把工作做好,不在于你投入了多少額外的時間,而是在于你怎樣利用好自己的"8小時"。高效率才能產(chǎn)生高效益,高效率也才能為我們節(jié)省出更多的時間和精力,去思考更廣闊、更高層、更深入的問題。
下面的建議不是萬能的"靈丹妙藥",但可以給你提高自己的工作效率提供一些有益的參考:
1.必須每天列出計劃。這種計劃并不是為了向某人匯報,也不是為了給自己增加壓力,而是為了讓你記住有哪些事情需要去做,不被無形又說不清楚的工作壓力弄得頭昏腦脹、煩躁不已。這樣的計劃并不需要多么復雜,在辦公桌前一坐下,先在紙上把今天要做的事情一條一條都寫下來。然后按照特別急的、不太急的、特別重要的、不太重要的、大件事情、瑣碎的事情進行排列,做完一項劃掉一項。隔一段時間看一遍記錄,將已經(jīng)完成的事情劃掉。當做完記錄的所有事的時候,最好再檢查一遍。
2.隔一段時間看一遍記錄,利用時間的空隙去做隨時可進行的備用任務,節(jié)省時間。這樣的備用任務具備的特點是:不需要耗費大量的腦力去思考;隨時可以開始,隨時可以中斷,并且下次可以繼續(xù)進行。比如在等待開會的10分鐘時間里,將自己郵箱中的郵件處理一下,在等人的間歇對自己已完成的工作成果進行美化加工(例如整理文檔,修飾繪圖設(shè)計);網(wǎng)絡打不開時整理一下文件或?qū)㈩櫩兔麊尾贸尚l,等等。
3.集中時間將一些細微的但時不時會跳出來干擾你的瑣事處理掉。比如在一個短暫的工作周期(三天或一周不定)內(nèi),給自己專門安排兩三個小時,用來處理這個周期發(fā)生的或者可能發(fā)生的瑣碎事情。
4.無論是開會還是和別人交接工作,都要養(yǎng)成用紙筆記錄的習慣。別太相信自己的記憶力,很可能一件重要的事情你轉(zhuǎn)身就忘記了。養(yǎng)成記錄的習慣,不但讓你做事不走樣,也能節(jié)約你的時間。你不會因為記憶的模糊而再次跑去詢問別人,也不會因為錯誤而推倒重來,更不會臨時想起來而手忙腳亂。
5.別定下超出自己能力范圍的工作量。一張紙上寫得滿滿的,但每天都會有一半以上的事情做不完,這樣會打擊自己的信心。久而久之,你會對這樣的工作計劃感到厭煩,最后把它當成一張廢紙。每天的工作量剛剛能完成是最合適的,會給你帶來強大的成就感。
6.買一個帶提醒功能的電子日歷(現(xiàn)在很多手機都有這個功能),將未來要做的重要事情都設(shè)置為呼叫提醒。
7.保持桌面的整潔,隨時清理自己抽屜里和電腦里的文件。將重要的東西單獨存放并做好標記。
8.養(yǎng)成在固定的地方放置固定的東西的習慣,千萬不要隨手一丟、一夾,當領(lǐng)導著急問你要的時候,你翻箱倒柜都找不著。等你找著的時候,黃花菜都涼了。
9.將過時的文件資料打包存檔,專門找個地方存放。別把所有的東西都放在自己的電腦里或抽屜里,隨時將不要的東西清理掉。
10.準備一個大容量U盤或移動硬盤,電腦里重要的工作要定期備份。
11.將要見的人按急或不急、重要或不重要分別安排時間約見,并做好一個約見時間表,放在自己一眼能及的地方。
12.如果你確實有重要的事情臨時打亂了自己的計劃,一定要將沒有做的事情重新安排時間。
13.這一條最為重要,那就是不要猶豫和等待,立即行動。沒有任何工作會因為你回避它而自動消失,沒有任何煩惱會因為你不去想而煙消云散。你沒有別的選擇,只能去面對,只能去迎接挑戰(zhàn)。
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