【摘要】正確理解和掌握SAP系統(tǒng)采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響,可以為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力工具,保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、實(shí)時(shí)和豐富,為企業(yè)管理者提供決策支持。

　　【關(guān)鍵詞】SAP;采購收貨;發(fā)票校驗(yàn);集成;影響

　　mySAP ERP系統(tǒng)是一種可以實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門、甚至跨公司整合實(shí)時(shí)信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng),講究賬實(shí)相符和集成。正確理解和掌握SAP系統(tǒng)采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響,可以為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力工具,保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、實(shí)時(shí)和豐富,為企業(yè)管理者提供決策支持。

　　一、 關(guān)于SAP系統(tǒng)的簡(jiǎn)要介紹

　　mySAP ERP系統(tǒng)是德國SAP公司在全球廣泛推廣的管理軟件系統(tǒng),約有120多個(gè)國家的超過19300家集團(tuán)運(yùn)行SAP系統(tǒng)。mySAP ERP系統(tǒng)能夠使會(huì)計(jì)的核算監(jiān)督管理職能和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系在一起,從而使計(jì)劃、預(yù)算、監(jiān)控、分析的觸角直接深入企業(yè)各個(gè)職能部門的終端,為企業(yè)的運(yùn)作提供決策支持。

　　作為一種企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng),SAP系統(tǒng)具備兩大特點(diǎn):一是基于配置而不是基于開發(fā),最大限度降低實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn);二是分模塊管理,相互集成。采購收貨和基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)功能充分體現(xiàn)了SAP系統(tǒng)物流模塊和財(cái)務(wù)模塊的集成關(guān)系。

　　通過基于收貨的發(fā)票校驗(yàn),系統(tǒng)可以從采購訂單和收貨中獲取相關(guān)數(shù)量和金額的信息;完成過賬動(dòng)作時(shí),數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)傳入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊。二者通過一個(gè)中轉(zhuǎn)科目“GR/IR”(相當(dāng)于物資采購科目)對(duì)清結(jié)轉(zhuǎn),并要求財(cái)務(wù)人員完成三單包括采購訂單、收貨和發(fā)票校驗(yàn)的匹配審核工作,加強(qiáng)了內(nèi)部控制管理機(jī)制。

　　二、采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)?zāi)Ｊ?

　　(一)采購收貨的模式

　　采購收貨按照系統(tǒng)配置的移動(dòng)類型執(zhí)行完成,例如通常以編碼101作為采購收貨的移動(dòng)類型。

　　采購訂單收貨是執(zhí)行采購訂單的一個(gè)環(huán)節(jié),屬于采購和倉儲(chǔ)部門的職責(zé)范圍,系統(tǒng)通過自動(dòng)記賬功能生成會(huì)計(jì)憑證。

　　(二)發(fā)票校驗(yàn)的模式。收到發(fā)票后,通過發(fā)票校驗(yàn)實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款掛賬。

　　在SAP系統(tǒng)中,輸入發(fā)票可以有三種模式:

　　1.參照采購訂單。操作人員只需要輸入采購訂單號(hào),系統(tǒng)會(huì)根據(jù)采購收貨情況,自動(dòng)帶入發(fā)票的數(shù)量、金額、稅率和付款條款等項(xiàng)目。如果實(shí)際收到的發(fā)票和默認(rèn)值有差異,在容差限制額度內(nèi)可以更改。

　　2.參照采購收貨單。這種方法同(一)的操作相似,不同之處在于輸入發(fā)票時(shí)選擇參照收貨單號(hào)。

　　3.不做參照,手工在財(cái)務(wù)模塊處理。這種方法不集成,由財(cái)務(wù)人員手工輸入發(fā)票項(xiàng),分別計(jì)入總賬、存貨或固定資產(chǎn)。

　　本文僅考慮參照采購訂單及采購收貨單、要求基于收貨進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)的模式。

　　三、影響會(huì)計(jì)科目的因素

　　收貨及發(fā)票校驗(yàn)動(dòng)作完成后,系統(tǒng)按照預(yù)先配置設(shè)定的科目自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。涉及的會(huì)計(jì)科目主要受以下因素影響:

　　(一)存貨計(jì)價(jià)方法

　　SAP比較典型的兩種存貨計(jì)價(jià)方法為標(biāo)準(zhǔn)成本價(jià)和移動(dòng)平均價(jià)。

　　(二)收貨與發(fā)票校驗(yàn)的先后次序

　　一種為已收到發(fā)票未收到貨的情況,發(fā)票晚于收貨,通常稱之為GNB;

　　另一種為已收到貨未收到發(fā)票的情況,收貨晚于發(fā)票,通常稱之為BNG。

　　物資采購科目在SAP系統(tǒng)中通常設(shè)置為“GR/IR”,主要用于收貨和發(fā)票校驗(yàn)時(shí)的過渡科目。

　　四、采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)影響

　　(一)GNB/標(biāo)準(zhǔn)成本價(jià)

　　發(fā)票價(jià)差是發(fā)票價(jià)格和采購訂單價(jià)格之間形成的差異,計(jì)入“材料成本差異”會(huì)計(jì)科目。

　　(二)GNB/移動(dòng)平均價(jià)

　　收貨時(shí)直接按采購訂單計(jì)入存貨價(jià)值;收發(fā)票時(shí)的價(jià)差,視庫存充足與否影響科目。

　　1.如果庫存充足,系統(tǒng)直接更新庫存價(jià)值;

　　2.如果庫存低于發(fā)票數(shù)量,按庫存比例追加到庫存價(jià)值,不足部分計(jì)入“材料成本差異”科目。

　　(三)BNG/標(biāo)準(zhǔn)成本價(jià)

　　收到發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)時(shí),按發(fā)票金額計(jì)入“GR/IR”;收貨時(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)入存貨科目,采購訂單與發(fā)票之間的差異計(jì)入“材料成本差異”科目。

　　(四)BNG/移動(dòng)平均價(jià)

　　收到發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)時(shí),按發(fā)票金額計(jì)入“GR/IR”;收貨時(shí)按照采購訂單價(jià)格計(jì)入存貨科目,采購訂單與發(fā)票之間的差異計(jì)入“材料成本差異”科目。

　　五、現(xiàn)舉例說明如下(為賬目清晰起見,以下事例均不考慮增值稅)

　　標(biāo)準(zhǔn)成本價(jià):20元/件(初始移動(dòng)平均價(jià):25元/件)

　　采購訂單價(jià):23元/件 發(fā)票價(jià)格:22元/件

　　初始庫存數(shù)量:100件收貨:100件 發(fā)貨:120件

　　(一)GNB/標(biāo)準(zhǔn)成本價(jià)

　　收貨時(shí):

　　借:存貨20×100=2 000

　　    材料成本差異 3×100=300

　　    貸:GR/IR 23×100=2 300

　　收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商 22×100=2 200

　　        材料成本差異1×100=100

　　(二)GNB/移動(dòng)平均價(jià)/庫存充足

　　收貨時(shí):

　　借:存貨 23×100=2 300

　　    貸:GR/IR 23×100=2 300

　　收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商22×100=2 200

　　        存貨 1×100=100

　　(三)GNB/移動(dòng)平均價(jià)/庫存不足

　　收貨時(shí):

　　借:存貨23×100=2 300

　　    貸:GR/IR23×100=2 300

　　發(fā)貨時(shí)的移動(dòng)平均價(jià)為(25×100+2 300)/200=24元/件

　　借:成本或其他類科目24×120=2 880

　　    貸:存貨24×120=2 880

　　收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商22×100=2 200

　　        存貨1×80=80

　　        材料成本差異1×20=20

　　(四)BNG/標(biāo)準(zhǔn)成本價(jià)

　　收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):

　　借:GR/IR 23×100=2 300

　　    貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商22×100=2 200

　　        材料成本差異 1×100=100

　　收貨時(shí):

　　借:存貨20×100=2 000

　　    材料成本差異3×100=300

　　    貸:GR/IR23×100=2 300

　　(五)BNG/移動(dòng)平均價(jià)

　　收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商 22×100=2 200

　　        材料成本差異1×100=100

　　收貨時(shí):

　　借:存貨 22×100=2 200

　　    材料成本差異1×100=100

　　     貸:GR/IR23×100=2 300

　　每月末收貨和發(fā)票校驗(yàn)完畢,會(huì)計(jì)人員通過執(zhí)行SAP系統(tǒng)的事務(wù)碼,可以按照系統(tǒng)后臺(tái)配置對(duì)GR/IR科目自動(dòng)進(jìn)行評(píng)估結(jié)轉(zhuǎn),分別按照貨到票未到或票到貨未到的情況結(jié)轉(zhuǎn)至應(yīng)付賬款暫估或在途物資。

　　如果考慮增值稅發(fā)票,系統(tǒng)也可以通過配置稅率及其運(yùn)算參數(shù),在發(fā)票校驗(yàn)過賬時(shí)自動(dòng)計(jì)算,并自動(dòng)檢查是否正確,予以提示性的警告信息,完全正確匹配后才可以過賬生成會(huì)計(jì)憑證。

　　企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)上線時(shí),需要綜合考慮本單位的采購管控需求,制訂合理的配置方案,避免采購差異過大造成的未分?jǐn)偦蛭捶峙溥^大,確保物料賬運(yùn)行平穩(wěn),系統(tǒng)運(yùn)行的產(chǎn)品成本與實(shí)際成本趨于一致,為企業(yè)管理者提供決策支持。