只要是工作，就不可避免要開會(huì)，尤其是年輕人，有時(shí)候會(huì)遇到“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”的任務(wù)。有的人說，替?zhèn)€會(huì)有啥難的？去聽不就完了？其實(shí)，看起來一件小事，很多人做的不夠好。甚至有的人工作了幾十年，連“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”這個(gè)小事都不會(huì)。今天我就跟大家講講怎樣把“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”這個(gè)任務(wù)不折不扣、出色的完成好。

一、接受任務(wù)，你要問領(lǐng)導(dǎo)三句話。

接到領(lǐng)導(dǎo)交代你“替會(huì)”時(shí)，要干脆利索的答應(yīng)，不要找理由退掉這個(gè)事，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)很明白開會(huì)的重要性，不是萬不得已不會(huì)找人替會(huì)。能夠第一時(shí)間想到你，是對(duì)你的一種認(rèn)可和信任，千萬不要覺得領(lǐng)導(dǎo)讓你開會(huì)是“抓苦差”。接到領(lǐng)導(dǎo)交代之后還有一些事你需要向領(lǐng)導(dǎo)了解清楚。

一是領(lǐng)導(dǎo)讓你“替會(huì)”他請(qǐng)假了沒有？如果沒有你就提示領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)個(gè)假，以免被上頭通報(bào)。曾經(jīng)有一個(gè)同事替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)忘了請(qǐng)假，被攔在會(huì)場(chǎng)外，他說：我就是來替會(huì)的，你們不讓參加那我就走了！最后領(lǐng)導(dǎo)挨了批評(píng)，鬧的挺尷尬。如果能多一句話，提示一下領(lǐng)導(dǎo)還是有必要的，可以避免很多問題發(fā)生。你提示了，領(lǐng)導(dǎo)不以為然，將來也不會(huì)遷怒于你。

二是會(huì)議是否需要匯報(bào)或者發(fā)言？很多會(huì)議為了解決問題需要參會(huì)者進(jìn)行匯報(bào)或者發(fā)言，你作為“替會(huì)”人員，不發(fā)言不合適，發(fā)言吧又沒有準(zhǔn)備，也怕說的多了超出自己部門的權(quán)限，甚至鬧出笑話。所以，開會(huì)前一定要和領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)一下是否需要發(fā)言匯報(bào)，有沒有匯報(bào)材料，做好充分的準(zhǔn)備。如果有發(fā)言，要與領(lǐng)導(dǎo)溝通好發(fā)言的框架，有材料按材料發(fā)言，沒有材料按照和領(lǐng)導(dǎo)溝通的內(nèi)容發(fā)言，千萬不要為了博出位而有出圈、出格的發(fā)言。

三是開會(huì)有沒有文字通知？因?yàn)槟阋篱_會(huì)的準(zhǔn)確時(shí)間和地點(diǎn)是哪里？有什么要求？所以文字通知要認(rèn)真看看，是否需要著工裝、提前多少分鐘入場(chǎng)、如何入座、會(huì)議議程等等。

一個(gè)接受任務(wù)寫了這么多，其實(shí)并不復(fù)雜，也就是幾句話的事，一定要問明白、記清楚。

二、執(zhí)行任務(wù)，你要注意四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

明白任務(wù)要求之后，就是按時(shí)、按要求參加會(huì)議。參加會(huì)議這個(gè)過程有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)需要注意

一是要守時(shí)。在時(shí)間上要有個(gè)提前量，最少早于開會(huì)時(shí)間10分鐘以上進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，如果是異地開會(huì)，還需要考慮路上的時(shí)間，我的習(xí)慣一般是時(shí)間提前量在20分鐘以上，以備出現(xiàn)異常情況影響開會(huì)時(shí)間。

二是有準(zhǔn)備。不管是什么樣的會(huì)議，帶一個(gè)筆記本和一支筆是非常重要的，如果需要匯報(bào)或發(fā)言還應(yīng)該準(zhǔn)備至少兩份材料。有的人認(rèn)為替會(huì)就是聽會(huì)，大概意思聽聽差不多就得了，空手去開會(huì)?？梢赃@么說，空手開會(huì)是對(duì)會(huì)議的極不尊重的行為，也會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)和同事們留下不好的印象。

三是正會(huì)風(fēng)。開會(huì)期間不要玩手機(jī)、不要打瞌睡、不要起身走動(dòng)，這是一個(gè)人基本素質(zhì)的體現(xiàn)，如果確有要是，一定要舉手向會(huì)議主持人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)同意后再出去。作為一個(gè)成年人，如果連開會(huì)時(shí)不玩手機(jī)、不走動(dòng)也做不到，是不是連小學(xué)生也不如了？我曾經(jīng)看到一些人開會(huì)時(shí)手機(jī)一刻也不停，手機(jī)放下就去解手。對(duì)于發(fā)言的人來說是極其不尊重的，更重要的是在眾人面前暴漏了自己的素質(zhì)低下。不要提前離開會(huì)場(chǎng)，很多重要內(nèi)容或者布置任務(wù)都在最后，你提前離開不了解任務(wù)是什么，可能就影響了工作。

四是做記錄。作為“替會(huì)”者，會(huì)后還有一個(gè)傳達(dá)匯報(bào)的任務(wù)，所以會(huì)議內(nèi)容記錄尤其重要，除了記錄會(huì)議的主要內(nèi)容之外，誰參加、誰主持、誰發(fā)言這些都要記清楚，以便于向領(lǐng)導(dǎo)了解會(huì)議的整體情況。會(huì)議記錄一定要盡量詳盡、條理清楚。

三、會(huì)后反饋，你要做好兩件事！

前面做了這么多，如果會(huì)后不及時(shí)詳盡向領(lǐng)導(dǎo)反饋，那所做的這一切都沒有意義。接受的任務(wù)是“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”就必須及時(shí)全面的向領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，不能在你這里給“截留”了。我曾經(jīng)遇到一些年輕的員工，受領(lǐng)導(dǎo)安排代表部門參加會(huì)議之后，不反饋不匯報(bào)，等領(lǐng)導(dǎo)問起來才說“會(huì)開了沒啥具體事”或者是“還是說XXX的事”。說好的“件件有落實(shí)、事事有回音”呢？會(huì)后匯報(bào)需要注意：

一是整理一份會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。根據(jù)你的會(huì)議記錄，把時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、會(huì)議主題、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容（主體內(nèi)容提綱即可）、會(huì)議發(fā)的材料、會(huì)議安排的工作任務(wù)及要求等，分條列項(xiàng)列出來。以書面形式向領(lǐng)導(dǎo)反饋，或者可以通過微信第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

二是提出自己的建議。對(duì)于會(huì)議安排工作任務(wù)的，你作為參會(huì)者，有向領(lǐng)導(dǎo)提出自己建議的權(quán)力和義務(wù)。你需要進(jìn)行認(rèn)真思考，提出落實(shí)任務(wù)、改進(jìn)工作的建議，連同會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)一同向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”是不僅僅是參加一個(gè)會(huì)議那么簡(jiǎn)單，也是你鍛煉并展現(xiàn)自己職場(chǎng)能力的絕佳機(jī)會(huì)，只要你用心去做，把事做好，就能得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和青睞。而且也能更好的鍛煉你的處事能力、邏輯思維和系統(tǒng)思維。把一件小事以系統(tǒng)化思維去處理，就能養(yǎng)成良好的習(xí)慣，舉輕若重的錘煉才能有舉重若輕的從然自得。