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這些相見恨晚的效率提升軟件,你有嗎?

 東方群主_ 2020-07-02
作為在社會中努力奮(挨)斗(打)的白(社)領(畜),上班主要為了下班,沒有上班的痛苦,哪來下班的快樂呢!
那么,值得買生產(chǎn)大隊提醒您:
工作千萬條,效率第一條,軟件選得好,下班回家早。

印象筆記(Evernote)

推薦理由超好用的知識管理類生產(chǎn)力工具

印象筆記(Evernote)在全世界擁有數(shù)以億計的用戶群。
其理念是智能工作、有序生活、記錄一切,是一款頂級的知識管理類智能生產(chǎn)力工具。

使用建議:

  1. 最好在移動設備上使用(智能手機、平板電腦)。移動終端是隨身攜帶的,保證隨時隨地使用印象筆記,才能充分體會到效率的提升。
  2. 要把它當成牙刷式的產(chǎn)品來使用:即像刷牙那樣,每天都刷,至少刷兩到三次。

技巧與入門:拍照收納法

印象筆記能為我們做些什么?初學者可以通過反復練習記錄(寫入)、搜索(讀出)這兩個動作來掌握。
步驟一:拍照記錄(寫入)
按分類,把銀行卡放入一個固定的收納位置,可以是抽屜、收納箱或柜子分隔。
用手機對該位置和銀行卡拍照后,新建一條筆記。
筆記標題:我的 各類證件 位置上層抽屜。
筆記內容:身份證、銀行卡、不動產(chǎn)證書。
步驟二:以搜索代替查找(讀出)
當需要找一個長期不用的物品(如銀行卡)時,不要按老習慣到處翻找,先在印象筆記中搜索“我的 銀行卡”或“銀行卡”。
印象筆記有智能提示和精確搜索功能,上面的關鍵字都可以靈活使用。
印象筆記立刻就能搜索到名為“我的 各類證件位置 上層抽屜”的筆記,從標題也能得知銀行卡的位置啦。

Trello

推薦理由:有效提升溝通效率。

不少機構和個人喜歡用聊天軟件建一個群來進行工作上的協(xié)作。比如發(fā)通知、傳文件。其實這是一種非常低效的溝通方式,原因是:
  • 各種IM軟件天生天生不具備生產(chǎn)力工具的基因。
  • 加入的群太多,造成信息過載,反而使很多成員不勝其煩。
  • 很多人不會正確使用群聊,在群里產(chǎn)生了大量的噪音,淹沒了有價值的信息。   

Trello的特點和優(yōu)勢:

  • Trello以二維平面的形式來組織信息,所有團隊的資料和文檔井井有條,訪問效率高。
  • 能很好地將團隊、成員、項目、動態(tài)等各方面的重要信息進行關聯(lián),便于追蹤和管理。
  • 專門為團隊協(xié)同、高效工作而設計,定位于為團隊搭建高效生產(chǎn)力環(huán)境。
  • 不會產(chǎn)生噪音,也不易造成信息過載,讓你排除干擾,專注工作。
  • 確保功能強大的同時,構成元素少而簡單,學習成本低,容易入門,操作方便,讓人樂于使用。
  • 支持PC、iOS、Android等主流系統(tǒng)平臺,不限制同時安裝、登錄的終端數(shù)量,能夠方便地跨平臺使用。

石墨文檔

推薦理由:云端協(xié)作,高效辦公。

石墨是一種全新的工作方式。工作文件集中組織管理,實時分享和討論,免去了反復修改文件版本、發(fā)送郵件的麻煩。

傳統(tǒng)辦公軟件的痛點:

  • 最急需的文件總是離你最遠。
  • 歷史版本太多傻傻分不清。
  • 繁瑣的報表匯總。

石墨文檔的優(yōu)勢:


  • 實時協(xié)作:多人/多平臺,毫秒級同步響應。
  • 實時保存:文檔/表格實時保存在云端,即寫即存。
  • 輕松分享:添加協(xié)作者,邀請小伙伴來一起協(xié)作。被邀請的協(xié)作者可以進行只讀、編輯、評論等不同權限的操作。
  • 劃詞評論:針對文檔的某處細節(jié)即時討論,告別Email+IM的低效時代。
  • 還原歷史:所有的編輯歷史都將自動保存,隨時追溯查看,還可一鍵還原到任一歷史版本。再也不用擔心丟失U盤了。
只需登錄同一賬號,就可以在各個平臺上繼續(xù)自己的工作。
比如在辦公室編寫文檔后,依舊可以用手機端繼續(xù)查看、編輯或與同事溝通討論。這樣可以充分利用碎片時間,提高協(xié)作效率。

TickTick(滴答清單)

 推薦理由:簡單、簡潔、專業(yè)的GTD工具。

TickTick可以幫助你記錄和規(guī)劃大小事務、用更少的時間達成目標,從冗雜的待辦事項中解脫出來。

不管是工作計劃、備忘提醒,還是購物清單、旅行安排,你都能記錄到 TickTick 并有序規(guī)劃。

在App Store中能找到很多To do類的日程管理工具,從掌上電腦時代起,也使用過不少此類app,為什么推薦TickTick呢?

TickTick為何還有一個滴答清單的中文名?下面為您一一道來:

除了國際版TickTick外,還有面向廣大中國用戶的中文版滴答清單,后者服務器在國內,入鄉(xiāng)隨俗地支持微信登錄等方式。

注意:兩個版本賬號相互獨立,在ipad上登錄時會提醒你切換到正確的服務器。

支持PC(網(wǎng)頁版)、iOS、安卓等所有主流平臺,還提供了Apple Watch版本。

 支持多國語言,在設置中輕松切換到簡體中文。

跨平臺自動同步是挑選它的理由之一,同一賬號登錄后,所有日程安排自動云端同步到當前登錄設備。
無需打字,支持語音輸入添加任務。
成就值統(tǒng)計,強化習慣,增強信心,良性循環(huán),提升自我。
學習成本低、上手快、界面簡潔,如果一個GTD工具要花費過多時間去學習、或者喧賓奪主地占用了本該用于完成其所規(guī)劃任務的時間,那就果斷放棄。

應用技巧:添加任務與設定日期。

  1. 在任務框中直接輸入文字,然后按回車鍵。
  2. 新建的這條任務就會出現(xiàn)在無日期區(qū)域中。
為新建任務設定完成日期。
點選該任務右側的三個點按鈕,在彈出菜單中,鼠標掠過三個按鈕,就能看到“今天”、“明天”、“下周”、“自定義”的提示,按自己需要選中即可。
上面是常規(guī)的設定方式,我們還可以用TickTick獨有的方式來設定。
任務框中,以自然語言輸入“明天買狗糧”
任務框下方的提示:已識別到文本中的日期,點擊即可取消識別。我們不點擊,直接回車。
TickTick識別能力很強,這樣添加任務時,我們能夠不假思索,以最自然的方式輸入并進行設定。 


IFTTT

推薦理由:自動化地連接你的各種互聯(lián)網(wǎng)服務和智能設備.

IFTTT 是 if this then that 的縮寫,即「如果這樣,就那樣」。
IFTTT的名稱很好地說明了它的使用原理。即,如果觸發(fā)了一個預設的條件this,則執(zhí)行設計好的一個動作that。
這一連串的動作被稱為applet(小程序)。
多數(shù)情況下,你不必自己編程設計小程序,IFTTT網(wǎng)站上有無數(shù)網(wǎng)友上傳分享的applet,我們只要拿來簡單設定一下即可享用。
隨著智能設備的興起,接入IFTTT平臺的智能家居設備飛速增長,為IFTTT帶來了無窮的玩法。
如今,IFTTT號稱可以用免費的方式讓你的所有app與智能設備更好地連接與交互。比如當你預定的網(wǎng)約車到達時,家里的智能燈泡就會閃爍來提醒你。

應用技巧與實例

一、搜索applet

怎樣找到IFTTT用戶或高手上傳的小程序并為我所用呢?你只要善于搜索就可以。假設你的需求是:想讓微博和印象筆記(Evernote)聯(lián)動。    
在搜索框輸入:weibo evernote
中文關鍵字也可以輸入,找不到相關結果的話,可以換成英文試試。
在搜索結果列表中,左側這個黑色的卡片,初步判斷符合我們的要求
從名稱上判斷:每當你發(fā)布一條微博,IFTTT會自動保存到你的印象筆記。
IFTTT是否支持前述的GTD神器TickTick呢?用TickTick搜索一下試試。
最左邊這個卡片:如果明天下雨,將在TickTick中新增一個提醒我?guī)в陚愕娜蝿?/span>

 二、使用applet

假設你的需求是:每當在印象筆記中新建一條筆記,就自動保存到你的OneNote。
 第一步,仍然是搜索:evernote onenote。先看看有沒有現(xiàn)成、好用的applet。
在搜索結果中,憑啟用安裝量(類似銷量)來挑選選一個熱門的applet。
第二步:啟用、授權、設置、完成。
點擊Turn on啟用該小程序。
啟用:就類似將作者分享的applet,在你的IFTTT賬戶中安裝使用。
授權:分別登錄Evernote(印象筆記)和OneNote,授權給IFTTT。若事先在同一瀏覽器分別登錄了這兩個筆記賬戶,授權過程會更快。
設置:根據(jù)提示,可能要進行簡單設置,完成后即可使用。
這樣,每當你在印象筆記中新建一個筆記,IFTTT就會自動幫你在OneNote復制一條一模一樣的筆記。大大減少了人工重復的勞動,自然也就提高了效率。
IFTTT的玩法只受想象力的限制。大家用自己喜愛的常用工具做搜索關鍵詞,在IFTTT中會有意想不到的新發(fā)現(xiàn)。
軟件工具若使用得當,便能大大提升工作效率。但大家也要避免過分依賴哦~
萬里挑一,下載使用最適合自己的工具,才能真正達成我們想要的效率。

如果你也有推薦的寶藏效率軟件,歡迎在評論區(qū)和小伙伴們一起交流分享呦!

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