1．圖表數(shù)據(jù)要排序

圖表中數(shù)據(jù)系列的排列順序默認(rèn)都是根據(jù)數(shù)據(jù)源的順序進(jìn)行排列的，很多人創(chuàng)建圖表時(shí)都會(huì)采用默認(rèn)的排列方式。其實(shí)，在很多情況下，制作圖表前，可以先將數(shù)據(jù)按照升序或降序進(jìn)行排列，這樣制作出來(lái)的圖表效果更好，更容易吸引觀眾的注意。

但需要注意的是，并不是所有的情況都適合先排序，后創(chuàng)建圖表，如反映時(shí)間序列的圖表、數(shù)據(jù)系列類別較多的柱形圖等都不適合排序。如下圖所示為默認(rèn)的排列順序。

如下圖所示為對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行降序排列后制作出的圖表效果。

2．調(diào)整系列間隙寬度

在制作柱形圖和條形圖時(shí)，還應(yīng)注意調(diào)整系列間隙寬度，既不能太窄，也不能太寬。默認(rèn)情況下，在Excel中插入的圖表，各圖表的系列間隙較大。這樣會(huì)導(dǎo)致圖表的比例不協(xié)調(diào)，影響圖表的美觀度，所以需要縮小圖表系列間隙寬度。如下圖所示為縮小圖表系列間隙寬度后的效果。

3．拒絕傾斜標(biāo)簽

當(dāng)文本標(biāo)簽太長(zhǎng)、圖表寬度不夠時(shí)，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致圖表標(biāo)簽傾斜，如下圖所示。

專業(yè)的圖表一般不允許出現(xiàn)這種情況。當(dāng)遇到這種情況時(shí)，可以在分類標(biāo)簽文本中間加上換行符號(hào)，這樣在圖表中的文本標(biāo)簽就會(huì)換行。一種方法是：將鼠標(biāo)光標(biāo)定位到表格單元格文本需要換行的位置，按【Alt+Enter】組合鍵即可進(jìn)行強(qiáng)制換行，如下左圖所示。圖表中的文本標(biāo)簽也會(huì)隨著單元格中的顯示行數(shù)進(jìn)行顯示，效果如下右圖所示。

還有一種方法就是將柱形圖更改為條形圖，效果如下圖所示。

4．多余圖例要?jiǎng)h除

在一些情況下，有的圖例是多余的，如在圖表中只體現(xiàn)一個(gè)數(shù)據(jù)系列的數(shù)據(jù)，如下圖所示。此時(shí)，圖表中的圖例就是多余的，用戶可以選擇圖表中的圖例，按【Delete】鍵刪除。

另外，在餅圖中，很多時(shí)候都可以將圖例刪除，用類別名稱來(lái)代替，這樣會(huì)使圖表顯得更加簡(jiǎn)潔、直觀。例如，如下左圖所示為顯示圖例的餅圖效果；如下右圖所示為將數(shù)據(jù)標(biāo)簽和類別名稱添加到餅圖中的效果。

5．主次坐標(biāo)軸刻度要對(duì)稱

使用組合圖分析數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)涉及雙坐標(biāo)軸，如下左所示的圖表就是采用的雙坐標(biāo)軸，左側(cè)為主要縱坐標(biāo)軸，有5個(gè)刻度；右側(cè)為次要縱坐標(biāo)軸，有8個(gè)刻度。由于次要坐標(biāo)軸的刻度、網(wǎng)格線與主要縱坐標(biāo)軸的刻度不對(duì)等，因此導(dǎo)致圖表的雙坐標(biāo)軸不對(duì)稱。這種情況一般是不允許的，需要調(diào)整縱坐標(biāo)軸最大刻度與主要刻度單位，讓其對(duì)稱。調(diào)整主要坐標(biāo)軸刻度后的效果如下右圖所示。

6．圖表中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)點(diǎn)要突出

突出關(guān)鍵數(shù)據(jù)點(diǎn)是指通過(guò)更改單個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)的填充顏色、添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽等方式，突出顯示關(guān)鍵的數(shù)據(jù)，一眼就能看出圖表中想要強(qiáng)調(diào)的數(shù)據(jù)信息，特別適用于各個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的數(shù)值大小變化不大的圖表。如下圖所示，將最大值的數(shù)值填充為黃色，并添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽后的效果。

7．折線圖要懂得拆分

在使用折線圖時(shí)，常常需要同時(shí)體現(xiàn)多項(xiàng)數(shù)據(jù)的趨勢(shì)。當(dāng)數(shù)據(jù)項(xiàng)目較多時(shí)，就意味著一張折線圖中有多條趨勢(shì)線，線條之間相互影響，導(dǎo)致圖表信息讀取困難，如下圖所示。

這種情況下，就需要將折線圖拆分為多張，避免各線條'糾纏'在一起，如下圖所示。

8．善用圖標(biāo)填充數(shù)據(jù)條

在使用圖表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，為了使圖表更加形象，可以用一些形象且具有代表意義的圖標(biāo)或圖片填充到圖表的數(shù)據(jù)系列，讓圖表更直觀。例如，對(duì)于分析產(chǎn)品銷量的圖表，就可以使用相關(guān)的產(chǎn)品圖片來(lái)填充數(shù)據(jù)系列，如下圖所示為使用手表填充的圖表效果。

另外，在對(duì)人員進(jìn)行分析時(shí)，可以使用分別代表男和女的人物圖標(biāo)來(lái)填充圖表中男和女的數(shù)據(jù)系列，具體操作步驟如下。

步驟01：在 Excel 空白工作簿中輸入表格數(shù)據(jù)，將其保存為【部門人數(shù)統(tǒng)計(jì)】，根據(jù)表格中的數(shù)據(jù)插入圖表，單擊【插入】選項(xiàng)卡【插圖】組中的【圖標(biāo)】按鈕，如下圖所示。

步驟02：打開(kāi)【插入圖標(biāo)】對(duì)話框，在左側(cè)選擇圖標(biāo)類型，如選擇【人物】選項(xiàng)，在右側(cè)選擇需要的圖標(biāo)，這里選中男性和女性人物圖標(biāo)對(duì)應(yīng)的復(fù)選框，單擊【插入】按鈕，如下圖所示。

步驟03：選擇女性圖標(biāo)，單擊【格式】選項(xiàng)卡【圖形樣式】組中的【圖形填充】下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【橙色】選項(xiàng)，如下圖所示。

步驟04：復(fù)制粘貼圖標(biāo)。使用相同的方法將男性圖標(biāo)填充為藍(lán)色，選擇女性圖標(biāo)，按【Ctrl+C】組合鍵復(fù)制，再選擇圖表中代表'女性人數(shù)'的數(shù)據(jù)系列，按【Ctrl+V】組合鍵粘貼，如下圖所示。

步驟05：設(shè)置圖標(biāo)填充方式。打開(kāi)【設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式】任務(wù)窗格，將填充方式設(shè)置為【層疊】，這樣人物圖標(biāo)將以正常的比例填充到數(shù)據(jù)系列中，如下圖所示。

步驟06：查看圖表最終效果。用同樣的方法，將男性圖標(biāo)填充到圖表的另外一個(gè)數(shù)據(jù)系列中，調(diào)整填充方式為【層疊】，然后將圖表調(diào)整到合適的大小，最終圖表效果如下圖所示。通過(guò)人物圖標(biāo)對(duì)比，就能清楚地知道各部門男、女之間人數(shù)的差距。