現(xiàn)在人人經(jīng)常收到大量郵件，花費大量時間在處理郵件上。如果你感到為此浪費了太多時間，那么你需要重新考慮如何管理郵件。這里有五個小竅門，幫助你重新管控你的收件箱，這樣你可以騰出時間做更多重要（和有意思的）事情。

1、控制在六句話以內(nèi)

沒人愿意讀冗長的郵件。越來越多的人在手機(jī)和平板電腦上查看郵件，因此你需要書寫簡明。

郵件盡量簡短，不超過六句。這會使你直接切中要點。如果你需要用更多的句子，那么請考慮打電話或面對面會談來和對方交流想法。

2、將其放在第二位

不要成為收件箱的奴隸。如果你是這樣的人，這意味著其他人可以決定你的工作效率，這將導(dǎo)致災(zāi)難。如果你把收件箱視為工作安排，外界將直接控制你一天如何度過以及工作量大小，使你成為控制的對象。

這里有一個容易的方法。你不妨這樣，不要在早上第一件事就是查看郵件，而是將其排在第二位，在你做完最重要的事情后。

這小小的一步可以消除對你時間的控制。即使郵件對你非常重要，試一試吧。如果這意味著將查看郵件的時間推遲半小時，照做吧。這段時間足夠完成一件重要的任務(wù)。

3、不要總是馬上反應(yīng)

郵件不是傳播緊急事情的最好媒介，電話才是。然而，當(dāng)你不需要立刻得到答復(fù)時，郵件對通信意義重大。

這就是為什么你應(yīng)該將不馬上回復(fù)郵件當(dāng)作一個習(xí)慣。這一想法是你不想使其他人認(rèn)為郵件是傳播緊急事情的有效媒介。如果其他人注意到你常常在十分鐘內(nèi)回復(fù)郵件，那么他們會開始認(rèn)為出現(xiàn)緊急事情可以郵件通知你。

不！

你要盡量避免這一情況發(fā)生。當(dāng)你大量使用郵件與他人通信時，留出提前量。我常常告訴其他人，他們會在兩個工作日內(nèi)收到我的回復(fù)。如果你有緊急事情要聯(lián)系我，可以打電話或發(fā)短信給我。如果不是緊急事件，可以發(fā)郵件。

4、郵件熱點

如果你常常查看郵件，并且一收到郵件就處理它，那么你浪費了大量時間。 實際上，你應(yīng)該批量處理郵件。將任務(wù)批量處理是處理和完成相似事情的一種高效方式。這就是你為什么要將其作為管理郵件的一部分。這里有個簡單的小竅門。

固定時間點查看郵件，每次花費不超過半小時。

我樂意將批量處理郵件花費的時間這一概念稱為“郵件熱點”。這需要你關(guān)掉郵件程序，意識到可以在每天的固定時間處理郵件。

這一指導(dǎo)方針是靈活的，取決于你收到多少郵件。如果你每天收到少于三十封郵件，兩天查看一次郵件就夠了。對于一個典型的朝九晚五工作日，上午十點（在查看郵件之前你有一個小時時間完成一項任務(wù)）和下午三點是合適時間。

5、一次處理

一次處理原則指每個事項只能處理一次。對于郵件尤其如此。你是否曾經(jīng)讀了一封郵件，考慮回復(fù)，然后擱置，不得不重讀郵件來理解其中內(nèi)容。我們大都有過這樣的經(jīng)歷。

這對于一封郵件是好的。如果你需要處理二十封郵件呢？你會浪費大量時間。當(dāng)你第一次讀時就處理郵件更加有效。別讓郵件拖延到以后。立即處理。讀取郵件并決定如何處理。如果回復(fù)時間少于二十分鐘，立即做吧。

如果你不得不回復(fù)，但由于某些原因沒有，可以將郵件放入草稿箱。這個文件夾內(nèi)有所有你開始回復(fù)的郵件，但還沒有發(fā)送出去。當(dāng)你回去處理郵件時，你知道在哪里找到這些郵件并能快速回復(fù)。