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一看就會！這些小功能，幫你高效解決文檔管理

 北京領(lǐng)學(xué)者 2019-12-25
在信息技術(shù)的影響下，辦公逐漸倡導(dǎo)無紙化、電子化，越來越多的文件會存儲在電腦里。雖然這確實便利，但也出現(xiàn)了下面這些讓人「頭痛」的問題：
 

  • 想找一個文件卻不知道放在哪里

  • 想到家里辦公，卻忘記拷貝文件

  • 文件更新后，卻找不到之前的版本

        ……
 
對于這些問題，其實都能稱之為「缺乏文件管理」。那如何解決它呢？

今天，就跟大家講講如何通過 WPS，零門檻上手文件管理，快速找到想要的文件。


01

文件管理的四個重點


電腦中浩如煙海的文件，也逐漸讓「文件管理」成為了一門大學(xué)問，很多人會基于實際場景需求，總結(jié)出屬于各種各樣的方法和習(xí)慣。

但事實上，都離不開以下 4 點：


下面我們將結(jié)合上圖提及的 4 點，為大家解構(gòu)如何用 WPS 實現(xiàn)初步的文件管理。


02

善用高效的首頁，解決備份和同步


在 WPS 2019 中，全新的首頁有著「最近打開、個人中心」2 個快捷欄，它們將幫助你快速上手最基礎(chǔ)的文件管理。

如若將文檔備份至 云文檔，那么便能充分發(fā)揮文件管理功能。

 

  給文件加星標(biāo)

 
如果需要經(jīng)常打開一些文件，你可以選中已上傳到云文檔的文件，右鍵單擊選擇「添加星標(biāo)」。

添加后，便能直接在首頁「最近打開」的 ??星標(biāo)中快速打開，不需要再花費時間尋找。

（添加好星標(biāo)后，便能在左側(cè)「星標(biāo)」找到文件）

敲重點！給文件添加「星標(biāo)」的行為，將會自動備份到 WPS 賬號之中。

也就意味著，無論你換到任何電腦、手機，只要登錄同一賬號，便能直接快速查看、編輯，解決重要文件不知道放哪里的煩惱。

（手機上，點擊上方的星標(biāo)也能查看）

  實時同步的文件夾管理


在 WPS「云文檔」中，你可以直接新建文件夾，并支持將文件移動至文件夾中，方便直接對文件進行分類。

而這些管理好的文件夾，將會保存至 WPS 賬號；即便切換至不同設(shè)備，也將保持一致。


以我自身工作為例，我可以將工作分為多個不同方向的文檔，即便臨時有事，也能在路上/ 在家里直接登錄 WPS 查看、編輯，不再受限于公司辦公電腦。


值得一提的是，不同設(shè)備間打開過的文檔，WPS 「云文檔」會創(chuàng)建一個以設(shè)備名稱命名的文件夾自動加密備份，防止意外退出導(dǎo)致文件丟失，也進一步實現(xiàn)跨設(shè)備辦公。

你可以點擊 WPS 左側(cè)的「云文檔」，可看到文件夾「我的設(shè)備」，點擊便能看到不同設(shè)備的子文件夾。


此外，WPS 2019 還支持給文件夾創(chuàng)建快捷訪問方式——常用。

僅需在云文檔中，右鍵單擊文件夾，選擇「固定到常用」后，該文件夾便能在首頁面板中快速訪問。

（即便切換設(shè)備，登錄賬號后，該設(shè)置也能同步）


02

用云文檔，解決繁瑣的命名

對于絕大多數(shù)用戶而言，文件管理的難點是「文件命名」，而更大的難點則是對同一個文件、不同版本的命名。

比如說：我們編輯好一份文檔后，總會需要經(jīng)過給領(lǐng)導(dǎo)同事檢查，接著再根據(jù)修改意見反復(fù)修改、反復(fù)檢查......

這種時候，對這類文件的命名方式便會影響到后續(xù)查找（有時候自己本人也會分不清?。。?/span>


但如果你選擇使用 WPS 云文檔，那么便不會存在上述的問題了，因為給同一文件、不同版本的命名已經(jīng)用更科學(xué)的辦法「歷史版本」解決了。

你不再需要反復(fù)保存文檔，直接就能根據(jù)修改意見進行編輯，WPS 云文檔都將會自動記錄編輯的時間、保存的版本、編輯人。

（點擊云文檔的任一文件，即可看到「歷史版本」）

更酷的是，文件的所有版本點擊皆可預(yù)覽，也支持直接導(dǎo)出、恢復(fù)。不需要對文件重復(fù)命名，WPS 云文檔「歷史版本」就能自動幫你搞定！

（100+個版本，也能完全備份存儲）


03

快速搜索、分類搜索，皆可快速搞定


文件管理的目的，便是在需要時能夠快速搜索定位。WPS 自帶的功能中也能輕松實現(xiàn)。

  用「搜索框」搞定快速搜索


在快速搜索方面，WPS 2019 首頁提供了搜索框功能。用戶搜索文件名稱，即可快速找到文件及所在的位置。


倘若將文件備份至 云文檔，WPS 會員用戶還能使用「全文檢索」功能，僅需在搜索框中輸入關(guān)鍵詞，不僅能快速找到相關(guān)的文件名稱，還能看到文檔正文內(nèi)容中含有關(guān)鍵詞的文件。

具體如下圖所示：


  分類搜索善用「篩選」


辦公文件格式十分多樣，常見的有文檔、表格、PPT、PDF、圖片等等。為了方便用戶快速對文檔進行分類查找，WPS 2019 提供了「篩選」功能。

僅需在首頁中點擊「篩選」，即可讓文件以不同的格式進行排列：



最后，我們來總結(jié)下，在 WPS 中開啟「云文檔」功能，便可充分實踐文件管理的 4 點要領(lǐng)：

  • 備份和同步：善用星標(biāo)、云文檔文件夾

  • 合理命名：使用云文檔的「歷史版本」

  • 快速搜索：使用首頁「搜索框」快速定位

  • 分類搜索：善用首頁的「篩選」

        ……

今天的文章就到此結(jié)束啦~如果你還沒有良好的文件管理習(xí)慣，那么建議你使用 WPS 2019 的上述功能，杜絕再出現(xiàn)關(guān)鍵時刻找不到文件的狀況。

如果你還不知道「WPS 云文檔」功能如何開啟，可點擊下方圖片查看：

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