圕人堂話題：資源采購和參考咨詢的職責劃分

空谷天籟 2024-12-09

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圖謀按：2024年11月19日，圕人堂QQ群部分成員就資源采購和參考咨詢的職責劃分話題展開討論，特此予以整理，供參考。

飛飛：麻煩問下大家這個問題，就是資源采購和參考咨詢的職責劃分問題？我們數(shù)據(jù)庫平臺打不開，然后參考咨詢的老師就說為什么負責購買的人不每天看一下，打不開要及時聯(lián)系公司啊。

徽子：參考咨詢的人可以把打不開的情況反饋給負責購買的人。

飛飛：還有資源試用的問題，有老師問，為什么這個試用平臺打不開呢？參考咨詢的老師就來問，這個平臺為什么打不開，試用日期到什么時候？我的理解是，參考咨詢的人打不開可以聯(lián)系公司銷售啊。

槐云影：這不是普通員工能決定的事情，如果想徹底解決，就按層級，報告給部主任，再由部主任和館領導重新規(guī)劃職責歸屬；如果不想繼續(xù)糊著。

飛飛：我就領導啊?，F(xiàn)在要劃清兩個的職責。是不是負責采購的人，采購完就完事，剩下的是參考咨詢的事情，比如說研究這個數(shù)據(jù)庫，解答老師問題，不懂的就問銷售啊。

Shirlechen:我們館是這樣的，每個數(shù)據(jù)庫都分配了相應的學科館員負責，如果他們解決不了就會聯(lián)系資源采購的同事，或直接跟數(shù)據(jù)庫商聯(lián)系。

飛飛：我們就兩個人，負責資源采購的還要買紙質(zhì)圖書。參考咨詢的人負責解答讀者各類問題和檢索課，兩個人都說自己很累，工作量很大，但是增加人是不可能的?，F(xiàn)在我的感覺是，負責參考咨詢的人并沒有盡力解決問題。

新生學習：@典典請教，現(xiàn)在評估對紙質(zhì)資源的要求，（生均冊數(shù)、年入藏數(shù)等）最近幾年有新的文件要求嗎？

boner:建個群，有異常，參考咨詢的人可以直接跟廠商反饋，購買的人督促廠商及時反饋。

飛飛：建個群是好辦法，估計這群就四個人，領導、廠家、參考咨詢的人、采購的人。買一個庫要一個群，那么這個群也太多了。

小圖小情：還得有負責技術的人。

boner: 為什么一個庫啊，所有數(shù)據(jù)庫的不可以在一個群?

小圖小情：可以建一個群，把所有數(shù)據(jù)庫商拉到群里啊。誰出問題艾特誰。

武漢，鄒雙*:按職責來說，參考咨詢不負責這個，應該是數(shù)據(jù)庫維護人員負責聯(lián)系商家。

小圖小情：我們館如果是使用出問題，是反饋給技術部同事。他們首先排除學校網(wǎng)絡的問題，確定是數(shù)據(jù)庫本身的問題，參考咨詢同事再去聯(lián)系數(shù)據(jù)庫商。

boner: 我們也是的，不過一般問題分兩種情況，有時候涉及技術，有時候是廠商原因。

飛飛：還是責任心的問題，有責任心的人累死，沒責任心的人混著走，圖書館一直以來的狀況。

小圖小情：聯(lián)系數(shù)據(jù)庫商的過程，有時候是需要采購協(xié)助的。

小圖小情：@飛飛這句話總結(jié)到位啦

boner: 數(shù)據(jù)庫商畢竟還是跟采購有點制約的，不然一般的工作人員，也不一定理你。

典典：@新生學習目前我所了解的還是生均100冊，年新進書生均4冊。

徽子：@飛飛數(shù)據(jù)庫使用方面的問題收集是參考咨詢的事，聯(lián)系數(shù)據(jù)庫商是采購的事。

典典：@飛飛我們館是參考咨詢的負責回答讀者的問題，資源采購的負責解決技術問題。跟供應商的溝通，數(shù)據(jù)庫的維護屬于資源采購的事情。參考咨詢這邊可以整理一些常見的問題的答案，發(fā)在讀者群里。讀者有問題可以在群里問。問的多了，有些常見的問題學生就可以幫忙回答。每個學期，會挑幾個回答問題積極的讀者發(fā)個小獎品，給與獎勵。

飛飛：我怕資源采購的人跟數(shù)據(jù)庫商有利益往來，在采購/續(xù)訂的時候要求參考咨詢?nèi)藛T參與進去，參考咨詢?nèi)藛T要統(tǒng)計使用量，要給數(shù)據(jù)庫打分。

在天堂搬磚的人：真希望我們也搞這個，有時候真的被有些數(shù)據(jù)庫商氣死，給了錢了就開始擺爛了，什么問題都拖拖拉拉不給解決，讀者的怨氣全壓我們頭上。

飛飛：有時候續(xù)訂還是不續(xù)訂？參考咨詢?nèi)朔磳τ?，如果他意見充分，我們也不會再購買。

2832844363：請教各位高校館的老師，近年來因為經(jīng)費問題，紙質(zhì)圖書的采購也越來越困難，想請教各位采訪部的老師除了紙質(zhì)書采購還可以開展什么新業(yè)務？

典典：貴館采訪部的人太多了沒活干了？

飛飛：我們采編部先是開展讀者活動，然后分離出去做閱讀推廣，最后采編部只有一個人。

2832844363：@典典算上我只有兩個人。

飛飛：期間也把期刊采購和編目分給采編部，你們一年買多少本書，采購經(jīng)費是多少。

2832844363：@飛飛我們館有單獨的閱讀推廣部門負責讀者活動，而且我們不訂期刊了。所以能做的太有限了。

典典：@2832844363 有兩種思路，一種思路是整合所有的資源采購，改為資源建設部，包括圖書、期刊、電子資源的采購都資源部負責。第二種就是分流，采訪的人做圖書推薦也是順手的事。

飛飛：問題是，現(xiàn)在紙質(zhì)書也沒人看，你推薦個啥？

典典：還可以做圖書捐贈、特色館藏。

2832844363：我們館經(jīng)費極少，都是經(jīng)費剩下了不知道干什么才買點紙質(zhì)書。

典典：@飛飛難道不是因為看紙質(zhì)圖書的人少，才需要閱讀推廣活動嗎？

典典：@2832844363 領導不要求就閑著唄。

2832844363：快年底了得寫工作計劃啊@典典

徽子：@飛飛難道不是因為將來會回歸紙質(zhì)閱讀，才需要閱讀推廣活動嗎？

典典：@2832844363 面向全社會接收捐書，每年畢業(yè)季向畢業(yè)學生接收捐書，特色館藏建設，收藏本校教師及校友出版的著作。

Arya:為啥會回歸紙質(zhì)書？

騎鹿踏雪：因為紙質(zhì)書閱讀才有數(shù)字。

飛飛：電子的也有。

徽子：@Arya 樸素的相信物極必反吧，電子閱讀實在很難談得上深度閱讀。

飛飛：我們學生喜歡用電子書，這些年還喜歡用聽書。

Arya: 以后直接腦機接口了。

飛飛：我們還想過租閱讀器讀書呢。

Arya: 我們館就有免費借閱讀器。

典典：@飛飛那你們經(jīng)費條件可以哦。

典典：大一點的圖書館應該都有。

飛飛：沒錢跟學校要啊。一年幾百萬還舍不得投入嘛，其他部門買個軟件都要百八萬。

典典：學校也是個有錢的學校。一年幾百萬，做夢都在笑。

飛飛：一年幾個億好嗎

櫟言：@飛飛我們館目前是采購部只負責資源采購，參考咨詢負責電子資源試用和電子資源使用問題的解答，如果數(shù)據(jù)庫打不開，參考咨詢部負責老師會聯(lián)系技術部或者相應的數(shù)據(jù)庫商解決。試用的數(shù)據(jù)庫商參考咨詢部這邊有可以直接聯(lián)系，正式購買的數(shù)據(jù)庫就要找采編部聯(lián)系了。

圖漾：@飛飛這是一個非常實際的問題。引進一個數(shù)據(jù)庫，并不是簡單地花錢買就完了，涉及到試用、采購、培訓、維護、評估等多個環(huán)節(jié)，需要多個部門配合。以前我們是信息技術部一個部門負責，理得非常順。后來改革了，也是各種不順，維護這一塊工作就給我在的技術部了，但技術部沒有廠商聯(lián)系方式，還要向采訪部門要，時間久了，常用數(shù)據(jù)庫的聯(lián)系方式也都有了。話說維護這一塊應該由技術部門負責，因為查找原因懂一些網(wǎng)絡知識。比如某著名數(shù)據(jù)庫曾經(jīng)在國內(nèi)出現(xiàn)訪問受限，最后是我們找到了原因，并給出了應對方案，這一方案反饋到數(shù)據(jù)商，也解決了其他學校的問題。所以，你作為領導，數(shù)據(jù)庫的試用采購維護評估培訓等流程最好整合到同一個部門，這個部門要有懂技術的人員。

圖謀：非常贊同圖漾老師的經(jīng)驗之談。點贊。

cpulib2009: 數(shù)據(jù)庫使用真給一個部門也理想化了，其實，主要幾個部門協(xié)調(diào)好處理使用過程中遇到的問題。

圖漾：@cpulib2009 沒有什么理想化的，我們多年來就是這樣的，感覺很順。后來數(shù)據(jù)庫采購歸了采訪部門，干這個活的還是原來的人，只是人換了個部門。

碧沚東樓：資源采購人員有對外的薦書服務，事實上起到了針對性很強的參考咨詢服務，因為讀者需求精確到書，一般的參考咨詢也可能會通過薦書系統(tǒng)提交上來，一般我的處理方法舉手之勞就順便解決了，不能解決的根據(jù)具體方案來常見的就是讀者要某本內(nèi)部文獻，那么轉(zhuǎn)征集人員，如果征集人員力有不逮會協(xié)助處理，讀者要某本書其實是某篇文章，那么能下載的也傳遞給他了。如果確實是不能一部門解決事宜轉(zhuǎn)參考咨詢部門或提供明確的解決路徑(主要是需要稀見文獻然而未數(shù)字化或影印的文獻，轉(zhuǎn)去某館解決)。流程宜粗不宜細，對于讀者來說不希望部門轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，他們因為腦子里圖書館只有一個部門，因此很難解釋部門職責劃分，能夠一次性解決就一次性解決。采編部門只有一個人也不行，采購圖書和審校、自編圖書尚需一定人手，這還是最基本的，不能百分百完全外包。