不宜多，所記內(nèi)容應有史料價值和參考作用。文件摘抄或文存，要注意挑選。學校中重要的行之有效的規(guī)章制度，學校黨政、工會對學校某一方面工作做出重要決策或進行改革的有關文件，與國內(nèi)外或省市兄弟學校簽訂的友好協(xié)議，教師的重要學術論文，獲得良好效果的公開課的教案等等，都可以納入文存中加以保存。

四、校志的文體。校志，屬記實性的文體。志者，記也。它以記實敘事為己任，寓褒貶于敘事之中。

五、編寫校志的原則

1、實事求是的原則。

過去史學家提出寫史修志要“秉筆直書”，存真求實，對人對事，不作曲筆，不作虛虧，不作溢美和贈垢，不為親者諱，一是一，二是二。秉筆直書本身并沒有錯誤，但在理解與運用上確實存在過一定的片面性，也容易導致客觀主義的毛病，這對編寫新方志是有害的。因而，在1983年5月召開的全國縣志座談會上，經(jīng)過討論，大家一致認為還是提“實事求是”好。中國地方志領導小組副組長梁寒冰同志說：“春秋時期稱董狐最為秉筆直書的人，其實也不是那么回事，在封建社會為王者諱，為尊者諱，我們今天也要有所諱。不利于黨的利益和人民利益的就要諱，我們是馬克思主義者，不是客觀主義者，不利于社會主義的就不能直書”。梁寒冰同志還說：“‘文化大革命’能不能直書？我看不能，‘文革’期間的許多事不能寫，那時的許多照片也不能登，我們應有所諱，任何社會，任何階段都有所諱。馬克思主義要求我們維護人民的利益。我們認為用‘實事求是’的提法好，不用秉筆直書這個詞”。實事求是，就是要真實準確地反映當時的歷史，在事實的基礎上通過“求”的過程，來達到“是”，引出符合事物發(fā)展的客觀規(guī)律。所謂“求”，就是運用馬克思列寧主義、毛澤東思想的立場、觀點、方法對社會的和自然的各種事物和現(xiàn)象進行分析、研究。實事求是并不是說凡是歷史上發(fā)生過的“事實”都可以入志。一定要認真地進行調(diào)查研究，透過現(xiàn)象探討本質，取“是”而去“非”，有利于兩個文明建設的就記，不利于此的就棄。

2、詳今略古、突出時代精神的原則。

我們只要較多地翻閱一下舊志書，就會發(fā)現(xiàn)，它們記人載事的時間上，都是統(tǒng)合古今和詳今略古的，這已經(jīng)形成方志的一個傳統(tǒng)和慣例。統(tǒng)合古今、詳今略古，是方志的一個共性。我們編寫校志，統(tǒng)一規(guī)定上限從建校之日寫起，包括學校的前身，下限寫到2012年底。這就要求寫清楚各個學校建校以來的沿革和發(fā)展。對于一些老學校來說，就要寫清幾十年的情況。但是，對幾十年的辦學過程，不能不分輕重地記述，各個時期不能平分秋色。建國前的情況應當略，建國后情況應當詳。十一屆三中全會以前的情況應當略，十一屆三中全會以后情況應當詳。這個原則并不是因為過去的資料少、不好搜集才提出來的，而是從編寫校志的目的出發(fā)提出這個原則的，這里所說的“略”，并不是說可以忽略不說，而是要求對解放前學校的情況作簡要記述。從實際出發(fā)，做到縱不斷線。對解放前的辦學情況，也不是說可以不分內(nèi)容，統(tǒng)統(tǒng)略寫。比如對于黨在這個學校領導的學生運動，對于師生所進行革命傳統(tǒng)教育和愛國主義教育的生動內(nèi)容，不但不能略，還應該盡量作詳細的記載。對于日本帝國主義控制學校時所進行的奴化教育，也不應當略。如果對這部分內(nèi)容記述得過于簡略，就不能很好地揭露帝國主義侵略中國的罪行，以激勵學生為祖國而學習的熱情。

校志的內(nèi)容應當把重點放到建國以來的辦學情況上。這50年來黨領導下的社會主義教育，有很大成績，也有許多經(jīng)驗教訓值得加以總結，從而作為進行教學改革、辦出本校特色的借鑒。50年來，我們學校經(jīng)歷了艱難曲折的歷程，但是總的來說，是蓬勃發(fā)展、欣欣向榮的。各校在貫徹黨的教育方針中，經(jīng)過師生的共同努力，取得了很大成績，為社會主義建設培養(yǎng)了大批的有用人才，應當載入史冊。在編寫校志時，必須突出時代的特點。使別人看了這本校志，更加熱愛黨、熱愛社會主義，堅定不移跟黨走，堅定改革的信心。

3、突出本校特色的原則。

方志，是記載一方之書的名稱。它以一定的行政區(qū)域作為其記述的范圍。方，即地方、區(qū)域。志，是記載、記錄、記事的文章或書籍。顧名思義，校志就是記載一校之書。有人把方志稱作地方的百科全書。那么，校志也應當成為一個學校的百科全書。這就要求把學校沿革、行政、教育、教學、總務、勤工儉學等各項內(nèi)容都包括進去。但是，在進行全面記述的時候，必須突出本校的特色。

有的同志說，我們學校沒有什么特點。這是對本校缺乏深入了解、沒有經(jīng)過認真研究的一種看法，實際上是一種誤解。 辯證唯物主義告訴我們，共性存在于個性之中，矛盾的普遍性存在于矛盾的特殊性之中。任何事物，之所以能夠存在，就是由于有它的特殊性。如果這個事物沒有自己的個性，它也就沒有任何存在的價值。不論哪個學校，總有它特殊的地方，總有不同于其他學校的地方，這就是它的特色。不過，各個學校的特色有多有少之分，有程度的差別。如果校志不能反映出本校的特色，那么，這本校志就失去了它的價值。

4、述而不評、寓評于敘的原則。

述而不評、寓評于敘本來是個文體問題，我們作為編寫校志的原則鮮明地提出來，并不是因為它的重要性可以同前幾條原則并列，而是由于發(fā)現(xiàn)在編寫校志的過程中，這方面存在的問題比較多，常常被大家忽視。一些校志的初稿，寫成了總結報告，包括優(yōu)點、缺點、經(jīng)驗、教訓、今后打算等，一些學校的校志，寫成了講話稿，或者是學術論文、離開事實，空發(fā)議論，這種寫法不合志體的要求。

什么叫志體呢？志體就是方志的文體。這種文體要求志書樸實無華、不加雕琢、不發(fā)議論地載述當?shù)氐娜恕⑹?、物，使讀者一目了然就可以了。翻看過去的志書，就會知道，述而不評，寓評于敘是志書的慣例?！洞呵镒髠鳌分杏羞@樣一段記載：齊國大夫崔杼殺死了他的國君莊公，齊國太史寫到：“崔杼弒其君”。崔杼對這個“弒”字很有意見，要太史重新寫。太史以職責所在，不同意改，崔杼就把他殺了。太史死后，他的大弟繼任，仍然書其事曰“崔杼弒其君”，崔杼又讓他改，他仍不答應，因而也被殺。后來，他二弟繼任，也不肯改，他仍不答應，又被殺。三弟再繼任，仍直書“崔杼弒其君”，崔杼無奈，只好作罷。這幾任太史對崔杼殺國君的事都未作任何評論，只直書其事，就使崔杼恨之入骨，連殺三人?？梢姡龆辉u還是很有力量的。

述而不評、寓評于敘并不是客觀主義的記述，述而不評也不是“述而不作”。相反，我們編寫“三新”的志書，必須要有鮮明的無產(chǎn)階級立場、觀點、評論、規(guī)律、是非、褒貶，都要寓于事實的記敘之中，切忌空發(fā)議論。觀點和材料的統(tǒng)一，思想性和科學性的統(tǒng)一，都體現(xiàn)在敘述的事實之中。讓記載的事實本身來體現(xiàn)編寫者的立場、觀點，體現(xiàn)是非功過、褒貶揚抑。堅持讓事實說話，堅持讓資料說話，做到語不空發(fā)。齊國的幾任太史雖然都沒有發(fā)議論，但他們用“弒”這個貶義詞，來表述臣殺君、下犯上，就表明了這件事的性質。

在執(zhí)行述而不評、寓評于敘，在事實的敘述中，一定要體現(xiàn)出這個“評”字，要通過對資料的選擇、使用、表現(xiàn)出我們的傾向性，勇于揭示事物的客觀規(guī)律。凡需要歸納、綜合，上升到規(guī)律的說明時，應當作出必要的歸納和綜合，給予理論性的說明。這種理論的概括，要建筑在充分敘述事實的基礎上，要精當簡要，“少而精”。

六、資料的來源。

一是文字記載的資料，如檔案館、博物館、圖書館收藏的各種文件、總結、報告、會議記錄、章程、報紙、雜志、書刊等。二是通過文字記錄的口述資料，也就是通稱的口碑資料，如訪問錄、回憶錄、座談記錄、個人自述以及各種傳說記錄等。三是實物資料，有文物、考古、圖片、獎狀、證明、證件等。

在這三種資料來源中，文字記載的資料是最基本的，是修志的重要材料，因此對文字資料要作重點搜集。它包含哪些資料呢？

1、檔案資料。它是政黨、政府、社團、企事業(yè)等機構和單位歸檔保存，備用查考的材料。這種材料是在實際活動中形成的，它是原始見證，是可靠性較大的材料。這種材料，歷史上各個時代都很重視。在各級行政體制中，都設有檔案機構。中華人民共和國成立后，省、市、縣都普遍地設立了檔案機構。2、報刊資料。它是歷史真實的或曲折的記錄，所以資料比較準確。從這些資料中可以取到有用的有價值的資料。3、個人著述資料。筆記、詩文、日記、回憶、調(diào)查等。4、圖像照片資料。它真實地反映當時的情況。資料多保存在圖書館、檔案館、博物館等處。這就要求編寫人員善于分析，多方面搜集，對檔案報刊中反映本校情況的文字應認真去查閱。

校志主要記述學校的歷史和現(xiàn)狀，因此它的文字資料來源主要在校內(nèi)。所以搜集資料要從校內(nèi)開始，并把它作為重點。學校文書檔案保存資料最多，它記錄了學校的各項活動和事件，可靠性大，應把它作為搜集的第一個目標。其次，教導處是在學校校長領導下指揮全校教學活動的中心。也是資料集存較多的地方，切不可放過，應是搜集資料的第二個目標。再次，其他職能部門如教研組、校圖書室、醫(yī)務室、總務處、校辦工廠等處，也存有大量資料，也應深入挖掘?？傊畬懶Ｖ疽喾矫嫠鸭Y料，不論校內(nèi)、校外，力求收集得全面徹底。

搜集文字資料，要特別注重翔實準確。有些文字資料價值大，需要錄，就全文收入。有的只需要摘錄其中的一部分，就摘錄一部分，并要標明“摘錄”字樣，以免誤解。有的不需要摘錄，只記錄原文大意，就轉述大意，但要在抄件上標明“意錄”字樣，作為說明。不論采取哪一種摘錄方法，都必須忠實于原文，且不可斷章取義，或改頭換面，失去真實價值。

所謂口碑資料，就是通過調(diào)查或走訪老同志而得來的口頭資料。這些資料是十分可貴的，必須認真搜集，因為這些老同志對歷史事件身經(jīng)目睹，是歷史活動的見證。那些歷史較久的學校，收集這方面的資料尤為重要，尤為迫切?，F(xiàn)在有些知情的老同志已年近古稀，應趁他們健在時，及早地把資料弄到手，切不可錯過時機。怎樣收集這些資料？一般可采用訪問和座談的辦法。在訪問或座談之前，應先發(fā)提綱，做好準備，以收到預期的效果。搜集口碑資料一定要如實記錄或錄音，切實保證資料翔實準確，事后并要同本人進行核對。口碑資料多憑回憶，難免與事實有所出入，往往需要佐證。眾口皆碑，多數(shù)可信；一人之言，就難以明斷，還需要從多方面去加以對證。寫志切不可以“孤證”定論，以免失實。寧可存疑待查，切不可妄言武斷。

實物資料也是收集資料的重要來源。如圖書、照片、證件、獎狀等，可以證明一時難以定論的問題。

搜集資料，在內(nèi)容上，要求全、詳、準、特。所謂全，就是要求“縱不斷線，橫不缺項”，全面地歷史地反映學校的歷史和現(xiàn)狀。所謂詳，是指敘事詳詳細細、清清楚楚、不遺漏、不丟項。所謂準，就是資料真實、準確。這是對資料的基本要求。此外搜集資料要有重點，對反映本校特點的資料要特別予以重視。搜集資料，還有一點需要注意，就是對同一件事往往有幾種不同的說法，對幾種不同說法都應搜集起來，然后再進行核實，去粗取精，去偽存真。如果只搜集到其中的一種說法，便信以為真，就往往會失真，影響校志的準確性。因此，搜集資料要重在多、博、全。

七、資料的整理

這是資料工作的第二步，編寫一部校志需要大量的資料做基礎。一般地說，寫一萬字的內(nèi)容，需要二十萬字左右的資料。學校歷史較長，資料也就越多。這大量的資料，不能雜亂存放，必須進行科學整理。整理資料是資料工作中的重要一環(huán)，是科學管理和正確使用資料的前提，不可沒有。如何整理，一般方法是填卡、分類、編號、收檔。填卡，就是把收集的資料來源、資料名稱、資料時間、資料保存單位、卷宗號、作者姓名、摘抄人、核對人、摘抄時間、摘錄內(nèi)容等填卡，要一事一卡。填寫要及時，字跡必須清楚。填卡之后，要按一定標準進行分類編號。分類編號最好同“篇目”一致起來，以便于使用。

分類編號方法是：按資料的時間分期，在每一時期內(nèi)可按資料的內(nèi)容分類，類中再設目、細目。期、類、目、細目均擬代號，這樣一份資料有一個編號。其次，再進行資料登記。資料卡、資料目錄卡、資料登記簿三者在內(nèi)容、編號填寫上不允許有差錯，做到“三合一”。最后按類存入卷宗，長期保存，以備查用。上述方法是一般整理方法，各校根據(jù)實際情況，也可采取其他科學實用的管理辦法。

八、資料的辨析

這是資料工作的第三步。資料既要廣征博采，又要準確翔實。不論是文字資料還是口碑資料，在使用前，都應辨析真?zhèn)?，確定取舍。如何辨析，一是對資料進行排列，分項對比研究，弄清人物、時間、地點和事情的原委。二是對資料進行歷史分析，看它是否合乎實際。特別是文化大革命中的一些資料，更應作歷史分析，千萬不可以訛傳訛，遺誤后人。三是通過知情人進行核實。特別是口碑資料，更應作廣泛征求意見，進行印證，以求準確無誤。對有質疑的問題，應該進行調(diào)查核對或找出旁證。實在弄不清楚的材料只好存疑，對觀點不同、說法不一的材料，未經(jīng)核查之前，也不可入志。

九、資料的使用

這是資料工作的最終目的，資料的價值在于應用。寫校志用哪些資料，不用哪些資料，應以最好確定的校志篇目為依據(jù)。凡是篇目需要的資料就用；不需要的就不用。因此寫校志對現(xiàn)有資料要進行篩選。對資料要精選精用，不可堆砌資料。

第一、選擇能說明學校工作本質的資料。學校工作千頭萬緒，無外乎兩個方面，學生工作和教師工作，總的目的是為現(xiàn)代化培養(yǎng)人才。校志編寫中要處處著眼于反映育人效果和過程的資料。如制定過什么規(guī)章制度，進行過哪些教學研究，做過什么重大教學改革等，要因果一致、前后照應。要注意選取最能反映學校發(fā)展變化過程和重大轉折的資料；能夠對師生進行愛國主義、共產(chǎn)主義和革命傳統(tǒng)教育的資料；選取與社會進步和兩個文明建設有密切關聯(lián)的資料。

第二、選擇能反映學校特色的資料?！疤亍保菍Α捌铡倍缘?。別人沒有，我獨有；別人沒做，我已做；別人未成，我自成，這就是特，校志中一定要充分反映出來。

第三、選擇能集中反映問題的典型資料。典型是同一類型事物的代表，具有同類事物的共性，最能說服人，最能反映事物的本質。比如寫學校教學質量的提高，可以選取一個具有代表性教研組，具有說服力的一個教學班，使人窺斑見豹。選取典型忌“左視眼”，又忌“右視眼”，不能用特例說明全面，以假充真。如有的學校不注意課堂教學，而熱衷于搞早自習晚補課、開小灶、吃偏食等形式來提高教學“質量”，其結果確實地取得了考試分數(shù)的暫時提高，但由于這種手法，違背教學規(guī)律，以暫時假象掩蓋著事實的本質，所以絕不能以此作為提高教學效果的經(jīng)驗記入校志。總之，經(jīng)過篩選要明確哪些是全面準確的資料，哪些是參考資料，哪些是佐證資料，哪些是可作記述經(jīng)驗成績的資料，哪些可作記述失誤教訓的資料，以便編寫時能得心應手地駕馭這些資料。

資料工作是修志工作的基礎，貫穿修志始終。搜集資料，整理資料，應用資料，是相互聯(lián)系的一個整體。在搜集和整理中，要為資料應用創(chuàng)造條件，而在應用時尚需進一步搜集和整理。資料搜集人員必須熟悉篇目，總攬全局，心中有數(shù)。

資料工作不僅為現(xiàn)實編志工作服務，也要為未來事業(yè)發(fā)展提供資料和借鑒。各校對已搜集到的資料，必須加以妥善保存，應借修志的機會建立起學校資料管理制度，使資料得到長期保存。

十、校志的行文規(guī)格

（一）文稿。已定稿要達到“齊、清、定”?！褒R”指文稿、封面、圖樣、表格、照片等均無缺漏；“清”指文稿字跡清晰，對模糊不清、勾劃、刪改較多的地方，應當謄清；“定”指書稿已成最后審定稿，再不增刪，修改要在最后一頁寫上“完”字，以防底稿丟失或相混。稿紙要同樣大小，同樣規(guī)格。要用鋼筆寫清楚，不要用圓珠筆或鉛筆書寫。

（二）文字。文字必須工整、清晰，要用規(guī)范的楷書或行書，不要草寫。文稿用規(guī)范的簡化字。繁體字和停止使用的異體字只有在做人名時可用。

（三）標點。標點符號按《新華字典》（1997年修訂重排本）附載的《常用標點符號用法簡表》使用。

（四）詞語。所用詞語都要合乎現(xiàn)代漢語語法規(guī)范，行文中不用方言土語，不用含混不清、模棱兩可的語言，如：“有的人認為”，“由于種種原因”、“組織上”、“可能”、“興許”等模糊語言。

用語要注意政策策略：“俄國十月革命”不能說成“蘇聯(lián)十月革命”；“清朝”、“清代”不能說成“滿清”；“水泥”、“鐵釘”不說成“洋灰”、“洋釘”；“日軍、日本侵略者”不說“日本鬼子”；對蔣介石集團，1949年前稱“國民黨政府”，新中國成立后稱“臺灣當局”；“蘇聯(lián)”不稱“蘇修”；“朝鮮族”、“蒙古族”不用簡稱“鮮族”、“蒙族”，“回族”不稱“回民”。

（五）名稱。同一名稱文中不止一次出現(xiàn)的，要注意前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象。注意名稱的變動，一些地點、校名、人員職務經(jīng)常變動，涉及變動時要注意，原來是校長后來改任書記了就不能沿襲舊稱校長。副校長不能按口頭習慣稱呼寫成校長。使用省、市、地區(qū)地名要具體寫明，如遼寧省、鐵嶺市不能用“本省”、“本市”、“我地區(qū)”。文中第一次出現(xiàn)的區(qū)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)等名稱，應在前面冠以市、縣、區(qū)，如“鐵嶺市銀州區(qū)”、“昌圖縣八面城鎮(zhèn)”。各種名稱在文中第一次出現(xiàn)都用全程，如“共青團鐵嶺市委員會”，以后再用時可簡稱“團市委”。所用簡稱必須為大家所公認：“市政協(xié)”（市政治協(xié)商會議），“全總”（全國總工會）。不要生造難以理解的縮略語：如“農(nóng)轉非”（農(nóng)村戶口轉變?yōu)槌鞘袘艨冢巴诟锔摹保ㄍ跐摗⒏镄?、改造）之類、科技術語、名詞及名稱，凡已有中文定名的，一律采用中文名稱；尚未確定中文名稱的，可以自擬或采用比較合理的暫用名詞。但在書稿中第一次出現(xiàn)，需在該名之后加括號注出相應的外文名詞。

（六）稱謂。對毛澤東、周恩來、朱德等老一輩無產(chǎn)階級革命家稱毛澤東主席、周恩來總理、朱德委員長，不稱毛主席、周總理、朱委員長。

各個時期的政治機構、官佐姓名，依當時歷史習慣稱謂，不另加政治性定語。

人物第一次出現(xiàn)可加職稱，如“黨支部書記×××”“校長×××”。以后就直書其名，不能寫“張書記”“李校長”。人的字、號、別名、綽號等在首次出現(xiàn)時可寫出，以后不必重復使用。

人的職務變動，生卒年月不詳時可注明，防止出現(xiàn)差錯。

（七）時間、年代應書以全數(shù)。凡公歷年月日、年齡、一律用阿拉伯數(shù)字表示。如1985年5月1日，58歲。凡世紀、年代、農(nóng)歷年月日一律用漢字表示，如十九世紀，五十年代，宣統(tǒng)三年，臘月初七日。凡建國以前的中華民國和歷代朝代年、月、日，一律在后邊注明公元年、月、日，如“光緒二十五年五月初一日”（1894年6月4日）?！暗拦馐四耆率巳铡保?838年4月12日）。

應寫明具體時間，不能用時間代名詞，如“今年”、“明年”、“上月”、“昨天”等，不使用不清楚的時間概念，如“最近”、“目前”、“大躍進時期”、“文化大革命初期”等等，一定要寫明具體哪一年。

中國朝代的年號及干支紀年之后，用括號著出公歷年份，年份前可不加“公元”二字，但公歷年份必須查對準確，如文中有夏歷的月日，應注出公歷的月日。

（八）數(shù)字、習慣用語中數(shù)字（農(nóng)歷年月日），詞匯和成語數(shù)字、表述性語言中數(shù)字專門名稱，一般用漢字表示。如：“臘月初八”、“八級工資”，“七上八下”、“三中全會”、“五四運動”等。

統(tǒng)計性數(shù)字、表格，一律用阿拉伯數(shù)字，要正確使用三位撇方法，如：2，675，300。

引用法規(guī)和主要文獻，其中的數(shù)字書寫應忠實于原文，同一數(shù)字多次出現(xiàn)，應注意書寫一致。

“二”與“兩”可按口語習慣用，如：兩元、兩件、兩噸、二尺、二位、第二。

數(shù)字的增加或減少要用準：增加為過去的二倍——即過去為一，現(xiàn)在為二。增加二倍或增了二倍——即過去為一現(xiàn)在為三。超額百分之八十——即計劃是一百，實際完成一百八十，降低到百分之八十——即定額是一百，現(xiàn)在為八十。降低了百分之八十——即定額是一百，現(xiàn)在是二十。不能用“降低×倍”或“減少×倍”的提法。減少一倍即是原數(shù)減少等于零，減少×倍就更無意義了。只能用“降低百分之幾”或“減少百分之幾”。計算超額數(shù)字不能用“完成了×年任務”或“跨進了1985年”等，按現(xiàn)有定額推算幾年后的工作量是不科學、不準確的。不能隨意在數(shù)字前后增刪“近”、“多”、“約”、“許”、“左右”等表示分寸的詞語。分數(shù)的書寫，文字中出現(xiàn)時可用漢字書寫，如百分之八十一，五分之二。在圖表中出現(xiàn)時，應用阿拉伯數(shù)字書寫，11%、1/4。

（九）度量衡單位

使用度量單位應按國家規(guī)定的計量單位名稱，1986年7月1日起，按《中華人民共和國計量法》規(guī)定執(zhí)行。

長度中的“公尺”、“ 公分”、“ 公厘”、改為“米”、“厘米”、“毫米”。重量中的“公斤”，改為“千克”，容量中的“公升”，改為“升”。

歷史上使用過的計量單位名稱，如“斗”、“石”，英制的“哩”、“碼”、“磅”等，在引用時可照錄。生僻的計量單位，如“鏈”、“節(jié)”、“普特”等，應加注和換算。

（十）照片

近期照片應采用彩照，要求色彩鮮明、層次清晰，照片規(guī)格不小于6×6厘米。

黑白片，除歷史照片無法取原版外，最好都用原版照片，不要翻拍不清晰的照片。

（十一）表格

表格有表序，表題、表頭、表文、表注等項。

（十二）引文

引用馬列著作、中央文件、古代文獻、國外著作的引文必須校對核實。引文務必忠實原文，不得擅引。引時須注明：作者、篇名、姓名、出版社、出版年份、版次、頁碼。

校志初稿寫出后，可以廣泛征求老同志、老領導意見，然后由主筆修改出二稿，再送學校領導審稿。審稿要把好“四關”：明確標準，把好政治關；去偽存真，把好資料關；通覽全篇，把好層次關；刪繁就簡，把好文字關。學校黨組織集體討論定稿后，報教育局教育志辦公室審批。合格后，可以打印出版。但絕對不允許外流。