一個稱職的秘書，必須具有一定的綜合能力，包括運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、文字表達(dá)能力等。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的水平高低在很大程度上就體現(xiàn)在文字水平的高低上?？梢赃@么說，文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。因此，對于秘書來說，認(rèn)真學(xué)好文秘寫作，努力提高文字表達(dá)水平，是十分重要且不容忽視的。根據(jù)自己從事秘書工作以來的一些經(jīng)歷和他人的一些成功經(jīng)驗來看，提高寫作水平，關(guān)鍵要做到四勤，即勤用眼，勤留心，勤動手，勤用腦。
   
   勤用眼，就是要學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)再學(xué)習(xí)。知識無止境，學(xué)習(xí)無止境?？陀^形勢總是在不斷變化，領(lǐng)導(dǎo)水平也總在不斷提高。即使過去知識積累很豐富的秘書，要想求得服務(wù)對象的滿意，也必須不斷攫取各個知識領(lǐng)域的新思想、新觀點、新知識，用以充實自己、武裝自己。這一點在今年領(lǐng)導(dǎo)班子換屆時，有的秘書更換了服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，有的秘書所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整了分管范圍后感覺得尤為明顯。就個人體會而言，一要加強理論政策的學(xué)習(xí)。要學(xué)習(xí)鄧小平理論、“三個代表”重要思想，學(xué)習(xí)中央以及市、區(qū)的一系列重要文件，熟悉上級的路線方針政策和一段時期的工作重點。這是秘書的必修課。只有理論政策水平高，寫文章才能“站得高、想得遠(yuǎn)”，不會出現(xiàn)方向性偏差。二要加強寫作知識學(xué)習(xí)。這是秘書的“業(yè)務(wù)”，不可不學(xué)。在學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識的過程中要善于向書本學(xué)習(xí)文秘寫作的一般規(guī)律和方法、技巧。在此基礎(chǔ)上，更要善于向身邊的同事學(xué)習(xí)，身邊同事的好經(jīng)驗、好做法往往是他人經(jīng)驗的具體化，符合我們的實際情況，具有更大的參考和借鑒價值。三要鉆研專業(yè)知識。平時應(yīng)多了解所服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)域的工作，對領(lǐng)導(dǎo)分管部門、行業(yè)的工作要有基本的了解，對一段時期的重點工作要有深入的研究，這樣為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)起來才能有的放矢。否則，起草文稿便無從下筆，寫出的文章便會漏洞百出。當(dāng)然，除了以上基礎(chǔ)知識外，秘書要學(xué)習(xí)的東西還有很多，比如市場經(jīng)濟、科技、管理、法律、文史等等?？傊貢獙懗鏊枷胄?、知識性、可讀性強的文稿，一定要注重平時的“充電”，努力做到一專多能。
   
   勤留心，就是平時要善于積累資料。寫作要有素材，占有的素材越多，寫作的空間越大，但素材不是什么時候想要就能順手掂來的。所以，當(dāng)秘書要做個“有心人”，善于搜集整理對自己寫作有益的資料。就我個人的體會，在搜集材料中，要注意以下資料：一是要保存一個時期上級的重要會議材料。一般上級會議后，下級多數(shù)要開會貫徹落實，秘書要準(zhǔn)備會議材料，必須吃透上級會議精神。另外，一些重要會議，比如中央和市區(qū)的經(jīng)濟工作會、農(nóng)村（郊區(qū)）工作會和各種市級專業(yè)工作會議所提出的思路是一個時期的“綱”，準(zhǔn)備一些重要文稿時經(jīng)常用得到。二是本地、本部門、本行業(yè)的經(jīng)驗材料、總結(jié)以及重要數(shù)據(jù)資料。這是寫經(jīng)驗材料、匯報材料、總結(jié)、大會報告等材料常用的，只有真正儲備豐富了，寫起來才會言之有物，全面到位。三是一些有特點、有見解的經(jīng)驗材料、理論文章、調(diào)查報告等。他山之石，可以攻玉。一方面，優(yōu)秀文章可作為范本，幫助我們提高寫作技巧；另一方面，一篇優(yōu)秀文章中的新思想、新觀點可供我們在寫作中借鑒和參考。這些材料的積累形式可多種多樣，本地、本部門的文件材料、有關(guān)刊物等可以用檔案袋分類保存，網(wǎng)絡(luò)上收集的可以在電腦上設(shè)專門文件夾集中保存，報紙上的文章可剪貼保存，一些零散的、有價值的東西必要時可以抄錄摘記。如果我們真正時時留心，時間長了，就會逐步建立起自己的“資料庫”、“數(shù)據(jù)庫”。有了這些材料作依托，心中自然就有了底氣，在寫作中就會避免因準(zhǔn)備一篇稿子而忙里忙外查找資料，既節(jié)省了精力和時間，又克服了因占有材料少而造成觀點不足、內(nèi)容陳舊的問題。
   
   勤動手，就是要多實踐。寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。不斷多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到的知識，將無用武之地，寫作水平就會止步不前。同時，作為從事文字工作的同志，大家都有一個體會，只要幾天不動筆，也會覺得思想空虛，運筆生疏。因此，秘書只有勤學(xué)苦練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正提高自身素質(zhì)，寫出好的文章，學(xué)到真實本領(lǐng)。作為文秘人員，平時多寫多練固然重要，每次擬稿進行仔細(xì)的修改同樣必不可少。多修改自己的文章是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)，也是寫作文章責(zé)任心強的一種表現(xiàn)。事實上，每經(jīng)過一次認(rèn)真修改，自己就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲，獲得一些新的感悟和提高。所以，作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，養(yǎng)成修改文章的良好習(xí)慣。同時，還要克服怕人挑“刺”的思想，主動把文章拿出來與大家交流探討，利用周考評會這一平臺進行深入剖析，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同事的意見，對每一篇文章都要反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作能力才能迅速地提高。
   
   勤動腦，就是要善于思考。學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆。思維活躍的秘書所創(chuàng)作的文章，處處有令人耳目一新的亮點，讀后回味無窮。一些精品之作，往往閃爍著思想的光芒，在謀篇布局、邏輯思維，甚至遣詞造句上都有其獨到之處。要鍛煉和提高寫作能力，作為秘書，不但要吃得苦、勤學(xué)習(xí)，還要養(yǎng)成思考的習(xí)慣，要在學(xué)習(xí)中思考。雖然囫圇吞棗也叫學(xué)習(xí)，但學(xué)不深、學(xué)不透，具體應(yīng)用中只會照抄照搬。稱職的秘書應(yīng)該在學(xué)習(xí)中加以分析思考、推敲研讀，將別人的東西消化吸收，變成自己的營養(yǎng)，真正做到“讀他人之書，作自己之文”。秘書的初稿出來后，要經(jīng)過科長、主管主任或領(lǐng)導(dǎo)的修改，領(lǐng)導(dǎo)在使用材料的過程中可能還會有所發(fā)揮。從實踐中來看，領(lǐng)導(dǎo)修改的意見很多都是妙手之筆，領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)揮往往是其所思所想的重點。秘書應(yīng)將初稿與定稿、與領(lǐng)導(dǎo)會上的講話進行認(rèn)真對照，想一想領(lǐng)導(dǎo)為什么要這樣改，這樣改達(dá)到了什么效果；思考一下領(lǐng)導(dǎo)為什么要這么發(fā)揮，這樣發(fā)揮說明了哪些自己未考慮到的東西。只有這樣經(jīng)常對照思考，才能在思想上與領(lǐng)導(dǎo)合拍、同步，在以后的寫作中才能愈來愈得心應(yīng)手。
   
   總之，文秘寫作，是一項十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。秘書人員要提高寫作能力沒有捷徑，惟有長期堅持學(xué)習(xí)和積累，在勤與苦的實踐與思考中才能不斷取得進步。