錢會計(jì)，你們收到的電子憑證是怎么保管的？特別是發(fā)票這塊，最近我們收到電子發(fā)票的概率是越來越高了。

李經(jīng)理，我們也多了不少，現(xiàn)在全國都在切數(shù)電票，我們集團(tuán)下屬有好多單位已經(jīng)換開數(shù)電票了。管理上我們沒變和以前差不多，系統(tǒng)走完報賬審批后自動入賬，事后再讓小姑娘進(jìn)行歸集、打印、整理、裝訂憑證。

那收到的電子發(fā)票（數(shù)電票）呢？說有規(guī)定要按要求存放，我正頭痛這個呢。

都是打印出來歸檔的，電子發(fā)票（數(shù)電票）后面需要可以再收集。

依據(jù) 財(cái)會（2020）6號《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報銷入賬歸檔的通知》第四條要求 單位以電子會計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計(jì)憑證。

企業(yè)未建設(shè)電子會計(jì)檔案系統(tǒng)

若企業(yè)未建設(shè)電子會計(jì)檔案系統(tǒng)，未實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證電子化的，電子發(fā)票以電子形式移交會計(jì)檔案管理人員保存，具體規(guī)范詳見《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，電子發(fā)票存儲結(jié)構(gòu)如下圖所示：

創(chuàng)建文件夾，以一月為一卷；

拷貝電子發(fā)票，將電子發(fā)票按其關(guān)聯(lián)的記賬憑證所屬卷拷貝至相應(yīng)文件夾；

建立電子發(fā)票臺賬與目錄，填寫檔號、保管期限等信息；

編制說明文件，編制會計(jì)期間、數(shù)量、移交人等；

移交檔案，將電子會計(jì)檔案登記表及紙質(zhì)文件、電子發(fā)票、說明文件其他紙質(zhì)檔案移交至檔案管理人員；

檢測接收，四性檢測，填寫電子發(fā)票歸檔登記表；

數(shù)據(jù)備份，電子發(fā)票備份一份至磁盤、硬盤；

企業(yè)已建立電子會計(jì)檔案系統(tǒng)

若企業(yè)已建立電子會計(jì)檔案系統(tǒng)，且實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報賬憑證電子化的，則可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計(jì)憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存。

電子會計(jì)憑證收集，電子會計(jì)檔案系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口按規(guī)則自動歸集業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子發(fā)票、記賬憑證、報賬憑證等電子會計(jì)資料并分類存儲。

電子會計(jì)憑證整理，對收集的電子會計(jì)資料執(zhí)行自定義整理裝冊，期間系統(tǒng)會對資料自動進(jìn)行四性檢測，確保數(shù)據(jù)資料完整、真實(shí)、安全、可用。

電子會計(jì)憑證歸檔，對已裝冊會計(jì)資料執(zhí)行歸檔操作，生成電子會計(jì)檔案。

已經(jīng)完成線上化報賬審批入賬的單位，推薦使用電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票（電子會計(jì)資料）的線上化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化收集歸檔，有利于企業(yè)降低檔案管理成本，提高檔案歸檔效率，提升檔案利用價值，推進(jìn)財(cái)務(wù)智能化建設(shè)進(jìn)程。