這幾年我迷上了David Allen的GTD，并堅(jiān)持在Palms和Treos上使用。但在Windows Mobile上，我找不到滿意的GTD解決方案。當(dāng)然Windows Mobile也有各種豐富的GTD工具軟件可以選擇，但是，大多數(shù)使用比較麻煩。用它們來建立GTD系統(tǒng)，需要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力，而當(dāng)你在真正使用的時(shí)候，又顯得復(fù)雜笨重，使你舉步維艱！

所以，我決定尋找一種盡可能少使用其他的軟件的方法來實(shí)施GTD。這種方法要方便快捷，只要掃一下清單就知道要做什么，而對(duì)數(shù)據(jù)的輸入和管理也盡可能的輕量化。這種方法要能很方便地收集、處理、決定和執(zhí)行。而下面要介紹的就是這樣的方法！

如你所料，這種方法以管理任務(wù)為中心。GTD不主張給任務(wù)安排優(yōu)先級(jí)，對(duì)此我非常同意，這樣我就可以利用Exchange/Outlook里的任務(wù)優(yōu)先級(jí)做其他的事情：分類你的清單。

有三種類型的事情會(huì)進(jìn)入到GTD的任務(wù)清單：下一步行動(dòng)（你可以馬上做的行動(dòng)）、項(xiàng)目（有相同目標(biāo)的一系列下一步行動(dòng)清單）和將來某時(shí)/也許（希望在某個(gè)時(shí)候做但還沒有決定做的事情）。在我的系統(tǒng)里，下一步行動(dòng)全部設(shè)為高優(yōu)先級(jí)，項(xiàng)目是普通優(yōu)先級(jí)，將來某時(shí)/也許是低優(yōu)先級(jí)。

當(dāng)按優(yōu)先級(jí)給任務(wù)排序時(shí)，所有的下一步行動(dòng)會(huì)全部排在前面，然后是你的項(xiàng)目。當(dāng)排在前面的下一步行動(dòng)全部做完時(shí)，就需要從項(xiàng)目里再創(chuàng)建出新的下一步行動(dòng)，推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)展！

對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目（普通優(yōu)先級(jí)的任務(wù)），我會(huì)在備注里分解成下一步行動(dòng)清單，GTD不主張過多過細(xì)的分解樹狀結(jié)構(gòu)的任務(wù)，因?yàn)檫@會(huì)加重你修改時(shí)候的復(fù)雜度（計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化）。

GTD推薦一種“信封背面”式的計(jì)劃，只要簡單列出你知道的關(guān)于這個(gè)項(xiàng)目的所有事情，這樣，就會(huì)有足夠的彈性按你想要的任何順序執(zhí)行了（當(dāng)然要保證順序的合理性，不可能先穿鞋再穿襪子），并且始終保持目標(biāo)不變。

當(dāng)需要的時(shí)候我會(huì)復(fù)制一行并生成下一步行動(dòng)（高優(yōu)先級(jí)任務(wù)），這樣它就會(huì)顯示在任務(wù)列表里等待執(zhí)行。而當(dāng)我完成一步的時(shí)候，我會(huì)在計(jì)劃清單那一步前面打個(gè)X表示已經(jīng)完成。當(dāng)所有的行動(dòng)全部完成，并且想不出還有其他的事情需要做了，就可以標(biāo)識(shí)這個(gè)項(xiàng)目完成了。

當(dāng)我們整體審視任務(wù)清單時(shí)，我可以看到所有的下一步行動(dòng)，也可以按情境過濾這些行動(dòng)，看看在當(dāng)下可以做些什么。

使用現(xiàn)代移動(dòng)技術(shù)的一個(gè)奇妙的作用就是，我比大多數(shù)人需要少得多的情境。比如，我不需要”@電話”，因?yàn)殡S身帶著我的智能手機(jī)；我也不需要”@互聯(lián)網(wǎng)”，因?yàn)槲矣泄P記本可以隨時(shí)隨地上網(wǎng)……

只有四個(gè)情境對(duì)我來說是有意義的：

1. @電腦：那些需要臺(tái)式機(jī)才能做的事情
2. @家：那些在公寓或者公寓附近做的事情
3. @在外：在路上或者在需要在外做的事情
4. @工作：需要在辦公室做的事情

就這些！

每個(gè)任務(wù)可以分配任意個(gè)甚至所有的情境，這樣我就可以過濾出當(dāng)時(shí)某個(gè)特定情境下可以執(zhí)行的下一步行動(dòng)。過濾是Windows Mobile任務(wù)應(yīng)用程序的內(nèi)置功能，可以只過濾出活動(dòng)任務(wù)（未完成、未設(shè)開始日期或者開始日在今日及今日以前）。

我定義了一個(gè)”!項(xiàng)目”情境，并分配給所有的項(xiàng)目，這樣當(dāng)我平時(shí)按情境過濾列表的時(shí)候，這些大項(xiàng)目就不會(huì)出現(xiàn)，只列出有需要執(zhí)行的小行動(dòng)（反正這些項(xiàng)目最終都會(huì)被拆分成一個(gè)個(gè)的小行動(dòng)并分配相應(yīng)的情境） ，免得我分心。對(duì)于那些我忘記分類的任務(wù)，內(nèi)建的“無類別”過濾器可以找到它們！

這個(gè)系統(tǒng)的一大好處在于只用到了Windows Mobile系統(tǒng)的內(nèi)建任務(wù)（到目前為止），但是任務(wù)也只能做到這么多了，我還需要一個(gè)地方來收集我的想法，需要一個(gè)隨身可用的收件箱。

在最近的文章里，我提到過在手機(jī)里有一個(gè)簡單的文本文件Notebook.txt并與臺(tái)式機(jī)保持同步，為了方便容易的打開這個(gè)文件，我還在手機(jī)和電腦的開始菜單里建立了這個(gè)文件的快捷方式。當(dāng)我有想法的時(shí)候，不管這個(gè)想法是什么，就打開這個(gè)文件記下來。

一般來說一天一次（有時(shí)候比較勤快有時(shí)候比較懶），我把這個(gè)文件里的內(nèi)容剪切整理成任務(wù)、約會(huì)或者參考文檔。注意我說的是剪切，一旦處理完了，這些內(nèi)容就會(huì)從Notebook上消失。我喜歡盡可能的保持Notebook處于清空狀態(tài)！

推薦用PHM Notepad來編輯Notebook.txt，因?yàn)樗乃俣群芸?，幾乎可以瞬間打開。當(dāng)然，如果你不想安裝任何軟件，用內(nèi)置的Word也可以，只不過響應(yīng)時(shí)間稍慢，打開文件大概需要1到2秒。(這也是我為什么傾向于使用文本文件而不是Word文檔，我希望在臺(tái)式機(jī)和手機(jī)上都能很快的打開它。)

這就是我的整個(gè)GTD系統(tǒng)，快捷、簡單，只有一個(gè)額外的文本文件需要同步。當(dāng)然如果你不介意你的”收件箱”不集中的存放在不同的計(jì)算機(jī)上的話，也可以不同步這個(gè)文件，因?yàn)槭占渥罱K都是要被清空的。這個(gè)系統(tǒng)雖然簡單，但是麻雀雖小，卻深得GTD精髓，您不妨試試看。

原文：Fast GTD in Windows Mobile - JeffKirvin.net