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文/王世民 前言 提高溝通或匯報(bào)水平，有沒有什么可以速成的方法？ 一下子到100分的方法肯定沒有，但在現(xiàn)有水平上立馬提高100%效果的速成方法還是有的。 4、以怎樣的邏輯順序組織？ 跟一個渴得要命的人交流，你是跟他說什么口味的瓜子好吃，他更感興趣？還是跟他說如何才能喝到水，他更感興趣？ 答案顯然是后者。 做好溝通或匯報(bào)的第一步就是要弄清楚對方想聽什么。 否則就像在一位渴得要死的人面前，大談什么瓜子好吃一樣，你講得越好，對方嗓子里就越冒煙，就越不想聽你說。 因此，在準(zhǔn)備匯報(bào)前，你要問自己：這次匯報(bào)是面向誰，他（們）的核心訴求是什么？ 比如，你在做年終工作匯報(bào)的時(shí)候，你首先得知道這次匯報(bào)會面向哪些人，是只有你的直接領(lǐng)導(dǎo)呢，還是HR和二線領(lǐng)導(dǎo)也都會看。 知道面向哪些人之后，你就要換位思考去想一想，他們每個人到底想從你的工作匯報(bào)里看到什么。
回答好了這個問題“這次匯報(bào)是面向誰，他（們）的核心訴求是什么”，你就清楚這次匯報(bào)要重點(diǎn)準(zhǔn)備什么了。 今年5月份的時(shí)候，有位同學(xué)跟我反饋： “我今天去找老板反饋項(xiàng)目情況，結(jié)果老板說，他本來覺得對項(xiàng)目情況了解得挺清楚的，聽我說完后反而覺得糊涂，變得不放心了?！?/p> “我都不敢去找老板溝通了”，他最后沮喪地跟我講。 我就問他：“你這次去找老板溝通的目的是什么呢?” 他回復(fù)說：“我就是將我知道的內(nèi)容都跟老板匯報(bào)下，讓老板知道項(xiàng)目的實(shí)際情況?！?/p> 這就是絕大多數(shù)人在匯報(bào)或溝通時(shí)容易犯的一個錯：目的不明確。 那怎樣才能做到讓自己的匯報(bào)或溝通目的明確呢？ 方法有兩個： ▼ 1、用一句話說出這次匯報(bào)或溝通的目的 即使我們能很清楚地說出自己要什么，很多時(shí)候別人也不一定能接收到。 如果我們自己都不能說清楚自己要什么，還期待別人能領(lǐng)悟到，那無異于癡人說夢了。 因此，去匯報(bào)或溝通前，你一定要先要求自己能以一句話說出這次匯報(bào)或溝通的目的。 如果一開始在腦子里提煉有困難，可以先用筆寫下各種你想到的話，3句哪怕4句都行，然后再提煉到只有一句話。 ▼ 2、用5why驗(yàn)證這一句話是不是你的根本目的 有時(shí)雖然將溝通目的以一句話提煉出來了，但很多時(shí)候這句話并不是自己的根本目的。 我們以上面舉例的那位同學(xué)為例。 他一開始提煉出來的溝通目的是“跟老板反饋項(xiàng)目的實(shí)際情況”。 用5why驗(yàn)證的話，我們就可以繼續(xù)追問“你為什么要跟老板反饋項(xiàng)目的實(shí)際情況呢？” “因?yàn)槔习逑腠?xiàng)目進(jìn)度再加快一周，但實(shí)際是不可能的？”他回答道。 “為什么項(xiàng)目進(jìn)度再加快一周不可能做到呢？”我們可以繼續(xù)問。 “因?yàn)檫@個項(xiàng)目里有一個老板沒有意識到的重大風(fēng)險(xiǎn)”。 到這兒，我們就可以將一句話溝通目的改成：跟老板說明因?yàn)槟持卮箫L(fēng)險(xiǎn)的存在，項(xiàng)目進(jìn)度不可能再加快一周。 帶著這個溝通目的去找老板匯報(bào)，效果肯定就比“找老板反饋項(xiàng)目實(shí)際情況”要好上很多。 我經(jīng)常要看不同顧問寫的管理咨詢報(bào)告，有售前的，有項(xiàng)目交付的，也有階段匯報(bào)的。 這些報(bào)告經(jīng)常都是動輒100來頁，內(nèi)容豐富而且制作精美，一般的客戶看起來可能會覺得顧問很專業(yè)，而且很用心。  ▲ 圖片源自iSlide 一般越年輕的顧問，復(fù)制粘貼的內(nèi)容就越多，恨不得將公司知識庫的內(nèi)容都粘貼在一份報(bào)告里。 而經(jīng)驗(yàn)越豐富的顧問，越能從自己這次溝通匯報(bào)的目的出發(fā)，放棄絕大多數(shù)無關(guān)緊要內(nèi)容的粘貼。 這種不從自己的匯報(bào)目的出發(fā)，盲目填寫很多不相關(guān)內(nèi)容的情況，在我們大多數(shù)人的工作匯報(bào)中也很明顯。 3、下一步工作計(jì)劃 比如，有人本來應(yīng)該是想讓公司提供更多的資源支持的，但在工作匯報(bào)里大談特談自己取得的成績，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)一看你完全罩得住，也就打消給你加資源的想法了。 再比如，有人本來是想證明業(yè)績不佳不是自己能力不行造成的，但在工作匯報(bào)里對業(yè)績不佳的各種客觀原因濃墨重彩，結(jié)果不僅能力不行的印象未能扭轉(zhuǎn)，還在領(lǐng)導(dǎo)心中留下了推卸責(zé)任的不良印象。 那如何避免以上的錯誤，只講該講的內(nèi)容呢？ 你可以分為兩步來做： ▼ 步驟一：列出來所有自己想講的內(nèi)容 ◆ 二是防止在一開始就過濾、丟掉一些關(guān)鍵內(nèi)容。 ▼ 步驟二：逐一跟自己的目的匹配 比如，若要跟公司爭取更多資源時(shí)，對取得的成績要一帶而過，而是要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)遇到的困難和挑戰(zhàn)，這樣公司才更愿意給你追加資源。 再比如，若想改變因業(yè)績不佳帶來的能力質(zhì)疑，對客觀原因要一帶而過，而是要重點(diǎn)在下一步工作計(jì)劃上發(fā)力，做出一份能提升業(yè)績的可執(zhí)行的計(jì)劃出來，這樣領(lǐng)導(dǎo)就能看到你的能力，從而愿意給多你一次機(jī)會。 有個廣為人知的傳說，說的是清末名臣曾國藩在圍剿太平天國時(shí)，前期作戰(zhàn)不利，一直在打敗仗。 幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏折中寫道“…屢戰(zhàn)屢敗…”，曾國藩看后改成了“…屢敗屢戰(zhàn)…”。 結(jié)果朝廷看了后，不僅未責(zé)罰作戰(zhàn)不力，反而念敗軍勇氣可嘉，降旨嘉獎。 這個“屢戰(zhàn)屢敗和屢敗屢戰(zhàn)”的故事給我們揭示了一個很重要的道理： 同樣的內(nèi)容，如果組織的方式不同，透露出來的意思是有著天壤之別的。 那怎樣做才能將要講的內(nèi)容組織得更出色呢？ 你可以分為下面兩步來做： ▼ 1、按照“對方想聽什么”做修正 你在第三步“我需要講哪些內(nèi)容”中，已經(jīng)羅列出所有跟你溝通或匯報(bào)目的有關(guān)的內(nèi)容。 比如，給老板匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度無法加快一周時(shí)，不能說“老板，項(xiàng)目有風(fēng)險(xiǎn)，因此項(xiàng)目進(jìn)度無法加快”，因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度無法加快不是老板想聽到的。 你要換個說法，讓老板知道你是積極支持項(xiàng)目進(jìn)度加快一周的，只是在推進(jìn)中遇到了一個繞不開的風(fēng)險(xiǎn)。 修正后的說法參考如下：“老板，我將項(xiàng)目按加快一周做了實(shí)施調(diào)整，其中遇到了一個風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在的做法是兩種：一是投入更多資源來嘗試能否降低這個風(fēng)險(xiǎn)，但把握很低；二是維持原先的項(xiàng)目進(jìn)度?！?/p> ▼ 2、比較不同的邏輯順序組合效果 所有的內(nèi)容按照“對方想聽什么”做過修正后，還面臨一個排列先后的問題：哪個內(nèi)容放前面，哪個內(nèi)容放后面。 這個排列順序影響是很大的，像曾國藩調(diào)整了下“敗”和“戰(zhàn)”的順序后，呈現(xiàn)出來的意思就完全不同了。 排列可以遵循的邏輯順序有四種：時(shí)間邏輯順序，結(jié)構(gòu)邏輯順序，重要性邏輯順序，演繹邏輯順序。 你一開始不確定哪種邏輯順序更適合的時(shí)候，可以每種邏輯順序都試下，然后再選用最合適的。 如下圖所示： 出色的匯報(bào)或溝通需要我們綜合能力的提升，無法一蹴而就。 但如果你能在匯報(bào)或溝通前，做一遍下面四個問題的自問，那么你的匯報(bào)和溝通效果一定能在現(xiàn)有水平上，立馬得到大大的提升。  ▲ 圖 | 溝通及匯報(bào)清單 |
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