只要你能堅持行動，記錄并持續(xù)改進系統(tǒng)，對自己的生活有所幫忙，別讓生活失控就行了，千萬別想一開始就做得完美。

作者：tseen  郵箱：tseen@163.com

一本不厚的書。在導言里作者提出，這本書要解決的問題就是“做什么（what）？”、“什么時候做（when）”、“怎么做（how）”。我很贊同他的看法，因為做什么解決了方向問題，什么時候指明了時間，怎么做解決了行動的問題。針對解決這三個問題，書中描述了一套很有趣的個人工作項目管理模式。我認為他主要包括兩個部分，一個是項目所需的行為的管理，另一個是相關資料的管理。全書追求的是一種清空大腦后的輕松的狀態(tài)。

我讀的第一遍是電子版。感覺非常好，于是又在當當網上買了一本實體書。

我認為書中描述的主要是一種配合操作程序的分類系統(tǒng)。他的操作流程見下面的流程圖。主要由材料收集、業(yè)務判斷、業(yè)務分類、工作計劃、實踐業(yè)務操作的。

第一部分 建立管理模式的思想體系

業(yè)務的分類有以下幾種

材料

工作籃

項目：需要很多個行動才能完成。

等待：安排給別人做的事情。需要等待別人的工作結果。需要不斷提醒自己。時時溝通。

日程表：里面的事件都是不在某個時間完成就不行的事情?；蛘邍栏裾f說是非在某個時間完成，否則就沒有意義的。比如日記，過了12月22日就不是12月22日的日記了。

下一步：記錄下來，在一旦有時間的時候就啟動的事情。應該是大部分行動儲存的地方?；蛘邔ξ覀冐攧杖藛T來說不一樣？因為對我們來說似乎大部分事情都是定時的，比如說報報表。

將來某時/也許（備忘錄）：

參考資料

在對業(yè)務進行分類后。判斷行動的先后順序和重要性就主要依靠直覺了。關鍵是在行動的時候要相信管理系統(tǒng)的可靠性，也就是在建立管理系統(tǒng)的過程中已經思考好了問題。輔助選擇工作先后順序的方法主要有三種。我也認為他是一種限定條件。

1.確定某一時刻工作的“四標準法”。判定工作所需的情景、有多少時間、有多少精力、重要性

情景：特定的地點（如辦公室或家里），所需的工具（電腦或者電話），這是限定我們選擇的首要因素。

有多少時間：開展工作需要必要的時間，而時間受到可支配時間的限制。比如參加一個會議需要一小時，而現(xiàn)在只有五分鐘。那么就無法參加這個會議了。

有多少精力：現(xiàn)在的精力思路和創(chuàng)造性是否適合這個工作。比如瞌睡的時候就沒法做需要高精度的工作。我想到的反面例子就是醉駕、疲勞駕駛之類。

重要性：對某個行動的回報進行評價?；具@種評價是基于直覺的。

2.評估每日工作的“三分類法”。把工作分成執(zhí)行事先安排好的工作、處理突發(fā)事件、安排自己的工作三類。

執(zhí)行事先安排好的工作：安裝“下一步”清單或者日程表開展業(yè)務即可。

處理突發(fā)事件：放下計劃好的工作去處理突發(fā)事件的前提是他必須比計劃好的工作更重要。

安排自己的工作：其實就是收集和清空工作籃的過程。在這個過程里隨手處理了一部分兩分鐘之內就可以完成的工作。同時把其他工作分類歸檔。

3.總體檢視工作的“六層次法”。為了明確到底哪些工作才是最重要的，我們必須首先搞懂我們工作到底是為了什么。至少可以從六個層次對此進行審視。用高度的概念進行類比

跑道：目前的行動。在行動清單上的一切事物。

1萬英尺：當前的項目/目標。當前需要完成的工作。都是希望在相當短的時間內取得成效的工作例如，為家里購置一臺電腦，組織一次銷售會議等。

2萬英尺：責任范圍。自身承擔的種種責任和義務，也是讓你承受了先前大部分工作的原因。例如：工作方面員工培訓、市場調研、客戶服務等。個人生活中的宗教信仰、住宅環(huán)境、娛樂休閑等。把所有這些責任和義務訴諸文字，并經?；仡櫤妥詸z，將有助于更加綜合全面地對自檢的項目清單進行分析和評估。

3萬英尺：1到2年的目標。在生活的不同領域，你希望有哪些新的體驗；通過1~2年的努力，要為自檢開創(chuàng)一個什么樣的局面。

4萬英尺：3—5年的展望。展望未來3—5年的發(fā)展前景，會從一個更加廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環(huán)境發(fā)展的趨勢、事業(yè)和生活轉變的條件。

5萬英尺以上：人生。整個生活的全景。公司為何存在？你自己為何存在？

縱向管理：為更嚴格控制一個項目，找出解決方案或確保方案切實可行就是縱向管理。

縱向思考的方式大部分的時候不要求詳細周密，非正式的思考效率更高。在書中把這種非正式思考稱為“信封背面的計劃”，意為喝著咖啡討論業(yè)務的時候隨手記在信封背面的計劃。但是，正式的計劃在應對復雜情況，安排詳盡的工作計劃的時候是必要的。它能讓你理清事件的要素，以及要素之間的關聯(lián)程度以及重要程度。我的理解是，收集主意的時候非正式思考更好，但是安排正式計劃的時候就要對這些主意進行整理了。非正式計劃的具體表現(xiàn)形式之一就是“頭腦風暴”。

縱向管理的最好模式是“自然式計劃模式”。他的步驟有5個

1.定義目標和原則。你的意愿就是目標，原則規(guī)定了計劃的界限。我有些不太理解這句，尤其是原則的部分。但是書中說思維會在潛意識里用原則限定計劃。我理解比如回民吃飯不回考慮豬肉。

這個階段要站在“目標的高度”問問“為什么”。思考為什么的好處有界定成功、建立決策標準、調配資源、激發(fā)動機、闡明重點、拓寬選擇6個。“如果對自己的行為動機缺乏十足的把握，你就不可能盡力而為?！?/p>

原則是遵循的標準或價值觀。比如法律規(guī)定等，個人喜好，道德標準等。

2.展望結果。書中用了一種比喻來形容展望：當就餐稱為目的的時候對晚餐進行的想象就是展望。想象一下就餐的氣氛，結局，晚餐時的美好體驗之類的。

詢問什么而不是為什么。當工作成功的完成后，現(xiàn)實會產生什么樣的景象。比如，吃飽了飯以后不餓了。書中認為這樣可以激活思考。因為沒有體驗是很難思考的。

3.頭腦風暴/集思廣益。當目標和當前的狀況產生差距的時候，彌補這一差距以消除“認知失調”的過程。這是自然是計劃法中“如何……”這一思考階段的起始點。就是不斷出主意的過程。

4.組織整理。一旦有了大量的想法和細節(jié)，就開始了組織整理。根據(jù)想法的組織要素、重要性、先后順序等進行歸納整理。

5.明確下一步行動方案。

書中要求我們對“事物的成功結果進行大膽的預期?！薄爱a生任何想法之前，一心期待著想出一個好主意，那么，你就不會擁有太多想法了?！?/p>

我認為思維導圖和適合這個階段的工作。

第二部分 建立管理的物質形式

按照以上的管理理論。建立一套管理的實踐系統(tǒng)。建立這套系統(tǒng)在物質上需要

準備專門的時間

準備工作區(qū)：建立一個具體的控制中心。比如我就是在我的床上。工作區(qū)應該是一個人專享的，不能與他人公用，以減少沖突。除了固定的工作區(qū)之外還應該有移動的工作區(qū)。這樣可以在外出的時候充分利用時間。

準備工具：資料存放托盤，用以存放新資料和已經處理完畢的事務文件，另外準備1～2個放置輔助性資料和要回顧檢查的資料。最好用側面標注字母，可以堆起來的種類。    即時貼、回形針、訂書機、白板紙文件夾、日程表、廢紙簍

構建歸檔系統(tǒng)：歸檔系統(tǒng)分為：專用歸檔系統(tǒng)，比如會計信息；一般歸檔系統(tǒng)，包羅萬象，專用系統(tǒng)以外的資料。

這個歸檔系統(tǒng)要在自己觸手可及的地方，查閱一份資料不應超過一分鐘；資料按字母（或者拼音）排序，可以根據(jù)主題、工作人或者公司加以細分，比如字母g下面的“園藝-花盆”；如果一個主題過多，可以安排一個專門的抽屜或者柜子；準備足夠多的空文件夾；保持抽屜中的資料少于3/4，把一般性歸檔系統(tǒng)和不常用的參考資料分開存放；用自動打簽機標注文件夾；質量好的文件柜；定期整理歸檔系統(tǒng)，至少一年一次。

實際實施時間管理是在進行好物質準備之后進行的。他的操作流程包括

收集資料：如果想要捕獲盡可能詳盡的未盡事宜，時間要盡可能長一些。收集的第一步是把所有的東西放入工作籃。收集過程中不動的東西有日用品、參考資料、裝飾品、辦公設備，但是這對這四樣東西的整理工作屬于未盡事宜，應該寫個紙條扔進工作籃。要分清打掃和整理的界限，收集過程中不要做清理工作。把事情放在“啟動”后完成，不要在收集過程中處理收集到的業(yè)務。把腦子里的所有事情寫在紙片上扔進工作籃。

處理階段，清空工作籃：丟棄不再需要的一切；完成不用兩分鐘就能完成的事務；把所有可以委托他人處理的事情委派出去；為需要兩分鐘以上的行動注明提示信息，以提醒日后執(zhí)行；根據(jù)獲取的信息，明確目前較為重要的工作和任務。   處理的原則是從最上面的一件開始，一次一事，永遠不再放回工作籃。  處理過程的關鍵問題“下一步行動是什么？”如果確實沒什么可以采取的行動，那么就是垃圾、待醞釀的事務、參考資料三者之一。  “下一步行動”必須是可執(zhí)行的具體行動，必須有對具體措施的明確描述。比如開會就包括召集參會人員這個具體行動。  確定行動之后直接就可以立即執(zhí)行（2分鐘之內能夠完成的工作）、安排他人、推遲執(zhí)行。

處理懸而未決的行動：包括處理階段產生的安排他人和推遲執(zhí)行產生的行動。

明確項目：項目是承諾的，需要多步完成的工作。如果決定執(zhí)行的下一個行動無法完成目標，那么列出一個項目清單，提醒自己要完成的目標。

組織整理“清理工作籃”的成果，建立清單：包括項目清單、項目的輔助資料、記錄在日程表中的行動信息、下一步行動清單、等待清單、參考資料、將來也許清單。用清單記錄業(yè)務內容，用文件夾保存正在運作中的各項工作的參考資料和輔助信息。

“日程表”的用法：日程表里一定是想要扔在腦后但是在某個時候得到提醒的事情，是必須在某個時刻完成的剛性事務。日程表還有三大用法（1）提醒自己開始某個項目。（2）提醒自己可能想要在某個時候參與的活動（3）提醒自己做出決定。

組織整理“下一步工作”清單中需要盡快完成的工作的方法：根據(jù)情境分類。情境是指完成工作需要的地點、工具、人員等。情境的數(shù)量取決于（1）你所需要跟蹤的行動的數(shù)量（2）不同的行動所要求的環(huán)境差異的大小。建立家里、辦公室、閱讀回顧等下一步工作清單的子項

組織整理“等待”清單：等待清單是不關注過程，只關注成果的事情。等待清單只有放在手邊，而且與下一步清單放在同一系統(tǒng)中才能取得最佳效果。某個任務在結束之前，可能會多次在兩個清單中跳來跳去。

關于紙質材料和電子郵件：他們本身就是很好的標志物，一般情況下不用寫入清單。把他們分門別類就可以了。比如文件筐上寫上閱讀，然后把需要閱讀的文件放在里面，建立個郵件參考資料文件夾，把歸為參考資料的郵件放在里面。

組織整理“項目”清單：格式應該簡單，和行動清單類似就可以?？梢允请娮拥囊部梢允且豁摷堖€可以是一個文件夾。項目清單不應包括項目執(zhí)行的具體細節(jié)和方案，也不應安裝重要性、大小、緊急程度來排序—他就是一個包含了所有未完成任務的目錄。項目清單用來宏觀控制各個項目的進度，并確保每個羨慕都處于自己掌控之中。大部分情況下項目清單試用一張清單就可以了，不用進一步細分，除非是同一類型的多個不同項目?？梢园汛箜椖肯碌淖禹椖苛腥腠椖壳鍐?，也可以列入?yún)⒖假Y料里的子項目清單。

項目輔助資料：不是項目的行動信息，也不是項目提示信息，只是支持項目行動和決策的輔助信息。注意，不要把輔助資料作為項目提示信息。輔助材料可以是紙質的、專門的文件夾、電子記錄或者電子郵件。應該在郵箱里為項目建立專門的文件夾。應盡快刪除不用的記錄，以免舊的想法擾亂思維。

整理非行動性資料：包括參考資料和提示信息這兩種當時不需要采取任何行動，但是日后可能有用的信息。如果關于某一主題的參考資料較多，就是專門資料，那么應該安排一個獨立的區(qū)域存放，并按照字母排序。如果對于資料是應該歸入一般性還是專門性資料有困難，那么就放入一般性資料。專門資料還有名片冊和通訊簿。

“將來/也許”類事情的管理：將來也許類也屬于非行動性資料。經常查看這個清單和“項目”清單，將“項目”清單中準備近期不進行的項目挪到“將來也許”清單，或反之。

“備忘錄”系統(tǒng)的用法：里面是日后可能會感興趣的事情。比如提醒自己帶上某個會議要用的文檔等等，書里描述為給自己發(fā)的郵件，三維立體的日程表，把實體形式的提示信息保存其中。書中推薦的方法是買48個文件夾，按12個月和一個月31天排列。每個月的第一個是月份盒，后面的是當月剩余日子的，一天一個。事先把要在當天處理的文件放在里面。

“核查清單”：檢查工作中容易遺漏的細節(jié)的清單。里面的事項如“堅持鍛煉身體”這樣的對自己的承諾或者團隊內部咨詢活動產生的，大部分是可以轉化為項目和行動的。應該對“工作”的六個級別分別建立核查清單，包括在這個級別里重要的事務。在對某項工作足夠熟悉以前，都應該建立核查清單來幫助提醒工作重點。情況快要失去控制的時候就開列一張清單。

建立清單系統(tǒng)之后要不斷的檢查回顧，日常檢查清單的次序是先看“日程表”；然后根據(jù)情景查看“下一步行動”，比如在電話前就看一下電話清單。在日常要不斷更新清單，至少要每周回顧一次?；仡櫟臅r候要再次收集散落的紙片、信息、整理筆記；回顧所有的清單并重新整理，。

在執(zhí)行清單的時候要根據(jù)“四標準法”、“三分類法”、“六層次法”評估行動的次序。任何人都不能多任務并行，清楚所有的行動可能后可以根據(jù)直覺決定行動。自下而上的工作。

控制項目的技巧：對項目的管理是縱向視角的管理。

項目計劃：項目清單中大部分項目不用專門計劃，只要一看就知道下一步該做什么了，比如洗車之類。需要詳細計劃的項目有兩類 第一類是做了計劃但依然吸引注意力的任務，這類項目需要進一步計劃管理；第二類是哪些意外冒出的新點子或者剛剛發(fā)現(xiàn)的項目，把這些想法先記錄下來，等有時間好好想。

項目計劃也要確定下一步行動。確定行動的時候可以使用思維輔助工具、書寫工具、電腦、文件夾等輔助工具。作者會用word的大綱視圖做計劃。

部署整個GTD系統(tǒng)要注意三個原則

原則一：養(yǎng)成收集的習慣。收集一切未盡事宜，將感到無比輕松。團隊也應該養(yǎng)成收集的習慣。

原則二：確定下一步的行動。通過確定下一步的行動來平抑煩惱。日程表和下一步清單中要明確的表述行動，不能是未經分析的材料。

原則三：學會關注結果。預想結果很重要，貫徹自然式計劃法。

第三部分 我對于時間管理的實踐

在讀書的過程中我就開始逐步建立自己的時間管理體系。為了能在任何時間查閱，我用remember the milk網站建立和管理自己大部分的清單。清單包括 “項目”、“下一步”、“日程表”、“等待”、“等待可能”、“工作筐”6個。這個網站可以給每個條目增加關鍵字，所以我的“下一步行動”清單沒有分成電腦、電話等明細表，而是給每個條目設定關鍵字，然后根據(jù)需要搜索關鍵字隨時產生專用表。但是關于關鍵字的設置我還沒有想好具體規(guī)則，現(xiàn)在我認為應該按照情景分類，然后增加一個公司關鍵字以區(qū)別私人和公司業(yè)務。

我有大量的書籍和電腦數(shù)據(jù)資源，計劃從整理自己的書柜開始先建立一個書本的參考資料管理系統(tǒng)以方便資料查詢。還有大量的資料儲存在有道云筆記里，希望它的可靠性夠好。

我的“備忘錄”系統(tǒng)還沒有相好應該怎么建立，在考慮回頭要不要給辦公室建立一套。但是應該給自己準備一個文件臺作為備忘錄和閱讀清單的實體位置。

計劃弄上一堆文件夾作為“項目”參考資料的存放地，專門清理出來抽屜建立“一分鐘”歸檔系統(tǒng)。

除了手機登陸rememberthemilk外，隨身再攜帶一個小本子作為隨身工作籃和項目參考資料。

我想有以上準備應該可以基本建立我的GTD了。