(美國(guó))項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)《PMBOK指南》一書提及項(xiàng)目管理源自系統(tǒng)管理,項(xiàng)目管理被視為系統(tǒng)管理的應(yīng)用。由此可知項(xiàng)目的本質(zhì)就是系統(tǒng),所以系統(tǒng)會(huì)有的毛病,如牽一發(fā)動(dòng)全身、見山非山、時(shí)間產(chǎn)生的后遺癥等,在項(xiàng)目管理中都有可能出現(xiàn),然而現(xiàn)有的項(xiàng)目管理教育缺乏對(duì)于“系統(tǒng)”的學(xué)習(xí),以致于項(xiàng)目經(jīng)理很少會(huì)注意有系統(tǒng)的問(wèn)題。楊朝仲等人所著的《反直覺才會(huì)贏》一書曾比較項(xiàng)目與系統(tǒng)兩者的對(duì)應(yīng)關(guān)系。書中指出,“項(xiàng)目”系指一個(gè)特殊而有一定限度(時(shí)間與預(yù)算)的任務(wù),或由一系列相互關(guān)聯(lián)性的工作所共同組合起來(lái)的任務(wù),而該任務(wù)是以獲得特殊結(jié)果或圓滿達(dá)成某種成就為目標(biāo);“系統(tǒng)”就是你所感覺到的整體,系統(tǒng)中的元素彼此糾結(jié),會(huì)經(jīng)由時(shí)間不斷地互相影響,并且朝著共同的目的運(yùn)作。讓我們將項(xiàng)目與系統(tǒng)的定義進(jìn)行如下比較: 時(shí)間(項(xiàng)目)VS時(shí)間(系統(tǒng))一系列(項(xiàng)目)VS整體(系統(tǒng))相互關(guān)聯(lián)性的工作(項(xiàng)目)VS元素彼此糾結(jié)(系統(tǒng))目標(biāo)(項(xiàng)目)VS共同的目的(系統(tǒng))怎么樣,項(xiàng)目與系統(tǒng)是不是像雙胞胎?何謂系統(tǒng)思考?“呼吸系統(tǒng)”就是解讀系統(tǒng)思考的最佳案例。呼吸系統(tǒng)就是要在一段時(shí)間內(nèi),借由身體中相關(guān)的器官彼此進(jìn)行因果互動(dòng),才能順利完成通氣和換氣的呼吸功能。因此,當(dāng)呼吸功能有問(wèn)題時(shí),我們不會(huì)只關(guān)心鼻、咽、喉或肺等單一器官。例如,喉嚨有痰是喉嚨造成的,還是鼻涕倒流所致?如果只專注在喉嚨,解決的策略就會(huì)變成吃喉糖來(lái)緩解。但喉糖效果結(jié)束,還是會(huì)繼續(xù)有痰。系統(tǒng)思考的道理是一樣的。又如觀察冰山一般,只看見了水面上可見的部分,卻忽略了隱藏在水面下的部分。須知冰山隱藏在水下的體積是浮在水面上的體積的數(shù)倍,我們解決問(wèn)題時(shí),如果沒有能力掌握冰山的全貌,就貿(mào)然只針對(duì)看得見的部分處理,問(wèn)題無(wú)法得到根本解決,早晚會(huì)出事,只是時(shí)間的問(wèn)題而已。而項(xiàng)目也是系統(tǒng)的概念,當(dāng)項(xiàng)目管理發(fā)生問(wèn)題時(shí),若是直接分析鎖定問(wèn)題本身,然后就迅速地提出對(duì)策,而非經(jīng)“系統(tǒng)思考”淬煉過(guò),將容易忽略問(wèn)題內(nèi)部的整體關(guān)聯(lián)性,陷入治標(biāo)不治本的情形。這種短暫的勝利卻隱藏嚴(yán)重后遺癥的現(xiàn)象,值得慎思!項(xiàng)目管理也經(jīng)常發(fā)現(xiàn)“采用的對(duì)策無(wú)法產(chǎn)生預(yù)期效果,甚至出現(xiàn)火上加油”的情況,而對(duì)策之所以沒有達(dá)到預(yù)期成效,其癥結(jié)點(diǎn)往往在于沒有看清問(wèn)題的全貌。因?yàn)轫?xiàng)目組織是臨時(shí)性組織,項(xiàng)目成員通常來(lái)自多個(gè)部門,所以項(xiàng)目經(jīng)理要管理不同領(lǐng)域的人,亦如呼吸系統(tǒng)要發(fā)揮完整功能,項(xiàng)目經(jīng)理需先定位好項(xiàng)目成員誰(shuí)適合當(dāng)鼻子、誰(shuí)適合當(dāng)咽喉、誰(shuí)適合當(dāng)肺,以及協(xié)調(diào)器官間相互聯(lián)動(dòng)的方式,最后管理其互動(dòng)效率與排除問(wèn)題。又如項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)量不好的問(wèn)題時(shí),如果項(xiàng)目經(jīng)理只將注意力單純放在質(zhì)量流程改善和質(zhì)量控制工具的導(dǎo)入,而忽略其質(zhì)量不好的根本原因,可能是項(xiàng)目無(wú)法按期或無(wú)法按預(yù)算完成的間接影響造成的,此刻進(jìn)度和成本的檢討改善應(yīng)該是比研究質(zhì)量控制更迫切的工作。由上述可知,系統(tǒng)思考的能力對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理是相當(dāng)重要的。要怎么做才能看見項(xiàng)目管理問(wèn)題的全貌呢?那就是我們的思考模式必須是系統(tǒng)思考。系統(tǒng)思考是一個(gè)探索的過(guò)程,系統(tǒng)思考就是借由不斷向項(xiàng)目相關(guān)方提問(wèn)“為什么”來(lái)追蹤信息間串聯(lián)的因果關(guān)系,以尋找出我們真正該關(guān)心的問(wèn)題是什么。試想,我們看診時(shí),常會(huì)主動(dòng)希望醫(yī)生詢問(wèn)的時(shí)間與問(wèn)題多一點(diǎn),這樣才能找出確切的病因來(lái)對(duì)癥下藥;醫(yī)生問(wèn)得少時(shí),我們反而還會(huì)覺得不放心。但是當(dāng)我們面對(duì)職場(chǎng)或項(xiàng)目的問(wèn)題時(shí),為何就不會(huì)想采用醫(yī)生診斷的這種思考方式來(lái)探索問(wèn)題的原因呢?所以,我們?cè)谠L談時(shí)要以因果關(guān)系的思維持續(xù)地問(wèn)相關(guān)方“為什么”,不斷追蹤“如何造成”或“如何影響”的信息。因?yàn)橐蚬P(guān)系的信息獲得越多,后續(xù)解決問(wèn)題的分析工作就越容易。
編輯/制作 | 王興釗
內(nèi)容審核 | 李靜 內(nèi)容來(lái)源 | 《視線變遠(yuǎn)見:系統(tǒng)思考直擊項(xiàng)目管理痛點(diǎn)》
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