~這是成長印記第332篇日記~ 很榮幸參與組織了祥生集團2018年總結(jié)暨2019年經(jīng)營管理工作會議,類似的會議,以前的工作經(jīng)歷中,我所在部門更多只是負責(zé)部分材料內(nèi)容的制作,整個流程以辦公室主導(dǎo)為主,但這次我們是運營主導(dǎo)整個會議流程,所以我覺得挺有總結(jié)復(fù)盤的意義。下文可能比較枯燥,我會記錄比較多細節(jié),方便指導(dǎo)日后操作。 【會議籌備】 1、會議通知確認 這種大型會議,會議時間、會議地點、會場預(yù)定、酒店預(yù)定等都要提前溝通,早作準備。 會議通知、議程擬定,其中里面的會議議程是重點,要和高層領(lǐng)導(dǎo)作溝通,確定匯報主題和匯報責(zé)任部門責(zé)任人。一般來說會有整體公司的年度總結(jié)與下年度計劃。再到各個業(yè)務(wù)條線的年度總結(jié)和下年度計劃。祥生集團板塊蠻多的,有地產(chǎn)總結(jié)報告,地產(chǎn)還細分各個業(yè)務(wù)條線總結(jié)報告(如財務(wù)資金、營銷、成本產(chǎn)品、工程等,具體看領(lǐng)導(dǎo)想選哪幾個重要業(yè)務(wù)模塊);還有建設(shè)、物業(yè)、酒店。地產(chǎn)模塊還有各個地區(qū)公司匯報。通知確定后就要發(fā)文,確定參會名單,預(yù)通知準備會議材料。 年度經(jīng)營會議主題,這類大型會議都會有會議主題,我們今年主題是“提質(zhì)、增效、創(chuàng)未來”。 2、會議材料收集 會議材料的制作和收集時間周期長,可以說不到最后一刻,都存在變數(shù)。 ① 會議模板制作與下發(fā):一般來說,高管的匯報內(nèi)容不會限定框架與模板,都會有比較創(chuàng)新的內(nèi)容。下屬地區(qū)公司的匯報,更多的是對上一年度的經(jīng)營總結(jié),不足與反思,和下半年的工作計劃。有的可能只給個內(nèi)容大綱,有的為了統(tǒng)一風(fēng)格,會直接下發(fā)模板,那么模板就要提前做好準備,預(yù)留下屬公司制定PPT的時間。一般下屬公司更加突出的經(jīng)營目標達成,包括銷售、回款、計劃運營、工程品質(zhì)、拓展拿地、成本管控、資金管控、團隊建設(shè)等方面。 ② 會議材料的收集與審核:涉及眾多的材料,需要做好分工,責(zé)任到部門和人,這樣才能保證資料收集及時,審核到位。一般來說公司高管的材料會安排總裁辦來編制、收集,各條線提供素材。大領(lǐng)導(dǎo)們的發(fā)言稿也有總裁辦負責(zé)。這次我們運營負責(zé)的是地區(qū)公司的匯報PPT收集與審核。 ③ 目標責(zé)任狀:年會上簽訂責(zé)任狀是很重要的一個環(huán)節(jié)。責(zé)任狀的各項指標確定,也就是來年經(jīng)營目標的確立,這是一個系統(tǒng)工程。年底這幾個月基本都在為這個忙活,一是2018年經(jīng)營指標總結(jié)與統(tǒng)計,二就是基于2018年的完成情況,盤點2019年的經(jīng)營目標。其中的大頭就是供銷回,盤點可售貨值(包括庫存和預(yù)計可新增貨值),制定銷售與回款指標。再根據(jù)現(xiàn)有貨值,推算出想要達成更高銷售目標需要拓展的貨值。當(dāng)然這個拿地貨值又與當(dāng)年的利潤、現(xiàn)金流密切相關(guān)。所以,現(xiàn)有貨值的供銷回經(jīng)營計劃是第一步,接著又做了來年的全面預(yù)算,全面盤點來年的銷售、回款、費用預(yù)算,現(xiàn)金流與利潤,通過全面預(yù)算確立各項目的經(jīng)營指標。 今年的經(jīng)營指標簡直是到了開會前最后一天才最終確定,數(shù)據(jù)來回審核校對,確保萬無一失。責(zé)任狀封面是可以提前定制的,封面主題就是經(jīng)營會議的主題,責(zé)任狀里面的內(nèi)容是直接用excel做好模板,數(shù)據(jù)確定后,填入數(shù)據(jù)、校對、打印,再裝進去的。責(zé)任狀要和地區(qū)公司匯報PPT要仔細核對,確保經(jīng)營數(shù)據(jù)對應(yīng)。 ④ 除了收集各匯報材料以外,還需要做好【會議背景圖】、【會議議程PPT】、【會場音樂】。會議背景圖蠻重要的,需要請策劃精心制作一下比較好。會議音樂要考慮到會前、會后、會間休息用,簽責(zé)任狀用。這次我們用的音樂比較簡單,責(zé)任狀用的音樂比較激進、鼓勵人心,其他時間都是用的同一個音樂,比較舒緩。 ⑤ 發(fā)言稿。這次主持會議是我們部門老大(可帥了),需要提前準備好主持稿。其他領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿是其他相關(guān)責(zé)任人準備的,比如董事長的大會總結(jié)與展望發(fā)言稿是總裁辦準備的。 3、匯報順序、座位表與席卡:匯報順序和座位表是個很重要的事情,弄不好容易犯政治錯誤,所以一定要讓領(lǐng)導(dǎo)再次確認。席卡設(shè)計也需要讓領(lǐng)導(dǎo)確認。當(dāng)然這些工作一般都是其他部門負責(zé)。 【會場布置】 1、外場布置。外場搭建,包括展示墻,體現(xiàn)公司企業(yè)文化、發(fā)展歷程、主題詞,指引牌等?,F(xiàn)場安保、禮儀,如簽到處、合影區(qū)、過道、入口等。這個是行政主導(dǎo)做好的,具體沒參與。 2、內(nèi)場布置及會前準備。這項工作真的蠻多的,我們提前一晚來到酒店籌備,主要有這些工作: ① 布置會場。舞臺搭建,衛(wèi)生打掃,整理桌椅,講臺與鮮花擺放、茶水紙筆擺放。行政座位表,席卡提前設(shè)計,現(xiàn)場擺放。信息化在調(diào)音響設(shè)備、話筒、LED屏、LED總控等。 ② 材料試播放。 我們部門主要是試播放材料,包括背景、每個ppt的顏色、顯示、播放、聲音等都要逐一確認。這里有很多細節(jié)只有在真正播放和走場時才能發(fā)現(xiàn)。 比如,一開始顯示屏色彩很刺眼,ppt電腦屏幕看著挺舒適,到了大屏幕就極其刺眼,要調(diào)整色彩。ppt播放過程中發(fā)現(xiàn)背景圖片的時間搞錯了,寫成了2018,原來是版本用錯了,字很小,不經(jīng)意還真是看不出來,但如果沒發(fā)現(xiàn)那就鬧笑話了。還發(fā)現(xiàn)幾個匯報人之間重疊的ppt內(nèi)容有對不齊。材料因為修改的版本太多了,最怕的就是版本搞亂了,很容易搞混出錯,每份材料仔細核對。有的還有特殊字體、動畫,可能需要安裝插件,換臺電腦就播放不出來。也擔(dān)心電腦用著用著突然中斷壞了,所以這次我們是兩臺電腦備份同步播放,萬一其中一臺出問題,迅速切換另外一臺。這種大場合真的容不得半點馬虎出錯,一個小細節(jié)出錯也是很麻煩。 翻頁筆、話筒、錄音筆試用,注意放新電池,別臨時用沒電了。 ③ 責(zé)任狀簽署走場 這次上臺簽署責(zé)任狀的單位很多,簽責(zé)任狀的順序、上臺人員的提醒、準備與上臺順序,禮儀安排、走步位置、責(zé)任狀的傳遞與回收、攝影師拍照等都要考慮周到,責(zé)任狀不要搞混,等等這些細節(jié)都要考慮周全。 這次我們安排了4個禮儀,兩個站在舞臺兩邊,兩個站在舞臺中間簽署責(zé)任狀的座位旁邊,兩邊負責(zé)場上責(zé)任狀傳遞到舞臺中央的禮儀,舞臺中央的禮儀就在領(lǐng)導(dǎo)旁邊,不太走動,因為需要站位拍照,只需把責(zé)任狀拿給領(lǐng)導(dǎo)以及打開提醒交換簽字。臺下自己部門的人負責(zé)分發(fā)責(zé)任狀給禮儀并回收。禮儀全部是對稱,兩邊上兩邊下。 這個流程我們走場了好幾次,看似簡單,要做到整齊不亂,提前走場還真是很重要,所以這一次效果特別好。 ④ 攝影與速記:安排好攝影師,攝影師也應(yīng)該提前看看站位,方便現(xiàn)場拍照。這次還安排了速記,方便及時發(fā)布紀要和通訊稿。 【后勤保障】餐飲安排、指引,宴席安排,接駁車輛、停車位,酒水、菜單、茶葉、醫(yī)療用品等。 【會議現(xiàn)場】 會前準備的再充分,等真正上場時還是可能會出現(xiàn)小問題。之前看別人作會務(wù),覺得蠻簡單的,這次現(xiàn)場讓我候補播放材料,感受就完全不一樣了,我一開始竟然有點小緊張,擔(dān)心萬一真的出現(xiàn)了突發(fā)狀況,自己能不能馬上應(yīng)對解決,所有步驟、流程、設(shè)備使用是否十分熟練。 這次我們就出現(xiàn)了一個小意外,音樂上午播放了,下午播放音樂時,我不知道酷狗音樂軟件關(guān)掉了,我以為還是像上午一樣直接點開即可,誰知一點,酷狗彈出來【哈嘍,酷狗】,好在是會前,而且一響,我馬上關(guān)掉了,不然真是尷尬極了。 所以,建議會議的材料一定要單獨放在桌面,其他無關(guān)都不要放在桌上,比如微信等,萬一彈出來出現(xiàn)對話框就不雅了。音樂也最好做成獨立的,無關(guān)的音樂刪掉,萬一點錯了,點到不宜播放的音樂就麻煩了。還有一點就是,播放有聲音的東西之前,一定要先把聲音關(guān)掉,這樣就可以防止誤操作。 【總結(jié)】 一場大型會議,需要考慮的細節(jié)眾多,需要細化每個流程步驟,既要有統(tǒng)領(lǐng)全局,還需要責(zé)任到人,每個人知道自己需要做哪些,不然帶再多人,大家也只能扎堆不知道自己要做什么。從另外一方面講,我們不要等別人來安排,需要自己主動補位,主動思考能為團隊做些什么。 需要準備的設(shè)備、資料盡量提前準備齊全,不要臨到會場再來改動或補充,不便利且容易出錯。比如,議程、座位表、發(fā)言稿、簽訂責(zé)任狀順序等,應(yīng)該提前多打印幾份,不要到場了再到處找打印機。還是我們老大考慮周到,叫我們帶了打印機、A4紙,沒想到還真是用了好多次。 這一次會議非常順利、成功圓滿,所有的努力與付出都值得。 最后放幾張年會照片,這幾個月工作非常開心,部門氛圍超級好,希望公司和部門2019年更上一層樓。 再放幾張年會現(xiàn)場照片: |
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