作為一名編輯，在將審閱過的選題發(fā)送給作者后，很多作者并不是按照選題單順序依次交稿的。手工統(tǒng)計費時費力不說，還有可能遺漏一些未寫的選題。其實對于類似的統(tǒng)計工作，借助Excel 2019的內(nèi)置函數(shù)和Word 2019的相關(guān)功能就能輕松地完成。

1.提取選題名稱

比如下圖是某期雜志的選題匯總，在這里我們先要提取選題名稱，即類似“選題1 xxx”的字樣。如果選題數(shù)量不多，可以按住Ctrl鍵的同時依次選擇所有的選題名稱，然后復(fù)制到Excel的新建文檔中（圖1）。

如果選題數(shù)量較多，按下“Ctrl+H”快捷鍵打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處輸入“選題*^13”（不含外雙引號，代碼使用半角輸入，下同），表示查找文中所有以“選題”字樣開頭，硬回車（即^13）結(jié)束的內(nèi)容。再定位到“替換為”處，依次點擊下面的“替換→格式→字體→紅色字體”，表示將查找到的內(nèi)容設(shè)置為紅色字體。繼續(xù)點擊“更多”按鈕，在展開的“搜索選項”下勾選“使用通配符”。最后點擊“全部替換”，這樣所有選題的標(biāo)題都會被自動設(shè)置為紅色字體（圖2）。

再次打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處輸入“選題[0-9]：”、“替換為”處輸入“^& ”（“^&”表示查找內(nèi)容，其后為Tab鍵，即制表符，可在記事本的任意兩個字符之間按下Tab鍵，然后復(fù)制出現(xiàn)的空白字符并粘貼到此即可），然后點擊“全部替換”。操作同上，再將“ [0-9]P”替換為“Tab鍵^&”。完成上述的操作后返回Word窗口，選中“選題1：”，然后依次點擊“開始→選擇→選定所有格式類似的文本(無數(shù)據(jù))(S)”，這樣會自動選中所有選題的標(biāo)題，復(fù)制后將其粘貼到Excel的新建文檔中。

2.提取已收稿件名稱

之后我們讓作者在發(fā)送稿件時使用與選題名稱一致的文件名稱，并采用.docx格式。假設(shè)我們通過QQ接收稿件，保存路徑為“D:\稿件”。啟動命令提示符后輸入“for %f in("d:\稿件\*.docx") do @echo %~nf”命令，回車后即可將該文件夾內(nèi)所有接收到的稿件名稱提取出來（圖3）。如果還想提取接收稿件的時間，執(zhí)行“dir d:\稿件”命令，然后按住Alt鍵，再復(fù)制顯示的時間信息即可。

3.添加檢測條件

接下來將圖3所示窗口中的稿件名稱粘貼到Excel文檔的E列，接收時間粘貼到F列（圖4）。

可以看到，作者的交稿順序和選題單順序并不一致，為了方便核對，在這里我們以B2:B9區(qū)域的排列順序為基準(zhǔn)，對E列進(jìn)行排序。依次點擊“文件→選項→高級”，在右側(cè)的窗格中點擊“常規(guī)”選項下的“編輯自定義列表”，在打開的窗口中，將“從單元格中導(dǎo)入序列”設(shè)置為B2:B9區(qū)域，然后點擊“導(dǎo)入”按鈕（圖5）。

返回Excel窗口后，選中E2:F7區(qū)域中的內(nèi)容，依次點擊“數(shù)據(jù)→排序”，在打開的對話框中，將“主要關(guān)鍵字”設(shè)置為“接收文件名稱”、“次序”設(shè)置為“自定義序列→圖5創(chuàng)建的序列”，點擊“確定”后E列中的文件名稱就會按照B2:B9區(qū)域的排列順序進(jìn)行排序了（圖6）。

之后當(dāng)我們想核對選題的完成情況時，只需選中B2:B9和E2:E9區(qū)域，接著依次點擊“開始→條件格式→突出顯示單元格→重復(fù)值”，在打開的窗口中選擇“唯一值”，其他選項采用默認(rèn)值。然后點擊“確定”，這樣未交稿的選題就會被自動填充為淺紅色（圖7）。

4.添加收稿情況

我們還可以通過在文檔中添加收稿情況來更清晰地顯示未完成的選題。在A列的左側(cè)插入一個新列，定位到A2單元格并輸入公式“=IF(C2<>"",COUNTIF(F$2:$F$9,C2),"")”。表示先使用COUNTIF函數(shù)對C2單元格中的內(nèi)容（即選題名稱）在F$2:$F$9區(qū)域（絕對引用，即接收稿件區(qū)域）進(jìn)行計數(shù)，如果選題名稱出現(xiàn)在F$2:$F$9區(qū)域就顯示為“1”（即已收到稿件），否則顯示為“0”（即未收到稿件），再將其作為IF函數(shù)的判斷條件，下拉公式后就會獲得對應(yīng)的統(tǒng)計結(jié)果（圖8）。

接著定位到E2單元格，輸入公式“=IFS(C2="","",A2=1,"已收稿",A2=0,"未收")”。表示使用IFS函數(shù)對A列、C列單元格中的內(nèi)容進(jìn)行判斷，如果C列為空就顯示為空值，若A2=1就顯示“已收稿”，A2=0則顯示“未收”。最后再使用條件格式將E列中包含“未收”字樣的單元格填充為淺紅色即可（圖9）。

我們可以在每次截稿后，將本期收到和處理完成的稿件，使用同樣的方法提取目錄到上述的文檔中，此時單元格的填充顏色也會隨之自動發(fā)生變化，一目了然，不用每收到一篇稿件都重新核對。比如“選題8”的稿件在后一期完成了，C9和E9單元格的紅色就會自動消失。大家還可以將該文檔保存為模板使用。