在我設(shè)計(jì)GTD筆記本的時(shí)候，一直在考慮的一個(gè)問題就是“時(shí)間管理與時(shí)間管理工具的關(guān)系”。

我們可以得到魔術(shù)道具，但魔術(shù)變得怎么樣是另外一個(gè)問題；我們可以得到倚天劍，但我們的武藝如何是另外一個(gè)問題；我們可以到魯班的斧子，但我們能否做出精美的物品是另外一個(gè)問題。

也就是說，如果我們沒有掌握方法，工具能夠給我們帶來的幫助將是很??；而如果我們掌握了時(shí)間管理的方法，一個(gè)好的時(shí)間管理工具有可能給我們帶來很大的幫助。

時(shí)間管理本身不是一件復(fù)雜的事情。人們無法掌握自己覺得復(fù)雜的事情，如果我們覺得還沒有充分掌握時(shí)間管理，那是因?yàn)槲覀冇X得時(shí)間管理還不夠簡單。

一個(gè)好的工具應(yīng)該能夠把一件復(fù)雜的事情變得更簡單，而非相反。一個(gè)好的GTD筆記本，它的最高境界，應(yīng)該是可以幫助我們把注意力集中到時(shí)間管理本身，而非把注意力集中到工具上。

所以，我希望在GTD筆記本的設(shè)計(jì)中，體現(xiàn)出GTD中最具實(shí)用性的部分：收集、整理、行動(dòng)、回顧。

• 收集環(huán)節(jié)是很關(guān)鍵的，就是讓那些存留在我們的記憶中會(huì)干擾我們思維的東西統(tǒng)統(tǒng)丟進(jìn)工作籃里去，以讓我們的思維靜下來，讓我們可以最高效率地處理好當(dāng)下的工作。我設(shè)計(jì)的GTD筆記本中的工作籃頁專門負(fù)責(zé)這個(gè)工作，此外各種便簽的設(shè)計(jì)也是為了這個(gè)工作。
• 整理環(huán)節(jié)，就讓我們拿出專門的時(shí)間，處理那些丟在工作籃里的念頭，因?yàn)槟切╇姽饣鹗哪铑^中不乏對(duì)我們有用的想法。工作計(jì)劃頁的設(shè)計(jì)就是為此而設(shè)計(jì)。對(duì)于較復(fù)雜的記錄于工作籃中的事情，把它轉(zhuǎn)寫到工作計(jì)劃的方框中，讓我們的注意力集中在它的上面，在后面的橫格中進(jìn)行分析。思維導(dǎo)圖頁是另一種方式來實(shí)現(xiàn)整理，將事情寫在思維導(dǎo)圖的中間方框里，將想到的事情寫在周圍的方框中，進(jìn)行分析。整理環(huán)節(jié)完成的標(biāo)志，就是工作籃被清空——所有我們在工作籃中記錄下來的東西都被劃掉。
• 行動(dòng)環(huán)節(jié)，就是把我們把可以直接執(zhí)行的事情按情景分類好，我們隨時(shí)可以根據(jù)當(dāng)前情景找到我們現(xiàn)在可以做的事情，以達(dá)到最好的效率。清單頁是為此而設(shè)計(jì)。對(duì)于行動(dòng)清單，我們可以在清單的標(biāo)題處標(biāo)好情景，以便分類。順便一提的是，對(duì)于情景的分類，完全應(yīng)根據(jù)自己的習(xí)慣和工作方式來確定，才能達(dá)到最好的效果。當(dāng)我們已經(jīng)對(duì)這個(gè)基本過程非常熟悉之后，對(duì)于特別清晰的行動(dòng)方面的想法，可以不必經(jīng)過工作籃，直接記錄到清單之中。對(duì)于那些比較簡單的想法，或者是我們已經(jīng)提煉的成熟模式的工作，我們也可以不經(jīng)過工作計(jì)劃頁或思維導(dǎo)圖頁的分析，直接從工作籃提取到清單頁中。
• 回顧環(huán)節(jié)，我們可以在某一個(gè)時(shí)間內(nèi)，對(duì)使用的整理方法進(jìn)行回顧，看看我們是怎樣把想法變?yōu)樾袆?dòng)的。總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提煉可行的模式，讓我們在今后的整理中更加快速和得心應(yīng)手。對(duì)于工作執(zhí)行情況的回顧，也是必不可少的。也許有一些任務(wù)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)遲遲沒有被執(zhí)行，這就應(yīng)該進(jìn)行分析，是歸類不當(dāng)，還是不可執(zhí)行性不夠，是否應(yīng)該繼續(xù)分解——行動(dòng)清單中所列的任務(wù)無法執(zhí)行的原因絕大多數(shù)都是因?yàn)榉纸獠粡氐讓?dǎo)致的可執(zhí)行性不夠。在這里，使用的又是工作籃，我們把回顧過程中的想法記錄下來。

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