江湖中流傳著這么一句話：郵件是你在職場中的第二張臉。郵件的撰寫不僅僅考驗寫作能力，更考驗整體溝通能力和商務(wù)邏輯思維能力。而商務(wù)英文郵件的撰寫，對于英語非母語的職場人來說，提出了更高的要求。

結(jié)合我個人的工作經(jīng)驗和商務(wù)英語學習積累，跟大家分享一些商務(wù)英文郵件需要注意的問題以及小技巧，讓大家的職場第二張臉也變得精致起來~

• 在不知道收件人是誰的情況下，可以使用：To whom it may concern, / Dear Sir or Madam，

• 給教授/博士第一次發(fā)郵件，或跟教授/博士比較生分的情況下，可以使用：Dear Prof. + 姓 / Dr. + 姓

  敲黑板：Prof.和Dr.后一定要加句號

注意：在西方文化中，教授或者博士代表一種社會地位，所以在已知對方是教授或者是博士的情況下，一定要稱呼對方的Title（頭銜）。如果第一次給對方發(fā)郵件，建議查一下對方是不是教授或者博士。

哪里查相關(guān)信息？

• 公司Org Chart或者通訊錄：大多數(shù)外企的Org Chart或者通訊錄都顯示這個人是不是博士（畢竟是一種社會地位，Niubility）；

• 學校官網(wǎng)：會查到是否是教授；

• LinkedIn：他們會驕傲地把Dr. 放在最顯眼的位置

• 給非教授、非博士的人發(fā)郵件，且已知對方姓名、已知對方性別的情況下，使用：

• Miss – 未婚小姐，后面跟姓+名，或者姓

• Mrs. – 夫人，一般隨夫姓，后面跟姓+名，或者姓；

  敲黑板：一定要加句號

• Ms. – 女士，婚姻狀況未知，后面跟姓+名，或者姓；個人建議對于女性使用這個稱呼，因為絕對不會犯錯

  敲黑板：一定要加句號，

• Mr. – 男士，對于男性的統(tǒng)一稱呼，后面跟姓+名，或者姓

  敲黑板：一定要加句號

• 如果與收件人較為熟悉，有一定的交情，或者對方明確告訴你，你可以直接叫他/她的名時，可以直接用：Hi / Dear + 名

• 如果是群發(fā)郵件，可以直接用：Hi Team / Dear Team / Dear All

• 對于第一次給對方寫郵件，一定要向?qū)Ψ浇榻B一下自己，自報家門：

I am is 名+姓 from XXX department (來自于哪個公司、部門等，我負責XXX). Hope this email finds you well.

敲黑板：hope this email finds you well – 可以意譯為：見面如晤，愿君親啟，對于第一次寫信的人的一種客套話。

• 商務(wù)郵件中，在詳細表述前，一定要告知對方這封郵件的目的是什么：

• I am writing this email to inquire… 我寫信咨詢XXXX

• I am writing this email in reference to... 我就XXX一事寫信

• I am writing this email to confirm / enquire / inform you… 我寫信要確認XXX / 詢問XXX / 通知你

• 如果是回復別人的郵件，一般情況下，開頭需要感謝別人的來信，可以用：

• Thank you so much for reaching out to us regarding… 非常感謝就XXX一事來信

• Thank you so much for your email… 感謝你的來信

• Thank you so much for your quick / prompt reply 感謝你的及時回復

• Thank you so much for the updated information 感謝你的更新

• 如果郵件回復較晚，要記得道歉，可以使用：

• 如果別人發(fā)郵件提供信息給你，英文郵件可以簡單回復一下：

• 介紹完寫郵件的目的及背景后，接下來就要說明需要做的事情：
  

• 如果是臨時通知的情景，需要說：I am sorry for the short notice / Apologies for the short notice

• 如果麻煩別人做事情，為了表示禮貌和委婉，請用：

• If you could XXX, that would be great / that would be highly appreciated 如果你能XXX，將感激不盡

• By any chance, could you please help to …? 如果有時間/有機會，能不能幫忙XXX？

• 如果你的要求會給別人帶來不便，請用：I am sorry for any inconvenience it may cause 給您帶來不便，深表歉意

• 在郵件的最后，一般會表示“有問題隨時聯(lián)系”，常用說法有：

• If you have any future questions, please do not hesitate to contact me / Please let me know if you have any questions. (商務(wù)郵件中，要用do not / does not不要縮寫用don’t / doesn’t)

• I am looking forward to your reply / I am looking forward to hearing from you 期待你的回復

  敲黑板：look forward to后面要跟名詞，動詞一定要記得加ing！
  

• If you have any comments, please let me know and I will modify accordingly. 如果需要領(lǐng)導審閱文檔，最后可以加一句：我后續(xù)會根據(jù)您的意見進行修改。

• 以下詞匯在正式及非正式郵件均可使用：

• Best regards – 使用頻率最高

• Best, BR – 適用于不是特別正式的情景，Best后一定要加逗號

• Sincerely, Yours, 一定要加逗號

• Sincerely yours, yours sincerely 此處就不贅述了

• 抄送別人：put someone on copy
  

• 把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給別人：forward this email to someone
  

• 回復別人：I will get back to you tomorrow (get back比reply常用)
  

• 附件的英文是Attachment,一般直接用動詞Attached / Enclosed：

• Attached/Enclosed please find the report

• I have attached the report just for your reference (just for your reference 僅供參考)

• 雖然說文件的英文是File，但是在郵件中很少用，而是用Document。有時，Excel可以用Spreadsheet，PPT可以用Presentation。

• 提建議：不要用Should，也不要用You’d better，太過于直接，而應(yīng)該用It would be better if XXXX

• 強調(diào)重要信息 Highlight important information
  

拒絕五顏六色，只對最重要信息進行加粗或者紅色字體（一般為時間），整篇郵件不建議超過3處

• 簡化句子 Simplify sentences
  

• 要用積極的詞匯 Be positive
  

郵件作為職場中的第二張臉，為了體現(xiàn)Can-do的精神，一定要多使用積極的詞匯，例如：helpful, good questions, useful, will do my best, successful。少用：等。