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項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表,具體可執(zhí)行的工作計(jì)劃,項(xiàng)目管理不再是瞎忙

 whoyzz 2020-06-16

導(dǎo)讀

10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具:①項(xiàng)目組成員表、②項(xiàng)目范圍說明書、③Project & WBS、④項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表、⑤項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理表、⑥項(xiàng)目溝通計(jì)劃表、⑦項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、⑧項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告、⑨項(xiàng)目變更管理表、⑩項(xiàng)目總結(jié)表。簡簡單單的10張工具表格,濃縮了項(xiàng)目管理的知識(shí)與方法。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表,具體可執(zhí)行的工作計(jì)劃,項(xiàng)目管理不再是瞎忙

《10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具》系列的前三節(jié)內(nèi)容簡單回顧:

第一張工具表:項(xiàng)目組成員表

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第二張表:項(xiàng)目范圍說明書

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第三張表,WBS表

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這一節(jié),接著往下分享第四張工具表格《項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表》

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第四張工具表《項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表》

通過前面的三張工具表格,我們組建了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、分配了角色和職責(zé)、界定了項(xiàng)目的范圍和標(biāo)準(zhǔn),并通過WBS工作結(jié)構(gòu)分解,制訂了項(xiàng)目的里程碑計(jì)劃(整體的進(jìn)度計(jì)劃),那,接下來,我們就要細(xì)分這個(gè)里程碑計(jì)劃,將項(xiàng)目的具體工作計(jì)劃,落地到每個(gè)月/每一周/每一天。

這,就是《項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表》,一個(gè)具體的、可執(zhí)行的工作計(jì)劃。

這樣,我們的項(xiàng)目實(shí)施,就不再是一團(tuán)亂麻,什么時(shí)候、做什么事情、誰來做,一切都清清楚楚明明白白。

如下示例:

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表,具體可執(zhí)行的工作計(jì)劃,項(xiàng)目管理不再是瞎忙

此表,包含兩部分,一個(gè)是項(xiàng)目基本情況,一個(gè)就是該表的核心部分,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表。

一、項(xiàng)目基本情況

這部分,沒啥好說的了,都是項(xiàng)目的基本信息:項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號、制作人、審核人、項(xiàng)目經(jīng)理、制作日期,每張工具表都有的內(nèi)容。

二、核心,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表

該部分,羅列出了項(xiàng)目的主要活動(dòng),也就是里程碑計(jì)劃的具體細(xì)化,然后,使用甘特圖(如上表格中,行標(biāo)識(shí)的是時(shí)間線,列標(biāo)識(shí)的是具體任務(wù),用色塊/符號的方式標(biāo)識(shí)出任務(wù)的計(jì)劃期間,或者,使用Project軟件等其他軟件/平臺(tái),來繪制進(jìn)度計(jì)劃)的方式,圖形化地展現(xiàn)出具體活動(dòng)的開始日期、結(jié)束日期,并標(biāo)識(shí)出具體責(zé)任人及關(guān)鍵里程碑。

此表編寫要點(diǎn):

要點(diǎn)①、時(shí)間的粒度:示例中,使用的時(shí)間粒度是周,實(shí)際運(yùn)用時(shí),可以根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模來決定時(shí)間粒度,通常以'工作天'為單位;

要點(diǎn)②、里程碑:此表中的里程碑要與《WBS表》中的相對應(yīng),名稱一致、時(shí)間節(jié)點(diǎn)一致;

要點(diǎn)③、跟蹤:項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況,實(shí)時(shí)跟蹤維護(hù)進(jìn)度計(jì)劃表,如果,里程碑計(jì)劃有變動(dòng),則,需要按照管理流程,變更計(jì)劃,如,審核、重新基線等,確保項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度處于可控范圍。

要點(diǎn)④、實(shí)際進(jìn)展:實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施時(shí),我們通常將實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)展也體現(xiàn)到進(jìn)度計(jì)劃表中(如,Excel中用不同顏色符號標(biāo)識(shí)實(shí)際實(shí)施進(jìn)展),以便更為直觀地展示出計(jì)劃/實(shí)際的差異情況,對存在差異的部分,項(xiàng)目經(jīng)理需要及時(shí)分析出現(xiàn)差異的原因,并制訂出針對性的策略,消除/縮短差異。

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做個(gè)小結(jié)

這張表格看起來很簡單,但,對項(xiàng)目來說,這是一張非常重要的表格,什么時(shí)候,誰要做什么事情,事無巨細(xì),項(xiàng)目組中大大小小的事情,都在這張表中得以體現(xiàn)。

項(xiàng)目經(jīng)理,每天都要對照該計(jì)劃表,回顧當(dāng)天的工作,并制訂第二天的工作計(jì)劃;每天的站會(huì)、每周的例會(huì)、每月的匯報(bào)上,計(jì)劃表,都是例行的討論內(nèi)容之一。

概括如下:

  • ①具體的可執(zhí)行工作計(jì)劃:每天、誰、干什么事;

  • ②每個(gè)工作包的關(guān)系:哪些先做、哪些后做、哪些同時(shí)做;

  • ③描述項(xiàng)目進(jìn)度:什么時(shí)候,項(xiàng)目處于什么階段,已經(jīng)做了什么事情,還需要做哪些事情,項(xiàng)目進(jìn)展如何,一目了然;

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附,此節(jié)完整思維導(dǎo)圖

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