遠程辦公工具推薦

靜識 2020-02-02

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春節(jié)假期結(jié)束，復工后的第 1-2 周，很多公司選擇了遠程辦公?；ヂ?lián)網(wǎng)公司天然很多工作就是在網(wǎng)上完成，所以障礙不大。但大量非互聯(lián)網(wǎng)公司，尤其是沒有專設 IT 部門的中小企業(yè)，對這種情況的準備是不足的。劉潤老師的《高效遠程辦公指南》給了很多非常有價值的建議，我再整理一些靠譜的相關(guān)工具，做為補充。

考慮到遠程辦公只是臨時方案，所以我不建議這時啟用復雜的信息化系統(tǒng)。應該以簡單、有效、經(jīng)濟為原則，快速上手，盡快復工。隨著使用，經(jīng)驗有了積累，再根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展需要及疫情發(fā)展的態(tài)勢，決定后續(xù)如何升級。

所以我推薦的工具多是只要有手機號/電子郵箱就可以自助開通的，非常方便。而且，在非常時期，它們幾乎都免費了。

## 開會

劉潤老師建議每天開早會、晚報告。如果團隊人數(shù)少于 9 人，微信群語音或視頻就夠了。如果人多，就要借助更專業(yè)的工具。推薦三款：

1. 企業(yè)微信 - 最多 300 人

2. 釘釘 - 最多 102 人

3. Zoom - 最多 1000 人

在視頻會上，大家輪流做簡要的工作匯報和同步，甚至可以一起喊喊口號打打氣。如果公司有做早操的習慣，也不妨試試一起視頻云做操。

比如在得到，每個研發(fā)小組都有每日站會，同步一天的工作進展。我們準備延續(xù)這個習慣和形式，只不過變成在企業(yè)微信里「站」，順便看看熟悉的人經(jīng)過這個特別的假期，是胖了還是瘦了。

各種例會、宣貫會、討論會也可以用這些工具開視頻會議。它們都支持共享 ppt、電腦屏幕，并且提供電子白板可以大家一起寫寫畫畫。

像我們的各種設計評審會，就打算這樣開。主持會議的共享屏幕，所有人都開視頻連線，需要的時候拉個白板。開視頻可能剛開始會有一絲絲尷尬，但這對加強溝通效率（表情是能傳遞信息的），以及促進注意力的集中，都會有幫助。

因為免費，不限時長，甚至可以考慮在工作時間就把視頻一直連著，有事隨口一喊，就都有響應，和在一個辦公室的情況很接近。這樣也能產(chǎn)生互相激勵、督促的效果，避免跳出工作狀態(tài)。當有人需要短暫休息時，就把視頻和聲音臨時關(guān)掉，過幾分鐘再回來。不過得到并不打算這么做。因為平時大家的座位就很分散，早就習慣了先群內(nèi)快速溝通，必要時再拉會。

當然，視頻會議只是企業(yè)微信和釘釘?shù)囊豁椆δ?。它們其它面向企業(yè)辦公場景的功能，也都會有或多或少的幫助，強烈建議選用其一。如果只是需要視頻會議，那 zoom 是更專業(yè)的選擇。

## 協(xié)作生產(chǎn)

如果產(chǎn)品的生產(chǎn)必須用專用的設備，就基本無法在家工作了。但是，只要是用計算機來生產(chǎn)的，就幾乎都可以在家協(xié)作。

通過視頻會議的共享屏幕功能，就可以多人討論，一人操作。而且，像文檔、電子表格、ppt 這種，可以直接借助云辦公工具，做到多人同時在線編輯，最新內(nèi)容實時呈現(xiàn)，效率比用 Office + 郵件/網(wǎng)盤/群傳遞文件高了很多很多。

比如一份文檔不同人負責不同章節(jié)，那就在同一個文檔上寫，隨時可以看到別人的進度，并對齊整體風格。

比如一份報表，可以一個人搭框架，一個人錄入數(shù)據(jù)，一個人做圖，完全并行，效率翻倍。

Office 365 就有不錯的云協(xié)作能力，但收費昂貴。我推薦「騰訊文檔」和「石墨文檔」。它們功能夠用，且免費，都支持文檔、電子表格、幻燈片等常用文檔類型。操作上與 Office 非常像，幾乎沒有學習成本。

得到主編們?nèi)粘懜?，就?jīng)常使用騰訊文檔。而知識春晚的全程串詞，就是在石墨文檔上完成的。所有人隨時都能看到最新狀態(tài)，權(quán)限可管控，歷史版本可回溯，效率提升非常明顯。

## 總結(jié)

以上都是親測夠用的，可以快速應用、快速見效的遠程辦公工具，足夠應對非常時期。

除了視頻會議功能以外，它們在集中辦公時也是效率神器，不妨持續(xù)使用。此外，如果有余力，不妨嘗試下最近口碑頗好的「飛書」和老牌協(xié)同工具「Teambition」來管理日常溝通和流程，用「印象筆記企業(yè)版」來建立知識庫、統(tǒng)一管理文檔。如果這個特別的契機，加強了企業(yè)的信息化能力，成本下降效率提升，因禍得福也說不定呢。

祝遠程復工，效率不降反升！

附：

以上工具的 App 都可在各大應用商店下載。它們的官網(wǎng)如下：

1. 企業(yè)微信 - https://work.weixin.qq.com/

2. 釘釘 - https://www.dingtalk.com/

3. Zoom - https:///

4. 騰訊文檔 - https://docs.qq.com/

5. 石墨文檔 - https:///

6. 飛書 - https://www./

7. Teambition - https://www./

8. 印象筆記企業(yè)版 - https://www./business/

附圖主要來自它們的官方公眾號。