平常如何做好工作匯報(bào)

萬(wàn)里潮涌 2022-09-26 發(fā)布于浙江

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導(dǎo)讀：

1、及時(shí)匯報(bào)，掌握匯報(bào)時(shí)機(jī)

2、精心準(zhǔn)備，做好匯報(bào)材料

3、提高效率，熟悉匯報(bào)技巧

每個(gè)職場(chǎng)人都需要做工作匯報(bào)，即使是普通員工，也需要及時(shí)反饋?zhàn)约旱墓ぷ髑闆r給直接上級(jí)。工作匯報(bào)得好，肯定有助于我們的職級(jí)晉升和績(jī)效考核。

試想哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不喜歡“事事有著落，件件有回音”的靠譜的人呢？尤其是經(jīng)常主動(dòng)匯報(bào)的人，獲得晉升的機(jī)會(huì)明顯比不主動(dòng)匯報(bào)的人多。

工作匯報(bào)也是有章法的，不是想什么時(shí)間匯報(bào)就什么時(shí)間匯報(bào)，匯報(bào)內(nèi)容也要精心準(zhǔn)備，不要領(lǐng)導(dǎo)仔細(xì)詢問(wèn)時(shí)，一問(wèn)三不知。另外領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間也是比較寶貴的，匯報(bào)時(shí)要簡(jiǎn)明扼要，領(lǐng)導(dǎo)往往更關(guān)心結(jié)果，所以匯報(bào)時(shí)要先簡(jiǎn)略工程，重點(diǎn)匯報(bào)成果，領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)過(guò)程，再詳細(xì)說(shuō)。

及時(shí)匯報(bào)，掌握匯報(bào)時(shí)機(jī)

對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，他們希望團(tuán)隊(duì)工作有條不紊，按時(shí)推進(jìn)，對(duì)于進(jìn)度要求往往只能提前，不能落后，很多管理者經(jīng)常主動(dòng)去詢問(wèn)任務(wù)進(jìn)度。當(dāng)然對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，最希望員工主動(dòng)匯報(bào)工作。

任務(wù)安排，工作匯報(bào)構(gòu)成了反饋流程，如果能夠?qū)崿F(xiàn)正反饋，比如員工提前完成任務(wù)了，及時(shí)匯報(bào)，可以提前進(jìn)入下一個(gè)任務(wù)環(huán)節(jié)，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)工作的正反饋。對(duì)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，都是非常積極的成果。團(tuán)隊(duì)績(jī)效得到提高，個(gè)人獲得成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)，同時(shí)獲得晉升和加薪的機(jī)會(huì)。相反如果員工不積極匯報(bào)工作，每次都是領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)關(guān)注時(shí)才獲得任務(wù)情況，那么領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該員工的印象就會(huì)變成“撥一撥動(dòng)一動(dòng)”的員工。肯定不會(huì)安排重要的工作給該員工，該員工獲得發(fā)展的機(jī)會(huì)就會(huì)減少。

匯報(bào)要及時(shí)，比如獲得初步工作成果時(shí)、遇到工作有重大突破時(shí)，工作提前完成時(shí)，以上都是好的結(jié)果要及時(shí)匯報(bào)。這時(shí)匯報(bào)主要是提升領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)的信心，幫助領(lǐng)導(dǎo)樹立楷模，正面宣傳。

同樣，工作遇到巨大困難或出現(xiàn)意外時(shí)，也要及時(shí)匯報(bào)。讓領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助爭(zhēng)取更多資源，保證任務(wù)進(jìn)度。比如任務(wù)涉及的人員有離職情況時(shí)，任務(wù)需要的資源不能及時(shí)獲得時(shí)，都需要及時(shí)匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間去協(xié)調(diào)資源，畢竟領(lǐng)導(dǎo)的信息和資源都比自己要多，他們可以幫助我們克服困難。

工作中，我們遇到超出自己權(quán)限的事情時(shí)，也要及時(shí)匯報(bào)，一是表示對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重，二是超出權(quán)限的事情，會(huì)有很多潛在問(wèn)題，處理得好，不見(jiàn)得有功，處理不好，肯定要背責(zé)任的。

所以匯報(bào)工作，我們要報(bào)喜也報(bào)憂，有人喜歡報(bào)喜不報(bào)憂，但是等到問(wèn)題拖得無(wú)法控制時(shí)再匯報(bào)，往往錯(cuò)失了最佳補(bǔ)救機(jī)會(huì)。

匯報(bào)工作除了要及時(shí)以外，也要看領(lǐng)導(dǎo)的工作狀態(tài)和心情，最好預(yù)約領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，既尊重領(lǐng)導(dǎo)，也能獲得單獨(dú)展示的機(jī)會(huì)。有些領(lǐng)導(dǎo)是情緒化的領(lǐng)導(dǎo)，就要在領(lǐng)導(dǎo)情緒平穩(wěn)、心情不錯(cuò)時(shí)匯報(bào)，效果比較好。即使好的方案和結(jié)果，如果領(lǐng)導(dǎo)心情不好，可能溝通匯報(bào)效果也不好。

精心準(zhǔn)備，做好匯報(bào)材料

向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作不是無(wú)目的的溝通，領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間是寶貴的，我們匯報(bào)不能太隨意了，匯報(bào)要主次分明，邏輯清晰，匯報(bào)內(nèi)容要精心準(zhǔn)備，不能想到哪說(shuō)到哪。

匯報(bào)材料最好準(zhǔn)備兩份，一份簡(jiǎn)約的，提綱挈領(lǐng)的，大概一張紙就夠，領(lǐng)導(dǎo)也有時(shí)間和精力看。一份比較詳細(xì)的，如果領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)到具體的數(shù)據(jù)和事情詳細(xì)經(jīng)過(guò)，可以給領(lǐng)導(dǎo)展示詳細(xì)信息，做到有的放矢。

匯報(bào)材料要真實(shí)。真實(shí)性是匯報(bào)的基本準(zhǔn)則。歪曲事實(shí)匯報(bào)，只能使匯報(bào)者威信掃地，給單位和個(gè)人帶來(lái)?yè)p失。匯報(bào)時(shí)要注意態(tài)度坦誠(chéng)，不要過(guò)分追求完善，給人留下虛假的印象。如果是正式匯報(bào)，可能還需要制作PPT，做好講解的準(zhǔn)備。

工作匯報(bào)，除了做好材料準(zhǔn)備，思想上，要以積極的態(tài)度對(duì)待匯報(bào)，不要以抵制的心理去做匯報(bào)，也要克服臨時(shí)應(yīng)付心理。要了解匯報(bào)對(duì)象的情況，比如喜歡什么風(fēng)格的匯報(bào)，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有自己的風(fēng)格，有的領(lǐng)導(dǎo)重視數(shù)據(jù)、細(xì)節(jié)，我們匯報(bào)時(shí)就要用數(shù)據(jù)說(shuō)話，用細(xì)節(jié)打動(dòng)匯報(bào)者。有的領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心結(jié)果，如果結(jié)果正常，可能就不太關(guān)心過(guò)程，只是簡(jiǎn)單問(wèn)問(wèn)過(guò)程。有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡邊聽(tīng)邊問(wèn)，有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡聽(tīng)完再評(píng)論。材料上，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格調(diào)整，并進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)與篩選。

作為工作匯報(bào)者，要有換位思考的能力。在匯報(bào)材料中，我們可能需要領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)幫助我們解決實(shí)際困難。在匯報(bào)困難時(shí)，要善于轉(zhuǎn)換角色，站在全局的角度提出所要解決的困難，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度去思考這個(gè)問(wèn)題，提出的問(wèn)題，既要符合工作需要，又要考慮現(xiàn)實(shí)可能性，畢竟領(lǐng)導(dǎo)也不是萬(wàn)能的，匯報(bào)困難時(shí)要考慮領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限范圍，不要使領(lǐng)導(dǎo)為難。

最后，準(zhǔn)備匯報(bào)材料時(shí)，不要只描述工作過(guò)程，要突出工作成果、工作面臨的問(wèn)題，自己有什么解決方案，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，別做問(wèn)答題，讓領(lǐng)導(dǎo)給以指導(dǎo)，不是讓領(lǐng)導(dǎo)幫助把任務(wù)做了。一般匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)提出自己的意見(jiàn)和建議，所以我們要預(yù)留開放型的問(wèn)題，讓領(lǐng)導(dǎo)提出寶貴意見(jiàn)，彰顯領(lǐng)導(dǎo)的能力。

提高效率，熟悉匯報(bào)技巧

一般領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間都是安排好的，如果我們的匯報(bào)是臨時(shí)安排的，就需要提高匯報(bào)效率，在最短時(shí)間內(nèi)把事情說(shuō)清楚。以前就有30秒電梯匯報(bào)法就是要求在等電梯或一同乘坐電梯的時(shí)間時(shí)，做好匯報(bào)工作。有人在午餐時(shí)間專門等領(lǐng)導(dǎo)去匯報(bào)工作，這種時(shí)候，都需要高效匯報(bào)，盡量少占用領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間。

除了提高效率，做工作匯報(bào)還有很多技巧，需要大家掌握。

1、要懂得制造良好的回報(bào)氛圍。熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，可能不需要刻意去制造匯報(bào)氛圍，但是有時(shí)匯報(bào)對(duì)象對(duì)自己不熟悉，這時(shí)，最好做個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹，或者在匯報(bào)前討論熱門話題，拉近距離，溝通感情，引起領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，引發(fā)聽(tīng)者興趣。當(dāng)然最好的方式是用幾句非常得體的話為自己的匯報(bào)“畫龍點(diǎn)睛”，產(chǎn)生“廣告”效應(yīng)。

2、匯報(bào)時(shí)，要觀察領(lǐng)導(dǎo)的情緒及行為，捕捉對(duì)方的關(guān)注點(diǎn)。如果領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)得比較認(rèn)真，就著重講，如果領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)心不在焉了，就需要快速過(guò)這一部分匯報(bào)內(nèi)容，并快速找到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心內(nèi)容。

3、如果是正式匯報(bào)，要做好演練。可以自己先講幾遍，錄音，自己聽(tīng)匯報(bào)內(nèi)容，根據(jù)聽(tīng)的結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

4、如果匯報(bào)時(shí)間可以選擇，最好選擇領(lǐng)導(dǎo)心情比較好的時(shí)間去匯報(bào)。

5、匯報(bào)也是溝通的一種方式，可以適當(dāng)贊美領(lǐng)導(dǎo)。

6、要養(yǎng)成主動(dòng)匯報(bào)的習(xí)慣。做到“事事有回音，件件有著落”，成為靠譜的人。

工作中用心做事很重要，但是工作匯報(bào)同樣重要，好的匯報(bào)會(huì)使其事半功倍。匯報(bào)對(duì)管理者更重要，每個(gè)管理者都需要工作匯報(bào)，沒(méi)有匯報(bào)，上級(jí)怎么知道你的能力和成績(jī)，沒(méi)有匯報(bào)，上級(jí)就不容易了解你，就建立不了信任，就很難獲得提拔。所以請(qǐng)大家重視工作匯報(bào)，工作匯報(bào)可以助我們事業(yè)更進(jìn)一步。

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來(lái)自：萬(wàn)里潮涌 > 《組織績(jī)效》

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