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把碎片化時間用起來(下)| 打斷、分心、突發(fā)事件:做事效率低下怎么辦?

 書語人間 2020-01-03

與智者對話,10分鐘讀懂一本好書,

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這是書語人間為你解讀的第154本書

《把碎片化時間用起來》

昨天,在《把碎片化時間用起來》一書里,我們發(fā)現(xiàn)了「時間不夠用」的本質(zhì),那就是,在做計劃的事情,我們的大腦把一個個的任務(wù),看成是了我們腦海里的一個個獨立的點。 

換句話說,我們會常常過度地高估自己的能力,和剩余的時間數(shù)量,在應(yīng)該做一件事情的時候,把它一次次地向后推,直到最終發(fā)現(xiàn)「糟糕,這件事情原來這么復(fù)雜嗎?怎么辦……我沒有時間了」。 

好在,作者在書里為我們提供了兩個方法,一是用日計劃取代周計劃,讓我們的時間被看到,二是用上to do便利貼,按照重要和緊急程度,來給事情排序。 

更多內(nèi)容,請戳:把碎片化時間用起來(上) | 計劃總是要有的,萬一實現(xiàn)了呢

今天,我們將來看看如何使用這兩個方法,來處理工作和生活里的時間管理難題。 

01. 

制定計劃的原則: 

找到一段「不被打斷」的時間,一氣呵成 

相信大家都有過這樣的體驗 —— 當你正在認真地寫一份報告的時候,微信群里突然彈出了一條消息,把你注意力給勾走了。這時候,你忍不住加入了對話,甚至,還打開了查了查與這個消息有關(guān)的訊息。 

等到你反應(yīng)過來的時候,你才發(fā)現(xiàn),天吶,原來時間早就已經(jīng)偷偷地溜走了。并且,更糟糕的是,正是這些即時信息的打斷,你早就忘了自己想要寫些什么。 

可見,工作一旦被打斷,再重新開始是需要花很多時間和精力的,尤其是那些嗯,需要創(chuàng)意的工作。 

所以說,確保不中斷地推進工作的時間段,是制定計劃的第一要務(wù)。 

然而,在工作與生活中,計劃的突然被打斷,是一件很常見的事情。 

比如,你的老板可能會突然找到你,吩咐你一件事情,或是,你在做一件事情的時候,腦海里突然想起了待會兒下班后,得去超市里買一下孩子愛吃的零食,等等。 

所以,除了「不被打斷」外,我們還需要「在工作發(fā)生的當下」把它們及時處理掉」。 

讀到這里,你也許和靈遙產(chǎn)生相似的疑問 ——「不被打斷」與「當下完成」,這兩件事情不是矛盾的嗎? 

答案是,并不矛盾。

當我們在談?wù)摗覆槐淮驍唷箷r,我們談?wù)摰氖牵?strong>做事要保持專注,不要手上在寫一篇文章,心里卻想著下班后朋友去哪里聚會,或是孩子的功課怎么辦。

當我們在談?wù)摗府斚峦瓿伞箷r,我們在談?wù)摰氖牵?strong>采取應(yīng)急措施,在做完后,迅速地切換到你正在進行的工作上去。 

舉個例子,你可能會在寫方案的時候,突然收到同事遞給你的一份文稿,告訴你,某某,這個文檔,把它放到我們做的某某某項目的檔案庫里。 

這時,如果你嘴上應(yīng)著「嗯嗯嗯,好的……沒問題」,手里卻不及時行動起來,那么,你會很容易把這件事情丟到「爪哇國」里,等你反應(yīng)過來時,已經(jīng)不知道這份文檔是用來做什么的。 

這就好比在你的家里,如果你在用完了一個東西后,沒有及時地把它放回原位,你的家只會越來越凌亂。 

所以,如果時間允許,你可以快速地處理一下這件突發(fā)性事件。 

那么,針對這類事件,做到什么程度為佳呢? 

答案是,你自己看得懂就可以了。 

就像是靈遙在便利貼里記錄我的靈感時,有時候,我也只會寫下簡單的幾個字,做一個提示罷了。 這個與《小強升職記》里寫的,「把任務(wù)寫好,扔進待辦籃子里」的思路,是一致的。

(更多內(nèi)容,請戳:想系統(tǒng)地管理你的時間,讀這一本書就夠啦!

02. 

正確對待突發(fā)事件,

學(xué)會主動拆解工作。

在生活和工作中,大家常常會有這樣的感受吧? 

在對著一個工作任務(wù)連續(xù)死磕了好幾個小時后,你的效率也變得越來越低,仿佛陷入到了一個死胡同里,怎么都找不到問題的解決方案。 

于是,你不得不讓自己休息一會兒,喝口水、離開辦公位走走、或是與其他同事閑聊幾句。 

結(jié)果,你猜都發(fā)生了什么?

靈感一下子就涌入了你的腦海里,可以說得上是 —— 「靈光乍現(xiàn),茅塞頓開」。 

所以,我們也要學(xué)會從工作里抽離出來,讓思慮自由自在地飛一會兒。 

舉個例子,假設(shè)你正在做一篇文章的校對工作,通讀這篇文章需要1個小時。當你做了45分鐘的時候,你突然接到了一個領(lǐng)導(dǎo)的電話,讓你不得不中斷你的工作。 

這時,就算你能把這份任務(wù)重新?lián)炱饋恚财茐牧诉@個任務(wù)的連貫性和完整性。換句話說,即使你讀完了這份稿件,你的工作也沒有能全部完成,你還得再來一遍,

那么,怎樣安排工作任務(wù),才能避免類似的情況出現(xiàn)呢?

答案是,學(xué)會主動設(shè)置時間節(jié)點。

你在拿到一份材料的時候,先思考這份材料都包括了那幾個可以分別獨立完成部分。

比如,如果你的任務(wù)是做ppt,那么你可以把它拆解成,確定主題、確定大綱、查找資料、把內(nèi)容放到每一頁上、排版與動畫等。

在確定了任務(wù)后,你要先集中精力去做與這份材料有關(guān)的最重要的事T0-T1時間段),比如,在這份做ppt的工作里,最重要的事情,就是明確大綱和主要內(nèi)容,至于排版好不看,都不是你一開始需要考慮的問題。 

等你確定了大綱和內(nèi)容后,相當于你就有了漢堡里的一份肉。

這時,哪怕被打斷,或是被要求去做別的事情(T1-T2),你也能很快切換回來T2-T3),接著做下去。

這,就是「主動設(shè)置時間節(jié)點」這個技巧的妙用了。

并且,你知道嗎?

正是這些切換工作的時間段里,你才能夠退后一步,去思考這個項目的重點到底是什么,以及,換一個角度看問題,避免掉進坑里去。

換句話說,很多時候,我們的堅持,只是因為已經(jīng)踏上了這一步,付出的沉沒成本也已經(jīng)很多了,加上不是太難忍受,所以不如這么過下去的妥協(xié),并不是在追求我們真正想要的。

工作有時候也是,常常會因為話已經(jīng)放出去了,所以不得不硬頭皮去做,也不管是不是會有更好的選擇。 

但是,正是這些切換,才能夠幫助你校準你前進路上的方向,避免得到了,卻發(fā)現(xiàn)不是自己想要的等情況,所以,在工作中,你也要學(xué)會主動地切換工作。 

另外,通過切換,你也能騰出時間,來處理那些小小的突發(fā)事件,哪怕是打一個電話,或是做些只要打開互聯(lián)網(wǎng),就能輕松搞定的小事情。 

所以,請學(xué)會在任務(wù)中,自如切換你的思路吧。 

03. 

先做不確定的事情 

好了,現(xiàn)在你手里有兩個工作,一個是你確定的,知道該怎么做的是事務(wù)性工作,如,填表、發(fā)郵件、打電話,另一個是你不確定的,新工作,如,寫方案、做研究、商討一個新項目,等等,你會先做哪個。 

別急著回答我,就算理智告訴你,要先做第二個,你也會先做第一個。 

無它,簡單罷了。 

但是,如果你先做這個確定的工作,占用了你的時間,那么,你再做這個不確定的工作,就可能會因為時間不足,讓自己陷入到一種焦慮中,從而不得不延后處理,被罵,或是,嗯,偷工減料,同樣是被罵。 

所以,正確的做法是,先做自己沒有把握的這件事情,先把最難的地方干掉,再回過頭去,做那個你有把握的事情。 

04. 

給自己留有余閑 

每次讀到與時間管理有關(guān)的書,書中都會寫到,不能漫無計劃,要有計劃。然而,這卻并不是一件很容易做到的事情。 

第一,很多人對自己做一件事情需要的時間,是沒有概念的。比如,你問他,「我希望你幫我做一個方案,你大概什么時候能交給我」的時候,他也許會拍著胸口說,3天,絕對沒問題。 

也許,你在第2天去問他的時候,他還能告訴你,我昨天看了看材料,絕對能夠按時完成任務(wù)。 

結(jié)果,到了第3天一早到,他可能會跑來,支支吾吾,或是,直接失聯(lián)。如果這時,你有主動去找他,才會發(fā)現(xiàn),得了吧,別說1天,在給他3天都做不完。 

這也難怪,「答應(yīng)別人的事情,一定要做到」這句話,一直以來都被先賢們掛在嘴邊。沒辦法,好多人都不做到呀。 

那么,如何避免因為不了解自己導(dǎo)致的「答應(yīng)了卻做不到」呢? 

這里,靈遙想要給大家一個建議,像《奇特的一生》里的柳比歇夫一樣,去記錄你做每一件工作需要的時間。 

更多內(nèi)容,請戳:奇特的一生 | 豆瓣8.5:了解你自己,從記錄時間開始

比如,我會在排版的時候,去記在我排完一篇文章大概需要的時間,現(xiàn)在是25-30分鐘。那么,如果這篇文章,我要在晚上8點提交,我就絕對不會從745開始做。 

并且,你會發(fā)現(xiàn),你對時間的記錄越精確,你越知道如何很好地按照過去的任務(wù),來安排將來要做的事情。 

第二,主動給自己預(yù)留時間。 

換句話說,你要給自己設(shè)定一個沒有任何安排的時間段,把這個時間段當作是緩沖期來使用,而不是把計劃安排得滿滿的。 

這樣,哪怕突發(fā)事件找到了你,你也能夠很好地handle掉。 

比如,靈遙現(xiàn)在這種每天讀一本書,推文一篇,就很危險,因為沒有考慮到生病,或是額外事情,對我進度的打斷。大家不要學(xué)我。 

第三,不要輕易制定3個月后的計劃。 

盡管很多人認為,越是將來,時間越多,然而,真相卻是,越遙遠的將來,不確定也就越多。因為,你根本就不知道,會不會在某一天,突然來一個意外事件,讓你不得不調(diào)整你的計劃。 

所以,3個月后的約定,特別是那些對自己來說,不那么重要的工作,請慎重開口吧。 

以上,便是今天的內(nèi)容。 

制定計劃,然后執(zhí)行它,是一件看似簡單,實則有很多坑的事情。 

所以,我寫了這兩篇文章,希望給靈遙自己,也給大家提一個醒,去反思自己在制定計劃中的不足,然后持續(xù)地優(yōu)化自己制定計劃的方法。

因為,我相信,沒有一個人想要在別人心里留下一個「做完計劃就打臉」的「反復(fù)無?!沟挠∠蟀伞?/span> 

祝好! 

更多內(nèi)容,請戳:

把碎片化時間用起來(上) | 計劃總是要有的,萬一實現(xiàn)了呢

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