年輕的項目經(jīng)理小張和生產(chǎn)副總王總在辦公室喝茶……

王總和藹地問道：“小張，這次XX項目的計劃做好了嗎？能如期交付嗎？”

小張肯定地回答：“做好了，沒有問題，我一個人花了半天時間倒排計劃，比預(yù)期還提前了幾天，已經(jīng)發(fā)給項目組了?！?/p>

王總疑惑的問：“倒排計劃？設(shè)計、采購、生產(chǎn)都認同了嗎？他們給的工期夠嗎？你去和他們商量過沒有？”

小張有點緊張：“沒有，商量也商量不出來什么，項目經(jīng)理不用管那么細，我給他們一個時間節(jié)點就可以了，我會多跟著盯著，一有問題馬上處理，交付應(yīng)該是能夠保證的！“

王總有點生氣：“你盯什么，關(guān)鍵的工作有哪些？設(shè)計、采購、生產(chǎn)的工作內(nèi)容有多少？他們之間你是怎么安排的？能不能調(diào)整？哪些工作不能晚？哪些工作能晚？能晚多少？這個項目的進口件比較多，你是怎么安排的？給采購的最長時間是多少？最遲什么時候必須完成訂貨？

小張汗如雨下：“請領(lǐng)導放心……”

王總苦笑道：“理所當然定工期，拍著腦袋下計劃，情況不明表態(tài)快，把握不大決心大！” 

以上是我們項目過程中十分常見的一幕，項目經(jīng)理靠著工作經(jīng)驗和主觀臆斷瀟灑地制定項目計劃，然后憑借緊密跟蹤和到處救火的勤奮費力地完成項目，項目的計劃與控制過程就是不斷拍腦袋的過程。誠然，經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理熟悉項目工作內(nèi)容，能夠準確的估計出各項工作的工期，能夠合理的安排工作順序，“拍腦袋”的成功率很高。但是一個企業(yè)有多少這樣的項目經(jīng)理，而且如今項目個性化、定制化需求越來越多，項目過程變更越來越多的情況下，沒有詳細的分析和準確的計劃再有經(jīng)驗的項目經(jīng)理“拍腦袋”也越來越底氣不足！ 

“拍腦袋”的項目計劃與控制的主要問題：

（1）項目計劃的系統(tǒng)性不足。由于“拍腦袋”編制的項目計劃往往比較局限，由項目經(jīng)理基于項目實現(xiàn)的需要進行確定，沒有組織項目組深入梳理項目的具體工作，往往造成項目工作漏項，有時甚至直接影響最終項目交付時間；另外沒有根據(jù)具體項目重新調(diào)整工作先后關(guān)系，拍出的時間節(jié)點看似能滿足項目目標，但具體的工作關(guān)系卻嚴重影響目標實現(xiàn)。

（2）項目計劃的可執(zhí)行性差。項目各項具體工作開始完成時間不明確、工期不合理，造成項目計劃對實施的指導意義不大，往往計劃下達之時就是它被束之高閣之時，計劃和實施“兩張皮”現(xiàn)象十分普遍，項目組還振振有詞“計劃趕不上變化”。

（3）項目計劃的可檢查性差。拍出的項目計劃往往工作包較大，工期較長，在進行周或月進度檢查時，往往難以估計完成情況，“黑箱”眾多，也會造成根據(jù)項目進度進行回款時缺乏足夠的數(shù)據(jù)支撐。

（4）項目控制隨意性大。當某項工作出現(xiàn)延遲時，無法通過科學計算對影響程度進行準確判斷，要么不能引起足夠的重視，放任問題擴大；要么心慌意亂，急于搶工。

（5）不利于公司多項目資源平衡和計劃優(yōu)化。大家都是“拍腦袋”形成的計劃，所以對具體工作能不能推遲，能推遲多少往往心里沒有底，各個項目都想方設(shè)法保證自己的計劃，“搶占”資源是常態(tài)，造成資源的不合理占用甚至浪費，這一點在裝備制造企業(yè)的大型設(shè)備或?qū)Ｓ迷O(shè)備的使用上最為明顯。 

沒有數(shù)據(jù)的“拍腦袋”，造成“可能”、“也許”、“大概”、“估計”等詞匯在項目中頻繁出現(xiàn)，項目經(jīng)理下達的項目計劃、做出的項目決策就缺少了必要的底氣。我在某裝備制造企業(yè)進行項目調(diào)研時，一位計劃工程師無奈的表示，如果你非得讓我說本項目進度最大的風險是什么，那就是項目經(jīng)理的“拍腦袋”風險。但是現(xiàn)在已經(jīng)不是赤手空拳干項目的時代了，項目管理的工具方法已得到廣泛推廣，基于Project進行項目計劃編制和動態(tài)控制已經(jīng)是一個穩(wěn)定、可靠、高效的方法。 

基于Project進行項目計劃與控制的優(yōu)勢：

（1）提高計劃的可執(zhí)行性。Project編制項目計劃時，完整梳理項目工作，建立合理的邏輯關(guān)系，并對各項工作分配合理的工期，“自下而上”地得出項目結(jié)束時間，再根據(jù)項目目標進行系統(tǒng)調(diào)整優(yōu)化，避免了一味進行“倒排計劃”強壓工期造成的分項對計劃的不認可不執(zhí)行，項目經(jīng)理可以理直氣壯對各分項“拍腦袋”定節(jié)點。

（2）為項目動態(tài)控制提供數(shù)據(jù)支撐。根據(jù)Project進行計算，判斷項目的關(guān)鍵路徑工作，項目各項工作的實際情況是否對項目后續(xù)任務(wù)以及項目目標產(chǎn)生影響，會提前多少時間，延遲多少時間都能有準確的數(shù)據(jù)判斷。同時，對后續(xù)工作的工期及邏輯關(guān)系的如何調(diào)整，調(diào)整多少才能滿足項目目標也能進行清晰展示。

（3）有利于進行多項目資源平衡和計劃優(yōu)化。Project可準確顯示項目每項工作可機動時間，避免了項目經(jīng)理對資源的“恐慌”，有利于公司項目計劃部門進行統(tǒng)一資源平衡和計劃優(yōu)化。

（4）準確反饋項目進展和風險。Project通過進度百分比、跟蹤甘特圖、進度線、紅綠燈等多種形式，不斷準確形象地反饋項目進展，為進度管理提供風險預(yù)警。

（5）倒逼項目管理部門進行精細化管理。由于Project軟件的功能設(shè)計和進度算法，使得項目管理人員必須進行項目的工作內(nèi)容詳細梳理，也就是建立科學合理的項目WBS；另外也必須清楚各項工作之間的邏輯關(guān)系或組織關(guān)系，形成工作搭接，同時，也必須對各項工作定出合理的工期。這樣通過Project進行項目計劃與控制的同時，也倒逼企業(yè)項目管理部門進行各類型項目的WBS建設(shè)、工時定額積累。 

當然由于企業(yè)和項目管理人員的工作慣性，在推行Project進行項目計劃與控制時也會遇到一些阻礙。我曾經(jīng)歷的某企業(yè)出現(xiàn)過項目經(jīng)理用Project做匯報被領(lǐng)導批評了一通，認為把簡單事情復雜化，要求恢復原來Excel排計劃的情況。然而，隨著外部客戶和內(nèi)部精細化管理的要求，用數(shù)據(jù)說話的“數(shù)據(jù)控型”客戶和領(lǐng)導越來越多，應(yīng)用科學的工具方法才能理直氣壯的“拍腦袋。”