2021.09.03

如何讓員工、客戶和投資者在會(huì)議中和諧共處。

編譯 | 豆豆

編輯 | G3007 

大堂能夠塑造人們對(duì)于一家公司的第一印象。在訪問(wèn)投資銀行Jefferies的紐約總部時(shí)，客人們首先看到的是該公司從東德政府購(gòu)買的一段柏林墻。在Slaughter and May律所的倫敦辦公室，水流從中庭的幕墻上緩緩滴下，落入天然石材建造的淺水池中。在軟件巨頭Salesforce的舊金山辦公地，迎接訪客的是播放著壯美瀑布或吃豆人游戲等畫面的32米視頻墻。

隨著新冠病毒迫使全球很多辦公室關(guān)閉，這些關(guān)鍵的第一印象被視頻會(huì)議取代了。由于員工們被困在家中，公司中與下屬、同事、客戶和投資人的會(huì)議幾乎全部轉(zhuǎn)成線上了。所有曾經(jīng)人潮洶涌的活動(dòng)，從業(yè)績(jī)回顧到股東大會(huì)、路演和IPO，幾乎都移到了網(wǎng)絡(luò)中。

2020年3月以來(lái)，紐約的納斯達(dá)克交易所已經(jīng)舉辦了超過(guò)150場(chǎng)線上的上市敲鐘儀式。香港交易所舉辦的也至少有140場(chǎng)。人們每天在微軟的Teams視頻會(huì)議平臺(tái)上花費(fèi)的總時(shí)間已達(dá)4500萬(wàn)小時(shí)，是從前的三倍。Zoom也從一家原本還算成功的初創(chuàng)企業(yè)變成了動(dòng)詞（雖然對(duì)于一些不會(huì)念的人來(lái)說(shuō)還是Z-O-O-M四個(gè)字母）。

現(xiàn)在，隨著很多公司開始重新開放辦公場(chǎng)地，重新設(shè)置混合工作安排，它們也在重新思考會(huì)議方式。無(wú)論喜不喜歡（討厭的可能性更大），會(huì)議都是現(xiàn)代商務(wù)的重要部分。因此，在是否保留和保留哪些遠(yuǎn)程體驗(yàn)方面，經(jīng)理們必須做出決定。Zoom在10個(gè)國(guó)家針對(duì)超過(guò)7000人的調(diào)查顯示，三分之二的人希望將來(lái)以虛擬和面對(duì)面混合的方式開會(huì)。換句話說(shuō)，與所有工作都分遠(yuǎn)程與現(xiàn)場(chǎng)一樣，會(huì)議的未來(lái)模式也無(wú)法一刀切。

全線上會(huì)議形式仍將持續(xù)存在。8月30日Z(yǔ)oom的股價(jià)大跌，但這只是由于其宣布最新季度的增長(zhǎng)放緩。協(xié)助組織股東會(huì)議的服務(wù)商Lumi聲稱，今年90%的集會(huì)都將會(huì)是全遠(yuǎn)程的，而2019年則只有11%。OpenExchange公司預(yù)計(jì)在2021年將為公司和投資者組織20萬(wàn)場(chǎng)在線或混合活動(dòng)，2019年則只有4000場(chǎng)。

肆虐的Delta毒株是迫使公司推遲全面重返會(huì)議室計(jì)劃的原因之一，但并非唯一原因。虛擬會(huì)議使更多人不必遠(yuǎn)程旅行就能夠參會(huì)，此外，在線集會(huì)也更靈活。根據(jù)提供活動(dòng)安排服務(wù)的Doodle的研究，在疫情期間，英國(guó)工人把會(huì)議安排在他們?cè)瓉?lái)一般還在通勤上下班的時(shí)間。

視頻會(huì)議在很多方面效果也不錯(cuò)。咨詢機(jī)構(gòu)德勤調(diào)查了美國(guó)1000位從事私募交易和兼并收購(gòu)的高管人員，發(fā)現(xiàn)了87%的回復(fù)者聲稱能夠在純虛擬環(huán)境下達(dá)成交易，超過(guò)一半的人愿意在疫情后繼續(xù)采用這種方式。

但虛擬會(huì)談也有缺點(diǎn)。一天中能夠密集安排更多場(chǎng)會(huì)議，引起Zoom疲勞（這個(gè)詞也成了日常用語(yǔ)）。這類會(huì)議也更不容易按時(shí)結(jié)束。微軟的研究顯示，與一年前相比，微軟Teams上的平均會(huì)議時(shí)間從35分鐘延長(zhǎng)到了45分鐘（大概是因?yàn)槿狈θ藗兤鹕黼x開或是下一組人沖進(jìn)來(lái)?yè)寱?huì)場(chǎng)這樣的物理提示）。

一些人在現(xiàn)場(chǎng)、另一些人遠(yuǎn)程接入的混合會(huì)議模式引發(fā)了特別的挑戰(zhàn)。多數(shù)機(jī)構(gòu)都在視聽科技方面投入不足，難以保證遠(yuǎn)程接入會(huì)議的人都能被看到、聽到，而不會(huì)感覺像二等公民。在多數(shù)疫情前布置的會(huì)議室中，這方面都沒(méi)有考慮好，燈光不好和麥克風(fēng)位置不對(duì)的情況很常見。

這種科技方面的煩惱能夠通過(guò)技術(shù)升級(jí)和辦公場(chǎng)地合理設(shè)計(jì)來(lái)解決。公司們正在嘗試使用更大、更高質(zhì)量的屏幕，能夠跟隨講話者的聲音語(yǔ)音跟蹤攝像頭，以及消除背景噪音的工具。能夠記錄會(huì)議或轉(zhuǎn)錄文字的軟件正成為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，降低員工參加所有環(huán)節(jié)的壓力。微軟和Facebook等硅谷巨頭則更進(jìn)一步，正在開發(fā)增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)的“metaverse”，任何地點(diǎn)的用戶都可以與他人實(shí)時(shí)互動(dòng)。

但不是所有人都這么堅(jiān)決。有些公司正在抵制虛擬文化。許多華爾街老板堅(jiān)決反對(duì)遠(yuǎn)程工作，包括遠(yuǎn)程會(huì)議。摩根大通銀行比其他機(jī)構(gòu)相比更早地把員工召回辦公室，現(xiàn)在已經(jīng)要求旗下銀行家們登上飛機(jī)去當(dāng)面見客戶。摩根大通銀行的老板Jamie Dimon把公司的私人飛機(jī)都提供給董事總經(jīng)理們使用。今年夏天，該銀行開展了一場(chǎng)非正式的競(jìng)賽，與客戶進(jìn)行面對(duì)面會(huì)談的員工能夠獲得積分，據(jù)說(shuō)獎(jiǎng)品是與摩根大通高官的一頓飯。Dimon可能還是有些道理：Zoom的研究中，十分之七的回復(fù)者認(rèn)為當(dāng)面會(huì)見客戶很重要。

為了不讓即興會(huì)議中出現(xiàn)的思想火花泯滅，許多公司都在改變辦公布局，希望在員工親身上班時(shí)促成這樣的機(jī)緣。房地產(chǎn)咨詢公司Knight Frank對(duì)400家國(guó)際公司的調(diào)查顯示，在今后三年里，超過(guò)一半的公司預(yù)計(jì)將增加其辦公場(chǎng)地中協(xié)同區(qū)域的比例。芬蘭電信設(shè)備制造商諾基亞宣布，從明年開始，該公司70%的辦公場(chǎng)地將專門用于協(xié)同和團(tuán)隊(duì)合作。云存儲(chǔ)公司Dropbox已經(jīng)賣掉了舊金山的總部，該公司的新辦公場(chǎng)地（內(nèi)部稱作工作室）將有更大的布局靈活的會(huì)議室。

盡管絕大多數(shù)的人在調(diào)查中都聲稱傾向于混合工作，但他們對(duì)于這對(duì)于會(huì)議的意義有不同理解。對(duì)于大型集會(huì)，Zoom問(wèn)卷答復(fù)者中有61%明顯傾向于虛擬環(huán)境，只有39%的人選擇了實(shí)體會(huì)場(chǎng)。但不同性別的傾向不同，44%的男性傾向于親身參加大型會(huì)議，而女性的比例則只有33%（研究表明，女性一般在會(huì)上發(fā)言較少，而且容易被男性打斷）。在小型團(tuán)隊(duì)會(huì)議方面，傾向于采用線上和線下方式的人各占一半。有些國(guó)家的工作文化尤其反對(duì)虛擬化：41%的法國(guó)工人堅(jiān)持，他們只愿意面對(duì)面會(huì)談。

有些決策將很簡(jiǎn)單。對(duì)于需要作出關(guān)鍵決定的會(huì)議，或是引入新客戶的會(huì)議，幾乎都是要通過(guò)當(dāng)面進(jìn)行。對(duì)于沒(méi)那么關(guān)鍵但又有些重要的會(huì)談，考慮起來(lái)就更復(fù)雜了。有一件事是確定的，很多會(huì)議仍將維持經(jīng)理安排起來(lái)很頭疼、下屬參加起來(lái)也頭疼的狀態(tài)。

-End-

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