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Office Excel與圖表幻燈片的完美結(jié)合__Excel__Rdxx.Com

 細雨留花 2009-02-28

新的一年開始了,很多朋友不僅要準(zhǔn)備新一年的工作計劃,還要做上一年的總結(jié)報告,用什么能更加準(zhǔn)確直觀的表現(xiàn)這些內(nèi)容呢?當(dāng)然是用圖表幻燈片,這樣就可以利用現(xiàn)代化的投影設(shè)備一邊介紹一邊演示,形象生動,很有說服力。
PowerPoint制作圖表幻燈片其實是一件很容易的事,但讓人很頭疼的是圖表中所用的數(shù)據(jù)如何輸入。一是我們有原始數(shù)據(jù),再次輸入數(shù)據(jù)顯得有點浪費時間,再一個這里的數(shù)據(jù)表處理數(shù)據(jù)不像Excel表格那樣方便,有沒有辦法直接利用Excel表格里的數(shù)據(jù)來建立圖表呢?有,我們可以利用下面介紹的兩種方法來免去煩瑣和重復(fù)輸入過程。

一、 直接復(fù)制數(shù)據(jù)到PowerPoint中
要想直接利用Excel中的原始數(shù)據(jù)來創(chuàng)建圖表必須有一份原始的數(shù)據(jù)文件,然后進行如下步驟的操作:
第一步:打開PowerPoint,依次點擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片,此時會PowerPoint會自動插入一個圖表的實例,別管它,直接點擊工具欄上的“編輯/導(dǎo)入文件”,就會彈出一個“輸入數(shù)據(jù)選項”對話框(如圖1),選擇需要制成圖片的工作表。如果只需要導(dǎo)入工作表的一部分內(nèi)容,單擊“選定區(qū)域”前面的單選按鈕,并在后面的文本框中輸入要導(dǎo)入的區(qū)域。例如,我們要導(dǎo)入工作表中的前兩列(整個工作表有10條數(shù)據(jù)),可以這樣表示“A1:B10”。這里有一點需要注意,選定區(qū)域必須是連續(xù)的單元格或行列,最后勾選“覆蓋現(xiàn)有單元格的內(nèi)容”,點擊“確定”按鈕即可。


Office Excel與圖表幻燈片的完美結(jié)合
圖1

第二步: 當(dāng)我們按照上述方法導(dǎo)入數(shù)據(jù)以后可能發(fā)現(xiàn)幻燈片中的圖表和我們要求的相距甚遠,如所有的柱狀圖都收縮到一起了(如圖2),這就需要我們適當(dāng)調(diào)整。通過觀察可以發(fā)現(xiàn),數(shù)據(jù)表中的A列前面有一個列,這是用來顯示坐標(biāo)軸的數(shù)據(jù)用的,將其選中后單擊菜單“編輯/刪除”將它刪除,為了使數(shù)據(jù)系列正好顯示在圖表正中,然后我們還應(yīng)該在數(shù)據(jù)表中刪除多余的空行。然后單擊菜單“數(shù)據(jù)/列中系列”,讓圖表按列分類顯示,怎么樣,整體效果已經(jīng)出來了吧(如圖3)!

Office Excel與圖表幻燈片的完美結(jié)合
圖2

Office Excel與圖表幻燈片的完美結(jié)合
圖3


二、 在Excel與PowerPoint數(shù)據(jù)表之間建立鏈接
上面的操作是將Excel中的數(shù)據(jù)直接復(fù)制到了幻燈片中的數(shù)據(jù)表中,以后改變Excel中的數(shù)據(jù),圖表幻燈片也不會跟著改變,那如何才能使圖表隨著Excel數(shù)據(jù)的改變而隨時改變呢,我們可以通過在Excel與PowerPoint數(shù)據(jù)表之間建立鏈接的方法來實現(xiàn),這樣當(dāng)源數(shù)據(jù)改變時,能夠馬上在圖表幻燈片中顯示出來,具體操作步驟如下:
首先在Excel中選擇要與PowerPoint中數(shù)據(jù)表建立連接的數(shù)據(jù)范圍,單擊菜單“編輯/復(fù)制”。
然后新建一個PPT文檔,點擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片,并清空彈出來的“數(shù)據(jù)表”輸入框中所有的數(shù)據(jù),再單擊菜單“編輯/粘貼鏈接”,此時Excel中的數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)表中了,其它操作方法和第一種一樣。
以后如果我們在Excel中更改數(shù)據(jù),則PowerPoint中數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)也相應(yīng)的改變,同時圖表也跟著改變。利用上面兩種方法可以免去我們重復(fù)輸入之苦,有這方面需要的朋友不妨試一試。

提示:這種超鏈接的圖表方法要求不能更改Excel文檔和與之對應(yīng)的PPT文檔的路徑,否則PPT文檔就不會跟隨Excel文件的修改而時時更新數(shù)據(jù)了。

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