|
在大學(xué)里做一個高效學(xué)生干部是什么體驗？ 你可能覺得他們只是老師的“馬屁精”，人前一套，背后一刀，只能說因人而異，但絕不是所有學(xué)生干部的”標(biāo)簽“。 但其實并不是這樣，高效的學(xué)生干部往往既是老師們的“子弟兵”，又是同學(xué)們的“老媽子”，催作業(yè)、收集信息、發(fā)布通知......你能想象到的繁瑣事情，都由他們承包了。 人前笑瞇瞇，背后慘兮兮，如果你感同身受，接下來這篇文章教你提高電子化辦公技能，效率up up up~ 01.學(xué)生干部和TA們的大學(xué)煩惱 作為一個大學(xué)組織的管理者，負責(zé)任的你可能會因為許多瑣碎的事務(wù)而掉頭發(fā)。
一不小心沒處理好，就會來自多方吐槽...... 02.妙用小程序 微信已然成為人們?nèi)粘Ｉ钪械某Ｓ寐?lián)絡(luò)工具之一，大學(xué)里的通知許多都是通過微信群發(fā)布，繁雜的工具切換，不如學(xué)會靈活運用小程序。 用微信小程序進行辦公，既減輕手機內(nèi)存負擔(dān)、省去app開機頁面看廣告的時間，隨點即用、方便分享，又可以提高做事效率，加以利用解決一些雞毛蒜皮的小事。 ① 任務(wù)安排 「超好用的抽簽抓鬮工具」 分組作業(yè)或分組任務(wù)向來是大學(xué)里最令人頭疼的事情，如果有老師或者前輩進行小組分配或任務(wù)指派，多數(shù)情況下可以避免組隊的尷尬。 但是如果面臨自由組隊的情況，就......更難辦的還是負責(zé)收集名單的學(xué)委，既要催同學(xué)報名單，又要幫助協(xié)調(diào)小組人數(shù)。 「超好用的抽簽抓鬮工具」可以幫助團體進行隨機分配，只要輸入人數(shù)與小組規(guī)定人數(shù)，便可形成名單，免去尷尬。 這里還可適用于一些要求出具一定人數(shù)參與的活動，像這種任務(wù)與人數(shù)不均等的活動，可隨機進行抓鬮，運氣就靠個人啦~當(dāng)然為了公平起見，輪號也是一個不錯的選擇。 盡管功能多樣，但免不了有些小缺點——有廣告。 「朝夕日歷Pro」 頭疼完組隊搭檔的事，又要克服小組任務(wù)的完成。都說ddl是第一生產(chǎn)力，每每到作業(yè)展示的前一天晚上，總有人挑燈夜戰(zhàn)到天明，任務(wù)總是一直拖延一直爽。 「朝夕日歷」是一個可以分享日程的時間管理工具，你可在頁面創(chuàng)建任務(wù)，邀請團隊伙伴加入，設(shè)置任務(wù)時間節(jié)點。 小程序會在對應(yīng)的時間提醒關(guān)聯(lián)這個任務(wù)的每一個人，以微信彈窗的方式進行提醒，這樣既可以幫助你有效地規(guī)劃時間，又可以讓那些借口遺忘癥的朋友無話可說，提高團隊協(xié)作效率。 ② 情況收集 「問卷星」 大家對于「問卷星」的印象maybe還停留在朋友圈刷屏的調(diào)查問卷，其實利用它的“報名表單”功能也可以活動報名、制作報名表、意見反饋，完成情況收集的任務(wù)，還有許多模板提供，免去一對多的繁瑣收集過程。 后臺一鍵導(dǎo)出詳細數(shù)據(jù)的功能也能幫助你省時整理相關(guān)信息，這樣一來，面對學(xué)院或者老師需要收集班級某些具體信息時，便可省時省力完成任務(wù)。 「騰訊投票」 想知道群成員對某個活動出行時間的選擇？想知道作業(yè)收繳的情況？想知道大家對于某個時間的調(diào)課看法？ 這些都可以通過「騰訊投票」一鍵創(chuàng)建投票，分享至群里進行收集，參與投票者只需輕輕一點，投票數(shù)量、占比等情況一目了然。 該小程序由騰訊團隊開發(fā)，對于創(chuàng)建的投票也可設(shè)置不對外分享、匿名投票的功能，可安全使用。 ③ 團隊協(xié)作 「騰訊文檔」 大學(xué)里收集各種個人信息是十分常見的，以一個班集體為單位，一個人要完成幾十份信息的合并，難免有些累人。 「騰訊文檔」小程序可支持創(chuàng)建、編輯多人協(xié)作式的免費文檔，目前已經(jīng)支持word和excel類型的文檔，具有多端同步，云端實時保存，瀏覽、編輯權(quán)限安全可控等特點。 下回遇到收集信息的情況，只需要創(chuàng)建表格進行群分享，提醒同學(xué)們在規(guī)定時間內(nèi)填寫，便可省去不少麻煩。 「騰訊小經(jīng)費」 部門聚餐、班級聚會在大學(xué)里是必不可少的活動，但人數(shù)一多，經(jīng)費管理便成為大問題。雖然群收款能做到群成員，但是一個群內(nèi)少不了沒有參與的成員，重組群又覺得麻煩。 錢是個敏感話題，對于活動賬目明細還需要一筆筆清楚記錄后計算進行公攤，數(shù)目一多難免出錯。同時，私人賬戶與公用賬戶很難區(qū)別開來。 點擊「騰訊小經(jīng)費」創(chuàng)建圈子，記錄每一筆活動明細，分享至微信群便可完成收款工作，項目費用清楚在列，可向組內(nèi)微信好友AA收款、自愿收款 。 同時可以幫你解決賬目不公開不合理 、雜亂無章等問題，一站解決班費管理、團費繳納等“公攤”項目。 ④ 文件共享 「群相冊服務(wù)」 集體出玩或者是組織活動總免不了有合影留戀的環(huán)節(jié)，但是照片分享在微信群里，很容易被日常信息淹沒掉，微信隔一段時間也會對照片進行清理，想翻出來回憶一下通常只剩一行冷冰冰的“已清除”。 騰訊相冊管家官方出品的小程序「群相冊服務(wù)」能很好地儲存群成員的照片，提供共享服務(wù)、長久保存的功能，再也不用擔(dān)心照片會消失的問題啦~ 群相冊功能只在被轉(zhuǎn)發(fā)群中實現(xiàn)共享相冊功能，其他好友無法看見，讓個人隱私問題得到了保障，安全性相對較高。缺點是會壓縮圖片。 「百度網(wǎng)盤」 對于一些重要通知或者文件，可以利用「百度云盤」，創(chuàng)建共享文件在清除微信文 件緩存的情況下，也能保留在公共空間里，隨時隨地進行查看。 如果是設(shè)計或提交視頻的同學(xué)，也可將大文件的作業(yè)傳輸至公共云盤，分享給老師進行修改，缺點是需要在強大的網(wǎng)絡(luò)下進行使用，否則老師會崩潰。 以上就是有用的小程序和它所能解決的問題場景，希望能幫助到你，快快mark住這些好用的小程序吧~ 03.處理大學(xué)工作事務(wù)的心得分享 ① 細節(jié) 發(fā)布文字通知時，要照顧觀者的閱讀習(xí)慣，像一大摞的文字信息最好能分點說明，空行和小符號的巧用可以幫助優(yōu)化，并提煉重要信息劃重點，方便人家閱讀。 在收集作業(yè)或者其他資料時，可先對文件命名進行同一要求，可省去后期整理修改時間。收集的單位盡量避免個體私發(fā)，以小組為單位，量化組織收集，可提高效率。 如果擔(dān)心群成員收不到群消息，錯過重要通知，微信群發(fā)功能能幫助你完成這個任務(wù)，當(dāng)然前提是你已經(jīng)將集體小伙伴都加為好友了~ 對于課堂或者會議的一些重要信息，可及時進行復(fù)盤梳理，分享給小伙伴們，這樣即使他們?nèi)毕?，也可以避免錯過。 這些瑣事在完成難度上盡管沒有什么技術(shù)含量，但絕大程度上能讓自己養(yǎng)成一個良好的處事方式，給別人留下的印象也會加分~ ② 心理 既然選擇了承擔(dān)某些事務(wù)，你就得做好本職工作，但求無愧于心。此外，你還需要學(xué)會疏導(dǎo)自己的情緒，不要因為這些瑣事或某個奇葩而慪氣，不值得。 如果你因為這些瑣事而心煩生氣，這是你強烈責(zé)任心的表現(xiàn)。成長就是學(xué)會解決問題，而不是將其情緒放大化，探求問題最優(yōu)的解決方式于你更為有益，所得收獲相信日后可以在職場上有所應(yīng)用。 這里同樣要告訴集體里的每一份子，大家都是成年人了，應(yīng)該學(xué)會對自己負責(zé)，你可以選擇逃避某些信息或是你應(yīng)該完成的任務(wù)，但請不要做甩手掌柜，累及他人。 04.寫在最后 以上是一份來自大四老油條的血淚經(jīng)驗總結(jié)，如果你也和我一樣被這些煩惱所困擾著，希望看完這篇文章之后，你能有所啟發(fā)和幫助。 不要再問學(xué)生工作能給你帶來什么啦，首先你要有一份認真的態(tài)度去對待它，其次則是思考問題的處置方式，其實故事的結(jié)局都很美麗，過程曲折而已，相信你會有所收獲的。 最后，祝你大學(xué)之旅愉快。 |
|
|
