做為黨政辦公室的文字秘書，主要為各級領(lǐng)導(dǎo)提供黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)，通過撰寫領(lǐng)導(dǎo)報告、開展調(diào)查研究、捕捉重大時政信息等工作，以完成其為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策參政設(shè)謀的職責(zé)使命。因此文字秘書，特別是新進黨政辦公室的文字工作者只有甘當“小學(xué)生”、“小蜜蜂”、“小牛犢”、“小媳婦”等“四小”角色，才能在工作中得心應(yīng)手，左右逢源。
一、要虛心求知，樂當“小學(xué)生”
新進辦公室從事文字工作人員的職業(yè)背景各不相同。有的剛從大專院校畢業(yè)，往往才思敏捷；有的從事黨政職能部門辦公室工作多年，往往“刀筆”鋒利；有的從事專業(yè)技術(shù)工作，往往“術(shù)”有專長……這些紛繁各異的職業(yè)背景一般都會在其從事文字工作初期較大的影響其思維方式、行文習(xí)慣、辦事態(tài)度及行為效率等等，既可能有助其迅速進入文字秘書這一新角色，也可能導(dǎo)致思維偏執(zhí)、行為語言欠缺規(guī)范、辦事效率低下等問題的發(fā)生，因此，要早日進入角色，新進人員必須將自己牢牢定位在一個虛心求知的“小學(xué)生”的角色上。
1、要廣泛涉獵。“問渠哪得清如許，惟有源頭活水來”，一名合格的文字秘書要做到撰寫材料得心應(yīng)手、左右逢源，要使寫出的材料思路清晰、表意準確、恰得要旨，就必須有較為深厚的知識儲備和相當開闊的知識面，而這些都要靠平時廣泛涉獵的積累。一是要盡快熟悉本區(qū)域、本部門工作。本區(qū)域近年來的工作概況和行政基本情況、換屆以來的重要會議文件資料、主要領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、本級的各類重要文件精神、各下屬部門的年度工作總結(jié)、區(qū)域最新的工作動態(tài)及工作重點、本部門的工作運行模式等等都應(yīng)該成為新進人員所必須涉獵、盡快熟悉的對象。二是要充分吸取各類最新理論成果的養(yǎng)分，提高自身的理論水平。理論是一種方法論，它能幫助你在實際工作中更好的運用所學(xué)，更好地分析和解決問題。一名文字秘書，應(yīng)該孜孜不倦地從各類理論專著、報刊雜志、中央到地方各級的重要會議精神中積極吸取理論素養(yǎng)，從政治、經(jīng)濟、社會、生活等各個領(lǐng)域獲取最新的理論信息。唯有這樣，才能做到思想上的與時俱進，才能不斷提高自己參政設(shè)謀的水平和文字功力。三是要熟悉各類文本特征。公文類型多樣，言論性文章不同于會議報告，調(diào)查報告有別于經(jīng)驗文章，匯報材料與領(lǐng)導(dǎo)致辭又有差異；要弄清這些差異，就必須在大量閱讀不同類型公文的基礎(chǔ)上，仔細揣摩并掌握各種公文在構(gòu)架布局、遣詞造句、語氣口吻等方面不同特征，并通過寫作實際來加深對各類公文文本特征的認識。
2、要勤學(xué)不倦。古人云：“學(xué)不可以已”。對一名文字秘書而言，學(xué)習(xí)是一個永恒的主題。閱讀文風(fēng)樸實、行文嚴謹、邏輯嚴密的各類公文，可以使人得到潛移默化的提高，但也比較容易使人身心疲憊，產(chǎn)生厭惡情緒，從而降低閱讀質(zhì)量或者提前終止閱讀。要克服這一點，應(yīng)該在樹立正確積極的閱讀和學(xué)習(xí)態(tài)度的基礎(chǔ)上注重學(xué)習(xí)方法，可以采用多元閱讀法（朗讀與默讀相結(jié)合）、讀寫結(jié)合法（模擬寫作）、摘要筆記法（摘錄重要言論和文件精神）、分門別類法（按照不同專題制訂合理閱讀計劃）等等。凡此總總，目的只有一個，就是要使自己始終保持一種強烈的求知欲，始終以昂揚進取的心態(tài)去熟悉工作、提高寫作水平。
3、要虛心請教。一是要虛心向范文學(xué)習(xí)。“文如其人”，一篇堪稱典范的公文，往往凝聚著作者的心血與智慧，表明了作者對某個現(xiàn)象、問題的獨到見解；新進辦公室的文字秘書切忌“文人相輕”、自以為是，要像對待師長一樣懷著誠懇之心去品其文、揣其意、悟其真，要以解剖一只麻雀的態(tài)度從文章脈絡(luò)、結(jié)構(gòu)、觀點、詞句、語氣等各個方面加以學(xué)習(xí)和研究，從而獲取具體的寫作技巧。二是要虛心向辦公室的老同事學(xué)習(xí)。俗話說“姜是老的辣”，在較為長期的寫作實踐中，那些資歷較深的老同事往往有著異常豐富的公文寫作經(jīng)驗和高超的寫作技能，但出于性格、閱歷等因素的影響，他們往往不喜聲張，處事低調(diào)。面對這種情況，要以積極主動的姿態(tài)、誠懇謙虛的態(tài)度不斷向他們請教，對他們的指點要聽之、信之、用之，對他們幫助修改過的文章要反復(fù)閱讀，要細細體會改動的妙處，不惑之處還要舍得問，直到弄懂為止；要多看他們撰寫的文章，吸取可供借鑒的寫作技巧。三是要虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)。要學(xué)會用心聆聽每一位領(lǐng)導(dǎo)的教誨，要學(xué)會從領(lǐng)導(dǎo)的大會報告、會議發(fā)言、工作部署中吸取他們超前而清晰的思路、領(lǐng)會他們直接而準確的文風(fēng)、體味他們曉白而風(fēng)趣的語言，獲取撰寫材料尤其是領(lǐng)導(dǎo)報告、領(lǐng)導(dǎo)講話的第一手資料，并不斷開闊自己撰寫材料的思維空間。
二、要務(wù)實求真，甘當“小蜜蜂”
文字秘書的工作以務(wù)虛為主，但撰寫高質(zhì)量的文章則需要真真切切的智慧和汗水。正如大文豪蘇東坡所言，“紙上得來終覺淺，絕知此事須躬行”，要寫出高質(zhì)量的文章，要熟諳公文撰寫的內(nèi)在規(guī)律、提高自己的寫作水平，光靠閱讀積累學(xué)習(xí)人家的寫作技巧還遠遠不夠，歸根到底要通過自身反復(fù)的、艱苦的寫作實踐。對于文字秘書來說，就是要始終堅持邊學(xué)邊練，做一只樂于寫作、勤于寫作的“小蜜蜂”。
1、要樂于寫各種類型的公文。受個人知識構(gòu)成、理論素養(yǎng)、情感喜好等因素的影響，每一個秘書工作者對不同體例、不同工作領(lǐng)域的公文有著不同的寫作經(jīng)歷，并由此產(chǎn)生諸如“寫這種稿子我最拿手”、“我最不愛寫這類文章，沒勁”等等這樣迥異的寫作感受，結(jié)果是，其寫作能力在某一方面很突出，在某些方面又顯得偏弱。作為一名文字秘書，要成為公文寫作的“多面手”，切忌將個人情感傾向帶入到具體的寫作實踐中，要心平氣和地對待每一類型公文的寫作，既要為能較快掌握某一類型公文的寫作技巧而感到高興，又不能因為暫時寫不好某一類型公文而灰心喪氣、甚至產(chǎn)生厭煩頭痛等情緒，而要力爭通過培養(yǎng)興趣、反復(fù)練習(xí)、勤于請教、深入鉆研等方式來提高自己撰寫此類文章的水平，使自己的公文寫作能力得到全面提升。
2、要樂于寫長短不一的公文。文字秘書往往有“大筆”、“才子”等雅譽，自己往往也以文人自居，常常不屑于幾百千把來字等“小東西”的寫作，而樂于撰寫動輒幾千上萬字的鴻篇巨制。對于文字秘書而言，自己在辦公室的地位也需要通過撰寫出較高質(zhì)量的大型材料來體現(xiàn)，因此，他們往往致力于領(lǐng)導(dǎo)報告、大型調(diào)研材料的寫作練習(xí)，而疏于對簡報、信息、通知等內(nèi)容短小文體的練習(xí)，其結(jié)果是“大材料寫不得不大”（諸如思路狹窄、立意不高等）、“小材料寫得不小”（諸如語言欠精練等），從而影響其寫作水平的提高。可見，做為一名新進辦公室的文字秘書，在寫作實踐中，無論大小材料都應(yīng)該一以攬之。
3、要力求精益求精。“文章千古事”，只有真正的精品才能流傳于世。作為黨政機關(guān)文字工作人員，在長期的寫作實踐中，必須精益求精，對每一個字、每一句話、每一篇文章都要反復(fù)推敲、反復(fù)琢磨、反復(fù)修改，力求出精品。因此，文字秘書要將強烈的精品意識貫穿在每一次撰寫材料的全過程中，從素材的占有與篩選到觀點的提煉，從文章的布局到語言的組織都要深入思考，向最高的目標看齊，只要有一點不滿意，就絕不撒手，也只有這樣，所寫的文章才可能一篇好過一篇，寫作的水平才能一天高過一天。
三、要大膽創(chuàng)新，敢當“小牛犢”
創(chuàng)新是社會發(fā)展的動力，創(chuàng)新思維則是個人成長的關(guān)鍵。文字秘書要充分發(fā)揮其參政設(shè)謀的作用，必須具有創(chuàng)新思維，主動接受新的理念、新的觀念，并將創(chuàng)新的思維、創(chuàng)新的理念體現(xiàn)在所寫的材料之中，在一定程度上為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策開辟新的思考空間。這就要求文字秘書有較強的創(chuàng)新能力和敢于創(chuàng)新的勇氣，做一頭沖勁十足、無所畏懼、在思維世界里恣意馳騁的“小牛犢”。
1、要掙脫習(xí)慣思維。習(xí)慣思維為人們解決某一類具體矛盾提供了一種較為方便快捷的既定模式，同時也往往加速人們思想的僵化。對新進辦公室的文字秘書而言，為減少習(xí)慣思維帶來的負面影響，首先要有意識地淡化自己的職業(yè)背景，減少過去職業(yè)生涯中形成的思維習(xí)慣和工作方法對當前工作的影響；其次要以“有我”的狀態(tài)去熟悉和占有各個工作領(lǐng)域、各類型公文，要在學(xué)習(xí)公文寫作特別是閱讀公文的過程中，始終保持對所閱讀材料的自我的、自覺的評價，不要因為公文有所謂的固定寫作模式和套路而放棄自己的個性化的體驗，以免形成一個新的習(xí)慣思維；此外，還要加強對哲學(xué)理論的學(xué)習(xí)，掌握更多方法論，學(xué)會多種思維方式去看待和處理問題。
2、要促使思想成熟。“文如其人”，“文章是思想的表現(xiàn)形式”。一個人有什么樣的思想，就會寫出什么樣的文章，因此，要成為一名出色的文字秘書首先要成為一個思想深刻的人。思想的火花來自于思維的碰撞與摩擦。文字秘書由于所處的位置與地位，往往出于謹慎或者對同事、領(lǐng)導(dǎo)的敬畏而少言寡語，不善于或者不愿意在探討中闡述自己對問題的見解和主張，又往往在意見發(fā)生分歧時有意讓步，不能為自己辯護，缺乏堅定自己信念的勇氣，久而久之，自己的思維得不到充分的鍛煉，自己的思想認識水平也難以得到提高。所以，新進辦公室的文字秘書要具備“初生牛犢不畏虎”的膽識，要敢于在熟悉工作、了解業(yè)務(wù)、經(jīng)過深思熟慮的基礎(chǔ)上就某個問題與資歷深的同事、職位高的領(lǐng)導(dǎo)做正面的直接的談?wù)摵蜖庌q，使自己的思維得到錘煉，增強自己對客觀世界的主觀感知、評判能力，以促進自己思想的成熟。
3、要樹立創(chuàng)新意識。言當其時，一字千金，言過其時，一文不值。文字秘書做為各級領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，就是要想于領(lǐng)導(dǎo)所想之先，做于領(lǐng)導(dǎo)所做之前；要樹立超前意識，無論是撰寫材料，還是建言獻策，都要緊緊圍繞本區(qū)域或本部門工作中的熱點、難點、焦點，通過自己先人一步的調(diào)查研究、高人一籌的探索思考，努力發(fā)現(xiàn)矛盾問題的本質(zhì)所在；要樹立創(chuàng)新意識，大膽突破思維定勢，運用創(chuàng)造性思維，努力找到符合事物發(fā)展趨勢的解決之道。
四、要謹慎熱心，愿當“小媳婦”
文字秘書作為黨政辦公室的一份子，還要妥善處理好與領(lǐng)導(dǎo)和同事的關(guān)系。對于新進辦公室的文字秘書而言，要具備吃苦耐勞、謹慎辦事、熱心服務(wù)等品質(zhì)，要喜做“小媳婦”。
1、要細心寫作。公文較之于文學(xué)作品，邏輯更為縝密，語言更為平實精確，要旨更為彰顯，文風(fēng)往往嚴肅而莊重，撰寫這樣的文章，文字秘書需要有一支像小媳婦繡花針一樣的妙筆，唯有行文處處細心、字字留意，才能將紕漏降至零點，才能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓閱讀者滿意，才能切實維護黨政機關(guān)、部門應(yīng)有的莊重嚴肅。
2、要謹慎辦事。身處黨政辦公室，文字秘書也會接受一些撰文以外的事情，往往以領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的緊急性事務(wù)為主。做為新進文字秘書，受理此類事務(wù)時，要從容沉著，注意聽懂、聽清領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)的具體要求，在辦理的過程中則要盡量多動腦筋、替領(lǐng)導(dǎo)考慮周全，努力把事情辦得又快又好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。
3、要熱心待人。一名合格的文字秘書，不僅要能寫出質(zhì)量高的文章，還應(yīng)具備一定的協(xié)調(diào)能力，誠如曹雪芹所言“世事洞明皆學(xué)問，人情練達亦文章”，身處在辦公室這樣的黨政機構(gòu)綜合服務(wù)性部門，文字秘書會經(jīng)常接觸到各級領(lǐng)導(dǎo)干部，更應(yīng)該將為人處世當做一門大學(xué)問認真加以研究。新進辦公室的文字秘書大多資歷淺、年紀輕，在與同事、領(lǐng)導(dǎo)的交往中要體現(xiàn)年輕人的朝氣與活力，要熱心于內(nèi)務(wù)整理、跑腿送信等“苦活累活”，要熱心于為同事、領(lǐng)導(dǎo)在工作上分憂，在生活上解難；切忌心高氣傲，對待每一位同事、領(lǐng)導(dǎo)都要熱情和尊重，切忌搞團團伙伙、親此疏彼，要學(xué)會真誠待人、與人為善。此外，在公務(wù)接待中，新進辦公室的文字秘書還要熱心于充當“服務(wù)員”，不恥于端茶送水、遞煙敬酒，要通過周全的禮節(jié)在外單位領(lǐng)導(dǎo)面前自覺維護和樹立辦公室工作人員的良好形象。
