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圖片來(lái)源：Margarida Mouta

每天實(shí)際上并沒(méi)有24小時(shí)。

扣除睡覺(jué)的時(shí)間，一天就除去了近三分之一的時(shí)間。另外再算上八個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，就只剩下三分之一的空閑時(shí)間了，這還不包括通勤時(shí)間或是下班后回復(fù)郵件的時(shí)間。

總之，你一天最多只有八小時(shí)的時(shí)間來(lái)做其他事情。

更現(xiàn)實(shí)一點(diǎn)，除了照顧孩子、處理家庭事情、做飯吃飯、打掃房屋、支付賬單以及其它必須要完成的任務(wù)外，留給自己的時(shí)間其實(shí)更少。

據(jù)美國(guó)勞工統(tǒng)計(jì)局（U.S. Bureau of Labor Statistics）2019年展開(kāi)的一項(xiàng)關(guān)于時(shí)間使用的調(diào)查，美國(guó)成年人平均每天的空閑時(shí)間為5.19小時(shí)，其中包括“社交和聊天”“看電視”和“玩游戲”等活動(dòng)。這5.19小時(shí)，或是更少的時(shí)間，則主要是用于完成副業(yè)項(xiàng)目或自我關(guān)懷的時(shí)間。

與金錢管理要求我們做好財(cái)務(wù)預(yù)算一樣，時(shí)間管理也需要我們做好對(duì)每個(gè)小時(shí)的“預(yù)算”。有效合理地利用這些時(shí)間，過(guò)上既能夠追逐夢(mèng)想又能保持平衡的生活，即意味著你需要把僅有的時(shí)間用于做最重要的事情，比如保持身材、改善婚姻或是閱讀更多的書。

但有時(shí)候，問(wèn)題就在于我們騰不出這么多時(shí)間。在這近五個(gè)小時(shí)中，我們還會(huì)遇到各種突發(fā)事件，以及那些憑空出現(xiàn)的任務(wù)，因此，真正的空閑時(shí)間可能也只有三小時(shí)、兩小時(shí)、一小時(shí)，或者幾乎沒(méi)有空閑時(shí)間。我們不但沒(méi)有認(rèn)識(shí)到消磨我們時(shí)間的潛在力量，反而對(duì)無(wú)法有效管理自己的時(shí)間感到內(nèi)疚。

但事實(shí)上，我們大可不必如此。我們可以踐行時(shí)間管理原則來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)并完成更多任務(wù)，同時(shí)也需要接受一個(gè)事實(shí)，即期望不可能完全實(shí)現(xiàn)。

這篇文章中分享的時(shí)間管理指南，將跟你分享如何最大化利用每一天的時(shí)間，避免給自己造成過(guò)大的壓力，并接受時(shí)間的有限性這一現(xiàn)實(shí)。你還將了解掌握時(shí)間去向的有關(guān)建議，制作切實(shí)可行的“時(shí)間預(yù)算”來(lái)輔助日常決策，并學(xué)會(huì)將時(shí)間預(yù)算轉(zhuǎn)化為靈活的日計(jì)劃和周計(jì)劃。

什么是時(shí)間管理？

——時(shí)間管理是一種效率技巧，可以幫助你有效地將一天中的時(shí)間分配給工作和生活上的重要事情。高效時(shí)間管理的重點(diǎn)，不在于往待辦事項(xiàng)清單中添加更多的任務(wù)，而更側(cè)重于讓你的每一天反映出你所堅(jiān)信的價(jià)值觀。

做好（時(shí)間）預(yù)算

就個(gè)人理財(cái)而言，要做好預(yù)算，首先要知道自己的錢都花在了哪些方面。金融專家可能會(huì)告訴你，首先要做的就是查清借記卡和信用卡的交易記錄、應(yīng)付款項(xiàng)、經(jīng)常性付款，以及其他所有相關(guān)的支出明細(xì)。

他們還可能會(huì)建議，你最好定期（比如每周或每月）追蹤記錄自己的消費(fèi)情況，積極主動(dòng)地了解自己的消費(fèi)方式。

這種財(cái)務(wù)上的自我審查有助于提高你在了解個(gè)人資金去向方面的意識(shí)。你可能會(huì)意外發(fā)現(xiàn)，自己收入的20%居然都花在了外賣服務(wù)和餐館外帶食品上，或者你每月在付費(fèi)訂閱服務(wù)方面會(huì)花費(fèi)上百美元，但實(shí)際上自己很少使用這些付費(fèi)服務(wù)。

此外，你還可以開(kāi)始建立一個(gè)計(jì)劃，或者準(zhǔn)確地說(shuō)是一項(xiàng)預(yù)算計(jì)劃，從而更好地規(guī)劃自己的資金，將錢合理地用于房屋首付或者還清信用卡欠款。

很多人總是會(huì)認(rèn)為，大家都會(huì)面對(duì)“時(shí)間赤字”的問(wèn)題——沒(méi)時(shí)間鍛煉、沒(méi)時(shí)間研究副業(yè)項(xiàng)目，或者沒(méi)有能讓自己放慢腳步享受生活的時(shí)間。

對(duì)此，我們有必要了解自己的時(shí)間去向，從而真正地解決時(shí)間管理問(wèn)題。無(wú)論是用于社交，還是睡覺(jué)，你都需要找到自己在哪方面存在浪費(fèi)時(shí)間的情況，然而以此改進(jìn)，完成更多有意義的任務(wù)。

1，“時(shí)間審計(jì)”

從直覺(jué)上來(lái)說(shuō)，我們并不擅長(zhǎng)于了解自己的時(shí)間分配，往往還會(huì)高估自己用在工作上的時(shí)間，而低估了自己被各種干擾事項(xiàng)所分心的時(shí)間。

與其猜測(cè)自己的時(shí)間分配，不如參考以下步驟來(lái)展開(kāi)一次“時(shí)間審計(jì)”：

1. 選擇一到三天作為審計(jì)周期。

2. 打印下方中的時(shí)間管理追蹤記錄表（點(diǎn)擊獲取或下載PDF文檔），每天一張。

3. 以每小時(shí)為單位，設(shè)置一個(gè)鬧鐘提醒（比如，下午一點(diǎn)、下午兩點(diǎn)、下午三點(diǎn)）。

4. 鬧鈴響起時(shí)，在記錄表上記錄自己在前一小時(shí)所做的事情。坦誠(chéng)一點(diǎn)，這個(gè)時(shí)間審計(jì)是給自己看的，不是給老板的。如果你本應(yīng)該專心工作，但實(shí)際上卻在刷Twitter，那也要如實(shí)記錄。

5. 完成時(shí)間審計(jì)后，回顧追蹤記錄表并復(fù)盤，找出其中的趨勢(shì)特點(diǎn)，并把這些時(shí)間利用情況劃分為不同的分類，比如睡覺(jué)、社交媒體、工作、做飯、鍛煉、娛樂(lè)、照顧孩子等等。

就復(fù)盤而言，你可以通過(guò)以下問(wèn)題來(lái)進(jìn)一步分析你的時(shí)間利用情況：

• 時(shí)間占比最大的一類事項(xiàng)是什么？我在專心工作、聊天和處理各項(xiàng)干擾事項(xiàng)等方面分別用了多少時(shí)間？

• 我下班后的大部分時(shí)間都在做什么？

• 總體而言，我在導(dǎo)致分心等活動(dòng)上的時(shí)間投入有多少？

• 我是否在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)等活動(dòng)上投入了足夠多的時(shí)間？

• 我在個(gè)人健康和（或）自我關(guān)懷等活動(dòng)上的時(shí)間投入有多少？

你可以通過(guò)各種計(jì)時(shí)設(shè)備或應(yīng)用來(lái)完成時(shí)間審計(jì)，但除此之外，你可能還會(huì)發(fā)現(xiàn)，如果能借助下列這類時(shí)間追蹤應(yīng)用，你的時(shí)間審計(jì)過(guò)程可能會(huì)變得更加輕松：

• Toggle：可在電腦端和移動(dòng)設(shè)備上記錄你線上和線下所有活動(dòng)上投入的時(shí)間。它還推出了一款插件，可以結(jié)合時(shí)間管理應(yīng)用Todoist的網(wǎng)頁(yè)版一起使用。

• RescueTime：在電腦端和移動(dòng)設(shè)備上安裝這款時(shí)間管理應(yīng)用，就可以自行啟動(dòng)時(shí)間追蹤功能，它可以記錄你在網(wǎng)頁(yè)和應(yīng)用上停留的時(shí)間，還可以將你的在線活動(dòng)按照“高效”“一般效率”和“低效”等標(biāo)簽來(lái)分類。此外，你還可以通過(guò)每日儀表盤數(shù)據(jù)了解自己的效率得分（0至100分）。

完成時(shí)間審計(jì)并進(jìn)一步掌握自己在各種活動(dòng)方面的時(shí)間投入后，你就可以找到需要改進(jìn)的方面，實(shí)現(xiàn)更高效的時(shí)間管理。

2，確定重要事項(xiàng)

如果希望明確自己的重要事項(xiàng)，你可以直接看看自己的時(shí)間都花在了哪些方面。可能你認(rèn)為自己以學(xué)習(xí)為主，但通過(guò)時(shí)間審計(jì)后發(fā)現(xiàn)，過(guò)去了這么多天，網(wǎng)課仍然沒(méi)有上完，或者床頭柜上的書仍然沒(méi)有開(kāi)始讀。而時(shí)間管理的目的，就在于讓你能夠在實(shí)際過(guò)程中優(yōu)先完成自己明確的那些重要事項(xiàng)。

對(duì)于你想完成的事情，你可能會(huì)列出一個(gè)很長(zhǎng)的清單。但如果每件事都是重要事項(xiàng)的話，就實(shí)際上重要事項(xiàng)也就沒(méi)有任何意義了。太多的事項(xiàng)只會(huì)讓我們無(wú)所適從，反而失去了重點(diǎn)，不可避免地導(dǎo)致“分析癱瘓”（analysis paralysis）。

對(duì)此，解決辦法就是不要給自己設(shè)定太多事項(xiàng)和目標(biāo)，重點(diǎn)去解決需要優(yōu)先完成的事項(xiàng)。

關(guān)注最重要的目標(biāo)，并明確實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的最有效方式：

• 為了與孩子建立更親密的關(guān)系，優(yōu)先花時(shí)間與他們相處。

• 為了飲食更健康，優(yōu)先在家自己烹飪健康的食物。

• 為了獲得學(xué)位，優(yōu)先學(xué)習(xí)和閱讀。

無(wú)論什么時(shí)候，規(guī)定自己最多只能處理五項(xiàng)重要事項(xiàng)。值得注意的是，你需要確認(rèn)你的重要事項(xiàng)是否與“工作”或“生活”有關(guān)，最好在生活方面明確至少兩項(xiàng)重要事項(xiàng)。否則，如果全部是工作相關(guān)的事項(xiàng)，恐怕你到時(shí)候只會(huì)變得精疲力竭。

優(yōu)先處理重要事項(xiàng)，即意味著延后處理其他事項(xiàng)。回顧時(shí)間審計(jì)，尋找那些與這一重要事項(xiàng)清單不相符合的活動(dòng)。在這個(gè)環(huán)節(jié)，你就需要做出艱難的抉擇，比如放棄參加志愿者活動(dòng)的時(shí)間，從而花更多的時(shí)間陪伴伴侶，或者退出朋友組織的夢(mèng)幻橄欖球聯(lián)盟，從而有時(shí)間讓自己想做的項(xiàng)目真正落地。

只有你自己才知道該怎樣合理分配時(shí)間。通過(guò)仔細(xì)回顧并檢查你現(xiàn)在的重要事項(xiàng)，你就能更有意識(shí)地決定你的時(shí)間分配。

3，制作“時(shí)間預(yù)算”

財(cái)務(wù)預(yù)算有支出數(shù)額，時(shí)間預(yù)算也有“小時(shí)數(shù)額”。在明確了更重要的事項(xiàng)后，你就需要給每件事項(xiàng)分配具體的時(shí)間。

你可以給自己每天或每周分配不同的小時(shí)數(shù)。這個(gè)過(guò)程實(shí)際上就類似于將每個(gè)月外出就餐的費(fèi)用控制在150美元以內(nèi)，或者每個(gè)月花在付費(fèi)訂閱服務(wù)方面的費(fèi)用控制在50美元以內(nèi)。因此，你也可以給自己規(guī)定，每周運(yùn)動(dòng)五小時(shí)，或者工作日花1.5小時(shí)做飯等等。

如果你不知道該怎樣為重要事項(xiàng)設(shè)置時(shí)間數(shù)額，那就跟隨你的直覺(jué)，從現(xiàn)實(shí)角度選擇你自認(rèn)為能夠達(dá)成的一個(gè)時(shí)間目標(biāo)。

根據(jù)帕金森定律（Parkinson's Law），只要有足夠的時(shí)間，工作就會(huì)不斷擴(kuò)展。通過(guò)設(shè)置時(shí)間限制，并嚴(yán)格按照這個(gè)時(shí)限來(lái)完成有關(guān)事項(xiàng)，我們也許不會(huì)完成所有希望完成的事項(xiàng)，但可以用完美來(lái)?yè)Q取速度，完成比最初設(shè)想還多的事項(xiàng)。

當(dāng)然，有了預(yù)算也不能保證我們就可以完美地利用資金（或時(shí)間）。正如你可能會(huì)在某些方面大把花錢，或者因?yàn)榫o急情況而用掉積蓄一樣，你也可能會(huì)將本來(lái)計(jì)劃去做家務(wù)的時(shí)間用于娛樂(lè)或其他緊急事項(xiàng)，導(dǎo)致你消耗掉有限的時(shí)間預(yù)算。

事實(shí)上，這也是非常正常的情況。目標(biāo)不是做到完美，而是要養(yǎng)成意識(shí)。有時(shí)候，總是會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)事件，讓你不得不將時(shí)間預(yù)算拋到一邊，但這并不意味著，你就需要完全放棄時(shí)間管理。

無(wú)論在做什么事情時(shí)，總是以時(shí)間預(yù)算為核心，你就會(huì)更加意識(shí)到各項(xiàng)抉擇的權(quán)衡利弊，從而在時(shí)間利用方面做出更加理性的抉擇。

4，“時(shí)間塊”練習(xí)

明確重要事項(xiàng)并制作時(shí)間預(yù)算后，接下來(lái)就需要具體實(shí)踐了。對(duì)此，建議你嘗試“時(shí)間塊”這個(gè)方法：

時(shí)間塊是一種時(shí)間管理方式，它主要是要求你將一天的時(shí)間切分為若干個(gè)時(shí)間塊。每個(gè)時(shí)間塊只安排一項(xiàng)具體的任務(wù)，或者任務(wù)組。通過(guò)這種方法，你將不再面對(duì)沒(méi)完沒(méi)了的待辦事項(xiàng)清單，每天面對(duì)的都是具體的任務(wù)計(jì)劃，讓你清晰地知道什么時(shí)候該做什么事情。

就時(shí)間塊這一方法的運(yùn)用而言，它主要涉及到三個(gè)方面：

• 選擇適當(dāng)?shù)墓ぞ?/span>：你可以借助一張白紙、日計(jì)劃表、數(shù)字日歷或者待辦事項(xiàng)清單應(yīng)用。

• 創(chuàng)建時(shí)間塊：從醒來(lái)過(guò)后的第一件事開(kāi)始，依次在你選用的工具中創(chuàng)建時(shí)間塊。每個(gè)時(shí)間塊僅限用于完成特定事項(xiàng)，時(shí)限長(zhǎng)短可控制在15分鐘至兩小時(shí)不等。例如，如果你計(jì)劃每天花1.5小時(shí)來(lái)做飯，那就在你的日歷表上創(chuàng)建“5:00PM-6:30PM”的時(shí)間塊?？傊_保所有的時(shí)間塊都有具體的事項(xiàng)安排，并且按這種方式創(chuàng)建覆蓋全天的時(shí)間塊。

• 必要的調(diào)整：當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事件和（或）某些任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間比預(yù)期的要長(zhǎng)時(shí)，你就需要適當(dāng)?shù)刈龀稣{(diào)整。例如，你可以將某個(gè)時(shí)間塊調(diào)整至當(dāng)天晚些時(shí)候，或者推遲到當(dāng)周的晚些時(shí)候。

認(rèn)真規(guī)劃好一天的每一個(gè)小時(shí)，計(jì)劃一個(gè)小時(shí)吃午餐，再計(jì)劃一個(gè)小時(shí)用于來(lái)往郵件，這種方法最初可能會(huì)讓你覺(jué)得難以應(yīng)付。但總的來(lái)說(shuō)，時(shí)間塊方法的確是一種把握有限時(shí)間的有效方法，也能夠幫助你更高效地利用每一天的時(shí)間。

5，提前計(jì)劃

每天醒來(lái)過(guò)后，如果我們?nèi)鄙倜鞔_的行動(dòng)計(jì)劃，就容易變得特別被動(dòng)。在這種情況下，我們很難實(shí)現(xiàn)從一個(gè)重要事項(xiàng)到另一個(gè)重要事項(xiàng)的策略轉(zhuǎn)移，往往只會(huì)毫無(wú)頭緒地打開(kāi)收件箱，或者把精力投入在緊急不重要的事項(xiàng)上。

為了避免這種被動(dòng)局面，最好的辦法就是提前計(jì)劃。在真正沉浸于完成當(dāng)天的工作之前，當(dāng)我們停下來(lái)認(rèn)真思考并明確重要事項(xiàng)時(shí)，我們可以有意識(shí)、有重點(diǎn)地來(lái)提前規(guī)劃這一天的時(shí)間。

提前計(jì)劃是做好時(shí)間管理的最基礎(chǔ)一步。對(duì)此，建議做好每周和每日計(jì)劃：

• 計(jì)劃你的一天：無(wú)論你選擇的是時(shí)間塊方法，或者是其他效率方法，都有必要提前一天做好第二天的日計(jì)劃。最好在前一天晚上計(jì)劃第二天的日程，為第二天需要完成的所有事情（比如分享部門工作動(dòng)態(tài)，或者給祖父母打電話等）設(shè)定時(shí)間塊。

• 計(jì)劃你的一周：此外，建議堅(jiān)持每周一次復(fù)盤?；仡欉^(guò)去七天的計(jì)劃實(shí)施情況，同時(shí)計(jì)劃接下來(lái)七天的安排。對(duì)此，你還可以向自己提出一系列問(wèn)題：上周我希望完成但沒(méi)能完成的事項(xiàng)是什么？哪些因素導(dǎo)致我沒(méi)有把重要事項(xiàng)放在首位？下周我最想完成的重要事項(xiàng)是什么？

對(duì)很多人而言，計(jì)劃本身就耗費(fèi)一定的時(shí)間，這也給他們帶來(lái)了更大的壓力。對(duì)此，你可以通過(guò)以下三個(gè)原則，來(lái)更好地做好日計(jì)劃和周計(jì)劃：

1. 將日計(jì)劃時(shí)間限制在15分鐘內(nèi)完成，周計(jì)劃時(shí)間限制在60分鐘內(nèi)完成。

2. 計(jì)劃不要過(guò)滿，為各種突發(fā)事件預(yù)留時(shí)間。

3. 如果需要改變計(jì)劃，那就積極調(diào)整有關(guān)計(jì)劃。

計(jì)劃并不能保證完美的一天。相反，你應(yīng)該把日計(jì)劃當(dāng)成一個(gè)指南針，指引你朝著正確的方向前進(jìn)，哪怕最后稍微有點(diǎn)偏航也沒(méi)有關(guān)系。

在一天中創(chuàng)造更多的時(shí)間

就時(shí)間管理而言，如何有效利用你擁有的時(shí)間只是一方面。另一方面，你還需要通過(guò)各種有效策略，為你在一天中創(chuàng)造更多的時(shí)間。

顯而易見(jiàn)的是，一天只有24小時(shí)，你不可能讓一天變成25個(gè)小時(shí)。你唯一能做的，就只有最大化利用這24小時(shí)，讓自己覺(jué)得你擁有更多的時(shí)間。

1，全神貫注

工作是我們一天中占比最大的時(shí)間塊之一，大多數(shù)人都至少需要工作八個(gè)小時(shí)。然而，通過(guò)前一篇文章中介紹的時(shí)間審計(jì)，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己本應(yīng)該用在工作方面的時(shí)間，實(shí)際上并不是在工作。

外部因素和主觀原因所引起的分心和干擾因素，會(huì)進(jìn)一步削減我們真正的工作時(shí)間。八個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間實(shí)際上可能只有七個(gè)小時(shí)、六個(gè)小時(shí)、五個(gè)小時(shí)，或者更少，但我們的工作量卻一點(diǎn)也沒(méi)有減少。大多數(shù)時(shí)候，我們沒(méi)有從根本上解決導(dǎo)致分心的問(wèn)題，而是選擇加班來(lái)應(yīng)對(duì)。

提出“心流”（Flow）這一著名概念的心理學(xué)家米哈里·契克森米哈賴（Mihaly Csikszentmihalyi）在其著作的《心流：最優(yōu)體驗(yàn)心理學(xué)》（Flow: The Psychology of Optimal Experience）一書中分享了集中注意力的重要意義：

了解一個(gè)人是否能掌握自己的意識(shí)，可以觀察其是否能夠輕而易舉地集中注意力、不被其他因素所干擾，并且在達(dá)成目標(biāo)前始終能保持專注。能夠做到這一點(diǎn)的人往往都會(huì)享受自己每一天的生活。

具體而言，你可以通過(guò)以下這些建議和方法來(lái)實(shí)現(xiàn)專注和心流狀態(tài)，從而在生活中保持更集中的注意力，更好地平衡每一天的安排：

• 創(chuàng)造理想的工作環(huán)境：在雜鬧和容易分心的環(huán)境中，我們很難保持專心工作。無(wú)論是工作空間到處堆滿的文件，還是在開(kāi)放辦公空間里大喊你名字的同事，要真正實(shí)現(xiàn)并保持心流狀態(tài)都是一種挑戰(zhàn)。因此，你應(yīng)該盡力創(chuàng)造一個(gè)有利于集中注意力的工作環(huán)境：確保辦公桌整潔，戴上耳機(jī)以向他人表示自己正處于專注模式。如果可以的話，申請(qǐng)?jiān)诩肄k公，為自己創(chuàng)造一個(gè)舒適理想的在家辦公環(huán)境。

• 使用網(wǎng)站攔截軟件或插件：讓自己遠(yuǎn)離社交媒體信息流、實(shí)時(shí)新聞和在線“櫥窗購(gòu)物”。在工作期間，你可以借助Self Control（僅支持macOS系統(tǒng)）和 Freedom（支持Windows、MacOS、iOS和Android系統(tǒng)）等網(wǎng)站攔截軟件來(lái)限制你登入可能會(huì)分散注意力的網(wǎng)站。

• 避免多任務(wù)處理：工作期間，如果來(lái)回切換不同的任務(wù)，你的時(shí)間利用效率就會(huì)大打折扣，注意力也會(huì)變得不集中。

2，捆綁任務(wù)

值得注意的是，這里的“捆綁任務(wù)”與多任務(wù)處理是不同的。捆綁任務(wù)主要強(qiáng)調(diào)的是將互補(bǔ)的任務(wù)捆綁在一起，從而創(chuàng)造出更多的時(shí)間。

雖然在工作時(shí)看電視可能會(huì)降低你的效率，但在陪伴孩子時(shí)處理一些雜項(xiàng)事務(wù)則可以幫助你同時(shí)優(yōu)先處理多件事情。

同樣地，當(dāng)你通過(guò)散步來(lái)放松自己、保持健康的時(shí)候，也可以收聽(tīng)播客節(jié)目，探索求知欲，或者聽(tīng)著最喜歡的喜劇節(jié)目大笑出來(lái)?？傊憧梢运伎家幌伦约嚎梢酝瑫r(shí)捆綁完成哪兩項(xiàng)任務(wù)。

3，授權(quán)任務(wù)

在《每周不止168小時(shí)》（168 Hours: You Have More Time Than You Think）一書中，作者勞拉·凡德卡姆（Laura Vanderkam）提出，時(shí)間管理的一個(gè)很重要的方面就是要專注于你的核心競(jìng)爭(zhēng)力：

從本質(zhì)上來(lái)講，個(gè)人核心競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)調(diào)的是可遷移能力。這些能力既非常重要，又具有實(shí)際意義。因此，就核心競(jìng)爭(zhēng)力而言，必須是自己最擅長(zhǎng)做的事情，但同時(shí)也是其他人幾乎無(wú)法做好的事情。

與其把時(shí)間浪費(fèi)在你表現(xiàn)一般或者可以授權(quán)其他人完成的事情上，你應(yīng)該集中精力去做自己最擅長(zhǎng)的事。除此之外，其他的事情都盡量授權(quán)給他人去完成。

在生活中收獲最多的人，都會(huì)把盡可能多的時(shí)間花在核心競(jìng)爭(zhēng)力相關(guān)的事項(xiàng)上，并盡可能少地去做其他事情。

就可以授權(quán)給他人完成的任務(wù)而言，主要有以下這幾類：

• 非核心競(jìng)爭(zhēng)力工作：把不需要借助個(gè)人核心競(jìng)爭(zhēng)力來(lái)完成的工作全部授權(quán)給下屬或其他有意完成的成員。如果你沒(méi)有下屬，那就需要向經(jīng)理反饋，讓他知道如果你能夠?qū)r(shí)間用于自己最擅長(zhǎng)的項(xiàng)目上，那這將最有利于公司發(fā)展。

• 行政工作：如果你有個(gè)人助理或者虛擬助理，那你就可以將類似出行訂票、賬單支付、費(fèi)用報(bào)銷和其他消耗時(shí)間的不重要事項(xiàng)授權(quán)給他人完成。

• 家務(wù)活：如果你覺(jué)得打掃家庭衛(wèi)生很麻煩，剛好又有能力支付這方面的費(fèi)用，那你就可以請(qǐng)清潔工定期（比如一個(gè)月一兩次）上門打掃家庭衛(wèi)生。否則，你就可能需要跟自己的室友、伴侶和（或）孩子討論清潔任務(wù)的分工。對(duì)此，你們可以制定清潔表，并張貼在顯眼位置，讓大家都能看到并了解自己的責(zé)任。

所謂授權(quán)，實(shí)際上就是為了更好地掌控自己的日程安排而放棄一部分責(zé)任。你節(jié)約下來(lái)的時(shí)間，可以用于完成最重要的事項(xiàng)，而不是最緊急的事項(xiàng)。

4，學(xué)會(huì)拒絕

除了授權(quán)之外，另一個(gè)可以考慮的策略就是一開(kāi)始就不要接受這項(xiàng)任務(wù)。很多時(shí)候，我們都難以拒絕他人的請(qǐng)求，而說(shuō)“不”似乎又違背了我們的本能。

無(wú)論是同事、家人或是朋友的請(qǐng)求，要想直接拒絕并不是一件容易的事，不過(guò)，我們也可以嘗試在不感到內(nèi)疚、粗魯或自私的前提下，嘗試說(shuō)“不”。

你可以參考以下這些拒絕方式，并嘗試應(yīng)用于拒絕出席會(huì)議、拒絕額外工作或拒絕新的機(jī)會(huì)等場(chǎng)景。

• 拒絕出席會(huì)議：

XX您好：

感謝您邀請(qǐng)我參加這次會(huì)議！

遺憾的是，我手頭上目前還有幾件比較重要的事情，認(rèn)真考慮過(guò)后，我認(rèn)為還是應(yīng)該優(yōu)先處理A這件事。沒(méi)有我的參與，我相信你們也一定可以做出這項(xiàng)決策（或者完成這個(gè)項(xiàng)目），但如果在（某個(gè)日期）前需要我的幫助的話，我也樂(lè)意提供任何有用的反饋信息?；蛘撸绻枰脑?，我也可以在周四或周五下午一點(diǎn)左右抽出15分鐘的時(shí)間跟您面對(duì)面交流。

謝謝！

（落款）

• 拒絕額外工作：

XX您好：

這個(gè)項(xiàng)目看上去很有意思！通常我都樂(lè)意積極參與其中，但目前我還在處理B這件事情，在（某個(gè)日期）之前，我可能都沒(méi)有時(shí)間來(lái)優(yōu)先處理這個(gè)任務(wù)。

有沒(méi)有可能將這個(gè)項(xiàng)目的截止日期往后推遲一點(diǎn)呢？如果不行的話，您認(rèn)為我目前可以暫時(shí)先放下哪項(xiàng)工作，從而來(lái)參與這個(gè)項(xiàng)目呢？

謝謝！

（落款）

• 拒絕新的機(jī)會(huì)

XX您好：

感謝您為我提供這個(gè)機(jī)會(huì)，我感到很榮幸！遺憾的是，由于目前還有未完成的項(xiàng)目和任務(wù)，我恐怕無(wú)法參與其中。

您知道Y嗎？他也是這個(gè)機(jī)會(huì)的不錯(cuò)人選，我非常樂(lè)意為您引薦。

另外，也希望我們可以保持聯(lián)系，將來(lái)有機(jī)會(huì)再跟您一起合作。

謝謝！

（落款）

總之，如果新的任務(wù)或機(jī)會(huì)與你目前正在完成的重要事項(xiàng)相沖突時(shí)，并且這個(gè)任務(wù)或機(jī)會(huì)可能會(huì)占用你本來(lái)計(jì)劃用于解決當(dāng)前任務(wù)的時(shí)間的話，那你就應(yīng)該直接拒絕。

5，自動(dòng)化

雖然科技會(huì)偷走我們的時(shí)間，但也可以通過(guò)其他方式還回來(lái)。你可以借助自動(dòng)化功能來(lái)減少你需要花在手動(dòng)完成的事項(xiàng)方面的時(shí)間，從而在一天之中贏回幾分鐘甚至是幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間。

• 任務(wù)管理：你可以通過(guò)自動(dòng)化規(guī)則將各種任務(wù)自動(dòng)添加至你的數(shù)字待辦事項(xiàng)清單中。比如，你可以借助自動(dòng)化工作協(xié)作工具Automate.io將電商平臺(tái)Shopify的訂單自動(dòng)轉(zhuǎn)換為Todoist的待辦事項(xiàng)，或者使用自動(dòng)化工具Zapier將Gmail中新加星標(biāo)的郵件轉(zhuǎn)換為Todoist的待辦事項(xiàng)。

• 銀行與金融服務(wù)：設(shè)置賬單自動(dòng)還款，這樣你就不會(huì)錯(cuò)過(guò)還款期限。還可以考慮設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)入儲(chǔ)蓄或投資資金。

無(wú)論是完成副業(yè)項(xiàng)目還是陪伴兄弟姐妹，借助自動(dòng)化功能都可以幫你節(jié)省很多時(shí)間，從而讓你能夠關(guān)注更重要的事情。

6，放松

通過(guò)休息來(lái)創(chuàng)造更多的時(shí)間讓人覺(jué)得有違常理，但這的確是一種有效的方式。過(guò)度工作帶來(lái)的壓力會(huì)損害你的健康和幸福，也會(huì)對(duì)你的工作效率造成影響。

據(jù)梅奧醫(yī)學(xué)中心（ Mayo Clinic）的研究，壓力的常見(jiàn)副作用包括“焦慮”“缺乏動(dòng)力和注意力”和“感到不堪重負(fù)”。在這些狀態(tài)下，你很難完成工作或保持專注模式，同時(shí)還可能會(huì)出現(xiàn)拖延和焦慮等表現(xiàn)，甚至?xí)X(jué)得不堪重負(fù)，不知道該如何展開(kāi)手頭上的工作。

導(dǎo)致過(guò)度工作的情況并不完全在你的控制范圍內(nèi)。但你可以通過(guò)一些方法來(lái)避免壓力產(chǎn)生的副作用，讓你在工作中始終不會(huì)感到不堪重負(fù)或筋疲力竭：

• 稍作休息：根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，每工作一小時(shí)最好離開(kāi)辦公桌休息五分鐘。當(dāng)然，你也可以靈活調(diào)整工作與休息時(shí)間，前提是不會(huì)對(duì)你的工作造成影響。休息時(shí)，最好不要登錄社交媒體。相反，你可以做一組快速拉伸運(yùn)動(dòng)、外出走動(dòng)，或者和朋友或同事聊天。

• 到點(diǎn)就下班：工作日期間，下班時(shí)間到點(diǎn)后就盡快離開(kāi)辦公室或關(guān)閉電腦，不要再接著處理沒(méi)有完成的工作郵件，晚上回家后也不要接聽(tīng)工作電話。最好還可以養(yǎng)成一個(gè)正式下班的習(xí)慣，比如下班前回顧當(dāng)日的工作完成情況，并將辦公桌面整理干凈。

• 不要忘了休假：有假期一定要充分利用，每年都應(yīng)該讓自己休一段年假，期間遠(yuǎn)離工作。如果你無(wú)處可去，原地度假也是一種休假方式，你可以在假期游覽自己所在的城市，或者只是單純地宅在家。如果你是公司的管理人員，那你尤其應(yīng)該給下屬做好榜樣，讓他們也要學(xué)會(huì)休假放松。

• 鍛煉：花時(shí)間鍛煉身體，比如去健身房鍛煉、外出散步，或者任何可以讓自己保持身材的運(yùn)動(dòng)方式。如果你希望將社交活動(dòng)與鍛煉捆綁在一起，那你可以加入運(yùn)動(dòng)俱樂(lè)部，或者跟朋友們一起去遠(yuǎn)足。

• 睡覺(jué)：確保每晚都能有充足的睡眠，每晚最好能睡足七個(gè)半小時(shí)。良好的睡眠質(zhì)量，能夠讓你在第二天醒來(lái)后感到神清氣爽，從而更加容易地做好時(shí)間管理、保持高度集中的注意力。

在規(guī)劃待辦事項(xiàng)或安排時(shí)間塊任務(wù)時(shí)，一定要把休息放松放在首位。同時(shí)，也需要注意不要過(guò)度休息，否則，除了安排待辦事項(xiàng)以外，你可能還要面對(duì)如何安排休息時(shí)間的問(wèn)題了。

使用正確的時(shí)間管理工具

就時(shí)間管理而言，你可以選擇各種有效的工具。盡管有許多紙質(zhì)產(chǎn)品供你挑選，但在后文中，我們將著重分享能幫助你管理每日任務(wù)的簡(jiǎn)單數(shù)字工具。

1，待辦事項(xiàng)清單應(yīng)用

你可以通過(guò)Todoist等待辦事項(xiàng)清單應(yīng)用，保持對(duì)當(dāng)天待辦事項(xiàng)的密切追蹤，了解什么時(shí)候做什么事情。

首先，你需要估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)的預(yù)計(jì)完成時(shí)間，然后為這項(xiàng)任務(wù)設(shè)置一個(gè)開(kāi)始時(shí)間或完成時(shí)間塊。你還可以將Todoist與谷歌日歷等應(yīng)用結(jié)合使用，從而直接通過(guò)日歷查看各項(xiàng)待辦事項(xiàng)，或者通過(guò)待辦事項(xiàng)清單查看日程安排。

為了充分利用待辦事項(xiàng)清單，更有效地做好時(shí)間管理，你可以將所有待辦事情添加至你的清單中，比如跟朋友喝咖啡，或者清潔房間等等。通過(guò)待辦事項(xiàng)清單羅列你的工作和個(gè)人安排，能讓你對(duì)當(dāng)天需要完成的所有事項(xiàng)形成一種全局意識(shí)。

2，日歷

此外，你還可以通過(guò)數(shù)字日歷應(yīng)用來(lái)清楚了解每個(gè)小時(shí)都需要完成的事項(xiàng)。除了會(huì)議和活動(dòng)安排，你還可以在日歷中為其他待辦事項(xiàng)添加時(shí)間塊。

對(duì)此，推薦使用谷歌日歷、蘋果設(shè)備自帶日歷應(yīng)用和Fantastical等日歷應(yīng)用。

無(wú)論選擇哪種工具，你都可以隨時(shí)關(guān)注和查看自己的日歷，確保所計(jì)劃的時(shí)間塊能夠真實(shí)反應(yīng)你的目標(biāo)和重要事項(xiàng)。

3，時(shí)間追蹤工具

除了用于時(shí)間審計(jì)外，日常在時(shí)間管理過(guò)程中，也可以通過(guò)時(shí)間追蹤工具來(lái)了解自己的時(shí)間利用情況，確保自己在時(shí)間利用方面沒(méi)有偏移軌道。此外，在我們分心的時(shí)候，還可以通過(guò)時(shí)間追蹤的方式及時(shí)發(fā)現(xiàn)這一問(wèn)題，并再次讓自己關(guān)注當(dāng)前最重要的事項(xiàng)。

前文中提到的Toggl和RescueTime等工具，都是值得推薦的好用工具。

就時(shí)間管理而言，大多數(shù)效率專家都繞開(kāi)了一個(gè)重要又明顯的限制性因素，即我們無(wú)法完全掌控自己的時(shí)間。

從傳統(tǒng)角度來(lái)看，時(shí)間管理告訴我們，如果我們能夠完美計(jì)劃并優(yōu)先安排重要事項(xiàng)，我們就能過(guò)好每一秒的生活——我們能夠與他人保持和諧的人際關(guān)系、在職場(chǎng)中獲得晉升，并且還能做到每周鍛煉五次。

這種說(shuō)法并不能稱之為有錯(cuò)。往好了說(shuō)，它仍然是不完整的，往差了說(shuō)，它會(huì)讓我們抱有不切實(shí)際的期望，讓我們?cè)跊](méi)有做好時(shí)間管理的時(shí)候感到內(nèi)疚、喪失信心。

有時(shí)候，即便我們一切都規(guī)劃得很完美，但還是會(huì)經(jīng)歷時(shí)間在不知不覺(jué)中就流逝了的情況。當(dāng)小孩子耍脾氣而奪走了你的早晨，或者近在眼前的截止日期意味著要熬夜加班時(shí)，我們的時(shí)間預(yù)算就變得無(wú)關(guān)緊要，保持平衡的想法也變得荒唐可笑。

但與其深受無(wú)法管理時(shí)間的愧疚折磨，不如進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到底什么才是時(shí)間管理——它并不是一套追求完美的系統(tǒng)，而是讓你不斷進(jìn)步的系統(tǒng)。

即便我們無(wú)法優(yōu)先處理重要事項(xiàng)，但能夠明確哪些是我們的重要事項(xiàng)仍然具有重要意義。即便我們無(wú)法完全按照計(jì)劃利用我們的寶貴時(shí)間，但能夠意識(shí)到自己的時(shí)間用在了哪些方面也具有重要意義。即便我們無(wú)法堅(jiān)持自己的計(jì)劃，每日計(jì)劃仍然是一個(gè)非常重要的習(xí)慣。

只要我們始終能夠回顧時(shí)間管理原則，并通過(guò)有關(guān)策略來(lái)保持專注、減少分心，我們的每一分鐘、每個(gè)小時(shí)和每一天都將過(guò)得更加有意義，讓人更加難忘。至少，我們可以真正地獲得更多的時(shí)間。