| 第五章 會計軟件操作 |
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第一節(jié) 系統(tǒng)管理
本節(jié)要點
概述
啟動和注冊系統(tǒng)管理
增加操作員
建立賬套
設置操作員權(quán)限
主要內(nèi)容
一、概述
?。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理的功能
1.賬套管理
賬套指的是一組相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)。
系統(tǒng)最多可以建立999套賬。
賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
2.年度賬管理
每個賬套中可以存放不同年度的會計數(shù)據(jù)。
例：ABC賬套
年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。
3.操作員及其權(quán)限管理
設置操作員
操作員權(quán)限分配
（二）系統(tǒng)管理的操作流程
啟動和注冊系統(tǒng)管理→設置操作員→建立賬套→設置操作員權(quán)限
二、啟動和注冊系統(tǒng)管理
注冊系統(tǒng)管理的兩種身份：系統(tǒng)管理員（Admin）和賬套主管。
系統(tǒng)管理員（Admin）和賬套主管的區(qū)別：
系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。
賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設置等。
例：
ABC公司賬套 馬方
XYZ公司賬套 趙會
1.啟動系統(tǒng)管理
操作路徑：開始→所有程序→用友通→Tong2005→系統(tǒng)管理
2.注冊系統(tǒng)管理
[例] 以系統(tǒng)管理員（Admin）的身份注冊系統(tǒng)管理。
操作路徑：
?。?）用友Tong2005〖系統(tǒng)管理〗”窗口中，執(zhí)行“系統(tǒng)→注冊”命令
（2）輸入數(shù)據(jù)。操作員：admin；密碼：（空）
?。?）單擊“確定”按鈕，以系統(tǒng)管理員身份進入系統(tǒng)管理。
三、設置操作員
設置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。
[例] 增加操作員。
編號：001 姓名：劉偉 口令：1
編號：002 姓名：王寧 口令：2
操作路徑：
?。?）執(zhí)行“權(quán)限→操作員”命令，進入“操作員管理”窗口。窗口中顯示系統(tǒng)預設的幾位操作員：demo、SYSTEM和UFSOFT。
?。?）單擊工具欄中的“增加”按鈕，打開“增加操作員”對話框。輸入第一位操作員數(shù)據(jù)。
編號：001；姓名：劉偉；口令：1；確認口令：1。
（4）單擊“增加”按鈕，輸入第二位操作員數(shù)據(jù)。
?。?）單擊“退出”按鈕。
操作提示：
?。?）操作員只能由系統(tǒng)管理員進行設置。
?。?）操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。
?。?）所設置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除。
[例]對剛添加的操作員“劉偉”進行刪除
操作步驟：
?。?）選中要刪除的操作員“劉偉”
（2）單擊“修改”命令，對操作員進行修改，但編號不能修改，如果編號錯誤只能先退出，然后刪除“劉偉”操作員，重新進行輸入。
四、建立賬套
賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。
賬套建立、賬套引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。
建立賬套，就是指使用財務軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。主要是進行賬套參數(shù)設置。包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎參數(shù)。賬套參數(shù)應根據(jù)本單位的實際情況進行定義。
[例] 建立賬套。
?。?）賬套信息
賬套號：666
賬套名稱：北京啟明科技公司
賬套路徑：（默認）
啟用會計期：2005年01月
?。?）單位信息
單位名稱：北京啟明科技公司
單位簡稱：啟明科技
（3）核算類型
記賬本位幣：人民幣（RMB）
企業(yè)類型：工業(yè)
行業(yè)性質(zhì)：新會計制度科目
賬套主管：劉偉
是否按行業(yè)預置科目：否
?。?）基礎信息
客戶是否分類：否
供應商是否分類：否
存貨是否分類：否
有無外幣核算：有
（5）編碼方案
科目編碼級次：42222
其他科目編碼級次采用默認值。
（6）系統(tǒng)啟用
啟用總賬子系統(tǒng)
操作路徑：
?。?）執(zhí)行“賬套→建立”命令，打開“創(chuàng)建賬套”對話框，系統(tǒng)中存在一默認賬套“999”
?。?）輸入賬套信息。賬套號：666（必須為三位，唯一）；賬套名稱：北京啟明科技公司；賬套路徑：（默認）；啟用會計期：2005年01月（會計期間一般不作調(diào)整）
（3）單擊“下一步”按鈕，輸入單位信息。單位名稱：北京啟明科技公司；單位簡稱：啟明科技
?。?）單擊“下一步”，輸入核算類型。本幣代碼：RMB；本幣名稱：人民幣；企業(yè)類型：工業(yè)；行業(yè)性質(zhì)：新會計制度科目；賬套主管：[001]劉偉；不選擇“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”。
?。?）單擊“下一步”，確定分類信息。不選中“存貨是否分類”、“客戶是否分類”、“供應商是否分類”復選框。單擊選中“有無外幣核算”復選框。
?。?）單擊“完成”按鈕。系統(tǒng)彈出提示“可以創(chuàng)建賬套了么？”
?。?）單擊“是”按扭，稍候，出現(xiàn)“分類編碼方案”對話框。
確定編碼方案：
為了便于對經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)內(nèi)的部門等進行編碼。編碼方案是指設置編碼的級次方案，這里采用群碼方案, 這是一種分段組合編碼, 每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段, 每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次, 每級（或每段）的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。
例：銀行存款 1002
-工行存款 01
-中行存款 02
?。?）單擊“確認”按鈕。數(shù)據(jù)精度定義：所有小數(shù)位數(shù)均設置為2位（默認）
（9）單擊“確認”按鈕，系統(tǒng)提示創(chuàng)建賬套成功。
?。?0）單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)提示“是否立即啟用賬套？”。
（11）單擊“是”按鈕。進行系統(tǒng)啟用。選中“GL-總賬”復選框，彈出“日歷”對話框。選擇日期“2005年1月1日”。
?。?2）單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)提示“確實要啟用當前系統(tǒng)嗎？”
（13）單擊“是”按鈕。最后單擊“退出”按鈕。
注：重新啟用相應的模塊時，操作路徑：
（1）執(zhí)行“系統(tǒng)→注銷”命令，注銷完成后再以操作員“劉偉”的身份重新注冊進入
?。?）在“賬套”菜單下執(zhí)行“啟用”命令，就可以進行操作了。如果當前操作員為admin，不能執(zhí)行“啟用”命令。
操作提示：
?。?）設置賬套信息
賬套號：賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。
賬套名稱：必須輸入。
賬套路徑：系統(tǒng)有默認路徑，也可以修改。
啟用會計期：啟用會計期應在第一次初始設置時確定，一般情況下，軟件默認為計算機系統(tǒng)的時間，請注意調(diào)整正確，設定后將不能更改。
會計期間：默認為日歷時間。有些單位可以根據(jù)單位實際情況自行設定, 例如某單位在每月25日結(jié)賬，26日到月底發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務作為下月的業(yè)務記入下月的賬簿中。
?。?）設置單位信息
（3）確定核算類型
本位幣代碼：“人民幣”的代碼為RMB。
本位幣名稱：用戶必須輸入。
賬套主管：用戶必須選擇輸入。
企業(yè)類型：用戶必須選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務，如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。
行業(yè)性質(zhì)：用戶必須選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預置科目。“新會計制度科目”將使用財政部最新規(guī)定的4位一級會計科目。
是否按行業(yè)預置科目：如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。
?。?）確定分類信息
如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可不對它們進行分類核算。如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，通常對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統(tǒng)時再進行設置。若選擇各項分類核算，則必須先設置各項分類方案，然后才能設置相應的基礎檔案。
?。?）設置數(shù)據(jù)精度
數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。
?。?）系統(tǒng)啟用
在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應的子系統(tǒng)。
五、設置操作員權(quán)限
操作員權(quán)限設置功能是對已設置的操作員進行賦權(quán)。
只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進行權(quán)限設置。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權(quán)限設置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。
操作員權(quán)限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。
[例] 設置操作員“王寧”具有“總賬”、“UFO報表”的全部權(quán)限。
操作路徑：
（1）執(zhí)行“權(quán)限→權(quán)限”命令，進行“操作員權(quán)限”窗口。在這里點擊“劉偉”時，我們可以看到劉偉的所有權(quán)限。
（2）選擇“王寧”，“666賬套”
?。?）單擊工具欄中的“增加”按鈕，打開“增加權(quán)限”對話框。左邊是權(quán)限的類別，右邊是具體權(quán)限。分別選擇并雙擊“總賬”和“UFO報表”權(quán)限。
（4）單擊“確定”按鈕
?。?）對權(quán)限的修改：選中操作員，單擊“增加”按鈕，對權(quán)限進行增加
（6）對權(quán)限的刪除：選中操作員和需要刪除的權(quán)限，單擊“刪除”按鈕。
操作提示：
一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。
模擬練習
[例5-1]
判斷：
賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理，以及該賬套操作員權(quán)限的設置等。（?。?br> 答案：對
[例5-2]
判斷：
一個賬套可以設定多個賬套主管。（ ）
答案：對
[例5-3]
單選：
建立賬套時，需要以（?。┑纳矸葑韵到y(tǒng)管理。
A.admin
B.財務主管
C.賬套主管
D.財務總監(jiān)
答案：A
[例5-4]
多選：
下列屬于系統(tǒng)管理員的操作權(quán)限是（?。?。
A.建立賬套
B.分配操作員權(quán)限
C.設置賬套主管
D.年度賬結(jié)轉(zhuǎn)
答案：ABC
第二節(jié) 系統(tǒng)初始化
本節(jié)要點
概述
設置基礎檔案
設置會計科目
設置憑證類別
輸入期初余額
主要內(nèi)容
一、概述
?。ㄒ唬┫到y(tǒng)初始化的功能
系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件轉(zhuǎn)變成專用會計軟件，并將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機中的一系列準備工作，這是使用財務軟件的基礎。系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化知識培訓工作的效果。
總賬系統(tǒng)初始化一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別、錄入期初余額等操作。
?。ǘ┫到y(tǒng)初始化操作流程
設置基礎檔案→設置會計科目→設置憑證類別→錄入期初余額
?。ㄈ﹩硬⒆杂糜裈ong2005。
[例] 以“劉偉”的身份注冊進入Tong2005。
賬套：666；會計年度：2005；操作日期：2005-01-01；用戶名：001；密碼：1。
操作路徑：開始→所有程序→用友通→Tong2005
（1）輸入并選擇數(shù)據(jù)。賬套“666北京啟明科技公司”；會計年度“2005”；日期“2005-01-01”；用戶名“[001]劉偉”；密碼“1”。
?。?）單擊“確定”按鈕，進入Tong2005。
二、設置基礎檔案
設置基礎檔案包括設置部門檔案、設置職員檔案、設置客戶檔案、設置供應商檔案、設置外幣及匯率、設置結(jié)算方式等。（如圖）
這些檔案信息將在設置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。
1.設置部門檔案
在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。
[例] 設置部門檔案。
部門編碼：1 部門名稱：綜合部
操作步驟：
?。?）執(zhí)行“基礎設置→機構(gòu)設置→部門檔案”命令，進入“部門檔案”窗口。單擊“增加”按鈕。輸入數(shù)據(jù)：部門編碼“1”；部門名稱“綜合部”。
?。?）單擊“保存”按鈕。
2.設置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。
[例] 設置職員檔案。
職員編號：101 職員名稱：李方 所屬部門：綜合部
操作路徑：
執(zhí)行“基礎設置→機構(gòu)設置→職員檔案”命令，進入“職員檔案”窗口。輸入數(shù)據(jù)。職員編碼：101；職員名稱：李方；所屬部門：綜合部。
操作提示：
輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。
3.設置客戶檔案
如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。
[例] 設置客戶檔案。
| 客戶編碼 |
客戶名稱 |
客戶簡稱 |
地址 |
郵政編碼 |
| 001 |
北京育培中學 |
育培中學 |
北京市海淀區(qū)朝陽路1號 |
100011 |
操作路徑：
（1）執(zhí)行“基礎設置→往來單位→客戶檔案”命令，進入“客戶檔案”窗口。單擊選擇“無分類”，單擊“增加”按鈕，輸入“客戶檔案卡片”對話框。分別在“基本”、“聯(lián)系”頁簽中輸入如下數(shù)據(jù)。
客戶編碼：001；客戶名稱：北京育培中學；客戶簡稱：育培中學；地址：北京市海淀區(qū)朝陽路1號；郵政編碼：100011。
?。?）單擊“保存”按鈕，單擊“退出”按鈕。
提示：
必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。
4.設置供應商檔案
企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應商的詳細資料錄入供應商檔案。建立供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調(diào)整。
[例] 設置供應商檔案。
| 供應商編碼 |
供應商名稱 |
供應商簡稱 |
地址 |
郵編 |
| 001 |
北京華遠有限公司 |
北京華遠 |
北京市東城區(qū)迎賓路3號 |
100022 |
操作路徑：
?。?）執(zhí)行“基礎設置→往來單位→供應商檔案”命令，進入“供應商檔案”窗口。單擊選擇“無分類”，單擊“增加”按鈕，輸入“供應商檔案卡片”對話框。分別在“基本”、“聯(lián)系”頁簽中輸入如下數(shù)據(jù)。
客戶編碼：001；供應商名稱：北京華遠有限公司；供應商簡稱：北京華遠；地址：北京市東城區(qū)迎賓路3號；郵政編碼：100022?！ ?
（2）單擊“保存”按鈕，單擊“退出”按鈕。
5.設置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設置決定的。
[例] 設置外幣及匯率。
幣符：USD；幣名：美元；固定匯率1:8.5。
操作路徑：
?。?）執(zhí)行“基礎設置→財務→外幣種類”命令，打開“外幣設置”窗口。輸入數(shù)據(jù)：幣符“USD”；幣名“美元”。
?。?）單擊“確認”按鈕。在“2005年1月的記賬匯率”欄中輸入8.5。
3）單擊“確認”按鈕。
6.設置結(jié)算方式
為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。
[例] 設置結(jié)算方式。
編碼：1；名稱：現(xiàn)金；票據(jù)管理：否。
操作路徑：
?。?）執(zhí)行“基礎設置→收付結(jié)算→結(jié)算方式”命令，進入“結(jié)算方式”窗口。單擊“增加”按鈕。輸入數(shù)據(jù)：結(jié)算方式編碼“1”；結(jié)算方式名稱“現(xiàn)金”。
?。?）單擊“保存”按鈕。
三、設置會計科目
設置會計科目的內(nèi)容包括建立會計科目、修改和刪除會計科目、指定會計科目等操作。
1.建立會計科目
（1）會計科目編碼
科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關系；便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進會計核算的規(guī)范化和標準化。
設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細科目編碼按照參數(shù)設置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進行設置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：
本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼
由此可見，每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關系。
設置現(xiàn)金的科目編碼：
?。?）會計科目名稱
會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱?？颇烤幋a是計算機使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。因此在定義科目名稱時，必須嚴格按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標準化。輸入科目名稱時應盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。
?。?）科目類型
即按會計科目性質(zhì)對會計科目進行劃分。按照會計制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”，“3=所有者權(quán)益”，“4=成本”，“5=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。
（4）賬頁格式
即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。
?。?）輔助賬設置
輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算等，另外還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。
設置往來核算可以按往來目錄進行分類和匯總，即下一級將自動向有隸屬關系的上一級進行匯總；設置部門核算可以按部門進行分類和匯總；設置項目核算不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入按項目核算，而且為這些成本費用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段。
例：應收賬款會計科目
應收賬款在手工核算方式下是按照不同的客戶設置明細科目。
應收賬款A公司、B公司、C公司，企業(yè)的客戶不固定。應收賬款下的明細科目總是在變化，在軟件當中同樣可以進行設置，但是這樣設置給管理帶來很大的不方便。在軟件當中客戶檔案的信息在基礎檔案設置的時候已經(jīng)輸入了，通過某一個操作將應收賬款和所建立的客戶檔案信息建立起一種聯(lián)系。建立聯(lián)系的方法是將應收賬款設置為客戶往來輔助核算。
例：
個人往來：其他應收款
客戶往來：應收賬款
供應商往來：應付賬款
部門核算：管理費用
項目核算：生產(chǎn)成本、在建工程等
設置外幣核算可以按外幣種類進行分類和匯總；設置數(shù)量核算可以按指定的計量單位進行分類和匯總；設置銀行賬和日記賬可以實現(xiàn)出納管理。
例：
外幣核算：銀行存款-中行存款
數(shù)量核算：原材料庫存商品
因此，對有輔助核算要求的科目設置相應的輔助核算標記，在數(shù)據(jù)輸入時，系統(tǒng)根據(jù)輔助賬標記的不同，需要輸入不同的附加內(nèi)容。
輔助賬標記要求設在最底層的科目上。輔助賬一經(jīng)定義并使用，不要隨意進行修改，以免造成賬簿數(shù)據(jù)的混亂。
[例]增加會計科目。
| 科目編碼 |
科目名稱 |
科目類型 |
科目性質(zhì) |
輔助核算 |
| 1001 |
現(xiàn)金 |
資產(chǎn) |
借方 |
日記賬 |
| 1002 |
銀行存款 |
資產(chǎn) |
借方 |
|
| 100201 |
工行存款 |
資產(chǎn) |
借方 |
日記賬銀行賬 |
| 100202 |
中行存款 |
資產(chǎn) |
借方 |
日記賬銀行賬外幣美元 |
| 1131 |
應收賬款 |
資產(chǎn) |
借方 |
客戶往來 |
操作路徑：基礎設置→財務→會計科目
操作提示：
·增加的會計科目編碼長度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)則。
·科目一經(jīng)使用，就不能再增設下級科目。只能增加同級科目。
·由于建立會計科目的內(nèi)容較多，很多輔助核算內(nèi)容對后面憑證輸入操作產(chǎn)生影響，因此在建立會計科目時，要小心并反復檢查。
2.修改和刪除會計科目
如果需要對原有會計科目的某些項目進行修改，譬如賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標識等，可以通過“修改”功能來完成。如果需要刪除原有會計科目，可通過“刪除”功能完成。要修改和刪除某會計科目，應先選中該會計科目。
修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。
修改或刪除會計科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下級科目的期初余額（改為0），才能修改或刪除該科目。
科目一經(jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時，只能增加同級科目，而不能在該科目增設下級科目。
3.指定會計科目
指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。
在指定“現(xiàn)金科目”、“銀行科目”之前，應在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復選框。
[例]指定“現(xiàn)金”和“銀行存款”會計科目。
操作路徑：編輯→指定科目
四、設置憑證類別
系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：
?。?）記賬憑證；
?。?）收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；
（3）現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；
?。?）現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；
?。?）自定義憑證類別。
憑證分類不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。
某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：
?。?）借方必有。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發(fā)生額。
?。?）貸方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一個發(fā)生額。
（3）憑證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發(fā)生額。
?。?）憑證必無。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發(fā)生額。
?。?）無限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。
限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復錄入。
在錄入憑證之前，應進行憑證類別的設置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。
[例]設置憑證類別。
| 憑證類別 |
限制類型 |
限制科目 |
| 收款憑證 |
借方必有 |
1001，100201，100202 |
| 付款憑證 |
貸方必有 |
1001，100201，100202 |
| 轉(zhuǎn)賬憑證 |
憑證必無 |
1001，100201，100202 |
操作步驟：設置→憑證類別
五、輸入期初余額
在初次使用賬務處理子系統(tǒng)時，應將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計發(fā)生額計算出來，準備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額；若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應輸入負號。
期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。
1.總賬期初余額錄入
對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。
[例]總賬期初余額錄入。
| 科目編碼 |
科目名稱 |
期初余額 |
| 1001 |
現(xiàn)金 |
3000 |
| 1002 |
銀行存款 |
80000 |
| 100201 |
工行存款 |
60000 |
| 100202 |
中行存款 |
20000 |
操作步驟：總賬→設置→期初余額
2.輔助科目期初余額錄入
在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設輔助賬頁。與此相對應，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。
[例]輔助科目期初余額錄入。
會計科目：1131應收賬款余額：借40000元
| 日期 |
客戶 |
摘要 |
方向 |
金額 |
| 2004-12-27 |
育培中學 |
銷售商品 |
借 |
40000 |
操作步驟：總賬→設置→期初余額
提示：
·當不想輸入某項內(nèi)容而系統(tǒng)又提示必須輸入時，可按ESC鍵取消輸入。此操作在本軟件中很多地方是適用的。
3.試算平衡
期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證；如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。
[例]試算平衡。
操作路徑：在“期初余額輸入”窗口，單擊“試算”按鈕
模擬練習
[例5-5]
判斷：
刪除會計科目應先刪除上一級科目，然后再刪除本級科目。（ ）
答案：錯
[例5-6]
判斷：
輸入期初余額時，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)需要手工輸入。（?。?br> 答案：錯
[例5-7]
單選：
若會計科目的編碼方案為3-2-2，則下列正確的編碼為（?。?。
A.1010101
B.102002
C.101101
D.102021
答案：A
[例5-8]
多選：
下列關于會計科目編碼的描述，正確的是（?。?br> A.會計科目編碼必須采用全編碼
B.一級會計科目編碼由財政部統(tǒng)一規(guī)定
C.設計會計科目編碼應從明細科目開始
D.科目編碼可以不用設定
答案：AB
六、賬套數(shù)據(jù)的引入
第三節(jié) 日常業(yè)務處理
本節(jié)要點：
填制憑證
審核憑證
記賬
賬簿查詢
主要內(nèi)容：
在總賬系統(tǒng)中，當初始設置完成后，便能夠進行日常業(yè)務處理。日常業(yè)務處理的任務主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細賬和總分類賬。
日常賬務處理的操作流程：
填制憑證→審核憑證→記賬→憑證與賬簿查詢
一、填制憑證
填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。
1.增加憑證
記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的各項內(nèi)容。
?。?）憑證頭內(nèi)容
①憑證類別。可以輸入憑證類別字，也可以參照輸入。
?、趹{證編號。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。系統(tǒng)也同時自動管理憑證頁號，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五條記錄，當某號憑證不只一頁時，系統(tǒng)將自動在憑證號后面標上分單號，如：收-0001號0002/0003表示收款憑證第0001號憑證共有三張分單，當前光標所在分錄在第二張分單上。如果在啟用賬套時設置憑證編號的方式為“手工編號”，則用戶可在此處手工錄入憑證編號。
[例]增加一張普通憑證。
1月2日，市場部購買了600元的辦公用品，以現(xiàn)金支付。（附單據(jù)一張）
?。ǜ犊顟{證）摘要：購辦公用品
借：營業(yè)費用（5501） 600
貸：現(xiàn)金（1001） 600
操作路徑：總賬→憑證→填制憑證
?、壑茊稳掌?。即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動取進入賬務系統(tǒng)前輸入的業(yè)務日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。
?、芨絾螕?jù)數(shù)。即所輸入憑證的原始單據(jù)張數(shù)。
?。?）憑證正文內(nèi)容
①摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務說明，要求簡潔明了，不能為空。
②科目。必須輸入末級科目。輸入時，可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼等。
?、圯o助信息。對于要進行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算。如果需要對所輸入的輔助項進行修改，可雙擊所要修改的項，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，然后進行修改。
?、芙痤~。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字以負數(shù)形式輸入。
[例]增加一張有輔助核算信息的憑證。
1月10日，市場部收到北京育培中學轉(zhuǎn)來一張轉(zhuǎn)賬支票，金額40000元，用以償還前欠貨款。
?。ㄊ湛顟{證）摘要：收到貨款
借：銀行存款--/工行存款（100201） 40000
貸：應收賬款（1131） 40000
操作提示：
·采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，但不能超過業(yè)務日期。
·憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。
·正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。
·科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可選擇輸入。
·金額不能為“零”，紅字以“－”號表示。
·可按“=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。
·不能確定的輔助核算信息可不輸入。
2.修改憑證
在“填制憑證”窗口中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到需要修改的地方進行修改即可?？尚薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。
3.刪除憑證
?。?）作廢/恢復憑證
（2）整理憑證
4.查詢憑證
總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。 [例]查詢未記賬的付款憑證。
操作路徑：憑證→查詢憑證
二、審核憑證
審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。
只有具有審核權(quán)的人才能進行審核操作。
會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。
憑證審核需先重新注冊更換操作員。
[例]更換操作員。
以“劉偉”的身份重新注冊Tong2005。
操作路徑：文件→重新注冊
[例]審核憑證。
操作路徑：憑證→審核憑證
成批審核：
操作提示：
·審核人必須具有審核權(quán)。
·作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。
·審核人和制單人不能是同一個人；憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除；只有取消審核簽字后才可以修改或刪除；已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。
三、記賬
在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。
記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預。
記賬操作每月可多次進行。
[例]記賬。
操作路徑：憑證→記賬
操作提示：
·第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。
·上月未記賬，本月不能記賬。
·未審核憑證不能記賬。
·作廢憑證不需審核可直接記賬。
·記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。
四、賬簿查詢
企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成正式的會計賬簿。賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。
1.基本會計核算賬簿管理
基本會計核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。
（1）總賬的查詢及打印
總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且可以查詢所有二至六級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。
（2）明細賬的查詢及打印
明細賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。
（3）日記賬的查詢及打印
日記賬的查詢及打印主要用于現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和打印。
[例]現(xiàn)金日記賬的查詢。
操作路徑：現(xiàn)金→現(xiàn)金管理→日記賬→現(xiàn)金日記賬
2.各種輔助核算賬簿管理
輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。
[例]部門總賬的查詢。
操作路徑：總賬→輔助賬查詢→部門總賬→部門三欄總賬
模擬練習
[例5-9]
判斷：
會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。【 】
答案：對
[例5-10]
判斷：
填制憑證時，金額不能為“零”，紅字以“－”號表示?！尽 ?br> 答案：對
[例5-11]
單選：
填制憑證時，輸入的會計科目編碼應當是【 】科目編碼。
A.一級
B.二級
C.總賬
D.末級
答案：D
[例5-12]
多選：
下列關于憑證審核和記賬操作，說法正確的是【 】。
A.憑證審核需先重新注冊更換操作員，由具有審核權(quán)限的操作員來進行。
B.憑證只能逐張審核，不能成批審核
C.記賬操作每月可多次進行
D.上月未記賬，本月同樣可以記賬。
答案：AC
第四節(jié) 諛┐?br>
本節(jié)要點
銀行對賬
結(jié)賬
主要內(nèi)容
一、銀行對賬
銀行對賬是企業(yè)出納人員最基本的工作之一。為了能夠準確掌握銀行存款的實際余額，了解實際可以動用貨幣的資金數(shù)額，防止記賬發(fā)生差錯，企業(yè)必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對賬單進行核對，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
銀行對賬是貨幣資金管理的主要內(nèi)容。在計算機總賬系統(tǒng)中，銀行對賬的科目在科目設置時應定義為“銀行賬”輔助賬類的科目性質(zhì)。
1.輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)
許多企業(yè)在使用總賬系統(tǒng)時，通常先不使用銀行對賬模塊，比如某企業(yè)1999年1月開始使用總賬系統(tǒng)，而銀行對賬功能是在5月才開始使用，那么銀行對賬就應該有一個啟用日期，該啟用日期應當是使用銀行對賬功能前最后一次手工對賬的截止日期。用戶應在此錄入最后一次對賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對賬單的未達項。
[例]輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)。
啟明公司銀行賬的啟用日期為2005/01/01，工行人民幣戶企業(yè)日記賬的調(diào)整前余額為82000元，銀行對賬單的調(diào)整前余額為85000元，未達賬項一筆，系銀行已收而企業(yè)未收款3000元。
操作路徑：現(xiàn)金→現(xiàn)金管理→銀行賬→銀行對賬期初
操作提示：
·第一次使用銀行對賬功能前，系統(tǒng)要求錄入日記賬及對賬單未達賬項，在開始使用銀行對賬功能之后不再使用。
·在錄入完單位日記賬、銀行對賬單期初未達賬項后，請不要隨意調(diào)整啟用日期，尤其是向前調(diào)，這樣可能會出現(xiàn)啟用日期后的期初數(shù)不再能參與對賬的問題。
2.輸入銀行對賬單
要實現(xiàn)計算機自動對賬操作，在每月月末對賬前，須將銀行開出的銀行對賬單輸入計算機。本功能用于平時錄入銀行對賬單。在指定賬戶（銀行科目）后，可錄入本賬戶下的銀行對賬單。
[例]輸入銀行對賬單數(shù)據(jù)。下表是01月份的銀行對賬單
| 日期 |
結(jié)算方式 |
借方金額 |
貸方金額 |
| 2004.01.04 |
2 |
|
8000 |
| 2004.01.06 |
|
|
60000 |
| 2004.01.10 |
2 |
40000 |
|
操作路徑：現(xiàn)金→現(xiàn)金管理→銀行賬→銀行對賬單
3.銀行對賬
銀行對賬可以采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。
自動對賬即由計算機根據(jù)對賬依據(jù)將銀行日記賬未達賬項與銀行對賬單進行自動核對和勾銷。
對賬依據(jù)通常是“結(jié)算方式+結(jié)算號+方向+金額”或“方向+金額”。
手工對賬是對自動對賬的補充。采用自動對賬后，可能還有一些特殊的已達賬沒有核對出來，而被視為未達賬項，為了保證對賬更徹底和正確，可通過手工對賬進行調(diào)整勾銷。
下面四種情況中，只有第一種情況能自動核銷已對賬的記錄，后三種情況均需通過手工對賬來強制核銷。
?。?）對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的一條記錄完全相同。
?。?）對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的多條記錄完全相同。
?。?）對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的一條記錄完全相同。
?。?）對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的多條記錄完全相同。
[例]進行銀行對賬。
操作路徑：現(xiàn)金→現(xiàn)金管理→銀行賬→銀行對賬
操作提示：
·對賬條件中的方向、金額相同是必選條件，對賬截止日期可輸入可不輸。
·對于已達賬項，系統(tǒng)自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方的“兩清”欄打上圓圈標志。
·在自動對賬不能完全對上的情況下，可采用手工對賬。在自動對賬窗口，對于一些應勾對而未勾對上的賬項，可分別雙擊“兩清”欄，直接進行手工調(diào)整。
4.余額調(diào)節(jié)表的查詢輸出
在對銀行賬進行兩清勾對后，計算機自動整理匯總未達賬和已達賬，生成“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，以檢查對賬是否正確。
[例]查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
操作路徑：現(xiàn)金→現(xiàn)金管理→銀行賬→余額調(diào)節(jié)表查詢
二、結(jié)賬
結(jié)賬實際上就是指計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。
在電算化方式下，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次
在結(jié)賬之前要作下列檢查：
?。?）檢查本月業(yè)務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。
?。?）月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并已記賬，否則本月不能結(jié)賬。
?。?）檢查上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。
?。?）核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。
?。?）檢查損益類賬戶是否已經(jīng)全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結(jié)賬。
（6）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已結(jié)賬，如果沒有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作；計算本月各賬戶發(fā)生額合計和本月賬戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。
[例]結(jié)賬。
操作步驟：總賬→期末→結(jié)賬
提示：
·結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進行。
·本月還有未記賬憑證時，則本月不能結(jié)賬。
·結(jié)賬必須按月連續(xù)進行，上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。
·若總賬與明細賬對賬不符，則不能結(jié)賬。
·若與其他系統(tǒng)聯(lián)合使用，而其他子系統(tǒng)未全部結(jié)賬時，本月不能結(jié)賬。
·結(jié)賬前，系統(tǒng)要進行數(shù)據(jù)備份。
模擬練習
[例5-13]
判斷：
結(jié)賬實際上就是指計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。【 】
答案：對
[例5-14]
判斷：
銀行對賬只可以采用自動對賬的方式?！尽 ?br> 答案：錯
[例5-15]
單選：
結(jié)賬操作每月可進行【 】次。
A.一次
B.二次
C.三次
D.多次
答案：A
[例5-16]
多選：
結(jié)賬前要進行的檢查包括【 】。
A.檢查本月業(yè)務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬
B.月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并已記賬，否則本月不能結(jié)賬
C.檢查上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)
D.核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致，如果不一致，則不能結(jié)賬
答案：ABCD
第五節(jié) 編制會計報表
計算機編制報表和手工編制報表的區(qū)別：手工編制報表是通過翻閱相應的賬薄把相應的數(shù)據(jù)填到報表中；利用會計報表軟件來生成報表數(shù)據(jù)優(yōu)勢就體現(xiàn)在，凡是有數(shù)據(jù)的地方都可以通過設置公式的方式讓計算機自動到賬薄相應的地方把數(shù)據(jù)取出填入。
本節(jié)要點
1.概述
2.啟動UFO表
3.報表格式定義
4.報表公式定義
5.報表數(shù)據(jù)生成
主要內(nèi)容
一、概述
1.UFO報表的功能概述
（1）文件管理功能
?。?）格式設計功能
?。?）公式設計功能
?。?）數(shù)據(jù)處理功能
?。?）圖表功能
2.UFO報表的相關概念
?。?）格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)
UFO將報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設計以及報表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進行的。
?、俑袷綘顟B(tài)。在報表格式狀態(tài)下進行有關格式設計的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字也可進行報表公式的設計，如單元公式（計算公式）、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，而報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。
?、跀?shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。
?。?）單元
單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如：C8表示第3列第8行交匯的那個單元。UFO的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。
①數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。
②字符單元。字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。
?、郾順訂卧?。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。
3.組合單元
組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同（即表樣、數(shù)值、字符等），UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個單元的名稱來表示。
4.區(qū)域
區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在UFO中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個表頁，最小的區(qū)域是一個單元。例如：A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。
5.表頁
一個UFO報表最多可容納99,999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標”。頁標用“第1頁”-“第99999頁”表示，如果當前表為第2頁，則可以表示為@2。
6.關鍵字
關鍵字是可以確定報表中數(shù)據(jù)不同的項目。
關鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。如：一個資產(chǎn)負債表的表文件可存放一年12個月的資產(chǎn)負債表（甚至多年的多張表），要對某一張表頁的數(shù)據(jù)進行定位，就要設置一些定位標志，在UFO中被稱為關鍵字。
UFO共提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO還增加了一個自定義關鍵字，當定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可在業(yè)務函數(shù)中代表取數(shù)日期。
關鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置，關鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。
7.函數(shù)
企業(yè)常用的財務報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。UFO報表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實現(xiàn)的。
?。?）自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務函數(shù)。賬務函數(shù)的基本格式為：
函數(shù)名（“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2]）
①科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號括起來。
②會計期間可以是“年”、“季”、“月”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數(shù)字。
?、鄯较蚣础敖琛被颉百J”，可以省略。
?、苜~套號為數(shù)字，缺省時默認為999賬套。
?、輹嬆甓燃磾?shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。
⑥編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項目編碼等，如無輔助核算則省略。
賬務取數(shù)函數(shù)主要有：
總賬函數(shù)金額式 數(shù)量式 外幣式
期初額函數(shù)：QC（?。?/u> sQC（?。QC（ ）
期末額函數(shù)：QM（?。?/u> sQM（?。QM（?。?br> 發(fā)生額函數(shù)：FS（?。?/u> sFS（?。FS（?。?br> 累計發(fā)生額函數(shù)：LFS（?。LFS（?。LFS（ ）
條件發(fā)生額函數(shù)：TFS（?。TFS（ ） wTFS（?。?br> 對方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS（?。DFS（ ） wDFS（?。?br> 凈額函數(shù)：JE（?。JE（?。JE（?。?br> 匯率函數(shù)：HL（?。?br> （2）自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個：
數(shù)據(jù)合計：PTOTAL（?。?br> 平均值：PAVG（?。?br> 最大值：PMAX（ ）
最小值：PMIN（?。?br> （3）自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對于取自本表其他表頁的數(shù)據(jù)可以利用某個關鍵字，作為表頁定位的依據(jù)或者直接以頁標號作為定位依據(jù)，指定取某張表頁的數(shù)據(jù)。可以使用SELECT（?。┖瘮?shù)從本表其他表頁取數(shù)。
例1，C1單元取自上個月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT（C2，月@=月+1）。
例2，C1單元取自第二張表頁的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C2@2。
?。?）自其他報表取數(shù)的函數(shù)。對于取自其他報表的數(shù)據(jù)可以用“報表[.REP]”->單元的格式指定要取數(shù)的某張報表的單元。
二、啟動UFO表
1.啟動UFO表
2.賬套初始
三、報表格式定義
報表格式定義主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、定義單元屬性等。通過設置報表的表樣可以確定整張報表的大小和外觀。
報表格式設置的具體內(nèi)容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風格、定義單元屬性、設置關鍵字等。
報表定義需要在“格式”狀態(tài)下進行。
1.設置報表尺寸
設置報表尺寸是指設置報表的行數(shù)和列數(shù)。
[例]設置報表尺寸（11行4列）。
操作路徑：格式→表尺寸
2.定義組合單元
有些內(nèi)容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。
[例]定義組合單元。
操作步驟路徑：格式→組合單元
3.畫表格線
報表的尺寸設置完成后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。
[例]畫表格線。
操作路徑：格式→區(qū)域畫線
4.輸入報表項目
報表的表間項目是指報表的文字內(nèi)容，主要包括表頭內(nèi)容、表體項目和表尾項目等。
[例]輸入報表項目。
資產(chǎn)負債表（簡易）
編制單位： 啟明科技單位：元
| 資產(chǎn) |
期末數(shù) |
負債及所有者權(quán)益 |
期末數(shù) |
| 貨幣資金 |
|
短期借款 |
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| 應收賬款 |
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應付賬款 |
|
| 其他應收款 |
|
應交稅金 |
|
| 庫存商品 |
|
負債合計 |
|
| 固定資產(chǎn) |
|
實收資本 |
|
| 減：累計折舊 |
|
未分利潤 |
|
| 固定資產(chǎn)凈值 |
|
所有者權(quán)益合計 |
|
| 合計 |
|
合計 |
|
操作路徑：
5.定義報表行高和列寬
如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的高度或列的寬度。
[例]定義所有行高和列寬。（行高：7；列寬：30）
操作路徑：格式→行高（列寬）
操作提示：
·行高、列寬的單位為毫米。
6.設置單元風格
單元風格主要指的是單元內(nèi)容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等。設置單元風格會使報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。
[例]設置單元風格。標題文字：黑體、14號、居中。
操作路徑：格式→單元屬性
7.設置關鍵字
關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字。用戶可以根據(jù)自己的需要設置相應的關鍵字。
[例]設置關鍵字（年、月、日）。
操作路徑：數(shù)據(jù)→關鍵字→設置
8.調(diào)整關鍵字位置
如果關鍵字的位置不合適，可通過調(diào)整偏移量的方式來調(diào)整關鍵字的位置。
[例]調(diào)整關鍵字位置。
操作路徑：數(shù)據(jù)→關鍵字→偏移
操作提示：
·關鍵字的位置可以用偏移量來表示，負數(shù)表示向左移，正數(shù)表示向右移。在調(diào)整時，可以通過輸入正或負的數(shù)值進行調(diào)整。
·關鍵字偏移量單位為象素。
四、報表公式定義
在UFO表中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式。報表中，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。
計算公式：定義了報表數(shù)據(jù)之間的運算關系，可以實現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。所以必須定義計算公式。
審核公式：用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關系是否正確。審核公式不是必須定義的。
舍位平衡公式：用于報表數(shù)據(jù)進行進位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報表數(shù)據(jù)時，表中的平衡關系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。
報表公式的定義方法有直接輸入法和引導輸入法。
[例]設置報表計算公式。應收賬款期末數(shù)=QM（“1001”,月）+QM（“1002”,月）。
操作路徑：數(shù)據(jù)→編輯公式→單元公式
操作提示：
·單元公式中涉及到的符號均為英文半角字符。
·單擊“fx”按鈕或雙擊某公式單元或按“=”鍵，都可打開“定義公式”對話框。
[例]保存報表格式。
操作路徑：文件→保存
操作提示：
·報表格式設置完以后，切記要及時將這張報表的格式保存下來，以便隨時調(diào)用。
·“.REP”為用友報表文件的專用擴展名。
五、報表數(shù)據(jù)處理
報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等。處理時，計算機將根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數(shù)、審核及舍位等操作。
報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。
報表數(shù)據(jù)處理工作必須在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下進行。
1.錄入關鍵字
關鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態(tài)下設置完成關鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表與表間的取數(shù)提供依據(jù)。
[例]錄入關鍵字（2005年1月31日）。
操作路徑：數(shù)據(jù)→關鍵字→錄入
2.整表重算
當完成報表的格式設計并完成賬套初始和關鍵字的錄入之后便可以計算指定賬套和指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，既可以在錄入完成報表的關鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。
[例]整表重算。
操作路徑：數(shù)據(jù)→表頁重算
模擬練習
[例5-17]
判斷：
用友報表系統(tǒng)中，設置關鍵字是在格式狀態(tài)下進行的。（?。?br> 答案：對
[例5-18]
判斷：
用友報表系統(tǒng)中，審核公式是用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關系是否正確。審核公式不是必須定義的。（?。?br> 答案：對
[例5-19]
單選：
用友報表系統(tǒng)中，公式QM（“101”，月）的含義是（?。?。
A.取101科目的本月期初余額
B.取101科目的本月期末余額
C.取101賬套的本月期初余額
D.取101賬套的本月期末余額
答案：B
[例5-20]
多選：
用友報表系統(tǒng)中，報表公式定義包括（?。?。
A.計算公式
B.審核公式
C.舍位平衡公式
D.校驗公式
答案：ABC
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