當(dāng)你接手一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，首先要做的是選擇一款適合你在項(xiàng)目中所扮演角色的任務(wù)管理工具。當(dāng)你登錄到 Office 365 門(mén)戶(hù)網(wǎng)站時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，Microsoft 已經(jīng)提供了多款任務(wù)管理應(yīng)用。那么，問(wèn)題來(lái)了，該怎樣選擇最適合當(dāng)前工作的一款應(yīng)用呢？

你可以選擇哪些任務(wù)管理工具

首先要明確的是，Microsoft 提供的這些任務(wù)管理應(yīng)用都是針對(duì)不同應(yīng)用場(chǎng)景而設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的。因此，你首先要區(qū)分每個(gè)任務(wù)管理應(yīng)用分別具有什么樣的用途及其適用于哪種應(yīng)用場(chǎng)景？

• Microsoft Project

它是由 Microsoft 開(kāi)發(fā)和銷(xiāo)售的項(xiàng)目管理解決方案，允許項(xiàng)目經(jīng)理將大型的復(fù)雜項(xiàng)目分解為相對(duì)更易于管理的任務(wù)，也稱(chēng)為工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）；它負(fù)責(zé)維護(hù)項(xiàng)目資源清單，并將資源（包括工作人員）及其成本信息分配給任務(wù)；它還允許項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤進(jìn)度、管理預(yù)算、分析工作量以及生成項(xiàng)目狀態(tài)和進(jìn)度報(bào)告。對(duì)于一個(gè)企業(yè)級(jí)的 Project 項(xiàng)目計(jì)劃而言，其中的一個(gè)任務(wù)可能就需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)來(lái)完成。Project 通常應(yīng)用于規(guī)模較大、復(fù)雜程度較高的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目或項(xiàng)目組合。

• Microsoft Planner

它是一個(gè)基于 Web 端且支持移動(dòng)訪(fǎng)問(wèn)的輕量級(jí)團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃管理應(yīng)用。你和你的團(tuán)隊(duì)可以在 Planner 中快速創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃、分配任務(wù)、就任務(wù)進(jìn)行聊天以及查看團(tuán)隊(duì)工作進(jìn)度圖表。另外，你還可以直接在 Microsoft Teams 和 SharePoint 中使用 Planner 團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃。它的特點(diǎn)是無(wú)需專(zhuān)職的項(xiàng)目經(jīng)理，使用看板來(lái)跟蹤任務(wù)，并為每個(gè)任務(wù)給出豐富的信息。站在個(gè)人視角，每個(gè)人都可以跨組、跨計(jì)劃查看自己的全部 Planner 任務(wù)。

• Microsoft Lists

它是 SharePoint 列表在功能和界面上的重大升級(jí)成果，但它是以獨(dú)立應(yīng)用的形式出現(xiàn)的。由于列表可以包含任何自定義列，因此，你可以通過(guò)自定義的方式來(lái)適應(yīng)任務(wù)跟蹤需求，例如，你可以為這個(gè)列表添加一些常見(jiàn)的任務(wù)屬性：任務(wù)名稱(chēng)、任務(wù)說(shuō)明、任務(wù)成本、開(kāi)始日期、截止日期、分配對(duì)象和進(jìn)度…

• Tasks in Teams

它是一個(gè) Teams 應(yīng)用，實(shí)際上是“To Do + Planner”的綜合體，同時(shí)顯示 To Do 中的個(gè)人任務(wù)和 Planner 中的團(tuán)隊(duì)任務(wù)，這樣，你就能夠直接在 Teams 中同時(shí)跟蹤個(gè)人和團(tuán)隊(duì)整體的工作進(jìn)展情況。

• Microsoft To Do

這個(gè)最容易理解，它用于列出你自己負(fù)責(zé)完成的所有任務(wù)，主要用于個(gè)人任務(wù)管理。同時(shí)，你在 Planner 團(tuán)隊(duì)計(jì)劃中被分配的個(gè)人任務(wù)也會(huì)出現(xiàn)在 To Do 中。

不同的任務(wù)管理工具針對(duì)不同的應(yīng)用場(chǎng)景

當(dāng)公司接手一項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，你可以按照這項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)模及其覆蓋范圍，將其劃分到企業(yè)項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)計(jì)劃和個(gè)人任務(wù)這三個(gè)層面上。每個(gè)層面都有相應(yīng)的任務(wù)管理工具可供選用，如下圖所示。

注：

To Do 自身并未提供日歷視圖，但是，你可以在 Outlook 中顯示 To Do 任務(wù)。為此，在 Outlook 中，打開(kāi) To Do 窗格，并從中將任務(wù)拖放到 Outlook 日歷，由此添加的任務(wù)將會(huì)成為 Outlook 日歷中的全天任務(wù)。

“僅適用于共享計(jì)劃”是指當(dāng)前功能僅適用于 Tasks in Teams 中顯示的 Planner 計(jì)劃，而不適用于 Tasks in Teams 中顯示的 To Do 任務(wù)。

• 在企業(yè)項(xiàng)目層面上

推薦使用 Microsoft Project。因?yàn)樗捻?xiàng)目管理功能最為豐富，這一點(diǎn)不用多說(shuō)。但是，Project 不包含在 Microsoft 365 訂閱內(nèi)，你需要單獨(dú)購(gòu)買(mǎi)許可證。

• 在團(tuán)隊(duì)計(jì)劃層面上

推薦使用 Microsoft Planner 或 Microsoft Lists。那么，你該如何在這二者之間做出選擇呢？

Planner 計(jì)劃和 Lists 列表之間存在很多功能上的重疊，你在 Planner 中創(chuàng)建的任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)計(jì)劃都可以使用 Lists 列表來(lái)重建，但是，反過(guò)來(lái)卻不一定，因?yàn)?Lists 列表的可定制性要強(qiáng)于 Planner 計(jì)劃。

如果你想要實(shí)現(xiàn)快捷、簡(jiǎn)便的團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理體驗(yàn)，Planner 就是你的首選。它會(huì)為每個(gè)任務(wù)提供很多現(xiàn)成的屬性，你只需填入相關(guān)信息，就可以很快創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)計(jì)劃中的各項(xiàng)任務(wù)，完全不必親自去定義每個(gè)任務(wù)應(yīng)該包含哪些屬性字段。默認(rèn)提供的看板和日歷視圖模式完全能夠滿(mǎn)足大多數(shù)人的查看需求。畢竟，Planner 是專(zhuān)為管理團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃而設(shè)計(jì)的。

如果你想要自定義任務(wù)的每個(gè)屬性字段、字段選項(xiàng)、布局方式和視圖模式等，Lists 就是你的首選。創(chuàng)建任務(wù)列表并跟蹤進(jìn)度僅僅是 Lists 列表可以實(shí)現(xiàn)的眾多功能之一，它的價(jià)值在于能夠創(chuàng)建一切具有列表特征的東西，例如庫(kù)存跟蹤、資產(chǎn)管理、事件日程和差旅計(jì)劃等。在任務(wù)管理上，Lists 列表允許你在列表視圖或日歷視圖中查看任務(wù)，它甚至提供了一個(gè)叫做“工作進(jìn)度跟蹤器”的列表模板來(lái)幫助你快速創(chuàng)建一個(gè)默認(rèn)包含常用字段的任務(wù)列表。

• 在個(gè)人任務(wù)層面上

推薦使用 Microsoft To Do 或 Tasks in Teams。

如果要在 To Do 和 Tasks in Teams 之間進(jìn)行二選一，可能更傾向于個(gè)人在主觀上的感覺(jué)。Tasks in Teams 本身只是對(duì) To Do 和 Planner 中現(xiàn)有任務(wù)的一種合并查看手段而已。你在這二者之間的選擇實(shí)際上就是在 To Do 和“To Do + Planner”之間的選擇。

如果你只想心無(wú)旁騖地聚焦于自己要完成的任務(wù)，就選擇 To Do；相反，如果你還想同時(shí)關(guān)注一下其他隊(duì)友的工作進(jìn)度，就選擇“To Do + Planner”，也就是 Tasks in Teams。

不同的任務(wù)管理工具之間如何同步數(shù)據(jù)

在每個(gè)層面之間，Microsoft 提供的各款任務(wù)管理應(yīng)用又會(huì)存在著縱向的任務(wù)數(shù)據(jù)同步關(guān)系。

• 從企業(yè)項(xiàng)目層面到團(tuán)隊(duì)計(jì)劃層面

首先，當(dāng)企業(yè)承接一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)在 Project 中將其細(xì)分為一些列任務(wù)，而在企業(yè)項(xiàng)目層面上的任務(wù)很可能不是一個(gè)人就能夠獨(dú)立完成的，這時(shí)，就要將任務(wù)下放到某個(gè)團(tuán)隊(duì)（或部門(mén)），并由這個(gè)團(tuán)隊(duì)來(lái)將這個(gè)任務(wù)細(xì)化成為一份 Planner 團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃。

為了在 Project 項(xiàng)目中表明某個(gè)任務(wù)對(duì)應(yīng)于哪個(gè) Planner 團(tuán)隊(duì)計(jì)劃，你可以將 Project 項(xiàng)目中的這個(gè)任務(wù)鏈接到對(duì)應(yīng)的 Planner 團(tuán)隊(duì)計(jì)劃。需要注意的是，這二者之間不存在數(shù)據(jù)同步關(guān)系，它只是使用可視化的鏈接圖標(biāo)來(lái)在 Project 任務(wù)列表中標(biāo)明其的一個(gè)任務(wù)對(duì)應(yīng)于某個(gè) Planner 團(tuán)隊(duì)計(jì)劃。這樣，當(dāng)企業(yè)項(xiàng)目層面上的項(xiàng)目經(jīng)理需要深入到具體的團(tuán)隊(duì)計(jì)劃層面上時(shí)，就可以通過(guò)單擊 Project 任務(wù)旁邊的 Planner 鏈接圖標(biāo)來(lái)直接跳轉(zhuǎn)到該任務(wù)所對(duì)應(yīng)（或指向）的團(tuán)隊(duì)計(jì)劃。

• 從團(tuán)隊(duì)計(jì)劃層面到個(gè)人任務(wù)層面

接下來(lái)，當(dāng)團(tuán)隊(duì)在 Planner 中制定了本團(tuán)隊(duì)的工作計(jì)劃并將各項(xiàng)具體任務(wù)分配到各位團(tuán)隊(duì)成員之后，每位團(tuán)隊(duì)成員都可以在 Planner 中查看包括自己在內(nèi)的所有團(tuán)隊(duì)成員的任務(wù)分配和執(zhí)行進(jìn)度。與此同時(shí)，已在 Planner 計(jì)劃中分配給你的任務(wù)也會(huì)同步到你的 To Do。為了獲得更專(zhuān)注于個(gè)人工作的任務(wù)管理體驗(yàn)，你還可以在自己的 To Do 應(yīng)用中僅查看和管理自己已被分配的任務(wù)。

當(dāng)然，你已經(jīng)知道“Tasks in Teams = To Do + Planner”，所以，Planner 和 To Do 中的任務(wù)也會(huì)同步到 Tasks in Teams，這樣，你就可以在 Tasks in Teams 中同時(shí)看到你所屬團(tuán)隊(duì)和你個(gè)人的任務(wù)列表。

最后，關(guān)于 Lists 任務(wù)列表需要說(shuō)明的是，它無(wú)法與 Planner、To Do 或 Tasks in Teams 之間實(shí)現(xiàn)任務(wù)數(shù)據(jù)同步，它更適合于團(tuán)隊(duì)或個(gè)人的個(gè)性化獨(dú)立項(xiàng)目管理。但是，你可以將 Lists 任務(wù)列表作為選項(xiàng)卡添加到 Teams 團(tuán)隊(duì)頻道，以供團(tuán)隊(duì)成員共同查看和跟蹤團(tuán)隊(duì)計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度。

總結(jié)

現(xiàn)在，你應(yīng)該知道了 Microsoft Project、Microsoft Planner、Microsoft Lists、Microsoft To Do 和 Tasks in Teams 的共性和個(gè)性特征。相信你在任務(wù)管理工具的選擇上已經(jīng)不再困惑了。