隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展與普及,紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今時代發(fā)展的趨勢。雖然我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作取得了一定的成果,但檔案著錄過程中存在的問題也日益凸顯,需要及時加以解決,才能更好地推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。本文闡述了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性以及檔案著錄的概念,深入分析了當(dāng)前檔案數(shù)字化加工過程中著錄環(huán)節(jié)存在的問題,提出了一些建議,以期對紙質(zhì)檔案數(shù)字化著錄工作提供一定的借鑒。

作者簡介：梁宇婷，大學(xué)本科，助理館員，在內(nèi)蒙古北方重工業(yè)集團有限公司技術(shù)中心檔案館從事檔案資源開發(fā)與利用工作。;酒吳珍，大學(xué)本科，館員，在內(nèi)蒙古北方重工業(yè)集團有限公司技術(shù)中心檔案館從事檔案資源開發(fā)與利用工作。;趙燕，大學(xué)本科，助理館員，在內(nèi)蒙古北方重工業(yè)集團有限公司技術(shù)中心檔案館從事檔案資源開發(fā)與利用工作。;

時代在不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活、學(xué)習(xí)、工作的各個方面，同時也成為社會生活不可缺少的一部分。2000年國家檔案局明確提出檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標，要適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，就必須提升檔案創(chuàng)新工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是將以紙質(zhì)的文字和圖片等為載體的檔案信息通過計算機技術(shù)和掃描技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息，利用設(shè)備提供利用從而實現(xiàn)檔案信息的及時共享。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程在實施之后取得了一定的成果，但也凸顯出一些問題，需要引起檔案工作者的重視，并加以妥善解決，以便更好地為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是利用專用掃描儀或數(shù)碼相機等設(shè)備對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計算機識別的圖像或文本的處理過程。數(shù)字化檔案可以滿足資源準確、方便快捷的共享利用，滿足企業(yè)對檔案資源利用、管理的需求。檔案的信息組織環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的核心部分，能夠準確、高效地組織好信息，對檔案信息的利用產(chǎn)生極大的影響，同時也是檔案數(shù)字信息庫建設(shè)存在的意義和最終要實現(xiàn)的目標。

檔案的著錄涉及到著和錄兩個部分。著主要是標引，錄則是抄錄。這兩個部分是信息檢索的基礎(chǔ)，因此需要規(guī)范、準確地完成。檔案著錄在廣義上包括所有管理階段被確定的信息元素，是檔案管理工作的重要內(nèi)容，確認和說明檔案背景和內(nèi)容信息以便利用，建立準確而恰當(dāng)?shù)闹洍l目并根據(jù)既定模式將著錄條目加以組織，進而自始至終地保證所著錄對象的可靠性、真實性、完整性、可利用性。檔案著錄是檔案數(shù)字化構(gòu)建過程中最為基礎(chǔ)，同時也是最為重要的一個環(huán)節(jié)，檔案著錄質(zhì)量的優(yōu)劣會對檔案資源共享、交換、利用等方面產(chǎn)生不同程度的影響。

進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工時主要存在幾個方面的安全隱患。一是紙質(zhì)檔案運輸方面，紙質(zhì)檔案在數(shù)字化的過程中需要將檔案庫房里的紙質(zhì)檔案搬運到數(shù)字化加工室，加工完畢后又需要將紙質(zhì)檔案放回檔案室。在搬運的過程中，可能因為外在和人為等原因?qū)е聶n案的丟失或損毀。二是在數(shù)字化轉(zhuǎn)換之前明確涉密情況。在數(shù)字化轉(zhuǎn)換之前要明確檔案的涉密情況，不能出現(xiàn)混合轉(zhuǎn)換的現(xiàn)象。三是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作是一項復(fù)雜而專業(yè)性強的工作，加工前需要對紙質(zhì)檔案進行相應(yīng)的處理，如拆釘、編號等，掃描完成后還需要將檔案復(fù)原放入檔案盒內(nèi)，保持檔案的原貌。在此期間可能因為操作不當(dāng)、規(guī)則不清等原因造成紙質(zhì)檔案的損毀或丟失，這就需要加強對數(shù)字化工作人員的管理工作。四是檔案數(shù)字化過程中如果缺乏合理的監(jiān)管，極易出現(xiàn)檔案泄密問題。

制定適用于本企業(yè)的相關(guān)制度加以規(guī)范。針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，制定相應(yīng)的制度和細則規(guī)范數(shù)字化工作。國家檔案局發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，明確了檔案數(shù)字化加工前處理和數(shù)字化加工過程中元數(shù)據(jù)采集的要求，修改了掃描部分的參數(shù)要求和圖像處理部分的內(nèi)容等。其中涉及掃描圖像的清晰度問題、容量空間問題，并沒有具體規(guī)定應(yīng)占多少空間。此外檔案數(shù)字化工作缺乏適當(dāng)?shù)莫剟顧C制來提高檔案數(shù)字化工作人員的積極性。這些問題都需要制定相應(yīng)的制度去解決。

目前檔案數(shù)字化系統(tǒng)缺乏通用性。為了實現(xiàn)數(shù)字技術(shù)與企業(yè)檔案管理的有效融合，必須加強相應(yīng)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。

檔案記錄了企業(yè)真實的發(fā)展歷史，是珍貴且不可再生的資源，一旦發(fā)生檔案安全事故，我們將無法復(fù)原檔案的原貌。為防止紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)損壞或丟失的現(xiàn)象，我們應(yīng)從以下四個方面做好防范工作。

1.加強檔案搬運過程的監(jiān)管。在檔案搬運過程中嚴格進行清點和登記，真正做到責(zé)任到人，并強調(diào)只有交接雙方都到場的情況下才能辦理檔案移交出庫手續(xù)。同時，嚴格控制檔案出庫的數(shù)量，確保檔案的完整性。始終堅守檔案在外“不過夜”的原則。

2.在數(shù)字化轉(zhuǎn)換之前，明確紙質(zhì)檔案的涉密情況，對其進行密級分類，不能出現(xiàn)混合轉(zhuǎn)換的現(xiàn)象，杜絕檔案混亂現(xiàn)象的發(fā)生。

3.加強數(shù)字化加工人員管理工作。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，做好相關(guān)工作人員的選擇，應(yīng)挑選正式職工進行操作，避免出現(xiàn)泄密的問題。在具體加工過程中，要加強關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)控，定期對工作人員進行保密教育，不斷提升員工的保密意識。

4.選擇安全規(guī)范的數(shù)字化場所。在數(shù)字化過程中，做好現(xiàn)場監(jiān)管工作，對保密設(shè)備設(shè)施進行合理的配備，要避免紙質(zhì)檔案被私自帶出，要做好檔案檢查工作，數(shù)字化工作人員出入都要接受檢查。

要嚴格按照國家行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31-2017)，結(jié)合企業(yè)自身實際情況和要求制定本企業(yè)的“紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范”。筆者認為，該制度既要包括基本的數(shù)字化程序、工作要求和質(zhì)量要求，也要適當(dāng)?shù)卦黾涌己酥贫?、獎懲制度等，保證數(shù)字化各項工作能夠有章可循、有據(jù)可依。

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的落后會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)無法正常讀取，不能滿足工作需要，影響檔案數(shù)據(jù)的共享性，進而影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，應(yīng)加大對檔案系統(tǒng)的更新與維護管理，要充分認識數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的更新進步尤為重要，及時處理數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的各類問題。

目前北重集團數(shù)字檔案館建設(shè)目標已基本完成，計算機、掃描儀及存儲設(shè)備基本能夠滿足公司檔案加工、應(yīng)用、存儲及安全保密要求，數(shù)字化加工工作正在有序推進中。重要、常用、急用及珍貴檔案數(shù)字化加工基本完成。公司檔案館軟件開發(fā)部門通過在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中增加各業(yè)務(wù)模塊，解決了檔案管理系統(tǒng)與PDM、MPMS等系統(tǒng)的接銜問題。

在檔案著錄工作中，檔案人員的工作態(tài)度也會影響到檔案著錄工作的效率及質(zhì)量。科學(xué)合理地安排著錄工作量才能有利于檔案著錄工作的順利開展。如果檔案著錄工作量較大，會令檔案人員疲憊不堪，甚至為了應(yīng)付差事而隨意進行著錄，難以保證檔案著錄的準確性。檔案著錄工作是需要耐心、認真負責(zé)的態(tài)度才能做好的工作，如果存在敷衍的心態(tài)，會造成不僅錯漏百出，需要返工花費更多的時間，影響工作進程。因此只有細致耐心地進行反復(fù)校對檢查，才能保質(zhì)保量地完成著錄任務(wù)。應(yīng)重點對相對重要、具有較高利用率及價值顯著的檔案加以關(guān)注，并提前通過相關(guān)錄入規(guī)范培訓(xùn)來保障著錄工作精準度，從而提高著錄工作人員的工作效率。

數(shù)字化檔案系統(tǒng)在當(dāng)前的檔案管控領(lǐng)域中已經(jīng)彰顯出極強的適用性，檔案作為信息資源被通過更多的途徑加以利用。本文以檔案著錄工作為切入點，對檔案資源的共享價值進行闡述，分析了著錄工作環(huán)節(jié)中存在的問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作是一項長期而復(fù)雜的任務(wù)，在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中會不斷涌現(xiàn)新的情況、新的問題、新的技術(shù)，這就要求我們必須不斷加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程的控制，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作的順利開展。在多元化的檔案系統(tǒng)中，必須充分重視檔案著錄工作，檔案著錄人員要對著錄工作持有認真嚴謹?shù)膽B(tài)度，準確地將數(shù)字技術(shù)融入到著錄工作中，通過改進著錄工作來優(yōu)化數(shù)字化檔案管控系統(tǒng)。

參考文獻

[1] 檔案著錄規(guī)則.DA/T18-1999

[2] 李蕾蕾.紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程管理的幾點思考.成都市檔案局.2018.http://cdarchive./cdarc-hive/

[3] 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范.DA/T31-2017