本文內(nèi)容結(jié)構(gòu)
一、項(xiàng)目會(huì)議的基本概述
1、什么是會(huì)議？
2、什么是會(huì)議管理？
3、為什么要開會(huì)？
(1)開展有效的溝通
(2)傳達(dá)資訊
(3)監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
(4)達(dá)成協(xié)議與解決問題
(5)資源共享
(6)開發(fā)創(chuàng)意
(7)激勵(lì)士氣
(8)鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位
4、會(huì)議的種類有哪些？
(1)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)
(2)項(xiàng)目Kick-off會(huì)議也叫開踢會(huì)議
(3)焦點(diǎn)小組會(huì)議
(4)引導(dǎo)式研討會(huì)
(5)規(guī)劃會(huì)議與分析
(6)狀態(tài)審查/匯報(bào)會(huì)
(7)投標(biāo)人/采購(gòu)定點(diǎn)會(huì)議
(8)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)
5、會(huì)議過程中常見的問題有哪些？
二、如何做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作
1、什么情況下要開會(huì)？
(1)必須把信息同時(shí)傳遞給很多人的事項(xiàng)最好開會(huì)。
(2)需要相關(guān)方共同參與決策的事情最好開會(huì)。
(3)匯報(bào)類的工作最好開會(huì)。
(4)表?yè)P(yáng)和批評(píng)最好開會(huì)。
(5)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理給某小組或部門成員分配任務(wù)時(shí)最好開會(huì)。
2、會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H
3、會(huì)議準(zhǔn)備check list
4、會(huì)場(chǎng)的選擇與布置
5、會(huì)議通知的發(fā)送
三、會(huì)議過程管理
1、會(huì)議過程中常見的問題？
2、會(huì)議過程中應(yīng)該怎么做？
3、怎么促成會(huì)議決策？
(1)少數(shù)服從多數(shù)
(2)權(quán)威決策
(3)共識(shí)決策
(4)定義權(quán)重決策
4、如何處理非預(yù)期事件？
(1)蟬事件
(2)鯊魚事件
(3)驢事件
(4)兔子事件
(5)螃蟹事件
四、如何做好會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)
1、會(huì)議紀(jì)要誰(shuí)來(lái)記錄？
2、會(huì)議紀(jì)要有哪些內(nèi)容？
3、會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后是否要跟進(jìn)？
五、會(huì)議主持人和會(huì)議協(xié)同
1、會(huì)議主持人的技巧
（1）關(guān)于聽
（2）關(guān)于說(shuō)
① 展示
② 探詢
③ 評(píng)論
④ 建立
⑤ 測(cè)試?yán)斫馇闆r
⑥ 總結(jié)
⑦ 排除與引進(jìn)
⑧ 強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程
2、會(huì)議協(xié)同的重要性
有些小伙伴對(duì)于如何開好項(xiàng)目例會(huì)還有不少的困惑，正好借此機(jī)會(huì)把項(xiàng)目會(huì)議怎么開做些整理。
一、項(xiàng)目會(huì)議的基本概述
1、什么是會(huì)議？
會(huì)是指聚會(huì)、見面、集會(huì)；議是指討論、商議。
會(huì)議是指人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流、制定行動(dòng)計(jì)劃的活動(dòng)。
2、什么是會(huì)議管理？
會(huì)議管理即會(huì)議組織者及參與者，在成熟、有效的管理模式下不斷實(shí)踐，提升會(huì)議的有效性。包括會(huì)議的目標(biāo)、議題、議程、決議、責(zé)任跟進(jìn)、獎(jiǎng)懲落實(shí)等多個(gè)要素的綜合管理與推進(jìn)，是管理者時(shí)間管理的重要組成部分，是提升領(lǐng)導(dǎo)力與執(zhí)行力的必要技能。
3、為什么要開會(huì)？
(1)開展有效的溝通
會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。
(2)傳達(dá)資訊
通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。
(3)監(jiān)督員工協(xié)調(diào)矛盾
許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度;同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。
(4)達(dá)成協(xié)議與解決問題
達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷明確問題拆分問題提出方案總結(jié)問題，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。
(5)資源共享
利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。
(6)開發(fā)創(chuàng)意
開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司媒體公司中。通過舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。
(7)激勵(lì)士氣
年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。
(8)鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位
經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。
4、會(huì)議的種類有哪些？
會(huì)議分類方式有很多，比如按照開會(huì)方式可以分為面對(duì)面會(huì)議、電話會(huì)議、視頻會(huì)議等；按照開會(huì)目的可以分為共識(shí)型會(huì)議、傳達(dá)型會(huì)議、討論型會(huì)議等。
與項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議一般有以下8種類型：
(1)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)在啟動(dòng)階段結(jié)束時(shí)召開，主要是發(fā)布項(xiàng)目章程，任命項(xiàng)目經(jīng)理，賦予項(xiàng)目經(jīng)理動(dòng)用組織資源的權(quán)利。
(2)項(xiàng)目Kick-off會(huì)議也叫開踢會(huì)議
Kick-off會(huì)議在規(guī)劃階段結(jié)束召開，這個(gè)會(huì)議的目的是正式批準(zhǔn)各類項(xiàng)目計(jì)劃，并且與相關(guān)方達(dá)成共識(shí)，落實(shí)具體的項(xiàng)目工作，為項(xiàng)目進(jìn)入執(zhí)行階段做準(zhǔn)備。
(3)焦點(diǎn)小組會(huì)議
焦點(diǎn)小組會(huì)議是把預(yù)先選定的相關(guān)方和主題專家（SME）集中在一起，了解他們對(duì)所提議產(chǎn)品、服務(wù)或成果的期望和態(tài)度。由一位受過訓(xùn)練的主持人引導(dǎo)大家進(jìn)行互動(dòng)式討論。焦點(diǎn)小組會(huì)議往往比“一對(duì)一的訪談更熱烈。
(4)引導(dǎo)式研討會(huì)
引導(dǎo)式研討會(huì)是通過邀請(qǐng)主要的跨職能相關(guān)方一起參加會(huì)議，引導(dǎo)式研討會(huì)對(duì)產(chǎn)品需求進(jìn)行集中討論與定義。研討會(huì)是快速定義跨職能需求和協(xié)調(diào)干系人差異的重要技術(shù)。由于群體互動(dòng)的特點(diǎn)，被有效引導(dǎo)的研討會(huì)有助于建立信任、促進(jìn)關(guān)系、改善溝通，從而有利于參加者達(dá)成一致意見。
PS：焦點(diǎn)小組會(huì)議和引導(dǎo)式研討會(huì)的區(qū)別在于，參加引導(dǎo)式研討會(huì)的成員一般具有跨職能的特點(diǎn)，而焦點(diǎn)小組通常是在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所在的職能部門內(nèi)進(jìn)行。
(5)規(guī)劃會(huì)議與分析
規(guī)劃會(huì)議與分析是風(fēng)險(xiǎn)管理過程召開的第一個(gè)會(huì)議，也是規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理唯一的一個(gè)工具與技術(shù)。PMBOK對(duì)這個(gè)會(huì)議是這樣描述：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要舉行規(guī)劃會(huì)議，來(lái)制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。參會(huì)者可包括項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和干系人、組織中負(fù)責(zé)管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃和應(yīng)對(duì)活動(dòng)的人員，以及其他相關(guān)人員。
(6)狀態(tài)審查/匯報(bào)會(huì)
狀態(tài)審查會(huì)是一個(gè)全面評(píng)估的會(huì)議。具體內(nèi)容包括但不限于：項(xiàng)目的詳細(xì)計(jì)劃、項(xiàng)目績(jī)效的控制程序和方法、項(xiàng)目進(jìn)行過程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)和不確定性的判別和控制、項(xiàng)目小組的人員的安排、項(xiàng)目小組內(nèi)部交流和溝通界面的形成、項(xiàng)目進(jìn)行過程中報(bào)告制度安排、客戶關(guān)系、分包和承包者關(guān)系、與其他機(jī)構(gòu)的關(guān)系、會(huì)計(jì)與核算的方式內(nèi)容和結(jié)果、項(xiàng)目進(jìn)行過程中其他沒有言明但重要的事項(xiàng)。
(7)投標(biāo)人/采購(gòu)定點(diǎn)會(huì)議
投標(biāo)人會(huì)議是在投標(biāo)書或建議書提交之前，在買房和所有潛在賣方之間召開的會(huì)議。目的是保證所有潛在賣方對(duì)采購(gòu)需求由清晰和統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。
通常情況下，每家企業(yè)的對(duì)于該會(huì)議的安排不同，有些企業(yè)是由項(xiàng)目經(jīng)理組織和安排，而更多的企業(yè)應(yīng)該是由專門的采購(gòu)部門牽頭和組織。
(8)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)
任何項(xiàng)目收尾都要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更新組織過程資產(chǎn)，供以后項(xiàng)目參考。
除了以上8種會(huì)議之外，還有節(jié)點(diǎn)評(píng)審會(huì)、CCB評(píng)審會(huì)、高層協(xié)調(diào)會(huì)等會(huì)議。
5、會(huì)議過程中常見的問題有哪些？
總體來(lái)說(shuō)會(huì)議中存在的問題可以總結(jié)為：參而不議、議而不決、決而不行、行而無(wú)果。
常見的問題有以下幾種：
① 沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。
② 沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。
③ 參加人數(shù)眾多，無(wú)多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。
④ 未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來(lái)控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。
⑤ 思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。
⑥ 時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì)。
⑦ 地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。
二、如何做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作
對(duì)一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，成功的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了，一個(gè)會(huì)議成功與否，會(huì)前的準(zhǔn)備可以起到?jīng)Q定性的作用。
1、什么情況下要開會(huì)？
決定會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性，這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用是把那些根本不符合發(fā)生條件的會(huì)議提前pass掉，從而為會(huì)議的組織把好第一關(guān)。一般來(lái)講，以下幾種情況最好是召開會(huì)議。
(1)必須把信息同時(shí)傳遞給很多人的事項(xiàng)最好開會(huì)。
以每日站會(huì)和晨會(huì)夕會(huì)為例，作用很簡(jiǎn)單就是要對(duì)目標(biāo)有統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，同時(shí)傳遞項(xiàng)目關(guān)鍵信息給小組成員。這類會(huì)議的召開是有必要的，尤其是在緊急情況下的信息共享，傳遞效率高，可以消除溝通誤差。
(2)需要相關(guān)方共同參與決策的事情最好開會(huì)。
干過項(xiàng)目經(jīng)理的應(yīng)該知道，很多決議是要通過會(huì)議的形式形成，有正式的紀(jì)要發(fā)出和跟蹤。如果單獨(dú)找相關(guān)方進(jìn)行決策，最后又斗不到一起去，會(huì)死的很慘。上文有介紹過焦點(diǎn)小組會(huì)議和引導(dǎo)式研討會(huì)，他們的目的都是為了在一定范圍內(nèi)達(dá)成共識(shí)。
(3)匯報(bào)類的工作最好開會(huì)。
不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式，使公司內(nèi)部缺乏溝通。因此，項(xiàng)目經(jīng)理要定期組織召開正式的項(xiàng)目匯報(bào)會(huì)議，聽取各部門/模塊的工作匯報(bào)，使各種信息在項(xiàng)目和公司內(nèi)高效流通。
(4)表?yè)P(yáng)和批評(píng)最好開會(huì)。
采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。在正式會(huì)議上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)項(xiàng)目成員可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)。當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒項(xiàng)目成員，避免同類事情再度發(fā)生。
(5)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理給某小組或部門成員分配任務(wù)時(shí)最好開會(huì)。
最好不要采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。
2、會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H
只有認(rèn)識(shí)到會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要性，才能組織一個(gè)成功的會(huì)議。
一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的準(zhǔn)備如果做的好，可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式，通過充分的會(huì)議準(zhǔn)備和通知，告知參會(huì)者會(huì)議的目的，以及會(huì)議對(duì)參會(huì)者的要求和需求等。
良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，保障會(huì)議召開質(zhì)量。首先要明確會(huì)議的5W1H，即：
Why：為什么開會(huì)，也就是會(huì)議的目的是什么？
What：開什么會(huì)，就是會(huì)議討論的主題是什么？
Who：有哪些人參加？
When：什么時(shí)候開會(huì)以及會(huì)議時(shí)長(zhǎng)？
Where：會(huì)議地點(diǎn)在哪，線上還是線下？
How：怎么保障會(huì)議能夠成功召開，即會(huì)議的規(guī)章制度有哪些？比如提前10分鐘到會(huì)，不準(zhǔn)看手機(jī)等等。
3、會(huì)議準(zhǔn)備check list
會(huì)議的準(zhǔn)備工作涉及到方方面面，在網(wǎng)上找到了個(gè)check list供參考，包含20項(xiàng)內(nèi)容，看上去比較繁瑣，但是可以說(shuō)面面俱到了，在你準(zhǔn)備會(huì)議比較慌張的時(shí)候可以看看這張list。
(1)了解會(huì)議的目的
(2)是否一定要開會(huì)
(3)確定會(huì)議的形式
(4)安排會(huì)議的議程
(5)決定會(huì)議的時(shí)間
(6)確定會(huì)議的主持人
(7)決定會(huì)議的地點(diǎn)
(8)研究會(huì)場(chǎng)如何布置
(9)確定出席人數(shù)
(10)安排出席者座位
(11)是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽
(12)是否安排交通工具
(13)是否安排與會(huì)者住宿
(14)是否發(fā)出了會(huì)議通知
(15)確定視聽教材
(16)確定輔助教材
(17)準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖
(18)是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料
(19)確定自己人的相關(guān)資料
(20)是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知
4、會(huì)場(chǎng)的選擇與布置
別忽視了這個(gè)因素，恰當(dāng)?shù)臅?huì)場(chǎng)與布置和為會(huì)議組織提供合適的環(huán)境和感受，有事半功倍的效果，一般會(huì)場(chǎng)的布局有以下5種。
(1)劇院式的布置。這個(gè)類型適合于例會(huì)和大型代表會(huì)等不需要書寫和記錄的會(huì)議，像開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、大型宣講會(huì)等會(huì)議。
(2)課堂式適合用于專業(yè)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)舉辦的、具有培訓(xùn)性質(zhì)的會(huì)議。比如我們之前參加的項(xiàng)標(biāo)委和基金會(huì)聯(lián)合舉辦的高級(jí)項(xiàng)目管理專業(yè)人員培訓(xùn)班。
(3)雞尾酒式可自由走動(dòng)交流布置比較靈活，沒有一個(gè)固定的模式，取食后可自由走動(dòng)交流，這種在慶功會(huì)上使用的會(huì)比較多。
(4)宴會(huì)式一般用于中餐宴會(huì)和培訓(xùn)會(huì)議，尤其是線下培訓(xùn)類型的會(huì)議，經(jīng)常會(huì)將參訓(xùn)人員分成幾個(gè)小組，既能夠有效破冰，還能夠激勵(lì)學(xué)員互動(dòng)，效果不錯(cuò)。
(5)U形或董事會(huì)型布置，一般適合小型的、討論型的會(huì)議。 這種會(huì)場(chǎng)形式應(yīng)該是項(xiàng)目經(jīng)理日常工作中最常接觸和使用的，大多數(shù)企業(yè)日常的會(huì)議室布局都是類似U形結(jié)構(gòu)。
當(dāng)然了，這種布局的會(huì)場(chǎng)要注重會(huì)議禮儀，尤其是坐席的安排，在有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)的情況下要注意。比如領(lǐng)導(dǎo)位置靠里側(cè)（遠(yuǎn)離門口）中心位置、以左or右為尊等原則（“以右為尊”是普遍適用的次序原則。但是在中國(guó)，大多是“以左為尊”。一般國(guó)企內(nèi)部的大型會(huì)議，遵守“左為上”的原則；其他商務(wù)、社交、涉外活動(dòng)一般遵循“以右為尊”的國(guó)際慣例）
5、會(huì)議通知的發(fā)送
按道理來(lái)說(shuō)，組織任何會(huì)議都應(yīng)該提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，只是不同會(huì)議類型會(huì)議通知的形式不同。
比如一些行業(yè)峰會(huì)或者培訓(xùn)由會(huì)議需要主辦單位發(fā)給所有與會(huì)單位或全體與會(huì)者的書面文件，或者向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請(qǐng)函件。
而項(xiàng)目經(jīng)理參與的會(huì)議大多數(shù)是項(xiàng)目?jī)?nèi)外部的會(huì)議，多數(shù)通過郵件、OA或者日歷的形式發(fā)送。
項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議通知一般應(yīng)由會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議程以及與會(huì)要求等6項(xiàng)內(nèi)容組成。下發(fā)會(huì)議通知時(shí)，應(yīng)保證提前、及時(shí)送達(dá)，對(duì)于特別的相關(guān)方需要電話或者信息提醒。
做到以上就意味著做好會(huì)議的所有準(zhǔn)備了嗎？
并不是！
以上只是會(huì)議準(zhǔn)備的常規(guī)注意事項(xiàng)，說(shuō)實(shí)話形式大于實(shí)際，不管是啥會(huì)最好的情況是要提前將會(huì)議的目的在會(huì)前達(dá)成，會(huì)議還沒開就已經(jīng)結(jié)束（有結(jié)果）了，尤其是在國(guó)企，必須要這樣準(zhǔn)備會(huì)議才有意義。
之前我一直有說(shuō)，在咱們的國(guó)情下，是大會(huì)定小事，小會(huì)定大事。多人參加的會(huì)議，適合匯報(bào)和交流，不適合做決策。
涉及到需要決策和決議的會(huì)議，必須要提前與相關(guān)決策者進(jìn)行充分的溝通并取得認(rèn)同，或者小范圍討論后，再到會(huì)上討論形成決議，其實(shí)開會(huì)就是走個(gè)形式。
三、會(huì)議過程管理
1、會(huì)議過程中常見的問題？
沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行；
未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長(zhǎng)，未能及時(shí)結(jié)束；
氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言;或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧；
與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象；
未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象；
議而不決，沒有形成有效的決策。
2、會(huì)議過程中應(yīng)該怎么做？
確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；
嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；
營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策；
保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊；
控制會(huì)議秩序，避免過度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止；
對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。
可能有小伙伴要說(shuō)了，你說(shuō)的都對(duì)但沒用啊，誰(shuí)都知道這么做，但問題是沒有辦法這么做，好像什么都說(shuō)了，但又好像什么都沒說(shuō)。
是的，所以對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，我覺得會(huì)議過程中要抓住兩個(gè)重點(diǎn)，第一怎么促成決策，第二如何處理突發(fā)事件。
3、怎么促成會(huì)議決策？
首先，項(xiàng)目上的決策一般會(huì)有個(gè)叫項(xiàng)目管理委員會(huì)這么個(gè)東西來(lái)做，當(dāng)然可能不叫這么名字，但是會(huì)有個(gè)組織或者個(gè)人對(duì)項(xiàng)目的成功負(fù)責(zé)。
換個(gè)說(shuō)法就是，由項(xiàng)目管理委員會(huì)代表各項(xiàng)目的高級(jí)管理層指導(dǎo)項(xiàng)目方向，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上做出決策，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體控制，而把項(xiàng)目的日常管理委托給項(xiàng)目經(jīng)理。
項(xiàng)目管理委員會(huì)根據(jù)企業(yè)和組織的環(huán)境不同，一般有幾種決策方式。
(1)少數(shù)服從多數(shù)
少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用于當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。
但是投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。這種決策方式的優(yōu)點(diǎn)是容易操作、決策效率高，但缺點(diǎn)是團(tuán)隊(duì)內(nèi)未達(dá)成共識(shí)，可能會(huì)影響后續(xù)決策執(zhí)行。
(2)權(quán)威決策
權(quán)威決策也就是我們平時(shí)所說(shuō)的一言堂，出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。適宜使用于當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。
當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)不宜使用。優(yōu)點(diǎn)是突出領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威性、容易形成創(chuàng)新性決策，缺點(diǎn)是決策容易引起較大爭(zhēng)議，并且容易出現(xiàn)決策失誤，增加組織成本。
(3)共識(shí)決策
共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。
但是如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧共識(shí)決策就難以形成。它的優(yōu)點(diǎn)是這種決策方式最具代表性、團(tuán)隊(duì)內(nèi)部充分共識(shí)、后續(xù)執(zhí)行效率高，缺點(diǎn)是決策周期長(zhǎng)，而且如果出現(xiàn)意見無(wú)法達(dá)成一致的情況便無(wú)法解決
(4)定義權(quán)重決策
定義權(quán)重決策是在各決策成員之間定義好權(quán)重，比如總經(jīng)理一票20分，副總10分，其他成員5分，以公開投票的方式進(jìn)行決策。這種方法提供了一種介于一言堂和共識(shí)決策之間的決策方式，坦白來(lái)說(shuō)國(guó)內(nèi)使用這種方式的組織應(yīng)該不會(huì)太多。
優(yōu)點(diǎn)是決策效率高、不易產(chǎn)生爭(zhēng)論、沖突，缺點(diǎn)是團(tuán)隊(duì)內(nèi)未達(dá)成共識(shí),影響后續(xù)決策執(zhí)行，團(tuán)隊(duì)內(nèi)缺乏充分溝通。
對(duì)自己所屬的組織是哪種決策方式有了清晰的認(rèn)識(shí)，才能在會(huì)議中促成既定決議的達(dá)成，知其然知其所以然。
4、如何處理非預(yù)期事件？
說(shuō)是非預(yù)期事件，其實(shí)指的就是既定內(nèi)容之外的事情，也就是說(shuō)不想發(fā)生的事情發(fā)生了，該怎么處理。一般來(lái)講，會(huì)議過程中有以下幾種突發(fā)事件。
(1)蟬事件
① 發(fā)言人開始講故事，或者說(shuō)與討論主題無(wú)關(guān)的事情；
② 講了很久很久的鋪墊才進(jìn)入主題；
③ 講的太模糊，模棱兩可，沒有具體的案例；
④ 沒有聽或者不聽別人的觀點(diǎn)，以自我為中心。
應(yīng)對(duì)：
① 可用語(yǔ)言或者非語(yǔ)言暗示；
語(yǔ)言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語(yǔ)來(lái)控制會(huì)議的議事進(jìn)度。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言時(shí)間。
更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語(yǔ)言性的方式，即通過眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說(shuō)多了或者別說(shuō)了，或者是說(shuō)得不夠接著說(shuō)等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，或者敲桌子。
② 事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制，在會(huì)議過程中也可以反復(fù)強(qiáng)調(diào)；
③ 用總結(jié)的方式結(jié)束，有的時(shí)候需要稍微搶點(diǎn)話，把發(fā)言人的意見總結(jié)一下，以這種方式結(jié)束發(fā)言。
(2)鯊魚事件
① 有攻擊別人的傾向；
② 總是給予消極或者否定的意見。
應(yīng)對(duì)：
① 非語(yǔ)言性打斷，同上面第1點(diǎn)；
② 重申會(huì)議規(guī)范，同上面第2點(diǎn)；
③ 反問法，通過反問對(duì)方的想法和問題，如果對(duì)方答復(fù)你的問題后，主控權(quán)就被你奪回，不要忘了，趕快引導(dǎo)到主題訴求上來(lái)。
(3)驢事件
① 過于敏感，或者防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻；
② 不能站在別人的立場(chǎng)上看問題，沒有同理心。
應(yīng)對(duì)：
① 點(diǎn)名發(fā)言，既然你防備心那么強(qiáng)，那就偏要你發(fā)言，該你說(shuō)話的時(shí)候就要說(shuō)話，該接輪子的時(shí)候就要出來(lái)接輪子，跑不掉的。
② 重復(fù)問題，可以提醒對(duì)方站在客觀的立場(chǎng)看待問題，回歸問題本身，而不是活在自己的世界里。
③ 突出他的貢獻(xiàn)，捧一下他，卸掉戒備，換位思考。
(4)兔子事件
① 質(zhì)疑正在使用的流程和制度；
② 總是提議不同的流程或者建議。
應(yīng)對(duì)：
① 首先，要肯定他的貢獻(xiàn)，先捧后殺；
② 其次，要重申現(xiàn)在是有現(xiàn)成的程序的，并不需要重新制定程序和機(jī)制，可以試用現(xiàn)在的程序，不行再來(lái)談。
(5)螃蟹事件
① 開會(huì)的同時(shí)處理其他的工作，心不在焉；
② 私自開小會(huì)；
③ 經(jīng)常接電話、瞌睡或者故意看窗外。
應(yīng)對(duì)：
① 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力，重申會(huì)議規(guī)范
② 代入別人，有的時(shí)候參會(huì)者心不在焉可能是參與感不強(qiáng)，議程與他相關(guān)性不大，這個(gè)時(shí)候就要主動(dòng)代入別人，可以征求下意見，拉過來(lái)參與討論；
③ 短暫沉默，這個(gè)辦法還是挺好用的，如果有人在開小會(huì)，或者心不在焉，會(huì)議主持人可以嘗試停下來(lái)沉默一下，這時(shí)往往會(huì)議室會(huì)重歸安靜，大家也會(huì)重新聚焦到會(huì)議本身。
從以上內(nèi)容可以看出，會(huì)議過程中的管理就是相關(guān)方管理，把會(huì)議做決策的相關(guān)方管理好，無(wú)關(guān)人員和潛在破壞會(huì)議節(jié)奏和議程的相關(guān)方管理好，基本就可以保證會(huì)議過程中的質(zhì)量。
四、如何做好會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)
會(huì)議開完就結(jié)束了嗎？
當(dāng)然不是，衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。
因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。如何做好會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)？
1、會(huì)議紀(jì)要誰(shuí)來(lái)記錄？
通常項(xiàng)目會(huì)議是有專人來(lái)做記錄的，比如項(xiàng)目組內(nèi)的例行會(huì)議一般由項(xiàng)目助理或項(xiàng)目主管記錄，公司級(jí)的項(xiàng)目評(píng)審會(huì)/匯報(bào)會(huì)有專門的PMO人員記錄，會(huì)議記錄人主要有以下幾個(gè)作用.
(1)會(huì)議記錄者不可或缺。
會(huì)議記錄者是參會(huì)人員的重要組成部分，他的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。
(2)會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。
這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。
(3)會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。
會(huì)議記錄者最好是那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作，因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才。并且最好是要由不同人員輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的人專職擔(dān)任。
因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人，像我的團(tuán)隊(duì)就是輪流進(jìn)行會(huì)議記錄的，經(jīng)過了一段時(shí)間的鍛煉，每個(gè)人在這方面都有很大長(zhǎng)進(jìn)，寫會(huì)議紀(jì)要不在撓頭。
(4)觀察預(yù)防功能。
會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來(lái)觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。
例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。因?yàn)橹鞒秩耸且两跁?huì)議中的，有的時(shí)候沒有辦法完全跳出來(lái)進(jìn)行觀察，這時(shí)候會(huì)議記錄者就可以發(fā)揮作用了。
有些人認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最簡(jiǎn)單的角色，別人說(shuō)啥你就記啥就行了，但其實(shí)這種觀點(diǎn)是不對(duì)的。上面也說(shuō)了，會(huì)議記錄者在會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。
因?yàn)?，一名好的?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間。一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。
一般來(lái)講，會(huì)議記錄者多少要具備一些“天賦”。
反應(yīng)要快。對(duì)于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)，并且直擊要害，知道底層邏輯在談什么。
寫字要快。做會(huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求，當(dāng)然打字快也行，很多都是用電腦做會(huì)議紀(jì)要。
知識(shí)面要廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽到一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒有相對(duì)廣的知識(shí)面，對(duì)這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽不懂，也不會(huì)寫，這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。
比如我們汽車行業(yè)的公司級(jí)項(xiàng)目會(huì)議，你必須要聽得懂研發(fā)說(shuō)的ADAS、OTA等術(shù)語(yǔ)，聽得懂生產(chǎn)系統(tǒng)ERP、IMM這些術(shù)語(yǔ)，還得聽得懂財(cái)務(wù)上RIO這些術(shù)語(yǔ)，否則這個(gè)工作就沒法做。
記憶力要強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說(shuō)事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又幾長(zhǎng)的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。當(dāng)然這方面我們可以在會(huì)前對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行充分的了解，會(huì)中借助些電子產(chǎn)品進(jìn)行輔助。
另外組織能力強(qiáng)、傾聽能力強(qiáng)、總結(jié)能力強(qiáng)也是一個(gè)優(yōu)秀會(huì)議記錄者的必備素養(yǎng)。
2、會(huì)議紀(jì)要有哪些內(nèi)容？
會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素，如：議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件等。
同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄最好要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。
會(huì)議記錄要明確記錄待跟蹤事項(xiàng)，可參考下方表格。
對(duì)會(huì)議記錄的一些Tips：
(1)重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。
(2)除非有必要，定期召開的會(huì)議通常不用錄音。
(3)大多數(shù)會(huì)議都要指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主持人最好不要兼任此項(xiàng)工作，有的時(shí)候應(yīng)付不過來(lái)，雖然這么說(shuō)，但是部分重要會(huì)議我還是兼顧主持人與會(huì)議記錄者的角色。
(4)會(huì)議記錄時(shí)的字跡還是不要太潦草了，否則會(huì)后自己都不認(rèn)識(shí)了，我就有過這樣的經(jīng)歷，最后只能想辦法圓（編）過去。當(dāng)然了筆記最好用電腦打出來(lái)，方便參閱。
(5)會(huì)議記錄者還要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助主持人進(jìn)行討論。
(6)討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí)，最好在會(huì)議結(jié)束前進(jìn)行小結(jié)，在會(huì)上當(dāng)場(chǎng)向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無(wú)誤，否則會(huì)很難受，別問我咋知道的，吃了很多虧！
(7)有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對(duì)意見如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。
(8)會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在最少的頁(yè)數(shù)。
(9)會(huì)議記錄應(yīng)該在會(huì)議中記錄清楚：出席人員、缺席人名單，使用簡(jiǎn)短的一段文字，明確與會(huì)者重點(diǎn)工作分派及完成日期。
(10)會(huì)議記錄者應(yīng)與會(huì)議紀(jì)要的審批人共同審核會(huì)議紀(jì)要，通常會(huì)經(jīng)過審核、審定和批準(zhǔn)幾個(gè)環(huán)節(jié)。會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)后，將此份會(huì)議記錄發(fā)送給所有相關(guān)方。
3、會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后是否要跟進(jìn)？
需要。
會(huì)議發(fā)起人要指定專人來(lái)跟蹤會(huì)議紀(jì)要的完成情況，可以是會(huì)議主持人、記錄人或指定的其他人員。并明確定義好跟蹤的頻率和匯報(bào)的機(jī)制，即多久在什么憑條進(jìn)行匯報(bào)，直至所有事項(xiàng)徹底完成。
如果是例行會(huì)議，要在下一次會(huì)議前，整理出待完成事項(xiàng)表的追蹤情況，并在例會(huì)上作為固定議題進(jìn)行完成情況的匯報(bào)，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務(wù)。
對(duì)于已經(jīng)完成的事項(xiàng)可在進(jìn)展匯報(bào)后再表格中刪除，而對(duì)于未完成事項(xiàng)需集中整理后，作為此次會(huì)議的附件再發(fā)送給全體與會(huì)人員，制止跟蹤至關(guān)閉。
參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。
因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來(lái)，必須要做好會(huì)議記錄以及會(huì)后跟進(jìn)。
五、會(huì)議主持人和會(huì)議協(xié)同
1、會(huì)議主持人的技巧
毋庸置疑，會(huì)議主持人的作用無(wú)可替代，項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目會(huì)議中的常設(shè)主持人，必須要懂得會(huì)議管理中的技巧和原理，會(huì)議主持人在會(huì)議中，要關(guān)注聽和說(shuō)兩個(gè)方面。
(1)關(guān)于聽
傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望，全神貫注地理解講話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程，這是一種管理技巧，其實(shí)是可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。
雖然之前有聊到過，會(huì)議過程中經(jīng)常會(huì)有人文不對(duì)題，不知道在說(shuō)什么，但是建議主持人無(wú)論如何要盡可能學(xué)會(huì)傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。
首先，只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。這是傾聽的第一步。
其次，傾聽時(shí)主持人的眼神最好與發(fā)言者相互接觸，甚至是點(diǎn)頭示意，要使發(fā)言者有一種被重視、在溝通的感覺。另外如果是發(fā)言者對(duì)著你說(shuō)，尤其是老板對(duì)著你說(shuō)的時(shí)候，你可能還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“對(duì)對(duì)”、“好好”、“哦哦?”“確實(shí)”這樣的話，你懂得。
此外，主持人多數(shù)會(huì)站在主席臺(tái)的位置，身體前傾也是聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神。
最后不要忘了，聽的關(guān)鍵是重復(fù)和總結(jié)，最終目的當(dāng)然是要做好相關(guān)的會(huì)議記錄。
(2)關(guān)于說(shuō)
在會(huì)議過程中的表達(dá)也要遵照73855法則。73855法則是由西方學(xué)者亞伯特·馬博藍(lán)比提出的，其中7％代表的是文字內(nèi)容、38％代表的是語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)，55%代表的是肢體語(yǔ)言。可以看出，在面對(duì)面會(huì)議中，肢體語(yǔ)言和語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)比文字內(nèi)容要有效的多。
除此之外，會(huì)議主持人還有以下說(shuō)話的技巧：
① 展示。即主持人使用73855原則，把自己所要表達(dá)的觀點(diǎn)展示給大家。
② 探詢。參會(huì)人員對(duì)匯報(bào)者或主持人的發(fā)言會(huì)持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來(lái)了解與會(huì)者的意見，例如:“然后呢?”“那現(xiàn)在情況怎么樣呢?”“那你到底需要什么樣的支持呢?”
③ 評(píng)論。參會(huì)者回答完主持人的探詢問話之后，主持人需要接著作出評(píng)論，比如“我明白你的意思了”“所以你想表達(dá)的問題是…”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。
④ 建立。評(píng)論之后需要采用“建立”的說(shuō)話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致。
“建立”經(jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問題是想表達(dá)什么?”“那我們?cè)偕钜徊剑闳绾慰创@個(gè)問題的成因呢?”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢?'
⑤ 測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見，對(duì)于這些反對(duì)意見主持人可能沒聽明白，或者大家可能沒有聽明白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。
⑥ 總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如:“剛才大家討論的內(nèi)容，我做下小結(jié)，如果有未盡事項(xiàng)，請(qǐng)大家?guī)兔ρa(bǔ)充，一、二、三…”。
⑦ 排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些參會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說(shuō)話容易滔滔不絕，或是說(shuō)話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外。
相同的問題，可以問問其他人的觀點(diǎn)，把別人帶到對(duì)話里面來(lái)就是所謂的“引進(jìn)”。排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人。這是兩種很好的說(shuō)的技巧，這兩種技巧通常是連用的。
⑧ 強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程。主持人就會(huì)議議程時(shí)刻保持提醒和強(qiáng)調(diào)的狀態(tài)，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)：“這個(gè)議程已經(jīng)超時(shí)了，要不我們就談到這里，后面還有幾個(gè)議程要談”。
會(huì)議協(xié)同的重要性
工欲善其事必先利其器。
我們講了這么多有關(guān)會(huì)議如何組織好的事項(xiàng)，其實(shí)歸根結(jié)底，還是要溝通到位，將會(huì)議材料和議程在會(huì)前同步到位，將會(huì)議要傳到的信息和意見在會(huì)中討論到位，將會(huì)議達(dá)成的決議和任務(wù)在會(huì)后跟進(jìn)到位。
由于近幾年的特殊情況，尤其是涉及到企業(yè)外部資源的會(huì)議，采用線下的形式召開難度越來(lái)越大，大部分企業(yè)都將項(xiàng)目的各類會(huì)議改成了線上會(huì)議，因此，一套高效好用的會(huì)議協(xié)同平臺(tái)顯得格外重要，這也是驅(qū)動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一項(xiàng)重要的工作之一。
當(dāng)然了，現(xiàn)在的協(xié)同辦公軟件有很多，琳瑯滿目的溝通工具、系統(tǒng)應(yīng)用。但是“把事解決”才是貫穿其中，最根本也是最核心的單元。
會(huì)議協(xié)同平臺(tái)，至少要可以具體設(shè)置會(huì)議名稱、背景信息、日期、時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議創(chuàng)建成功后，要能通過移動(dòng)端或者PC端給會(huì)議相關(guān)人發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)通知和會(huì)議開始提醒。
并且相關(guān)的會(huì)議可以展示在個(gè)人事項(xiàng)列表中，方便協(xié)作人快速處理。另外這個(gè)平臺(tái)也要可以發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，能夠隨時(shí)找到所有已創(chuàng)建的會(huì)議事項(xiàng)，幫助做好跟進(jìn)工作。
有了會(huì)議協(xié)同平臺(tái)，可以起到事半功倍的效果，大大提升會(huì)議管理效率。
有關(guān)會(huì)議主持人的技巧和會(huì)議協(xié)同平臺(tái)就寫到這里，希望大家能夠從文章中獲益，使自己成為項(xiàng)目會(huì)議的操盤手，成功地完成每一次項(xiàng)目會(huì)議。（來(lái)源：老卡搖項(xiàng)目 卡梅?。?/p>
