提及OA，人們往往會很自然的把它與“檔案管理”、“公文流轉(zhuǎn)”等聯(lián)系在一起，這也是脫胎于政府收發(fā)文的OA給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發(fā)展歷程中，OA自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個“文秘”――企業(yè)需要依靠它來進行一些基本的行政事務(wù)處理，但同時卻很難從中獲得更多的價值，這就是辦公自動化系統(tǒng)所處的現(xiàn)實和 困境，也是企業(yè)用戶對傳統(tǒng)OA不滿意的焦點所在。

    而今天，隨著協(xié)同軟件理論和技術(shù)的日趨成熟，協(xié)同OA應(yīng)運產(chǎn)生。它源自傳統(tǒng)OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現(xiàn)出其不同與傳統(tǒng)OA的應(yīng)用和更高層面的價值。

    在闡述傳統(tǒng)OA和協(xié)同OA的區(qū)別之前，讓我們來回顧一下OA的發(fā)展歷程及其相應(yīng)的特點。

    回顧：辦公自動化的發(fā)展過程

    第一代OA起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業(yè)部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，并形成了以后OA的基本體系。此時OA的架設(shè)也多在C/S下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公。

    第二代OA是從90年代中期開始，隨著互聯(lián)網(wǎng)(Internet)的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以Internet為基礎(chǔ)，第二代OA實現(xiàn)了B/S架構(gòu)，并很好的支持了移動辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。同時，OA系統(tǒng)也加入了更多的功能，如BBS、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質(zhì)上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內(nèi)容。

    90年代末期開始，隨著市場環(huán)境的變化和協(xié)同管理(Collaboration)的興起，OA的指導(dǎo)思想開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，更多的強調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同，OA中也加入了新的協(xié)作工具，如即時通訊、項目管理、網(wǎng)絡(luò)會議、文檔共享等等，第三代OA出現(xiàn)了。但此時的OA還是沒有完全突破傳統(tǒng)OA的局限，實現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的；更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。

    縱觀OA的發(fā)展歷程，我們發(fā)現(xiàn)，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務(wù)搬到計算機網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計算機技術(shù)的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進行了電子化，并在工作流管理上有所增強外，并未給企業(yè)帶來更多的價值。同時，盡管第三代OA開始加入新的理念如“協(xié)同”，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來看，它離真正的“協(xié)同”還有相當?shù)木嚯x。

    現(xiàn)狀：用戶面對的OA系統(tǒng)

    了解了OA的發(fā)展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現(xiàn)在用戶面對的辦公自動化系統(tǒng)又是怎樣的一個情況呢？

    第一類OA：沿襲傳統(tǒng)OA，簡單和低價

    開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價格和開發(fā)成本都比較低，它的功能主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種信息依然以“孤立”和“靜態(tài)”的形式存在?？傮w上來說，這類OA只能幫助企業(yè)邁入“辦公自動化”的初級階段，對希望利用OA提高管理水平的企業(yè)來說并沒有多大實質(zhì)性的幫助。

    第二類OA：實現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈活性

    第二類OA相對來說是比較先進的OA，它開始納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進行了相當?shù)母倪M，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協(xié)作工具實現(xiàn)人與人之間、部門與部門之間的協(xié)同，OA的架構(gòu)也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有實現(xiàn)更深層次的對接，其“辦公”涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。

    面對辦公自動化的現(xiàn)狀，我們會問：辦公自動化到底應(yīng)該為企業(yè)帶來什么應(yīng)用價值？它將何去何從？實際上，這是兩個相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應(yīng)用價值。

    思考：尋求OA的價值

    讓我們先來看一下現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應(yīng)用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注“監(jiān)控和決策”；部門領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對業(yè)績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān)注“管理和協(xié)調(diào)”；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注“高效和協(xié)作”。而從應(yīng)用內(nèi)容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務(wù)、項目等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)了“辦公自動化”。因此OA應(yīng)該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進行緊密的結(jié)合。

    再來看一下企業(yè)當前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用應(yīng)該更多的被納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。

    從以上可以看出，一方面我們應(yīng)該延展和深化OA的應(yīng)用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)――協(xié)同OA。

    變革：協(xié)同OA實現(xiàn)的飛躍

    協(xié)同OA基于全新的管理理念和功能體系而設(shè)計，因而它呈現(xiàn)出完全不同于傳統(tǒng)OA的特性，在泛微軟件的協(xié)同OA產(chǎn)品e-cology中，首先可以體現(xiàn)為如下三方面的基本設(shè)計思想：

    信息網(wǎng)狀思想：將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張“信息網(wǎng)”；業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想：對各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行整合并實現(xiàn)在統(tǒng)一平臺上的統(tǒng)籌管理；隨需而應(yīng)思想：企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié)作。

   基于這三大基本思想體系設(shè)計的協(xié)同OA一方面打造了高度“協(xié)同”的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了OA的應(yīng)用，從而完全突破了傳統(tǒng)OA的局限，有效幫助企業(yè)整合各種資源，提升管理：

    關(guān)聯(lián)

    企業(yè)的分析和決策來源于準確、全面和及時的信息，而“孤島式”的信息一方面很難全面反應(yīng)真實的情況，另一方面也容易造成數(shù)據(jù)混亂、更新不及時、難以統(tǒng)一管理和獲取等問題。在傳統(tǒng)OA中，例如銷售經(jīng)理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態(tài)的，表面的信息；這個時候他可能要通過不同的應(yīng)用系統(tǒng)去查詢更多的信息，或者與相關(guān)人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協(xié)同OA中，由于信息之間已經(jīng)建立了各種關(guān)聯(lián)，因而銷售經(jīng)理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關(guān)信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項目、提交人的情況、原始單據(jù)或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換。通過這樣的關(guān)聯(lián)，為企業(yè)真實的還原了信息本來的“網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。

    深化

    企業(yè)管理涉及到的環(huán)節(jié)是眾多的?，F(xiàn)代化企業(yè)就象一臺不停運轉(zhuǎn)著的精密機器，而各種管理和運營環(huán)節(jié)就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關(guān)系，并且必須為企業(yè)的共同目標而實現(xiàn)一致性的運作。例如一個產(chǎn)品的銷售，涉及到產(chǎn)品的功能和質(zhì)量(產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)控及升級)、產(chǎn)品的市場宣傳(宣傳平臺、宣傳文件和方式)、具體銷售業(yè)務(wù)的開展(客戶管理、項目跟蹤、合同簽訂)、相關(guān)費用的報銷(單據(jù)填寫、流程審批、數(shù)據(jù)更新)等，而這些業(yè)務(wù)是否能夠被很好的管理并實現(xiàn)統(tǒng)一性的協(xié)調(diào)將直接影響到產(chǎn)品的銷售成果。傳統(tǒng)OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)過程進行管理，當然就更難以支持整個業(yè)務(wù)鏈的平滑運作了。而在協(xié)同OA中，對管理范疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業(yè)方便的對更多的環(huán)節(jié)進行整合和統(tǒng)籌管理。

    協(xié)作

    要實現(xiàn)良好的協(xié)作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通；其次，需要對整個的協(xié)作進行管理，讓協(xié)作的對象為共同目標而進行一致性的、協(xié)調(diào)的動作，對協(xié)作過程進行監(jiān)控、調(diào)整，對協(xié)作產(chǎn)生的信息進行完整的保留，并以知識的方式進行再利用；第三，由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個運營環(huán)節(jié)中，因此還需要一定的應(yīng)用廣度來支持對其的管理。在傳統(tǒng)OA中，協(xié)作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現(xiàn)一部分的協(xié)作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內(nèi)容零散，之后也很難對其結(jié)果進行進一步的整理。而在協(xié)同OA中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內(nèi)容可以是企業(yè)積累的各種知識文檔，項目進展中的某個任務(wù)，或是企業(yè)的一個合同會簽流程，一種需要分配的物資；協(xié)作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發(fā)生在企業(yè)同一部門員工之間，也可以發(fā)生在跨部門員工之間，還可以是不同企業(yè)，企業(yè)與客戶或合作伙伴之間的協(xié)作；協(xié)作的方式可以是知識文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會議、即時聊天、任務(wù)分配等。同時，協(xié)作的過程和結(jié)果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。

    總結(jié)來說，協(xié)同OA基于三大基本思想體系，在“關(guān)聯(lián)”、“深化”和“協(xié)作”方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng)OA的應(yīng)用，把OA與企業(yè)管理的需求真正的相結(jié)合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。