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今天的我 又開了一天的會 小組晨會 部門周會 公司年中會 …… 職場中的你，肯定會有以下的經(jīng)歷： 工作堆積如山，各種會議也是扎堆涌現(xiàn)，大部分的工作時間被會議占用，而其中有用的會議卻很少； 會議臨近尾聲，你已經(jīng)迫不及待想要回到工作崗位上處理工作，領導突然話鋒一轉(zhuǎn)，又開始了新的篇章； 開會討論了幾個小時，散會的時候聽到一句：“還是按照原來的方案來吧”； …… 周會、月會、季度總結會、發(fā)布會，偶爾再來個頭腦風暴會、技術交流會、需求評審會、項目動員會……作為當代職場人，每天都會被大大小小各種會議所圍繞，在會議上消耗了無數(shù)的熱情和資源。工作時間開會，休息時間工作，開會似乎已經(jīng)成為了加班的原罪！ 會議作為一種上傳下達、內(nèi)外交互的管理手段，是公司管理中無法規(guī)避的剛性需求。不管公司規(guī)模大小，都需要通過各種各樣的會議來收集信息、討論問題、做出決策等。因此對于職場人來說會議是不可避免的。 會議是以協(xié)作的形式展開，其中最大的成本是時間成本，而時間屬于一種零和資源，一旦消耗就無法再生。因此，會議的效率也在一定程度上反映了公司的管理水平，是一種軟實力的體現(xiàn)。公司管理者想要提升公司的軟實力，從而提高公司的競爭力，必須要關注到會議的效率和質(zhì)量。 那么，到底該如何做，才能讓會議變得更開放、有效而富有建設性呢？ 接下來，我們從【會議組織者】和【參會者】兩方面來聊聊如何提高會議效率，希望能給準備開會的你或正在開會的你，有一點啟示。 一、凡是會議，必有準備 不管是公司內(nèi)部會議還是大型會議，會議組織者都必須要做好會前準備。 1 會議目的 明確會議的目的，是開會前要做的第一件事。明確這場會議是到底需要做出一個決議、解決一個問題，還是同步一個信息？ 會議中所有的行動，都是圍繞會議目的展開。如果會議策劃者沒有想清楚會議要解決的根本問題是什么就匆忙召開會議，一場沒有目的的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費所有人的生命。 2 會議議程 會議議程是會議前期準備中的重要一環(huán)。它既是會議按照既定流程順利開展的重要線索，也是參會人員參會的指南手冊。 小到部門周會，大到國際會議，在會議舉辦之前，會議策劃者都需要設定明確清楚的會議議程。根據(jù)會議目的，設計出一套合理的會議流程，其核心在于對問題的澄清和提出建設性的解決辦法，其中的每一項討論都必須要控制時間，不能任由發(fā)言人泛泛而談，海闊天空。 在會前，會議組織者將制定好的議程表發(fā)送給參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、時間和內(nèi)容，提前安排好手頭上的工作，同時能有充分的時間準備相關的資料。發(fā)言人可根據(jù)具體時間安排來控制自己的表達時間。 技巧推薦 在面對需要持續(xù)3—5天，演講嘉賓過千，上百個分會場的會議日程安排時，僅靠人工來進行日程排布，不僅耗時耗力，而且極易出現(xiàn)錯誤沖突的日程安排。 面對這些困境時，許多會議主辦方都選擇使用了百格活動的會議日程安排功能。通過系統(tǒng)化的日程編排和管理，幫助主辦方輕松搞定繁瑣復雜的日程安排，讓會務有條不紊的按照安排好的程序一一進行，同時讓參會者更加清晰的了解日程。 (第五屆NJSD全球軟件大會部分日程展示) 如果你也想體驗百格活動的會議日程安排功能，長按并識別下方二維碼即可申請試用哦！ 3 會議角色分配 《哈佛商業(yè)評論》的調(diào)研中曾提到，一場高效的會議一定會明確好設定角色：主持人、決策者、參與者、記錄者等，具體到每一個人身上。 通過角色的設定，可以讓每個參會人員都緊張起來。如果不設定角色，那么很多人參會其實都是不在狀態(tài)的！因此，會議策劃人需要在會前明確每個參會人的角色，且在明確角色之后告知相應參會人提前進行準備。 主持人 根據(jù)會議內(nèi)容和深度選擇勝任的主持人。公司內(nèi)部會議時，主持人通常是決策者或者執(zhí)行負責人。 主持人在開會前，花2—5分鐘進行有意義的開場陳述，再次闡明開會目的及會議議程，這樣做的好處是不會跑偏、不會超時，且保證會議結束有結果。主持人的另外一項重要職責是，嚴格按照議程的時間組織討論，并在每個環(huán)節(jié)給出時間提示。避免出現(xiàn)前面的人發(fā)言時長不受控制，后面時間不夠的情況。 決策者 一般為公司領導或者具體負責人。每次會議都需要形成決議，一場沒有決議的會議依舊是低效甚至是無效的。在會議進行到最后的時候，由決策者做出決議，各項決議要有具體執(zhí)行人員及完成期限。 參與者 組織者需要根據(jù)會議的具體內(nèi)容來進行參會人員的篩選。開會時，只需要和會議主題有關的人參加即可，對于直接負責會議主題的工作人員是必須要到場參加會議的，對于會議主題有著參與內(nèi)容的工作人員也是需要到場參加的。 記錄者 每一場會議都一定要有一個準確完整的會議記錄，記錄者在會議結束后，需要盡快將會議記錄發(fā)布出來。一般小型會議，簡單記錄時間、人員、主題、主要事項、結果等內(nèi)容即可。 重要會議時，記錄者則需要重點記錄以下內(nèi)容： （1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的相關活動； （2）會議中各方討論、爭論的焦點及其主要見解； （3）重要領導或代表人物的言論； （4）會議中已議決的或議而未決的事項。 二、凡是會議，必有控制 會議局面控制不當，導致會議現(xiàn)場混亂；會議討論高度發(fā)散，缺乏深度等；沒有嚴格按照活動日程進行，導致會議時間嚴重拖沓……這些都是會中控制不當?shù)谋憩F(xiàn)。 議事過程作為會議的主體及核心部分，一旦出現(xiàn)會中控制不當?shù)膯栴}，就可以直接判定這場會議是低效的。 為了保證會議的高效，如無特殊情況都應盡量按照事先的議程安排進行。其中，主持人對會議局面的控制是核心。在會議中，主持人需要控制好每位發(fā)言人的時間，如果發(fā)言人時間過長，可適時打斷提醒一下，控制好整個會議的流程，確定會議能按照既定的日程來進行。同時會議記錄者也要全神貫注，記錄下會議的核心內(nèi)容。 三、凡是會議，必要跟進 散會不追蹤，開會一場空。在會議結束時，組織者需要及時將會議中的決議內(nèi)容發(fā)放給每一位執(zhí)行人員，會議中的每項決議都要跟蹤、稽查，如出現(xiàn)意外情況時需及時進行調(diào)整，確保每項決議都能按時完成。 同時在會后組織者可對參會人員進行調(diào)查回訪，通過問卷調(diào)查的形式進行會后評估工作，通過對已經(jīng)結束的會議的總結分析而獲得更高的辦會經(jīng)驗教訓，使以后的會議質(zhì)量越來越高。如何使用問卷調(diào)查進行有效的用戶回訪呢？ 問卷調(diào)查使用方法點擊→【阿里巴巴、騰訊都在用的活動工具！】 會場如職場，主動表現(xiàn)，追求晉升才是王道！ 哲學家貝克萊說過一句著名的話：存在即被感知。那么如何在會議中刷出存在感，讓老板感知到你呢？積極發(fā)言是最好的方法。 任何需要你發(fā)言的時刻，都等于把你置于舞臺之上。在會議中，你可以通過發(fā)言，把自己的觀點說給所有人聽，可以讓平時不關注你的人或者老板都能關注到你。不一定需要有什么建設性的意見和評論，只要是能對工作產(chǎn)生幫助的語句、觀點，都會給你帶來與平時不一樣的關注。 想要在會議中明晰有力地表達想法、進行發(fā)言，你需要做到以下幾點： 會前做足準備：
會中明確表達
無論你是會議的組織者還是參會者，都需要明確的一點是：開會是一伙人在一起解決問題，而不是制造問題。 會議組織者通過有效的會前準備、會中控制、會后跟進，參會者在會中積極主動表現(xiàn)，才可以從根本上讓會議成為真正成為激發(fā)創(chuàng)造的源泉，有效達成會議的最大公約數(shù)。 文中部分圖片來源網(wǎng)絡，侵權刪除 |
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