掌握動態(tài)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的技能是實現(xiàn)Excel表格模板化的基礎，數(shù)據(jù)更新統(tǒng)計自動發(fā)生變化，無須手動干預，提高了效率，保證了數(shù)據(jù)的準確性。

本技巧從“動態(tài)數(shù)據(jù)統(tǒng)計”常見錯誤的角度來解析動態(tài)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的用法。如圖3-95所示的表格有兩個問題：一是什么公式會顯示成“字段”方式?二是為什么顯示計算錯誤?

圖3-95

在正常情況下，如果輸入公式要用到單元格引用功能，也是Excel最傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計方式。從Excel 2007版本開始，Excel新增了一種統(tǒng)計方式，叫作“表格”統(tǒng)計方式，顯示格式如圖3-95所示，也就是動態(tài)統(tǒng)計方式。

操作

步驟1：用鼠標選中數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格，然后依次單擊“插入→表格”，如圖3-96所示。

圖3-96

插入完畢后，表格會變成如圖3-97所示的狀態(tài)，菜單中會多出一個“表格工具”選項卡。

圖3-97

和之前的表格相比看上去沒什么變化，只是多了些表格顏色。其實這是Excel最有價值的核心功能之一，通過這種模式，Excel能實現(xiàn)自動更新統(tǒng)計。

步驟2：在D3單元格中用點選單元格的方式錄入公式，其顯示方式如圖3-98所示。

圖3-98

公式輸入完畢后按Enter鍵，你會發(fā)現(xiàn)公式會自動向下復制，無須手動下拉填充，而且你會發(fā)現(xiàn)公式都是一樣的，也就是說你無須掌握單元格的“相對引用、絕對引用、混合引用”這些概念就能實現(xiàn)自動統(tǒng)計，如圖3-99所示。

圖3-99

最棒的是，如果你在“表格工具”選項卡中勾選“匯總行”，便會自動添加一列匯總行，單擊下拉列表按鈕，可以選擇多種匯總統(tǒng)計方式，注意該統(tǒng)計單元格會根據(jù)你選擇的統(tǒng)計方式(如“求和”)自動填充對應的公式，Excel會自動使用相應的函數(shù)，如圖3-100所示。

圖3-100

接下來解決第二個問題，為什么顯示如圖3-99所示的格式錯誤呢?顯示錯誤很簡單，因為“1月銷售額”里面的內容是文本格式的，文字自然不能進行運算，那如何保持單元格顯示為文字狀態(tài)，而且還能繼續(xù)運算呢?面對這個問題會很自然地想到單元格的“自定義格式”。

步驟3：選中C3:C7單元格區(qū)域，按Ctrl+1組合鍵打開“設置單元格格式”對話框，選擇“自定義”格式，相關設置如圖3-101所示。

圖3-101

最終效果如圖3-102所示，界面顯示為文字狀態(tài)，而編輯欄依然是數(shù)值。

圖3-102

總結： 利用自定義格式可以增加表格的可閱讀性，利用動態(tài)統(tǒng)計功能可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計。這兩個功能的搭配，可以制作出非常人性化的Excel數(shù)據(jù)統(tǒng)計模板。這是資深職場人士的必備技能，強烈推薦掌握。