一、秩序

1.1．秩序概述

秩序，顧名思義，就是文件的命名、分類、和歸檔。整個(gè)文件管理體系中，秩序一定占據(jù)了50%，容災(zāi)和同步占據(jù)另外50%。在正式構(gòu)建文件管理體系的秩序之前，文件管理的思路：InBox → 歸檔，所有的未處理文件，都統(tǒng)一存放在 Inbox 里，文件處理完畢后，按照文件類型、文件重要性等規(guī)則，各歸各家，移動(dòng)到相應(yīng)的歸檔目錄中。我們可以把微信接收文件夾“Files”；QQ接收文件夾“FileRecv”和百度下載文件“BaiduNetdiskDownload”通通發(fā)送桌面快捷方式在InBox臨時(shí)文件夾中。

1.2．高效統(tǒng)一的文件夾和文件命名規(guī)范

1.2.1文件夾命名:項(xiàng)目起始日期_項(xiàng)目名稱_完成人_項(xiàng)目結(jié)束日期

文件夾的命名由四部分組成：開始日期+項(xiàng)目名稱項(xiàng)目+完成人+項(xiàng)目結(jié)束日期。 例如：20170101_xx項(xiàng)目_張三_20200401。

1.2.2文件命名:項(xiàng)目名_文件名_作者_(dá)當(dāng)前文件的日期-版本號

文件的命名由五部分組成：1)項(xiàng)目名_2)文件名_3)作者_(dá)4)當(dāng)前文件的日期-5)版本號.文件后綴。 例如：箭牌_標(biāo)準(zhǔn)工藝培訓(xùn)_何飛_20200111-V1.0.doc。

1) 項(xiàng)目名：我們要完成的某個(gè)項(xiàng)目的名稱，可以是企業(yè)名，學(xué)生人群可寫班級等。

2) 文件名：闡述文件主題，觀其名知大意，文件名。

3) 作 者：第三部分為文件創(chuàng)建者。

4) 日 期：日期格式為 YYYYMMDD。

5) 版本號：版本號在初步編寫過程中，從V1.0至V1.X；正式交付用戶審核過程中從V2.0至V2.X；文檔定稿為V3.0，后續(xù)如再有變更，需走變更流程，文檔版本從V3.0至V3.X

名稱之間用下劃線分隔，版本號前用-分隔。

規(guī)范命名的意義:

2.2.1溝通的需要,讓接收方一眼明白文件的主題，這一點(diǎn)特別是在給同事發(fā)郵件的時(shí)候顯得特別重要，對方可以在不下載文件并打開文件就能夠知道文件大概內(nèi)容，節(jié)約對方時(shí)間。

2.2.2索引的需要,方便快速檢索到所需要的文件。

2.2.3回溯的需要,區(qū)分版本并隨時(shí)回溯到以前的版本，錯(cuò)誤示范：XX終稿、XX終稿最終版、XX終稿最終絕不修改版......

1.3．文件按格式分類

1.3.1文件類型

我們在處理文件時(shí)候，會(huì)使用各種軟件，如3Dmax，CAD，office等等；各種軟件在保存文件時(shí)候，都有其文件的格式；我們按照其保存格式，可以進(jìn)行如下分類：

常見文檔格式有：TXT、DOC、XLS、PPT、DOC等

常見圖片格式有：JPG、PNG、PDF、TIFF、SWF等

常見視頻格式有：FLV、RMVB、MP4、MVB等

常見聲音格式有：WMA、MP3等

常見系統(tǒng)格式有：RAR、EXE等

1.3.2分類原則

區(qū)分大類，放棄小類:比如一般人劃分到音樂這一類之后，就不需要再分類了。如果是音樂愛好者，則可以在音樂下再分出男歌手、女歌手，搖滾、鄉(xiāng)村等等子類別。人的精力是有限的，刻意追求文件的細(xì)致分類，不僅提高了歸檔流程的復(fù)雜程度，也提高了查找文件流程的復(fù)雜程度，對于重要文件的容災(zāi)備份，在細(xì)致分類下也很難完成。

通用性：目錄結(jié)構(gòu)要符合大眾的認(rèn)知，自己能看懂，別人也要能看懂。

可擴(kuò)展性：即使是同一個(gè)人每個(gè)階段的興趣愛好、學(xué)習(xí)計(jì)劃等等都不盡相同。目錄結(jié)構(gòu)必須能夠隨時(shí)擴(kuò)展，以適應(yīng)新的需求。

相互獨(dú)立ME，完全窮盡CE：也就是對于一個(gè)重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠借此有效把握問題的核心，并解決問題的方法。相互獨(dú)立(ME),意味著問題的細(xì)分是在同一維度上并有明確區(qū)分、不可重迭的，完全窮盡(CE),則意味著全面、周密。

舉個(gè)例子，比如音樂分類，按歌手性別分為男歌手和女歌手，是 MECE分類；

按音樂類別分為搖滾、爵士、民謠等等，也是 MECE分類；

按語言分為外語、粵語、閩南語等等，也是MECE分類；

按地理位置分為歐美、日本、港澳、臺(tái)灣、內(nèi)陸也是 MECE分類。

但如果你分為流行、經(jīng)典、網(wǎng)絡(luò)、KTV、汽車這樣的，分類即會(huì)有遺漏，也會(huì)有重復(fù)，就非 MECE了。所以，目錄，一定要在相同的維度上分類，有時(shí)候，我們的分類可能無法做到完全窮盡，也一定要保證做到相互獨(dú)立。否則，隨著時(shí)間的推移，你一定會(huì)陷入一個(gè)文件不知?dú)w類到哪個(gè)目錄合適的窘境。按照一些文件不同的屬性構(gòu)建不同的目錄樹,上文對文件進(jìn)行的分類，經(jīng)過分析，會(huì)發(fā)現(xiàn)每種文件都有自己相對更突出的屬性。比如文檔、照片、財(cái)報(bào)，有更強(qiáng)的時(shí)間屬性，那么我們就可以構(gòu)建一棵以時(shí)間為父目錄的目錄樹，存放這類文件；比如素材、媒體文件，有更強(qiáng)的類目屬性，那么我們就可以構(gòu)建一棵以類目為父目錄的目錄樹，用以存放這類文件。這樣做的好處是，具備比較好的可擴(kuò)展性。照片、文檔我們就按年為單位不斷擴(kuò)展下去，保留最新3年，舊的存檔就可以了。素材和媒體文件，則是屬于任何時(shí)間都可能需要用到，且無所謂創(chuàng)建時(shí)間的文件，就按類別不斷積累就可以了。目錄結(jié)構(gòu)分類的其他原則,目錄層數(shù)盡可能少，一般來說，父子孫三級目錄就夠用了。層級越多，檢索文件時(shí)需要遍歷的文件夾就越多，花費(fèi)的時(shí)間也越多。某個(gè)類別的常用目錄應(yīng)該適當(dāng)提高目錄層級的權(quán)重。

二、容災(zāi)

容災(zāi)，就是文件的存檔和資料數(shù)據(jù)的保存、備份，并且通過部署，在「意外」出現(xiàn)后，能迅速恢復(fù)。在文件管理體系中，引入「容災(zāi)」的概念，似乎有些沉重了。但對于無價(jià)的數(shù)據(jù)來說，再沉重也遠(yuǎn)遠(yuǎn)好過丟失。對文件資料進(jìn)行重要性分類在部署文件系統(tǒng)的容災(zāi)備份前，首先要做的是本文第一部分的內(nèi)容。你的文件，首先是要有秩序的。然后，再對文件數(shù)據(jù)進(jìn)行一次「重要性分類」。

2.1 ??！重要 獨(dú)有：

個(gè)人照片及視頻，文章及素材；筆記及日記；財(cái)務(wù)報(bào)表……這類屬于個(gè)人的核心資料，是必須確保萬無一失的。

2.2 @!不重要 獨(dú)有：

一些稀奇古怪不知是否重要的個(gè)人資料。(按照資源論來說，越稀缺越重要，所以，獨(dú)有的通常是重要的。但就個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來看，每個(gè)人都或多或少會(huì)有一些這類文件。所以，雖然這樣分類可能有待商榷，但姑且還是分一類。

2.3 !@重要 非獨(dú)有：

主要是工作文檔，比如工作中和同事協(xié)同創(chuàng)作的文章、代碼等等。你有一份，同事也有一份。這類資料，雖然丟失后花費(fèi)一定代價(jià)可以找回，但也應(yīng)做好同步備份。

2.4 @@不重要 非獨(dú)有：

一切網(wǎng)上能下載到的音樂、電影、圖片、軟件……這類屬于可有可無的資料，即時(shí)丟失，也能重新找回。

2.5 文件保存：

異地冷盤：可靠性：☆☆☆☆☆，代價(jià)高，極不方便使用；（冷盤指的是，磁盤插電存儲(chǔ)好數(shù)據(jù)后，斷電妥善保存。冷盤不是指的移動(dòng)硬盤；但移動(dòng)硬盤可以充當(dāng)冷盤。）

本地冷盤：可靠性：☆☆☆☆，代價(jià)較高，不方便使用；

家庭NAS：Network Attached Storage：網(wǎng)絡(luò)附屬存儲(chǔ)，可靠性：☆☆☆，代價(jià)一般高，極方便使用。（NAS 是多塊熱盤的陣列。根據(jù)陣列的不同，可靠性和代價(jià)成正比。）

熱盤：可靠性：☆，代價(jià)低，極方便使用。（熱盤指的是，長期插電使用的磁盤。比如電腦中的磁盤，長期插電使用的硬盤。）

移動(dòng)硬U盤：可靠性：☆，代價(jià)低，方便使用。

云存儲(chǔ)：可靠性：☆，代價(jià)極低，方便使用。

三、同步

同步，就是利用網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)，對文件實(shí)現(xiàn)不同電腦間的同步更新，使其一致化、統(tǒng)一化。文件的同步，對于提高工作效率有著十分重要的意義。需要同步的文件，大多數(shù)是使用頻次高的文件。哪些文件適合同步？需要即時(shí)更新的文件。例如正在處理中的文檔、寫作到一半的文章、處理到一半的 .PSD 文件……某些應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫文件。例如 KeePass 的數(shù)據(jù)庫文件，通過同步，可以實(shí)現(xiàn)多臺(tái)電腦密碼管理的統(tǒng)一、一致。需要分享的文件。例如家庭生活照片、朋友聚會(huì)照片……需要協(xié)同處理的文件。例如家庭財(cái)務(wù)報(bào)表、團(tuán)隊(duì)協(xié)作的代碼、頭腦風(fēng)暴的紀(jì)錄、會(huì)議紀(jì)要、思維導(dǎo)圖……

涉及隱私的文件一定要引入加密：同步文件，自然是存儲(chǔ)在第三方云里。既然是第三方，則必須遵循不可信原則。不可信并非完全不相信，而是保持審慎的態(tài)度、有保留地相信。那么，對于一些涉及隱私，但又有同步需求的文件，比如家庭財(cái)務(wù)報(bào)表、生活照片等。對于同步的文件，類似于 Verarypt 這樣創(chuàng)建虛擬盤符的加密應(yīng)用是不太合適了。同步的云有：第三方云百度同步；堅(jiān)果云；微軟的 OneDrive；使用 Encrypto 對文件進(jìn)行加密；使用 7-Zip 對文件進(jìn)行加密

四、工具的使用

4.1、 Everything（全局文件搜索工具）

4.2、 Listary （檢索文件）

4.3、 To-Do、滴答清單、Teambition（待辦事項(xiàng)）

4.4、 OneNote、印象筆記、WPS云文檔、有道云整理筆記（筆記同步軟件）

4.5、 油猴子（腳本管理器）

4.6、 還是用Lr、Picasa整理照片

4.7、 Foobar2000、Media Player整理音樂

4.8、利用 DropIt 自動(dòng)分類歸檔文件

4.9、利用 Total Commander 協(xié)助文件管理

五、桌面如果管理

桌面按照事件處理的重要和緊急程度分成四個(gè)象限：

「重要且緊急」

「重要但不緊急」

「不重要但緊急」

「不重要不緊急」

將文件進(jìn)行劃分。

Fences

AppSo

六、5S管理體系

七、成果分享

個(gè)人電腦整理成果