用PowerPoint演示動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)透視圖市場部要開一個(gè)關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)調(diào)查情況的會(huì)議，有關(guān)調(diào)查資料已經(jīng)準(zhǔn)備完畢，收集了大量的原始數(shù)據(jù)，存放在Excel工作簿中，如圖1所示。為了便于在會(huì)議中分析和展示數(shù)據(jù)，市場部的小孫整理了大量的Excel圖表，然后復(fù)制到PowerPoint演示文稿中。這一過程耗費(fèi)了很多時(shí)間。盡管小孫知道可以利用Excel數(shù)據(jù)透視圖表快速分析數(shù)據(jù)，但由于在PowerPoint中放映圖表時(shí)通常演示的都是靜態(tài)的圖表，大量的復(fù)制粘貼工作依然不可避免。
圖1 存放在Excel工作簿中的原始數(shù)據(jù) 其實(shí)，可以在PowerPoint中加入數(shù)據(jù)透視圖表，并且在放映幻燈片時(shí)，動(dòng)態(tài)地控制同一圖表中顯示的內(nèi)容，靈活地顯示各種分析結(jié)果，就像在Excel中控制數(shù)據(jù)透視圖表一樣方便。
圖2 選擇“其他控件”中的內(nèi)容 在幻燈片中畫出控件，然后在控件上單擊右鍵，選擇【Microsoft Office Chart 11.0對(duì)象】|【命令和選項(xiàng)】命令，如圖3所示。這時(shí)將顯示對(duì)話框，如圖4所示，選擇“顯示/隱藏”選項(xiàng)卡，并選中所有的設(shè)置項(xiàng)，這些設(shè)置將允許在幻燈片放映時(shí)控制數(shù)據(jù)透視圖。
圖3 畫出控件并設(shè)置控件
圖4 設(shè)置可顯示和查看的內(nèi)容 設(shè)置完畢，再次在控件上單擊右鍵，并選擇【Microsoft Office Chart 11.0對(duì)象】|【編輯】命令，如圖3所示。這時(shí)將顯示對(duì)話框，如圖5所示。在這里可指定控件所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)來源。如果數(shù)據(jù)量不大，可以選中“在一張數(shù)據(jù)表中輸入的數(shù)據(jù)”，并立即輸入數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)已經(jīng)存放在Excel工作簿中，可選中“一個(gè)數(shù)據(jù)庫的表或查詢”。對(duì)于本例顯然要選擇后者。
圖5 選擇數(shù)據(jù)來源 單擊【連接】按鈕，顯示“數(shù)據(jù)明細(xì)”設(shè)置，如圖6所示。
圖6 數(shù)據(jù)明細(xì) 單擊【編輯】按鈕，顯示“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，如圖7所示。
圖7 選取或新建數(shù)據(jù)源 第一次設(shè)置數(shù)據(jù)源時(shí)，需單擊【新建源】按鈕。以后如果已經(jīng)設(shè)置過數(shù)據(jù)源，則只需選擇已保存的數(shù)據(jù)源文件（.odc）。單擊【新建源】按鈕后，顯示“數(shù)據(jù)連接向?qū)?#8221;對(duì)話框，如圖8所示。
圖8 選擇數(shù)據(jù)源類型 選擇“ODBC DSN”，并單擊【下一步】按鈕。顯示連接ODBC數(shù)據(jù)源設(shè)置，如圖9所示。
圖9 選擇ODBC數(shù)據(jù)源 選擇“Excel Files”，并單擊【下一步】按鈕。在所顯示的對(duì)話框中，選擇存放數(shù)據(jù)的Excel工作簿文件，如圖10所示。
圖10 選擇Excel工作簿文件 單擊【確定】后，將顯示出Excel工作簿中的名稱“調(diào)查結(jié)果”，該名稱對(duì)應(yīng)工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域。
圖11 選擇工作簿中的名稱 單擊【下一步】按鈕，為數(shù)據(jù)源起名并保存數(shù)據(jù)源文件，如圖12所示。
圖12 為數(shù)據(jù)源起名并保存數(shù)據(jù)源文件 單擊【完成】按鈕，返回到如圖7所示的對(duì)話框，并自動(dòng)選中剛保存的數(shù)據(jù)源文件。此時(shí)單擊【打開】按鈕，即可返回到如圖6所示的對(duì)話框中。
圖13 選擇圖表類型 至此，幻燈片中的數(shù)據(jù)透視圖控件及其數(shù)據(jù)源設(shè)置已經(jīng)完成。在如圖13所示中單擊對(duì)話框右上角的“關(guān)閉”按鈕，結(jié)束設(shè)置。 令人神往的圖表動(dòng)態(tài)演示要在放映幻燈片時(shí)才能使用。第一次放映幻燈片時(shí)，圖表中將是空白的，此時(shí)進(jìn)行設(shè)置，即可在以后放映時(shí)立即顯示圖表。在頂端的工具欄中單擊“字段列表”按鈕，顯示圖表字段列表，如圖14所示。
圖14 顯示字段列表 現(xiàn)在，可以像在Excel中一樣，將待分析字段拖動(dòng)到圖表當(dāng)中。 以下以各地區(qū)在不同調(diào)查時(shí)間內(nèi)的年齡段圖表為例進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。 在如圖14所示的圖表中，將“地區(qū)”字段拖動(dòng)到“將篩選字段拖至此處”標(biāo)識(shí)處，將“年齡”字段拖動(dòng)到“將分類字段拖至此處”標(biāo)識(shí)處，將“調(diào)查日期”字段拖動(dòng)到“將系列字段拖至此處”標(biāo)識(shí)處。最后，再次拖動(dòng)“年齡”字段至中間圖表區(qū)域，這次是對(duì)“年齡”字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算。得到的圖表如圖15所示。
圖15 添加分析字段后的數(shù)據(jù)透視圖 這樣的圖表是不便于分析的，必須進(jìn)一步設(shè)置。 首先，圖表中的計(jì)算應(yīng)該用“年齡的計(jì)數(shù)”，而不是求和。在“年齡的和”上單擊右鍵，選擇【自動(dòng)計(jì)算】|【計(jì)數(shù)】。 其次，年齡分類軸的坐標(biāo)是按每個(gè)年齡劃分的，應(yīng)改成按年齡段劃分。在“年齡”上單擊右鍵，選擇【命令和選項(xiàng)】命令，顯示對(duì)話框，如圖16所示，選擇“篩選和分組”選項(xiàng)卡。設(shè)置“項(xiàng)目分組依據(jù)”為“數(shù)值間隔”，設(shè)置“間隔”為10，“起始于”為10，表示每隔10歲分為1組，從10歲開始分組。關(guān)閉對(duì)話框后，分類軸的坐標(biāo)將發(fā)生改變。
圖16 對(duì)“年齡”分組 對(duì)于“調(diào)查日期”，同樣可以設(shè)置分組。如果不分組，將顯示每個(gè)日期的數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在希望對(duì)比各年的情況，因此可在“調(diào)查日期”上單擊右鍵，選擇【命令和選項(xiàng)】命令，顯示對(duì)話框，如圖17所示，選擇“篩選和分組”選項(xiàng)卡。在“項(xiàng)目分組依據(jù)”中可選擇“年”，將“間隔”中設(shè)置為1。
圖17 對(duì)“調(diào)查日期”分組 分組設(shè)置完畢，再在頂部工具欄中單擊“顯示/隱藏圖例”按鈕?，F(xiàn)在的數(shù)據(jù)透視圖變得非常漂亮了，如圖18所示。
圖18 設(shè)置完畢的數(shù)據(jù)透視圖 利用數(shù)據(jù)透視圖中的“地區(qū)”、“調(diào)查日期”和“年齡”按鈕，就能任意篩選和比較各種情況下的數(shù)據(jù)了，與在Excel中進(jìn)行分析完全一樣。例如，可以在“地區(qū)”中選擇“華北”，只顯示華北地區(qū)的年齡統(tǒng)計(jì)結(jié)果。 利用“Microsoft Office Chart 11.0”和“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)透視圖表的動(dòng)態(tài)分析。更重要的是，這是在放映幻燈片時(shí)，在幻燈片中進(jìn)行的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分析。在幻燈片中加入數(shù)據(jù)透視圖表控件，大大減輕了圖表準(zhǔn)備的工作量，并使得內(nèi)容的演示更為生動(dòng)精彩。
圖19 改變圖表中的分析字段 |
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