經常有朋友會遇到這樣一種情況，在網絡中看到一篇很好的文章，但后來因為關鍵字想不起來，結果怎么都搜索不到。還有些朋友雖然平時也會做一些記錄，把有用的資料進行保存，但他們往往將保存的資料分散在不同的地方，沒有統(tǒng)一管理的意識，導致查找起來非常不方便，甚至找不到以前保存的資料。而知識管理的其中一個目標就是為了解決讓你需要某個資料的時候能夠快速的找到它們。

在我沒有搭建個人知識管理系統(tǒng)之前，我的筆記本是這樣的。

雖然看起來整體還比較清晰，但我真要去找一篇文章還是比較困難的，比如說我要找一篇技術文章，但是文章的標題我有點想不起來了，那我就只能在『03-技術』筆記本中挨個查找。

可能有人會說，標題雖然忘記了，但是也可以通過檢索內容找到相關筆記啊。這當然，通過內容確實也可以搜索到相關筆記，但是通過搜索內容很容易搜索到一堆不相關的筆記，最后你不得不一個一個的排除。

尤其是在你要找一篇相關的筆記時，往往會搜索出毫無關系的內容，比如我在筆記本中搜索『知識管理』這個關鍵詞，會出現(xiàn)如下結果。

可以看到里面有一些和知識管理并沒有多大關系的內容也被搜索出來了，而僅僅只是因為筆記的內容中出現(xiàn)過知識管理的字樣。

所以如果只靠筆記本進行分類，對于我們查找資料還是很不方便，尤其是你的筆記很多的情況下，那么我們應該怎么去設計一個知識管理系統(tǒng)，才能夠高效的找到我們所要的資料？

一個好的知識管理系統(tǒng)，不僅能夠幫助你快速找到想要的信息，還能夠讓你長期的復用過去的經驗。

講完為什么要進行個人知識管理，我們接下來再講講如何設計個人知識管理系統(tǒng)。

如果你要進行個人知識管理，首先要做的就是將所有資料進行統(tǒng)一管理，然后對這些資料進行整理加工接著將這些資料進行分類以及提取文章的標簽。

拿我自己來說，以前寫文章的工具經常換來換去，導致筆記經常東一點西一點，放的比較亂。而這些工具又是互相獨立的，結果平時要找資料就非常的不方便，需要花費不少時間在不同的工具中進行切換，更嚴重的是有時還不知道自己將資料保存在了哪個工具中。所以我們很有必要將這些筆記保存在同一個筆記管理工具中。

對資料進行分類整理的意思是說，要把相關的筆記放到一個筆記本或標簽中，另外對于標題也需要做一些優(yōu)化處理。

在講分類和標簽的設計之前，我們先來看看分類和標簽有什么區(qū)別，用分類還是用標簽比較好？

一個分類下可以有多條筆記，但是一條筆記只可以屬于一個分類。比如蘋果不可能屬于水果類又屬于蔬菜類。這里也可以發(fā)現(xiàn)，分類是有一定的局限性的，比如一條筆記的內容中有三個不同的觀點，后期我想通過某一個觀點來查找筆記，那么分類就不是很方便。

不過在不需要特別精確的情況下，通過分類是比較有優(yōu)勢的，因為能夠很快找到所有相關的資料，另外對于新建筆記也不需要花費過多時間整理。比如下面是京東首頁的分類。

通過京東的分類功能我們能夠快速的找到某一個分類下的所有商品，分類的作用就在于當用戶不知道搜索什么關鍵字以及沒有明確目標的時候方便進行查看某一個分類的商品列表。

不過如果用戶想要的是某一個商品的信息，那么用戶就不會通過分類的方式來查找，因為分類過多并不能在短時間里找到自己需要購買的商品，所以一般都會通過搜索的方式進行查找。

因此我們可以總結一下，分類是所有相關內容的集合，對于不需要特別精確查找時，可以比較容易的進行定位，但不利于查找指定內容。

一條筆記可以有多個標簽，但只能有一個分類。這么看標簽的功能要大于分類的功能，因為標簽既可以做分類的事情，還可以做分類做不到的事情，那么我們是不是就可以不用分類，只用標簽功能？其實不是，標簽和分類它們各有用途。

標簽之所以可以做分類所不能做的事情，是因為標簽和分類它們各自的維度是不一樣的。比如有白種人，黃種人，黑種人，雖然它們長相不一樣，但是都同屬于人這個分類下，雖然你也可以不使用分類，而是把人當做一個單獨的標簽，比如下圖這樣。

雖然可以，但是給人看起來它們像毫無關聯(lián)的東西，沒有那種層級結構，因為我們知道不管是黃種人還是白種人，它們都屬于人。如果加上層級結構，就很直觀。

不過標簽的好處在于它可以用于提取文章中的不同觀點，這樣在后期可以通過多種方式來查找。比如《盡管去做：無壓工作的藝術》這本書的特征就包括了：GTD、任務管理、信息整理、效率等等。當我們?yōu)檫@本書建立了這些標簽，那么我們就可以通過其中的一個標簽來找到這本書。

當然總的來說并不存在標簽要優(yōu)于分類或分類要優(yōu)于標簽之說，它們應該結合起來使用。那么我們應該什么時候使用分類，什么時候使用標簽呢？我總結了以下幾點。

• 對于不需要精確查找但經常使用的應該建立相關分類。
• 標簽可以用于提取文章中的不同觀點和特性，方便后期通過多種方式進行查找。

前面講了分類和標簽的作用，那么我們應該如何設計分類呢？因為我使用的是印象筆記，所以我這里主要用印象筆記進行演示，如果大家使用的是為知筆記、有道云之類的筆記工具也沒有關系，只要大家掌握分類和標簽的設計思路，那么用任何工具都是一樣的，所以這點大家不用擔心。

首先建議不要創(chuàng)建過多的分類，因為一旦分類過多，就很難記住分類名，查找起來就非常不方便，建議是3-4個分類，因為3-4個是比較容易記住的。比如我現(xiàn)在使用的筆記本分類。

可以看到一個特征，我的筆記本的命名格式是這樣的：序號-英文 | 中文，使用序號是因為這樣可以進行排序，而中英文是為了搜索的時候可以通過多種方式找到。

印象筆記可以創(chuàng)建二級分類，因此在一級分類的基礎上面我還創(chuàng)建了一些常用的子項，如下圖。

因為分類并不是很多，所以我平時都是將這些分類展開的，就不用展開和收起，非常的方便，這也就是為什么說不要創(chuàng)建過多分類的其中一個原因。

收集的分類里面建了多個子分類，不過它們都是一樣的作用，用來收藏臨時但當下沒有時間整理的筆記。這里之所以新建這些子分類，是針對印象筆記的特殊設計，比如微信這個筆記本，哪怕你刪除了，只要你下次通過微信收藏了文章，那么印象筆記就會自動創(chuàng)建這么一個筆記本，所以我干脆就把微信這個筆記本移動到收集分類下。如果你使用的不是印象筆記，那么可以根據(jù)自己使用的筆記管理工具來創(chuàng)建收集箱。

整體來說，這些創(chuàng)建的分類和筆記本都是我常用的。我發(fā)現(xiàn)很多人沒有搞清楚常用的意義是什么，結果創(chuàng)建了一堆的分類，而有些分類幾個月可能都用不到一次，最后導致整個分類特別的亂，這就在使用的過程中導致非常的不方便，所以大家一定要搞清楚什么是常用的。

如果大家不知道怎么弄，可以參考我的筆記本分類設計。比如我為了解決常用和不常用的筆記管理問題，在我的歸檔分類下有一個零碎歸檔和網絡收藏分類，我會將所有從網絡中收藏的文章放到網絡收藏里面，并加上特定的標簽。對于一些不怎么使用或特別零散的筆記，我會放到零碎歸檔分類中，在給它們加了特定的標簽，這樣做完之后我就不再去管它們，當我需要的時候我就靠搜索標簽找到它們。

不過每個人的工作情況、職業(yè)都不太一樣，所以除了收集和歸檔，其他筆記本大家可以根據(jù)自己的情況進行分類，但要保持一個原則，只創(chuàng)建經常要使用到的，3-4個即可，不要過多。分類是用來手動操作的，而搜索要靠標簽和標題，這點一定要切記。

通過以下的標簽設計能夠快速的找到我們想要的信息。

印象筆記可以創(chuàng)建無限標簽層級，因此如果你沒有使用印象筆記，那么可能你的標簽設計方式要自己做一些調整。我的標簽設計成了三級分類，頂層是大的分類，如下圖。

二級分類，如下圖。

第三級分類是對二級分類的更具體化描述，如果沒有更具體的分類或內容很少，則可以不用創(chuàng)建三級分類。如下圖是我的第三級分類命名。

一般來說我只創(chuàng)建三級分類，如果內容比較少的甚至只有二級分類，除了一些特殊的情況外，也不建議創(chuàng)建多過層級，因為層級過多也不太方便使用。

對于大部分筆記，按照上面這種方式來設計就沒有什么問題了，不過對于某些內容，比如日記，它的標簽設計就會稍微不同，因為一篇日記可以從不同維度去查看，可以按照年，也可以按照年月，甚至年月日。因此為了滿足不同的需求，我的日記標簽是如下設計的。

我的日記標簽可以查看全部日記，也可以查看年、年月下的日記。

不過如果要查看某一天的日記，通過標簽的方式并不是最好的方式，我的做法是在日記的標題上面加上當天的日期，格式為：年月日 標題，如下圖。

通過年月日加標題的方式，我們就可以使用具體時間或標題的方式來找到當天的日記了。

在學完分類和標簽的設計之后，你要記住的是，所有的命名都是為了解決能更方便的找到你所要的信息，所以只要你的命名方式能夠做到這一點，那就是最好的命名。

搭建了個人知識管理系統(tǒng)但不知道怎么在實際中運用，可以看打造個人知識庫的價值和應用這篇文章。

不過大家會發(fā)現(xiàn)搭建個人知識管理系統(tǒng)首先要有足夠多的內容，否則就玩不起來了，所以還是需要大家平時多積累經驗。那么問題來了，2020年我們該如何有效學習？如果你想在新的一年里有更高的學習效率，可以關注一下頭條號，后期會在頭條號上分享如何有效學習的文章。