【原】如何與領導、同事做好溝通工作？

書語人間 2022-05-12

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書海泛舟，人間清歡

這是書語人間為你解讀的第726本書

《不要把時間浪費在無效信息上》

接上篇：接收信息時，牢記兩個關鍵，用好這六個方法，就能立馬提升準確度

01.

工作時間里，我們需要頻繁地和同事、上級、客戶做各種各樣的溝通，信息的傳遞貫穿于我們?nèi)康墓ぷ鬟M程，而傳遞的效果直接影響我們的工作進展。

準確的信息能夠促進工作的順利開展，錯誤的信息會給工作帶來干擾、形成阻礙，甚至造成不必要的損失。即使誤傳的信息只有一句話，也會給工作帶來或大或小的影響。

A公司的新項目已經(jīng)上線三個月了，小b無意中聽到財務人員說新項目沒有虧損，于是興奮地向大家傳遞這個消息。待到發(fā)放獎金之日，大家發(fā)現(xiàn)新項目沒有分配獎金，因此有員工產(chǎn)生了懷疑的負面情緒。

后來財務經(jīng)理出面解釋才化解了大家心中的疑問 —— 新的項目的確沒有虧損，但是也沒有贏利，而是處于持平的狀態(tài)，按照公司的薪酬制度是沒有獎金分配的。

小b在接收信息時只聽取了片面的信息，而且不加以分析和求證就開始傳播，影響了大家的工作情緒。

由此我們可以得出，有效傳遞信息的法則包括準確性和完整性兩個方面。而如何有效地傳遞信息也是職場人的必修課。

02.

在職場上，信息的傳遞主要分為以下三個方面，只有同時將這三方面都傳遞到了，信息的傳遞算到位了：

1. 結(jié)構(gòu)完整

我們傳遞給他人的信息應當表達清楚主體、過程與結(jié)果（目的）這些部分。就像我們造一個完整的句子要有主語、謂語和賓語一樣，不完整的表達是讓人產(chǎn)生誤解與歧義的主要原因之一。

2. 時間和地點影響信息的傳遞

如果選擇在客戶即將下班的時間打電話過去溝通合同中的一些重要問題，或是在地鐵上與同行的主管提出升職加薪的申請等，都是非常不適宜的舉動。一個原本重要的話題會因為不合適的時間與地點而顯得無足輕重、倉促而終。

3. 表達方式與接收方的情況也是隱形的干擾因素

除了準確傳遞信息之外，我們還需要注意傳遞信息時的語氣、態(tài)度和動作，這些都會成為影響信息有效傳遞的因素。

例如十萬火急的工作任務以慢吞吞的語調(diào)來傳遞，那么接收信息的人自然不會感受到任務的緊急性，在工作的處理上就可能產(chǎn)生怠慢的情況。

信息接收人的情況也是我們需要考慮的因素。如果對方不是專業(yè)人士，我們在溝通中卻使用了大量的行業(yè)術語，即使對方能夠準確記住信息內(nèi)容也無法做到深入理解，也會影響信息傳遞的效果。

03.

我們在職場上經(jīng)常會有匯報工作、傳達任務、講解方案等一系列需要向他人傳遞信息的工作。

安排了合適的時間與地點，了解了溝通的對象以后，我們還需要用一些方法來讓對方更好地接收與理解我們所傳遞的信息。

下面我們介紹兩種在工作中常見的實用的表達方法：

“三角式”是指先說結(jié)論，再逐步闡述得出這個結(jié)論的原因；“壓縮式”是指將大量的信息進行高度概括，壓縮到只有寥寥數(shù)語甚至一句話。

在具體的工作中，“三角式”與“壓縮式”兩種表達方法并不是截然分開的，而是經(jīng)常組合在一起使用。兩種方法的結(jié)合保證了最重要的信息優(yōu)先傳遞，在第一時間傳達給對方，而且言簡意賅、條理清晰，從而提高了信息傳遞的有效性。

04.

對特定事物發(fā)表自己的評論，也是傳遞信息的重要組成部分。如今我們表達自己想法的平臺與機會越來越多，對一件事、一本書、一部電影甚至是一件商品都可以發(fā)表自己的評論。

然而，雖然作為評論的信息隨處可見，但是觀點清晰、內(nèi)容出彩的評論并不多。很多時候我們的評論要么空洞無物，要么觀點模糊不清。

造成這種現(xiàn)象的根本原因在于，我們在發(fā)表評論之前思路還處于混沌狀態(tài)，只能想到什么說什么，而沒有深入、系統(tǒng)地進行思考，沒有將自己的感性認識提升到理性分析上。

發(fā)表評論的方法，一種是先說“觀點”，然后再闡述產(chǎn)生這個觀點的“原因”。在這個過程中，聆聽評論的人隨著小a的陳述不斷地去印證“觀點”，從而加深了對于“觀點”的印象。這種方式實際上是在引導信息受眾主動接受“觀點”。

另一種是先闡釋自己的分析過程，即“原因”部分，然后通過這些“原因”推出自己的“觀點”。聽眾在這個過程中始終處于接收新信息的狀態(tài)，而前后信息之間由于缺少很強的關聯(lián)性，不能讓聽眾在短時間內(nèi)深入思考并找到關聯(lián)。等到得出“觀點”時，聽眾需要再次返回到之前的“原因”并一一驗證其與結(jié)論的關聯(lián)性。在信息接收上受眾是處于被動狀態(tài)的。

因此，這兩種發(fā)表評論的方式相比較而言，先說“觀點”再說“原因”，會讓受眾對信息的接受程度更高，評論的觀點也會更加清晰明了，避免讓別人“不知所云”的尷尬。

05.

最后，我們一起來看看好的評論是如何產(chǎn)生。

首先，評論在某種程度上對人們的生活具有參考意義，我們往往會通過查看別人寫的評論來判斷這本書是否值得一讀，這部電影是否值得一看，這個商品是否值得一買。因此，我們在評論中發(fā)表的內(nèi)容也應當真實。

為了讓他人能夠更好地權(quán)衡評論內(nèi)容的價值，我們還可以在評論中提前交代一下自己的相關背景，比如：“我不是這方面的專業(yè)人士”“我只去過這家公司一次”“我曾經(jīng)有過相似的經(jīng)歷”等。這樣的背景交代有利于受眾對我們的評論信息進行客觀、有效的價值判斷。

其次，撰寫評論之前，我們需要明白自己為什么而寫，這些評論的內(nèi)容是寫給哪些人看的。同樣是在業(yè)務領域發(fā)表的書評，寫給新員工看的和寫給高管看的，在評論的視角與程度上就會有所不同。另外，在反復思考“應當說些什么”時，最好也想一想“什么不該說”。

再次，如果對將要評論的對象還沒有經(jīng)過徹底的了解，就不要急于下結(jié)論。片面的認識很可能讓我們產(chǎn)生錯誤的觀點。

全面地分析被評論的對象，哪些地方值得肯定，哪里還存在著不足，令人困惑不解或者感覺有爭議的地方又有哪些，對此我們的觀點是怎樣的，為什么我們會得出這樣的觀點……將這一系列的思考過程記錄下來，就是我們將要發(fā)表的評論的主要內(nèi)容。

最后，在表達我們的觀點時，觀點一定要具體，應當避免出現(xiàn)抽象、空洞的表達。比如“這本書寫得很好”“這樣的公司值得加入”“很好”一類空泛的語句傳達的都是一種抽象的概念，受眾沒有辦法感受到底好在哪里。況且人們對于“好”的評判標準是不同的，比如被職場新人視為行業(yè)寶典的好書，在資深人士看來可能就是入門基礎。

把抽象的評價寫得再具體一些，不要讓它們看起來平淡無奇。老生常談的內(nèi)容自然很難引起他人的注意，不妨選取一個全新的角度進行評價，給他人以耳目一新的感覺，這也要求我們在日常工作和生活中就要培養(yǎng)自己多方面看待事物的眼力。