一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，一定是善于用項(xiàng)目復(fù)盤去進(jìn)行項(xiàng)目管理的。

復(fù)盤的概念由來(lái)已久。所謂復(fù)盤，是指在圍棋領(lǐng)域，當(dāng)棋手下完一盤棋之后，重新在棋盤上走一遍，看看哪些子下得好，哪些子下得不好，哪些地方可以有不同甚至是更好的下法，等等。引申到項(xiàng)目管理領(lǐng)域，就有了我們現(xiàn)在所討論的項(xiàng)目復(fù)盤。

項(xiàng)目復(fù)盤不拘泥于規(guī)模和形式，可大可小，可以在辦公桌前，也可以在會(huì)議室里。例如，項(xiàng)目工作報(bào)告是一種復(fù)盤，項(xiàng)目晚班會(huì)是一種復(fù)盤，項(xiàng)目周期性考核也是一種復(fù)盤。

項(xiàng)目復(fù)盤可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理更加深入地從一個(gè)個(gè)不同的項(xiàng)目中，抑或是從同一項(xiàng)目的不同階段中汲取經(jīng)驗(yàn)、凝練智慧，進(jìn)而促使項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)以及個(gè)人有效總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、規(guī)避失誤、提升能力、創(chuàng)造效益。

用簡(jiǎn)練的兩句話語(yǔ)去概括項(xiàng)目復(fù)盤的意義，那就是：

①讓偶然的成功變?yōu)楸厝?；②不在同一個(gè)地方跌倒兩次。

“讓偶然的成功變?yōu)楸厝弧币馕吨诜治鲰?xiàng)目成功之處時(shí)，要多找客觀因素，如客觀規(guī)律、客觀流程、客觀規(guī)則。用客觀規(guī)律指導(dǎo)我們，把一次的成功復(fù)制到后續(xù)一次次的成功上。

“不在同一個(gè)地方跌倒兩次”意味著在分析失敗的原因時(shí)，多找主觀原因，分析主觀上哪些地方做得不好、哪些地方需要優(yōu)化改進(jìn)，減少主觀上的錯(cuò)誤。

項(xiàng)目復(fù)盤的方式和方法有很多種，例如KPT復(fù)盤法，3R復(fù)盤法，KISS復(fù)盤法，PDCA復(fù)盤法，GRAI復(fù)盤法。

其中的GRAI復(fù)盤法，是現(xiàn)今項(xiàng)目管理領(lǐng)域最常用、最經(jīng)典的復(fù)盤方法之一。其名稱所代表的含義如下：

G-Goal，回顧目標(biāo)；

R-Result，評(píng)估結(jié)果；

A-Analysis，分析原因；

I-Insight，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

本文主要以經(jīng)典的GRAI復(fù)盤法為項(xiàng)目復(fù)盤的步驟線索，嵌入一些常用的復(fù)盤工具，搭建出一套適用于項(xiàng)目復(fù)盤的方法框架。

在開(kāi)啟主體步驟前，我們需要先了解一款貫穿項(xiàng)目復(fù)盤全過(guò)程的工具——復(fù)盤畫(huà)布。 

使用復(fù)盤畫(huà)布時(shí)，需要自上而下、從左至右地進(jìn)行研討引導(dǎo)。也就是說(shuō)，先填寫一些概要信息，然后按照步驟1~步驟4的順序來(lái)討論。具體的實(shí)操內(nèi)容，由于篇幅有限，我們?cè)诖瞬贿^(guò)多展開(kāi)。

項(xiàng)目復(fù)盤的第一步是回顧目標(biāo)。

目標(biāo)給我們指引，讓我們知道要往哪里努力。目標(biāo)也是評(píng)判項(xiàng)目成功與否的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)將結(jié)果與目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，我們就知道，項(xiàng)目的某一方面是成功還是失敗。

不明確目標(biāo)，大家就不知道該向何處使勁。在項(xiàng)目復(fù)盤開(kāi)始時(shí)進(jìn)行目標(biāo)回顧，就是讓復(fù)盤的人心里有一個(gè)方向，知道自己要討論什么，該如何評(píng)判。

需要注意的是，目標(biāo)的確定應(yīng)當(dāng)符合SMART原則：

?目標(biāo)必須是具體的（Specific）

?目標(biāo)必須是可以衡量的（Measurable）

?目標(biāo)必須是可以達(dá)到的（Attainable）

?目標(biāo)是要與其他目標(biāo)具有一定的相關(guān)性（Relevant）

?目標(biāo)必須具有明確的截止日期（Time-bound）

項(xiàng)目經(jīng)理需要將項(xiàng)目分解為多個(gè)符合SMART原則的目標(biāo)，目標(biāo)極其重要，對(duì)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中的行動(dòng)、方法、策略等起到引領(lǐng)作用，確保不與項(xiàng)目初衷相背離。如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目之初的目標(biāo)設(shè)定有缺失，可引導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完善目標(biāo)。

引導(dǎo)提問(wèn)沒(méi)有固定的預(yù)設(shè)問(wèn)題，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)實(shí)際情況，制定幾條能夠引導(dǎo)項(xiàng)目成員深度還原項(xiàng)目目標(biāo)的問(wèn)題。

以下是引導(dǎo)提問(wèn)的問(wèn)題舉例，僅供各位優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理參考。

評(píng)估價(jià)果是項(xiàng)目復(fù)盤的第二個(gè)步驟，在這一步驟，我們就進(jìn)入到了項(xiàng)目復(fù)盤中的分析反思階段。

想要評(píng)估結(jié)果，那么我們首先應(yīng)該確認(rèn)結(jié)果。

項(xiàng)目經(jīng)理可以簡(jiǎn)要回顧一下項(xiàng)目的里程碑事件，以便大家能重溫一下項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程。這一環(huán)節(jié)，在以下兩種情況下特別有必要：一是項(xiàng)目復(fù)盤距離項(xiàng)目結(jié)束已經(jīng)有較長(zhǎng)時(shí)間；二是項(xiàng)目各環(huán)節(jié)相對(duì)封閉，大家對(duì)項(xiàng)目整體情況了解不夠。

項(xiàng)目的里程碑事件可采用時(shí)間軸的形式，給團(tuán)隊(duì)展現(xiàn)，當(dāng)團(tuán)隊(duì)通過(guò)時(shí)間軸逐一篩選出項(xiàng)目實(shí)際達(dá)成的目標(biāo)，并在項(xiàng)目成員間達(dá)成共識(shí)后，即可進(jìn)行結(jié)果的評(píng)估。

結(jié)果的評(píng)估一定是要相對(duì)于目標(biāo)展開(kāi)的，否則就失去了其評(píng)估意義。這可能與很多人平常的認(rèn)知不同，他們往往是分析項(xiàng)目過(guò)程中的亮點(diǎn)和不足，分析哪些事做得好、哪些事做得不好。在正式的項(xiàng)目復(fù)盤中，一定要圍繞目標(biāo)及其達(dá)成情況，來(lái)展開(kāi)分析亮點(diǎn)和不足，由亮點(diǎn)和不足逐步分析出項(xiàng)目過(guò)程中的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)。

目標(biāo)是我們理想中要達(dá)成的，而結(jié)果是我們實(shí)際中做到的。

對(duì)比結(jié)果和目標(biāo)，找到實(shí)際的結(jié)果和理想的目標(biāo)之間的差異，進(jìn)而分析造成這種差別的原因，探究實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法。

結(jié)果與目標(biāo)的比對(duì)，有五種可能產(chǎn)生的情況：

1. 結(jié)果=目標(biāo)，完成情況達(dá)到了所設(shè)定的目標(biāo)。

2. 結(jié)果＞目標(biāo)，完成情況比設(shè)定的目標(biāo)還要好。

3. 結(jié)果＜目標(biāo)，完成情況比設(shè)定的目標(biāo)要差。

4. 結(jié)果中新增了目標(biāo)中沒(méi)有的工作類型，是在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中新添加進(jìn)來(lái)的。

5. 結(jié)果中缺少了目標(biāo)中設(shè)定的工作類型，這也可以視為結(jié)果＜目標(biāo)。但是這種結(jié)果與目標(biāo)的差距，是根本沒(méi)有實(shí)際行動(dòng)，與那種行動(dòng)了然后沒(méi)有達(dá)到期望值還不一樣，所以單列。

我們可以用簡(jiǎn)單的例子來(lái)說(shuō)明目標(biāo)-結(jié)果對(duì)比的思路。

比如一個(gè)市政項(xiàng)目包含樁基工程，原設(shè)計(jì)是計(jì)劃澆筑68根樁基。經(jīng)過(guò)不斷地優(yōu)化設(shè)計(jì)，最終發(fā)現(xiàn)可以只澆筑64根樁基，大大降低了工程成本。但由于施工過(guò)程中質(zhì)量管控不到位，有3根樁基質(zhì)量驗(yàn)收不通過(guò)，導(dǎo)致樁基合格率不達(dá)標(biāo)，必須再返工1根，且由于地質(zhì)環(huán)境與勘察結(jié)論不一致，還需額外增加地基加固工作。最終，成本管理工作也僅僅是達(dá)標(biāo)。

在這里，樁基數(shù)量?jī)?yōu)化就是結(jié)果優(yōu)于目標(biāo)的工作類型，樁基合格率是結(jié)果不如目標(biāo)的工作類型，成本管理是結(jié)果符合目標(biāo)的工作類型，而地基加固，是一個(gè)新增的工作類型。

分析原因是項(xiàng)目復(fù)盤的關(guān)鍵步驟之一，原因分析有多么到位，決定著項(xiàng)目復(fù)盤的成效有多么顯著。

分析原因的入手點(diǎn)主要有二。

入手點(diǎn)一：不符合預(yù)期的節(jié)點(diǎn)。在圍棋領(lǐng)域中，復(fù)盤重點(diǎn)是勝負(fù)手、惡手和疑問(wèn)手。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，勝負(fù)手比預(yù)期好；惡手比預(yù)期差；疑問(wèn)手比預(yù)期不確定。這三手含義特點(diǎn)不同，但歸結(jié)起來(lái)就是——不符合預(yù)期。

相信大家也已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，這里不符合預(yù)期的節(jié)點(diǎn)，實(shí)際上就是我們“評(píng)估結(jié)果”中“目標(biāo)-結(jié)果對(duì)比”所得出的成果。

入手點(diǎn)二：事情的關(guān)鍵點(diǎn)。

一件事情，總是有一些關(guān)鍵點(diǎn)，這些關(guān)鍵點(diǎn)處理好了，事情大體就不會(huì)差。

要想能夠從“事情的關(guān)鍵點(diǎn)”入手分析，要求我們對(duì)事情有比較透徹的認(rèn)識(shí)，能夠準(zhǔn)確抓住事情的關(guān)鍵點(diǎn)所在。

這些關(guān)鍵點(diǎn)，因?yàn)閷?duì)事情的成敗起著至關(guān)重要的作用，也可以被稱為成敗的關(guān)鍵因素。而從成敗的關(guān)鍵因素出發(fā)，就可以找到成敗的根本原因。

當(dāng)我們抓住了事情的關(guān)鍵點(diǎn)，接下來(lái)要做的，就是看在這些關(guān)鍵點(diǎn)的地方做得怎么樣，這就是第三步的“評(píng)估結(jié)果”，有了結(jié)果比對(duì)，就可以問(wèn)“為什么”。

不管是從“與預(yù)期不一致”的地方入手，還是從“事情的關(guān)鍵點(diǎn)”入手，當(dāng)問(wèn)出了第一個(gè)“為什么”之后，要做的就是連續(xù)追問(wèn)，一直到問(wèn)出最終的原因。

最著名的連續(xù)追問(wèn)方法，大約是豐田的“5why分析法”。

豐田公司的“5why分析法”，又稱“5問(wèn)法”，就是當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，連續(xù)追問(wèn)5個(gè)為什么，以探究問(wèn)題背后真正的原因，找出真正的解決辦法。

當(dāng)然，5問(wèn)法并不是說(shuō)必須問(wèn)5次為什么，也不是說(shuō)只能問(wèn)5次為什么，只要有助于找到真正的原因，可以問(wèn)3次，也可以問(wèn)10次。一切以解決問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，5只是一個(gè)代表性數(shù)字，并不是確定性要求。

經(jīng)過(guò)“分析原因”這一步，我們基本上能夠更新一些認(rèn)識(shí)，總結(jié)出一些經(jīng)驗(yàn)，提煉出一些方法，確定一些行動(dòng)措施。

需要注意的是，正確的經(jīng)驗(yàn)并不那么容易就被總結(jié)出來(lái)，別太快做出結(jié)論。過(guò)于輕易或者過(guò)于迅速總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，很可能是假的。因此，對(duì)“分析原因”后得到的經(jīng)驗(yàn)，要進(jìn)行推演，以便排除錯(cuò)誤的總結(jié)，找到真正的規(guī)律和認(rèn)識(shí)。

針對(duì)我們總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)，必須滿足三個(gè)特點(diǎn)，才能夠在近后的項(xiàng)目中加以運(yùn)用。

第一，能經(jīng)受邏輯的檢驗(yàn)。復(fù)盤得出的結(jié)論，不能建立在偶發(fā)性的因素上。必須是經(jīng)過(guò)邏輯推導(dǎo)后得出的，而不是自以為是的結(jié)論。

第二，能經(jīng)過(guò)交叉驗(yàn)證。用其他的事情交叉驗(yàn)證復(fù)盤得出的結(jié)論，可以為復(fù)盤結(jié)論的有效性提供一定的保障。有效避免復(fù)盤得出的結(jié)論只適合特殊情況的現(xiàn)象，更讓我們接近真實(shí)的規(guī)律。

第三，可用來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐。復(fù)盤的結(jié)論必須是指向行動(dòng)的，這樣我們才能運(yùn)用它來(lái)指導(dǎo)我們的實(shí)踐，我們也才能由此提高。如果復(fù)盤結(jié)論不能在其他的事情中加以運(yùn)用，很可能就是錯(cuò)誤的。

KISS模型工具中幾個(gè)要素說(shuō)明如下：

1.需要保持的：項(xiàng)目中做的好的，以后繼續(xù)保持。

2.需要改進(jìn)的：項(xiàng)目中準(zhǔn)備不充分的，后續(xù)改進(jìn)。

3.需要開(kāi)始的：哪些想法這次沒(méi)有做的，以后可以開(kāi)始實(shí)行的。

4.需要停止的：對(duì)項(xiàng)目不利的，需要停止的。

以上介紹了項(xiàng)目復(fù)盤的流程和較經(jīng)典的復(fù)盤方法工具，項(xiàng)目經(jīng)理所有的重要復(fù)盤工作都是通過(guò)復(fù)盤會(huì)議來(lái)組織的。復(fù)盤會(huì)議流程的好壞決定了復(fù)盤的最終效果，提供一份復(fù)盤會(huì)議流程供大家參考，如圖所示。

祝愿每一位項(xiàng)目經(jīng)理都能夠做好項(xiàng)目復(fù)盤，規(guī)避掉所有失誤過(guò)的地方，將偶然的成功變?yōu)楸厝唬?/span>