GTD理論的整體思路：收集/Capture -> 處理/Clarify -> 組織/Organize -> 回顧/Reflect -> 執(zhí)行/Engage.

1. 收集/Inbox

收集是清空大腦的第一步，我們要捕捉腦海中的干擾到你的想法，比如靈感、郵件、任務(wù)和事項，運用具體的工具，將腦海中的文字具象化為具體的記錄，并且收集到Inbox里。

2. 處理/Clarify -> 組織/Organize

處理，也就是將想法推進為下一步的具體行動。讓想法不僅僅是想法。

這一步其實往往可以和收集信息的時候集合在一起，在收集的時候立刻做出判斷，將它分類到其他的區(qū)域之中。

   第一個判斷：是否需要采取行動？

   a) 無需行動的任務(wù)/Unactionable

不是所有的想法都需要當(dāng)下或者近期內(nèi)的行動的，比如參考資料。

     i. 參考資料/Reference

參考資料是指非行動類的資料，主要是對于制定目標(biāo)、計劃和具體行動起到輔助參考的作用。

具體而言，如果學(xué)生要考雅思或托福，那么參考資料就是你準(zhǔn)備的一些復(fù)習(xí)資料以及他人分享的經(jīng)驗。

    ii. 將來可能的方向/Someday

未來可能會做的事情，不著急在近期內(nèi)立刻做完。

比如說，你打算學(xué)英語，但是并不需要著急在這一個月內(nèi)學(xué)語言證書。這是一件在未來可能會發(fā)生的事情。

    iii. 刪除/Trash

不打算做的事情。

這看似不經(jīng)意的Trash，其實是最重要的原則之一，勇敢說“不”。

我們的時間是有限的，我們的精力是不夠應(yīng)付所有的野心的，不是所有的好的事情，我們都必須要堅持去做，分清事情主次區(qū)分，優(yōu)先挑選最重要、最緊急的事情。

   b) 可行動的任務(wù)/actionable

在可行動的任務(wù)里，也有一個重要的原則——兩分鐘原則。

在清理inbox的時候，這件事如果能在兩分鐘以內(nèi)完成，就立刻去做，比如回個短信、發(fā)封郵件。簡單的事情盡快解決。

在兩分鐘以外的事情，又分為兩類：委托它和推遲它

    i. 等待/Waiting for

等待清單的含義意味著這件事不是由“自己”做的，而是計劃或已經(jīng)交給別人去行動、去推進的事情，僅僅是在等待一個結(jié)果。

Waiting for的意義也同樣提醒著你要去及時地查看和提醒他人，順利地拿到結(jié)果。

    ii. 下一步/Next Actions

Next actions意味著每日的一條條待辦任務(wù)，是人們要在當(dāng)下著手去做的任務(wù)。比如購物、辦公。

    iii. 日程/Schedule

Schedule意味著將要在未來某個固定時間或者某個地點固定要做的任務(wù)，比如周五到老師的辦公室交論文作業(yè)等。

    iv. 項目/Projects

項目的意義，其實是區(qū)別單步驟任務(wù)和多步驟任務(wù)。

比方說，inbox有兩個想法，分別是過六級和寫一篇英語閱讀，那么Next Actions里就可以安排上寫一篇閱讀，但過六級不行，過六級屬于Projects里的任務(wù)。

Projects還需要進一步規(guī)劃和拆解目標(biāo)，劃分為更加具體的Next Actions?？梢哉fProjects是由上到下的管理方法，而Next Actions側(cè)重執(zhí)行。

3. 回顧/Reflect -> 執(zhí)行/Engage

最后我們回顧整個計劃的過程，然后執(zhí)行它