這是函數(shù)說(shuō)的第22篇教程。

下拉列表，是EXCEL中進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的有利助手，一是可以提高輸入效率，二是可以保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性，是各位小伙伴值得去學(xué)習(xí)和掌握的技能。

進(jìn)階君通過(guò)觀察，發(fā)現(xiàn)身邊的朋友們?cè)谥谱飨吕斜頃r(shí)，通常做出的是靜態(tài)的下拉列表，也就是說(shuō)下拉列表一旦做好，里面的選項(xiàng)就是固定的，不會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)源的變化而自動(dòng)變化。如何才能做出能自動(dòng)調(diào)整的動(dòng)態(tài)下拉列表呢？

制作下拉列表，有兩個(gè)要素：一是數(shù)據(jù)源，也就是下拉選項(xiàng)的來(lái)源；二是目標(biāo)單元格，也就是在哪些單元格上應(yīng)用下拉列表。

1 靜態(tài)下拉列表的制作方法

靜態(tài)的下拉表，通常有兩種制作方法，核心技能點(diǎn)是應(yīng)用數(shù)據(jù)有效性設(shè)定。有如下案例：

（一）直接應(yīng)用數(shù)據(jù)源區(qū)域的方法

這種方法比較簡(jiǎn)單，按如下步驟完成：

（1）選擇目標(biāo)單元格：要應(yīng)用下拉列表的單元格為E3:E12，用鼠標(biāo)拖拉的方式，將其選中。

（2）打開(kāi)數(shù)據(jù)有效性設(shè)置窗口：選擇EXCEL 數(shù)據(jù) 菜單，點(diǎn)選 數(shù)據(jù)有效性 命令，彈出數(shù)據(jù)有效性設(shè)置窗口。

（3）設(shè)置有效性序列：在設(shè)置選項(xiàng)卡中，將 有效性條件允許 選擇為 序列，將 來(lái)源 通過(guò)單選的方式設(shè)置為 H3:H6，確定即可。

以上設(shè)置的操作過(guò)程及效果如下動(dòng)圖所示：

（二）數(shù)據(jù)源名稱(chēng)命名法

這種方法，就是先將數(shù)據(jù)源區(qū)域，取定一個(gè)名稱(chēng)，用名稱(chēng)來(lái)代表區(qū)域。這種方法在二級(jí)菜單聯(lián)動(dòng)當(dāng)中應(yīng)用較多，本篇教程中起到基礎(chǔ)學(xué)習(xí)的作用。

（1）數(shù)據(jù)源區(qū)域取名稱(chēng)：選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域 H3:H6，然后在名稱(chēng)框當(dāng)中輸入 選項(xiàng)，回車(chē)確認(rèn)即可。

（2）選擇目標(biāo)單元格：要應(yīng)用下拉列表的單元格為E3:E12，用鼠標(biāo)拖拉的方式，將其選中。

（3）打開(kāi)數(shù)據(jù)有效性設(shè)置窗口：選擇EXCEL 數(shù)據(jù) 菜單，點(diǎn)選 數(shù)據(jù)有效性 命令，彈出數(shù)據(jù)有效性設(shè)置窗口。

（4）設(shè)置有效性序列：在設(shè)置選項(xiàng)卡中，將 有效性條件允許 選擇為 序列，將 來(lái)源 通過(guò)單選的方式設(shè)置為公式：=INDIRECT（'選項(xiàng)'），確定即可。

公式：=INDIRECT（'選項(xiàng)'）的作用就是去引用名稱(chēng)為 選項(xiàng)的數(shù)據(jù)區(qū)域

以上設(shè)置的操作過(guò)程及效果如下動(dòng)圖所示：

用這兩種方法制作的下拉列表有一個(gè)致命的問(wèn)題，那就是下拉選項(xiàng)不能動(dòng)態(tài)調(diào)整。

這個(gè)案例中，如果班級(jí)要增加1個(gè)5班，那么就能重新去做下拉列表的所有步驟，無(wú)法自動(dòng)的動(dòng)態(tài)調(diào)整。有沒(méi)有解決辦法呢？當(dāng)然有，可以運(yùn)用動(dòng)態(tài)下拉列表的制作方法來(lái)完成。

2 動(dòng)態(tài)下拉列表的制作方法

通過(guò)前文的分析，我們不難看出，解決動(dòng)態(tài)下拉列表的關(guān)鍵點(diǎn)在于數(shù)據(jù)源區(qū)域要能動(dòng)態(tài)調(diào)整，不能是一個(gè)固定的區(qū)域。如何才能實(shí)現(xiàn)呢？

（一）數(shù)據(jù)源動(dòng)態(tài)變化實(shí)現(xiàn)分析

案例中，看到的數(shù)據(jù)源區(qū)域是H3:H6，其中H3起點(diǎn)，H6終點(diǎn)。生活常識(shí)告訴我們，如果我們還要增加班級(jí)，通常是在下面增加，也就意味著，如果要使數(shù)據(jù)源成為動(dòng)態(tài)變化的，那么我們的終點(diǎn)就不能固定。

但是終點(diǎn)單元格不固定，我們又無(wú)法來(lái)表示一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域。所以我們還必須確定終點(diǎn)單元格。

如果我們找班級(jí)數(shù)據(jù)源列的第一個(gè)空白單元格，是不是可以說(shuō)空白單元格上面單元格就是終點(diǎn)單元格呢？也就是說(shuō)數(shù)據(jù)源列中的單元格個(gè)數(shù)應(yīng)該是該列當(dāng)中非空白單元格的個(gè)數(shù)。如何才能統(tǒng)計(jì)出一列當(dāng)中非空白單元格的個(gè)數(shù)呢？COUNTA這個(gè)函數(shù)可以完成。