blueski推薦[2005-2-25]

  出處：天極網(wǎng)

  作者：王晨志

  今天，辦公自動化領(lǐng)域一系列的變革令人矚目，其中之一便是OA的管理核心由正在由單純的事務(wù)處理轉(zhuǎn)向融合知識管理的協(xié)同辦公，換言之，知識管理是辦公自動化的革命性進(jìn)展，是新一代OA的發(fā)展方向，而OA將為知識管理提供基礎(chǔ)環(huán)境，成為實(shí)現(xiàn)知識管理的協(xié)同工作平臺。

  OA管理核心的轉(zhuǎn)變：知識管理

  辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過十幾年的發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入到新一代的協(xié)同OA時(shí)代。協(xié)同OA不僅可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)各組織、各部門以及人員之間的協(xié)同，還能夠很方便的將各種內(nèi)外資源結(jié)合在一起，從而讓人們越來越多的體會到協(xié)同所帶來的高效；而接下來的問題就是：我們?nèi)绾螐默F(xiàn)有的OA系統(tǒng)中挖掘更多的信息、創(chuàng)造更多的價(jià)值？我們的答案是引入知識管理思想。

  事實(shí)上，知識管理正是新一代的OA區(qū)別于傳統(tǒng)OA的應(yīng)用之一。在傳統(tǒng)OA中，企業(yè)的所有動作都是圍繞著具體的事務(wù)來進(jìn)行的，而OA的目的也在于幫助企業(yè)擺脫部分手工工作，在一定程度上提升業(yè)務(wù)效率。傳統(tǒng)OA中的信息是以單純的文檔、或靜態(tài)數(shù)據(jù)等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。而新一代OA不僅提供基本的信息和事務(wù)管理平臺，還關(guān)注這些信息和業(yè)務(wù)過程中所包含的知識，并利用一系列知識管理工具實(shí)現(xiàn)對其的獲取、轉(zhuǎn)化、存儲和利用，以支持企業(yè)知識型組織的建立。應(yīng)該說，引入知識管理是辦公自動化領(lǐng)域的一場革命，必將給OA帶來更高層面的應(yīng)用價(jià)值。

  在我們進(jìn)一步探討知識管理如何與OA應(yīng)用相結(jié)合之前，我們不由要問：究竟什么是知識管理？

  什么是知識管理

  正如安德魯.卡內(nèi)基所說“在一個組織內(nèi)，唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識和她的人員?！敝R正在成為推進(jìn)企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的源動力。尤其當(dāng)前社會已經(jīng)邁入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，與工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不同，它的特征是社會生產(chǎn)能力和商品過剩，競爭異常激烈、客戶需求變化頻繁，對企業(yè)的應(yīng)變能力、決策能力和創(chuàng)新能力都提出了更高的要求。因此推動社會發(fā)展的主要力量不再是傳統(tǒng)的自然資源、資本和勞動力，而是知識。

  那么什么是知識管理呢？引用斯維拜(Karl E Sverby)從認(rèn)識論角度對知識管理的定義，便是“利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造價(jià)值的藝術(shù)?！币簿褪钦f，知識首先不同于傳統(tǒng)的資產(chǎn)，它更多的以“無形”的形式存在，例如人的經(jīng)驗(yàn)、心得，人所掌握的技能等，而無形的知識卻是無價(jià)的，知識管理就是要用科學(xué)的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng)新這些知識，從而在企業(yè)組織中成為管理運(yùn)營的智慧資本，給企業(yè)帶來價(jià)值。

  因而我們說，知識管理是一種全新的經(jīng)營管理模式，它要求企業(yè)將知識視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵；從實(shí)踐的層面上來說，知識管理一方面需要及時(shí)獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對與知識相關(guān)的活動進(jìn)行充分的管理和支持，這就需要把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來。

  OA對知識管理的支撐

  了解了知識管理的基本概念后，OA又該如何提供對知識管理的支撐呢？首先，我們來看一下知識管理所包含的基本要素：

  知識來源：從內(nèi)容上來分類，知識包括各種技能、專業(yè)、事實(shí)、能力、法則、規(guī)律等；從存在的形態(tài)來分類，知識包括顯性知識(各種數(shù)據(jù)、文檔、材料等)和隱性知識(人頭腦中的思維方式、專業(yè)知識、掌握的技能技巧等)。

  存儲知識：知識的存儲包括存儲的場所、存儲的形式、組織的方式等。

  共享知識：知識的共享從另一個方面來說就是知識的分發(fā)、傳播，讓知識的使用者可以最大限度的獲取知識，從而使知識通過共享實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

  利用知識：知識的利用就是要讓知識在獲取的同時(shí)，轉(zhuǎn)化為人員的技能、能力，以及組織的智慧資本。

  因此，相對應(yīng)的，OA應(yīng)該為知識管理的這些要素提供管理工具：

  知識的獲?。撼爽F(xiàn)成的文檔資料外，知識更多的存在于的日常活動的過程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過程中。因此OA應(yīng)擴(kuò)大其對企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運(yùn)營，同時(shí)將知識管理貫穿于企業(yè)運(yùn)作的各個環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時(shí)隨地的關(guān)注、跟蹤和攫取業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的知識，并進(jìn)行及時(shí)的記錄，而不必從頭撰寫文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對一個客戶從獲得信息到簽單的銷售過程可以很方便的隨時(shí)被記錄，簽單結(jié)束后便可自動形成知識庫的一部分；另外就是OA也可以進(jìn)一步擴(kuò)展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識供訪問者共享。

  知識的整理：知識的原始形態(tài)是雜亂無章的，因此需要對各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化知識的有序管理。這包括提供對各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲；對各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化；提供可高度定義的知識目錄；提供可細(xì)分的，多角度的共享權(quán)限安全設(shè)定；提供各種知識展現(xiàn)平臺；提供知識與知識之間的關(guān)聯(lián)等。

  知識的分發(fā)：完成了知識的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價(jià)值的知識通過各種手段進(jìn)行廣泛的傳播。因此一方面，知識可以以各種形式展現(xiàn)，例如內(nèi)外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關(guān)文檔等；另一方面還可以通過知識訂閱、交流社區(qū)、即時(shí)通訊、網(wǎng)絡(luò)學(xué)校、工作流程等進(jìn)行分發(fā)；分發(fā)對象可以為某個部門的人員，也可以為整個企業(yè)或外部的合作伙伴等。

  利用知識：完成了知識分發(fā)后，下一步的工作就是促進(jìn)人員有效的對知識進(jìn)行汲取，并對知識的轉(zhuǎn)化進(jìn)行評估和分析。這包括知識的查詢，如提供出色的信息檢索功能、知識關(guān)聯(lián)、知識地圖等使企業(yè)在業(yè)務(wù)過程中可以迅速地獲得需要查找的信息；學(xué)習(xí)評估和考核，提供各種學(xué)習(xí)和測驗(yàn)工具；知識分析和統(tǒng)計(jì)，從各種角度分析知識的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容以及被閱讀的情況，判別知識的價(jià)值和人員的趨向等。

  創(chuàng)新知識：知識被汲取并加以利用后，又會在實(shí)踐中產(chǎn)生新的知識。因此知識管理還需要利用創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識顯性化，補(bǔ)充到原有的知識體系中，并重新進(jìn)入知識獲取、存儲、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實(shí)現(xiàn)知識的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時(shí)和便利的創(chuàng)建知識；新知識能夠迅速進(jìn)入原有的知識體系；與人力資源管理相結(jié)合，對知識積累的考核和激勵；突破組織界限，進(jìn)行動態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內(nèi)外部的知識力量等。

  總結(jié)而言，從知識管理的過程來看，它像是一個螺旋形，一方面，知識從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng)新，再到獲得，這是一個不斷循環(huán)往復(fù)的過程；另一方面，知識通過這樣的循環(huán)，知識本身得到不斷的積累，知識量不斷擴(kuò)大，從而對組織產(chǎn)生越來越強(qiáng)的影響力。而從知識管理的平臺來看，新一代OA將拓展和深化其應(yīng)用，圍繞整個的知識管理過程，提供內(nèi)容管理、知識檢索、知識推送、知識創(chuàng)建、知識激勵、知識分析等一系列的工具，同時(shí)將知識管理從狹隘的文檔管理擴(kuò)展到企業(yè)的整個業(yè)務(wù)管理和運(yùn)作環(huán)節(jié)中，并與其緊密的融合在一起，從而以知識管理有效的提升個人和組織的能力！