如何在企業(yè)內(nèi)部建立有效的溝通機制？

shelbypf 2019-02-19

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如何在企業(yè)內(nèi)部建立有效的溝通機制？

在人力資源管理工作中，溝通是做好人員管理的關(guān)鍵，良好的溝通能夠激發(fā)員工工作熱情和工作潛能，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢作用，推動企業(yè)發(fā)展。因而，企業(yè)必須重視溝通管理工作，完善溝通管理機制，有效解決企業(yè)與員工之間的各類矛盾，凝心聚力，取得更大發(fā)展。

一、企業(yè)內(nèi)部溝通的主要原則

溝通，即人與人之間的思想和信息的交換，是信息的傳達和廣泛傳播的過程。溝通是管理的重要手段。在企業(yè)管理實踐中，要想實現(xiàn)有效溝通，企業(yè)管理者需遵循如下溝通管理原則：

1、整體原則。即，溝通之前要正確認識企業(yè)的獨立性和整體性特征。企業(yè)在實際經(jīng)營管理過程中有其獨立性，內(nèi)部任何環(huán)節(jié)或者部分發(fā)生變化，其他環(huán)節(jié)甚至整個系統(tǒng)都會產(chǎn)生連帶反應(yīng)。因此，企業(yè)管理溝通活動的開展必須保持一致，自上而下保障溝通價值，使溝通能夠切實輔助管理措施落到實處，助力企業(yè)發(fā)展。

2、層次原則。即，溝通要保障連貫性和細分性，針對不同層級采用的溝通方式、溝通技巧和措施都應(yīng)有所差別，確保溝通恰到好處，目標明確，能夠體現(xiàn)信息的保密性。

3、環(huán)境原則。即，企業(yè)溝通管理的主要目的在于形成相應(yīng)的溝通氛圍，促進內(nèi)部工作的順利開展和具體工作的有效落實。通過積極的鼓勵溝通在內(nèi)部形成具有激勵性的環(huán)境氛圍，激發(fā)員工工作熱情，促進工作高效完成。同時，通過防御性溝通及時應(yīng)對和化解企業(yè)存在的負面問題，形成規(guī)范性強的管理氛圍。

二、企業(yè)內(nèi)部建立有效的溝通機制的方法

1、增強溝通雙方的溝通意識

溝通雙方指的是管理者和企業(yè)員工。要想實現(xiàn)良好溝通，必須增強企業(yè)管理者和企業(yè)員工的溝通意識。一方面，企業(yè)管理者需清楚認識溝通對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，明確溝通的目的，并調(diào)整自身溝通姿態(tài)，以平等的態(tài)度與員工溝通交流，切實解決員工的問題，此外，還需具有全面溝通意識，關(guān)注員工工作、生活的各個方面，以使溝通話題更為全面，溝通效果更好。另一方面，企業(yè)要加強溝通機制的宣傳，以增強員工溝通意識，促其主動向管理者敞開心扉，陳述自己的問題或意見，確保溝通的有效性。當(dāng)然，對于員工提出的問題，管理者還需落實解決，以體現(xiàn)溝通的有用性，進一步調(diào)動員工的溝通積極性。

2、提升管理者的溝通能力

溝通效果如何，與企業(yè)管理者的溝通能力息息相關(guān)。企業(yè)管理者必須不斷提升自身溝通能力，掌握各種溝通技巧，以確保溝通的有效性和規(guī)范性，取得良好溝通效果。具體而言，管理者溝通能力的培養(yǎng)需從如下方面入手：

①學(xué)會尊重溝通對象的不同意見。管理者必須秉持平等溝通的理念，尊重員工，認真傾聽員工的想法，對于員工的不同意見采取包容的態(tài)度，耐心對員工進行解釋，以獲取員工的理解和認同。

②掌握一定的溝通技巧。企業(yè)管理者應(yīng)掌握“聽”和“說”的技巧，一方面要善于傾聽，另一方面要善于表達。這就要求企業(yè)管理者在聽取員工意見時要做到不打斷對方，留給對方足夠的表達時間，且要邊聽邊記錄，把握重點內(nèi)容，提煉重要信息，以為后期的工作開展提供支持。而在與員工溝通時，企業(yè)管理者還需掌握必要的“說”的技巧，要確保傳達內(nèi)容清晰明確，主題突出，使員工能第一時間抓住談?wù)摰闹攸c，此外還應(yīng)善用鼓勵性語言進行溝通，建立良好的溝通關(guān)系，以確保溝通目的的實現(xiàn)，獲取良好溝通效果。

③正確處理日常矛盾沖突。企業(yè)管理者需提高解決員工之間、企業(yè)與員工之間矛盾沖突的能力，協(xié)調(diào)好各方利益。這就需要企業(yè)管理者要了解企業(yè)員工，加強知識學(xué)習(xí)，廣泛涉獵心理學(xué)、管理學(xué)、社會學(xué)等各方面的知識，能夠在解決矛盾沖突時認清問題的本質(zhì)，了解各方意圖，尋求最佳解決辦法。此外，企業(yè)管理者在解決矛盾沖突時還應(yīng)秉承人本理念，注重員工的需求，以最大限度解決員工的問題，增強員工的歸屬感，從而提升企業(yè)管理水平，減少企業(yè)的負面影響。

3、完善溝通管理體系

概括地說，溝通管理體系的建立應(yīng)符合企業(yè)溝通規(guī)范、標準、高效的實際要求，從確定溝通目標、建立溝通渠道、明確溝通范圍等方面著手，圍繞發(fā)展戰(zhàn)略和員工具體情況，有針對性地調(diào)整溝通模式，促使溝通體系發(fā)揮應(yīng)有作用。具體分析如下：

①明確溝通目標?，F(xiàn)代企業(yè)管理的戰(zhàn)略目標規(guī)劃直接影響著企業(yè)的經(jīng)營管理工作，為了提升企業(yè)管理溝通實效性，企業(yè)必須提前做好戰(zhàn)略規(guī)劃工作，并將溝通目標融入戰(zhàn)略目標規(guī)劃，基于此展開溝通內(nèi)容和溝通目標的設(shè)計，以減少不必要的溝通事項，降低溝通時間成本和人力成本，最大化發(fā)揮溝通作用。

②拓展溝通渠道。企業(yè)要結(jié)合內(nèi)部現(xiàn)實情況，有側(cè)重點地進行溝通渠道建設(shè)，以確保企業(yè)內(nèi)部自上而下和自下而上的溝通渠道更加暢通，實現(xiàn)企業(yè)溝通渠道的科學(xué)完善。也就是說，不僅要保障各層級之間雙向溝通、多向溝通的順暢，同時要確保層級之間能夠直接溝通。

③創(chuàng)新溝通方式。企業(yè)不僅可采取面對面溝通、電話溝通等傳統(tǒng)溝通方式進行交談，還可積極借助即時通訊軟件（如QQ、微信、微博、E-mail等）、OA辦公系統(tǒng)等信息化辦公設(shè)施進行及時、高效的溝通。除了采取正式渠道開展溝通外，企業(yè)還可考慮非正式渠道的合理運用，比如，定期組織戶外活動、旅游等，以縮短溝通主體之間的距離。