作為項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，“時(shí)間管理”也是極為重要的一環(huán)。甘特圖作為常用的項(xiàng)目管理工具之一，有助于把一個(gè)大型項(xiàng)目劃分為幾個(gè)小部分，并有條理地展示。

甘特圖（Gantt chart）又稱為橫道圖、條狀圖(Bar chart)。以提出者亨利·勞倫斯·甘特（Henry Laurence Gantt）先生的名字命名。

它通過(guò)條狀圖來(lái)顯示項(xiàng)目，進(jìn)度，和其他時(shí)間相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)展的內(nèi)在關(guān)系隨著時(shí)間進(jìn)展的情況。

每個(gè)任務(wù)都有預(yù)期完成時(shí)間，由水平的條形代表，左端代表開(kāi)始日期，右邊代表人物的完成日期。

任務(wù)可能循序漸進(jìn)，也可能并行，時(shí)間有重疊。在項(xiàng)目過(guò)程中，重要的事項(xiàng)可以用一個(gè)小菱形標(biāo)記為里程碑。

甘特圖的特點(diǎn)

從一個(gè)甘特圖中，你可以清晰地看出子任務(wù)是什么，以及每個(gè)任務(wù)何時(shí)開(kāi)始何時(shí)結(jié)束。可視化地呈現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目還可以輕松地了解每個(gè)階段會(huì)發(fā)生的事情，從而跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程。

甘特圖的特點(diǎn)是突出了生產(chǎn)管理中最重要的因素— 時(shí)間，它的作用表現(xiàn)在三個(gè)方面：

1. 計(jì)劃產(chǎn)量與計(jì)劃時(shí)間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2. 每日的實(shí)際產(chǎn)量與預(yù)定計(jì)劃產(chǎn)量的對(duì)比關(guān)系。

3. 一定時(shí)間內(nèi)實(shí)際累計(jì)產(chǎn)量與同時(shí)期計(jì)劃累計(jì)產(chǎn)量的對(duì)比關(guān)系 。

雖然甘特圖以可視化的方式讓不同子任務(wù)的時(shí)間安排及進(jìn)度一目了然，但它僅反映了項(xiàng)目的三重約束（時(shí)間、成本和范圍），重點(diǎn)關(guān)注進(jìn)程管理（時(shí)間），且若關(guān)系過(guò)多，紛繁蕪雜的線圖必將增加甘特圖的閱讀難度，因此，甘特圖更適合應(yīng)用在關(guān)系較少、需重點(diǎn)關(guān)注時(shí)間的項(xiàng)目管理上。

常用的甘特圖繪制軟件

一，Microsoft Office Excel

作為職場(chǎng)人士最常用的辦公軟件之一，Excel除了可用于處理表格數(shù)據(jù)外，也可以用于繪制甘特圖，進(jìn)行項(xiàng)目管理。但操作難度偏大，且繪制完成的圖表也缺乏美觀度，更適合Excel高手使用。

Microsoft Office Excel

經(jīng)常能見(jiàn)到各種Excel大神做出令人匪夷所思的神圖出來(lái)，比如這個(gè)大神：

那么萬(wàn)能的Excel能否用來(lái)繪制甘特圖呢？

當(dāng)然可以！比如我們要繪制一個(gè)物流項(xiàng)目進(jìn)度表：

1，選中數(shù)據(jù)區(qū)域（如圖所示）——點(diǎn)擊插入——推薦的圖表——堆積條形圖。

2，點(diǎn)擊圖表工具——設(shè)計(jì)——選擇數(shù)據(jù)，如圖1，軸標(biāo)簽區(qū)域改為——確定項(xiàng)目......如圖2。

圖1 

圖2

3，圖例項(xiàng)（系列）編輯——添加；系列名稱——開(kāi)始時(shí)間；系列值——9月10日.......

4，點(diǎn)擊如圖的箭頭——把開(kāi)始時(shí)間調(diào)整到耗費(fèi)天數(shù)的上面。

5，雙擊（確定項(xiàng)目所在的坐標(biāo)軸）——設(shè)置坐標(biāo)軸格式——逆序類(lèi)別。把圖表整個(gè)上下調(diào)整。

6，確定開(kāi)始時(shí)間9月10日和完成時(shí)間10月8日的常規(guī)值備用。右擊——設(shè)置單元格格式——常規(guī)（9月10日=41892）10月8日=41920。

7，雙擊——設(shè)置坐標(biāo)軸格式——坐標(biāo)軸選項(xiàng)。最小值——9月10日=41892最大值——10月8日=41920差值=28主要刻度線數(shù)目=（最大值-最小值）/主要刻度單位值刻度數(shù)目（7）=（41920-41892）/單位=4。

8，雙擊——設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式——填充——無(wú)填充。

9，如圖添加主軸主要水平網(wǎng)格線。雙擊網(wǎng)格線——設(shè)置主要網(wǎng)格線格式——實(shí)線——顏色——短劃線類(lèi)型（短劃線）。甘特圖就做好了。

盡管同樣實(shí)現(xiàn)了甘特圖的主要功能，然而繪制過(guò)程和細(xì)節(jié)的調(diào)整比較繁瑣，推薦Excel達(dá)人們使用。

二，Microsoft Office Project

與Excel“兼職”作為項(xiàng)目管理工具繪制甘特圖不同，Project是一個(gè)國(guó)際上享有盛譽(yù)的通用的項(xiàng)目管理工具軟件，凝集了許多成熟的項(xiàng)目管理現(xiàn)代理論和方法，可以幫助項(xiàng)目管理者實(shí)現(xiàn)時(shí)間、資源、成本的計(jì)劃、控制。但它一般不包含在普通的微軟辦公軟件安裝包內(nèi)，需另外付費(fèi)購(gòu)買(mǎi)。

Microsoft Office Project

說(shuō)到繪制甘特圖，首選的工具自然是項(xiàng)目管理繪圖神器-Project。

這款由微軟出品的通用型項(xiàng)目管理軟件，在國(guó)際上享有盛譽(yù)，凝集了許多成熟的項(xiàng)目管理現(xiàn)代理論和方法，可以幫助項(xiàng)目管理者實(shí)現(xiàn)時(shí)間、資源、成本的計(jì)劃和控制。

打開(kāi)Microsoft Project，先添加任務(wù)名稱，填寫(xiě)預(yù)估完成該項(xiàng)目需要的工期，默認(rèn)工期是1天，你可以通過(guò)下拉框來(lái)調(diào)整工期數(shù)，也可以直接單擊該框，修改數(shù)字。

開(kāi)始時(shí)間默認(rèn)是系統(tǒng)當(dāng)天時(shí)間，完成時(shí)間是工具自動(dòng)根據(jù)工期算好的。如果要修改開(kāi)始時(shí)間，可以點(diǎn)擊圖中標(biāo)紅的按鈕就會(huì)出現(xiàn)日期選擇框。

也可以先填寫(xiě)完成時(shí)間，開(kāi)始時(shí)間會(huì)根據(jù)工期自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算。

這是不是很方便呢，再也不用打開(kāi)日歷一天天地計(jì)算日子了。填寫(xiě)完這些信息，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)右邊出現(xiàn)如截圖中標(biāo)紅的進(jìn)度條了。

按照以上方法添加第二個(gè)任務(wù)。

你會(huì)發(fā)現(xiàn)有個(gè)“前置任務(wù)”列，顧名思義，這列就是用來(lái)標(biāo)志任務(wù)之間的先后順序的，只要把他的前置任務(wù)的序號(hào)填寫(xiě)在這里就可以。如下截圖中配置的是串行的順序。

如果是并行的任務(wù)，如下截圖中標(biāo)紅的框，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)只要修改前置任務(wù)就可以達(dá)到這樣的效果。

按照以上順序就完成了項(xiàng)目計(jì)劃的制定。甘特圖也就誕生了！

是不是感覺(jué)so easy?

隨著項(xiàng)目的實(shí)施，就要不定時(shí)的更新該甘特圖，填寫(xiě)上實(shí)際的進(jìn)度。那在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中該怎么根據(jù)該甘特圖跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)度呢？

如下截圖1，雙擊標(biāo)紅框中的任意區(qū)域，會(huì)出現(xiàn)圖2，在圖2 的標(biāo)紅中，填寫(xiě)上“完成百分比”，點(diǎn)擊確定就可以了。

這時(shí)候你就會(huì)發(fā)現(xiàn)右邊的甘特圖發(fā)生如下圖3的變化。

圖1

圖2 

圖3

怎么樣？是不是簡(jiǎn)單明了易上手，使用起來(lái)666？趕快上手試試吧。

文章轉(zhuǎn)自網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除。