在PowerPoint中使用Excel數(shù)據(jù)透視圖

汪洋是某公司的銷售主管，每周五都需要向總經(jīng)理匯報業(yè)務(wù)情況，一般會用PowerPoint制作銷售情況演示文稿，在匯報的過程中，需要數(shù)據(jù)支持時會切換到Excel，因此常常需要一會兒打開PowerPoint，一會兒打開Excel，翻來復(fù)去的切換，非常麻煩，聽的總經(jīng)理時常皺起眉頭?？磥磉@樣子是不行了，經(jīng)過一番探討，汪洋發(fā)現(xiàn)可以在PowerPoint中使用數(shù)據(jù)透視圖控件，調(diào)用Excel中的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)在演示過程中進(jìn)行動態(tài)數(shù)據(jù)分析，非常方便。

第一步：安裝插件并整理數(shù)據(jù)
由于Office 2007不帶數(shù)據(jù)透視圖控件，所以必須下載安裝Office Web Components插件（下載網(wǎng)址：http:///y8uj6b6）。如果使用的是Office 2003，則無需安裝，本文所用辦公套件是Office 2007。用Excel 2007打開銷售數(shù)據(jù)表，然后選中所有的數(shù)據(jù)部分，在左上角的名稱框中輸入shujuku（見圖1），按Enter鍵確認(rèn)名稱，最后按Ctrl+S保存并關(guān)閉Excel文件。

第二步：插入透視圖表控件
打開PowerPoint 2007，單擊“Office按鈕”選擇“PowerPoint選項”，切換到“常用”，選擇“在功能區(qū)顯示‘開發(fā)工具’選項卡”，單擊“確定”按鈕返回主界面。切換到“開發(fā)工具”選項卡（見圖2），單擊“其他控件”出現(xiàn)對話框，選擇Microsfot Office Chart 11.0，然后單擊“確定”按鈕，再在幻燈片上拖動鼠標(biāo)繪制出控件區(qū)。

第三步：鏈接Excel中的數(shù)據(jù)
右擊幻燈片上的控件選擇“選擇Microsfot Office Chart 11.0對象→編輯”出現(xiàn)對話框，選擇“一個數(shù)據(jù)庫的表或查詢”（見圖3），單擊“連接”按鈕切換窗口，單擊“編輯”選擇“+連接到新數(shù)據(jù)源”，單擊“打開”出現(xiàn)對話框，選擇ODBC DSN，單擊“下一步”選擇Excel Files，再選擇銷售數(shù)據(jù)表文件，單擊“確定”后選擇shujuku，最后單擊“完成”按鈕，這樣Excel的數(shù)據(jù)就會鏈接到了PowerPoint中。

第四步：設(shè)置數(shù)據(jù)透視圖布局
單擊圖表控件上的“字段列表”按鈕出現(xiàn)對話框（見圖4），選擇“姓名”，然后在下方的“添加到”中選擇“分類區(qū)域”，再單擊“添加到”按鈕即可。使用這種方法，將Excel表格中的數(shù)據(jù)分別添加到相應(yīng)的區(qū)域，如：將配件銷售量、整機銷售量分別添加到“數(shù)據(jù)區(qū)域”和“篩選區(qū)域”，此時可以看到數(shù)據(jù)透視圖已經(jīng)自動繪制出來了。

第五步：修改美化數(shù)據(jù)透視圖
默認(rèn)情況下，數(shù)據(jù)透視圖外觀是固定的，比較呆板，我們可以根據(jù)需要進(jìn)行修改。右擊透視圖選擇“命令和選項”（見圖5），在“常規(guī)”選項下選擇要修改的項目，如：整機銷售量的和，此時對話框會自動增加新的選項，單擊“類型”可為整機銷售量透視圖選擇其它樣式，在“邊框/填充”中，可以修改透視圖的顏色、線條等各種屬性，我們可以根據(jù)幻燈片的總體色彩和樣式，進(jìn)行樣式的修飾，讓演示文稿整體效果協(xié)調(diào)美觀。

第六步：PPT中進(jìn)行用動態(tài)分析數(shù)據(jù)
按F5鍵播放演示文稿，在透視圖幻燈片上可以看到詳細(xì)的數(shù)據(jù)分布情況，單擊“姓名”可以選擇部分姓名，這樣便于對比銷售人員的營業(yè)額。在上方還可對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選等操作，形象直觀的數(shù)據(jù)透視圖就做在PPT中做好了（見圖6）。

自從在PowerPoint中使用了數(shù)據(jù)透視圖，汪洋的匯報變得既形象又快捷，總經(jīng)理每次都是面帶笑容，點頭稱贊，看來升職的日子不遠(yuǎn)嘍