當(dāng)老板給一個Word 文檔，讓排版。打開一看，亂七八糟的，頁眉頁碼混亂不堪。那么如何將亂七八糟的文檔排版好呢?在下面就由學(xué)習(xí)啦小編給大家分享下word文檔中進(jìn)行排版的技巧，希望能幫助到您。

步驟一:首先進(jìn)行【頁面設(shè)置】。步驟:點擊【頁面布局】【頁面設(shè)置】右邊的小箭頭，彈出【頁面設(shè)置】對話框。在【頁邊距】中根據(jù)需要設(shè)置【頁邊距】、【紙張方向】。在【紙張】中根據(jù)需要設(shè)置紙張大小。在【版式】中設(shè)置【頁眉和頁腳】格式。設(shè)置頁眉和頁腳與頁邊距的距離。

word文檔中進(jìn)行排版的步驟圖1

步驟二:設(shè)置【正文字體樣式】，即正文文字的格式。在【樣式】中的【正文】進(jìn)行設(shè)置，切忌在【字體】處設(shè)置。步驟:右鍵【樣式】中的【正文】，選擇【修改】，彈出【修改樣式】對話框。點擊【格式(O)】，選擇【字體】，選擇一種【中文字體】、一種【西文字體】、選擇字號。點擊【確定】。

word文檔中進(jìn)行排版的步驟圖3

word文檔中進(jìn)行排版的步驟圖4

步驟三:設(shè)置【正文段落樣式】。點擊【格式(O)】，選擇【段落】，選擇縮進(jìn)格式，如【首行縮進(jìn)】2字符。設(shè)置【行距】，設(shè)置段前段后距離。點擊【確定】。

步驟四:設(shè)置【標(biāo)題樣式】。方法同設(shè)置【正文樣式】，對【中文字體】、【西文字體】、【字號】、【行距】、【縮進(jìn)】等進(jìn)行設(shè)置。根據(jù)需要可以設(shè)置【標(biāo)題1】、【標(biāo)題2】、【標(biāo)題3】等的樣式，根據(jù)后續(xù)正文的需要而定。至此，文檔已經(jīng)發(fā)生了一些變化。

步驟五:為正文應(yīng)用【正文樣式】，為一級和二級標(biāo)題應(yīng)用【標(biāo)題樣式】。將光標(biāo)插入正文中，點擊【樣式】中的【正文】，同理，將光標(biāo)插入一級或二級標(biāo)題中，點擊【樣式】中的【標(biāo)題1】【標(biāo)題2】。文檔已經(jīng)有了質(zhì)的變化。

步驟六:修改頁眉和頁碼。雙擊頁眉區(qū)，選中頁眉中的文字，在【字體】中選擇字號和字體。設(shè)置行距、縮進(jìn)、對齊等。清爽的頁眉做出。

word文檔中進(jìn)行排版的步驟圖9

步驟七:設(shè)置文章標(biāo)題格式。選中文章標(biāo)題，在【字體】中選擇字體、字號，設(shè)置縮進(jìn)、對齊、行距。盡量使用粗體字體，行距盡量大，字號也足夠大，使之突出。

步驟八:至此，之前的那個亂糟糟的文檔已經(jīng)不復(fù)存在，現(xiàn)在的文檔格式統(tǒng)一，不僅看上去清爽、干凈，而且條理清楚、結(jié)構(gòu)鮮明。將前后的兩個頁面進(jìn)行對比即可看出效果。

word文檔中進(jìn)行排版的步驟圖12

word必備的基本排版知識:文字的格式

在文檔中如何輸入一個X的平方:先輸入“X2”，然后將2選中，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在下面的“效果”欄中選擇“上標(biāo)”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖1)。

圖1

這個上標(biāo)是文字格式的一種，在Word里，有關(guān)字的特殊效果基本上是用文字格式來實現(xiàn)的。下面說一下文字的格式:

1.常用文字格式

文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字體和字號是最常用的文字格式。此外在Word里面可以設(shè)置的文字格式還有很多。我們來看一下:選中這里第一段的文字，單擊工具欄上的這個“加粗”按鈕，選中文字的筆畫就變粗了;再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，文字又恢復(fù)原狀了;單擊這個“傾斜”按鈕，可以把文字變成斜體顯示;單擊“下劃線”按鈕，選中的文字下面就出現(xiàn)了下劃線。想把這個下劃線設(shè)置成紅色的波浪線，單擊“下劃線”按鈕中的下拉箭頭，選擇這種波浪線，下劃線變成波浪線了;再單擊這個箭頭，這次選擇“下劃線顏色”項，從彈出的顏色面板中選擇“紅色”，在文檔中單擊取消選擇狀態(tài)，它就變成你要的樣子了。

2.添加邊框和底紋

選中文字，單擊工具欄上的“字符邊框”按鈕，選中的文字周圍就出現(xiàn)了一個邊框，再單擊這個“字符底紋”按鈕，文字又添加上了底紋。給文字添加邊框和底紋不但能夠使這些文字更引人注目，而且可以使文檔更美觀。當(dāng)然，讓文字以不同的顏色顯示，也能起到突出顯示的作用。選中文字，單擊“格式”工具欄上的“字體顏色”按鈕中的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“粉紅”，文字的顏色就改變了，取消選定，在Word中還可以對文字在橫向上進(jìn)行縮放:選中文字，單擊“字符縮放”按鈕中的下拉箭頭，選擇150%，文字就變寬了(如圖2)。

圖2

3.設(shè)置動態(tài)效果

選中文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，單擊“文字效果”選項卡，單擊“動態(tài)效果”列表中的“赤水情深”，單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置好了。剛才的那個對話框里好像還有很多選項，這些也都是文字的格式，不過我們平常能用到的不多。如果你感興趣的話，可以看對話框的預(yù)覽框中顯示的效果(如圖3)。

圖3

4.西文字體的中文格式

選中要設(shè)置的文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在這里就可以設(shè)置文字的格式了。需要說明的是，這里的字體設(shè)置是把中文字體是和西文字體分開的，而不是像工具欄把中西文一起設(shè)置。單擊“中文字體”下拉列表框，選擇“黑體”，單擊“西文字體”下拉列表框，選擇“使用中文字體”，這樣就可以讓西文字體也使用黑體。在“字形”列表框中選擇“加粗”，從預(yù)覽框中可以看到文字的變化，它的作用相當(dāng)于選擇了工具欄中的“加粗”按鈕;從字號列表框中選擇“二號”，預(yù)覽框中的文字同時變大了;單擊“文字顏色”下拉列表框中的箭頭，單擊“其它顏色”按鈕，從彈出的顏色設(shè)置對話框中選擇想要的顏色，單擊“確定”按鈕，把顏色賦給選定的文字;單擊“下劃線”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這種較粗的雙線，然后這里的“下劃線顏色”就成為可選項了。單擊這個下拉箭頭，從面板中選擇“粉紅”，單擊“確定”按鈕，選中的文字格式就設(shè)置好了。

1.段落間距

把光標(biāo)定位在要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在“間距”選擇區(qū)中，單擊“段后”設(shè)置框中向上的箭頭，把間距設(shè)置為“6磅”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和后面的段落之間的距離就拉開了，這里的段和段之間并不是用回車來分開的。

2.對齊方式

在Word里我們通常用的段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示光標(biāo)所在段落的對齊方式是兩端對齊;我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果;單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。

Word的左對齊，因為用得比較少，所以在W

ord里沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。日常使用中通常都是用兩端對齊來代替左對齊。實際上，左對齊的段落里最右邊是不整齊的，會有一些不規(guī)則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。

3.段落行距

行距就是行和行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。

4.段落的縮進(jìn)

段落的縮進(jìn)有首行縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)四種形式，標(biāo)尺上有這幾種縮進(jìn)所對應(yīng)的標(biāo)記。這幾個標(biāo)記分別代表了段落不同部分的位置:首行縮進(jìn)就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進(jìn)標(biāo)記控制的是段落的第一行開始的位置;標(biāo)尺中左縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)兩個標(biāo)記是不能分開的，但是拖動不同的標(biāo)記會有不同的效果;拖動左縮進(jìn)標(biāo)記，可以看到首行縮進(jìn)標(biāo)記也在跟著移動，也就是說懸掛縮進(jìn)標(biāo)記只影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮進(jìn)標(biāo)記則是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進(jìn)標(biāo)記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進(jìn)或懸掛縮進(jìn)的量不變。右縮進(jìn)標(biāo)記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標(biāo)記，段落右邊的位置發(fā)生了變化。需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵后再拖動標(biāo)記，這樣就可以平滑地拖動了。

5.自動套用格式

此外我們還可以利用Word提供的自動套用格式功能來設(shè)置一些常用文檔的格式:打開“格式”菜單，單擊“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，選擇套用文檔類型為“常用文檔”，單擊“確定”按鈕，Word就自動套用了默認(rèn)的常用文檔樣式來給這個文檔排版了;當(dāng)然也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進(jìn)行設(shè)置。

6.使用對話框

段落格式也可以通過對話框來設(shè)置:打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，打開“段落”對話框，在“縮進(jìn)”一欄中單擊“特殊格式”下拉列表框，從列表中選擇“首行縮進(jìn)”，在后面的輸入框中輸入縮進(jìn)的數(shù)值，設(shè)置好左右縮進(jìn)的距離，(可以設(shè)置負(fù)值)單擊“確定”按鈕，段落的格式就設(shè)置好了(如圖4)。

圖4

1.段落的邊框和底紋

把光標(biāo)定位到要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“方框”，在“線型”列表框中選擇虛線，單擊“顏色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面板中選擇“藍(lán)色”，然后在這個“應(yīng)用范圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個段落加上了一個邊框(如圖5)。

圖5

再來加一個底紋:打開剛才的對話框，單擊“底紋”選項卡，將填充顏色選擇為“灰色-30%”，同樣把“應(yīng)用范圍”選擇為“段落”，單擊“確定”按鈕，段落的底紋就設(shè)置好了(如圖6)。

圖6

還可以通過工具欄來給段落設(shè)置邊框和底紋，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，在界面中出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄，單擊“繪制表格”按鈕，取消繪制表格狀態(tài);選中要添加邊框的段落，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“外部邊框”按鈕，選中的段周圍就出現(xiàn)了邊框，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇“灰色30%”，就給選中的文字添加了底紋。

這里還可以自己定義邊框線:使用“線型”下拉列表框選擇線型為雙線;選擇顏色為“藍(lán)色”，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，選擇“左框線”單擊，就可以給段落設(shè)置一個藍(lán)色雙線的左框線

2.頁面的邊框和底紋

打開剛才的對話框，單擊“頁面邊框”選項卡，單擊“藝術(shù)型”的下拉列表框，選擇第一個“蘋果”單擊，注意這里的“應(yīng)用范圍”是“整篇文檔”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個文檔設(shè)置了一個藝術(shù)型的頁面邊框。

word必備的基本排版知識:項目符號和編號

1.自動編號

自動識別輸入:當(dāng)輸入1，頓號，然后輸入項目，回車，下一行就出現(xiàn)了一個“2、”，如果認(rèn)為輸入的是編號，就會調(diào)用編號功能，設(shè)置起編號來很方便。不想要這個編號，按一下Backspace鍵，編號就消失了。

2.項目符號

Word的編號功能是很強(qiáng)大的，可以輕松地設(shè)置多種格式的編號以及多級編號等。一般在一些列舉條件的地方會采用項目符號來進(jìn)行。選中段落，單擊“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕，就給它們加上了項目符號。和去掉自動編號的方法一樣，把光標(biāo)定位到項目符號的后面，按Backspace鍵，就可以了。另外還有一種作法:把光標(biāo)定位到要去掉的項目符號的段落中，單擊“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕，也可以把這個項目符號去掉。

改變項目符號的樣子:打開“格式”菜單，單擊“項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，現(xiàn)在是“項目符號”選項卡，選擇一個喜歡的項目符號，然后單擊“確定”按鈕，就可以給選定的段落設(shè)置一個自選的項目符號了(如圖7)。

圖7

自定義一個:打開“項目符號和編號”對話框，選擇一個項目符號的樣式，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義項目符號列表”對話框，單擊“項目符號”按鈕，打開“符號”對話框，從“字體”列表中選擇一種喜歡的字體，然后選擇一個喜歡的符號，單擊“確定”按鈕，回到“自定義項目符號列表”對話框，單擊“確定”按鈕，就可以把剛才選中的符號作為項目符號了(如圖8)。

圖8

3.編號設(shè)置

打開“格式”菜單，單擊“項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，現(xiàn)在這里默認(rèn)的就是“編號”選項卡了，有很多的編號可以選擇(如圖9)。

圖9

想用中文的一、二、三也可以，但要設(shè)置一下。選擇一種編號，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編號列表”對話框;從“編號樣式”下拉列表框中選擇中文的“一，二，三 …”，在上面的“編號格式”的輸入框中就出現(xiàn)了我們選擇的樣式，我們在后面輸入一個頓號，將括號刪除;從右面的預(yù)覽框中可以看到設(shè)置的效果。單擊“字體”按鈕，打開“字體”對話框，將“中文字體”設(shè)置為“楷體”，單擊“確定”按鈕，回到“自定義編號列表”對話框，可以看到編號的字體已經(jīng)變成楷體了(如圖10)。

圖10

1.對齊功能

要使文字在分隔后再對齊，可以使用空格，但這樣往往沒有辦法對齊，因此要使用制表位來進(jìn)行設(shè)置。先來設(shè)置一下:打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，在“視圖”選項卡中的“格式”選擇區(qū)中將“制表符”前面的復(fù)選框選中，單擊“確定”按鈕(如圖14)。

圖14

在文檔中，選項A和B之間有一個灰色的箭頭，這個就是制表符，將光標(biāo)定位到下面，輸入一個A，按一下Tab鍵，再輸入一個B，在標(biāo)尺的中間位置單擊，文字的位置發(fā)生了變化，這就是制表位在起作用。剛才在標(biāo)尺的中間位置單擊設(shè)置了一個制表位，這個B就是以設(shè)置的制表位的地方來對齊的。通常是在不想使用表格但又想獲得有合適對齊方式的列表中使用制表位，先設(shè)置好制表位，在標(biāo)尺上單擊，設(shè)置一個左對齊式制表位，單擊標(biāo)尺左上角的制表符，把當(dāng)前設(shè)置的制表位變成居中式制表位，再在標(biāo)尺的合適位置單擊，設(shè)置一個居中式制表位，然后輸入文字;每個制表符后的文字都按照制表位的位置對齊了，在左對齊制表位下的文字靠左對齊，而居中式制表位下的文字則是居中對齊。

2.前導(dǎo)字符功能

這個目錄里的這些編號就是用制表位來定位的，同時它們也使用了前導(dǎo)字符。我們來做一下:新建一個文檔，打開“格式”菜單，單擊“制表位”命令，打開“制表位”對話框，在輸入框中輸入“8”，“對齊方式”選擇“右對齊”，“前導(dǎo)字符”選擇小圓點，單擊“確定”按鈕，回到文檔的編輯狀態(tài)(如圖15)。輸入“第一章”，按一下Tab鍵，輸入1，現(xiàn)在在1的前面就有小圓點和前面的“第一章”相連。

圖15

總結(jié):這一課學(xué)習(xí)了文字的格式、段落的格式、邊框和底紋、項目符號、編號和多級編號，還有一個制表位。

格式刷就是“刷”格式用的，也就是復(fù)制格式用的。在Word中格式同文字一樣是可以復(fù)制的:選中這些文字，單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)就變成了一個小刷子的形狀，用這把刷子“刷”過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。

圖1

我們可以直接復(fù)制整個段落和文字的所有格式。把光標(biāo)定位在段落中，單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)變成了一個小刷子的樣子，然后選中另一段，該段的格式就和前一段的一模一樣了。

如果有好幾段的話，先設(shè)置好一個段落的格式，然后雙擊“格式刷”按鈕，這樣在復(fù)制格式時就可以連續(xù)給其他段落復(fù)制格式;單擊“格式刷”按鈕即可恢復(fù)正常的編輯狀態(tài)。

另外還可使用組合鍵: Ctrl+Shift+C、 Ctrl+Shift+V

把光標(biāo)定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C鍵，把格式復(fù)制下來，再把光標(biāo)定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V鍵，上個段落的格式就復(fù)制了過來;再把光標(biāo)定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V鍵，格式也復(fù)制到了這里。

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