場景①：

周一上班，董事長給秘書打電話：問一下趙、錢、孫、李四位副總，明天上午是不是有時間，我們開會研究本公司和x公司的合并事宜。

半小時后，董秘向董事長匯報：“周二上午不行，因為趙副總太太要去醫(yī)院做個檢查，趙副總要陪伴?！?/p>

“周二下午呢？”

“不行，因為錢副總訂好了機票，要到上海出差?！?/p>

“周三怎么樣？”

“周三也不行，孫副總要向主管副市長匯報本公司在歐洲的市場拓展情況?！?/p>

“周四、周五應(yīng)該可以了吧？”

“周四下午，公司有一個小型培訓(xùn)會，會議室被占用。周五您安排了去公司新建廠區(qū)考察?！?/p>

董事長的臉多云轉(zhuǎn)陰，慢慢綠了。

場景②：

周一上班，董事長給秘書打電話：問一下趙、錢、孫、李四位副總，明天上午是不是有時間，我們開會研究本公司和x公司的合并事宜。

半小后，董秘向董事長匯報：“董事長，我查了一下幾位副總的日程，認(rèn)為周四上午開會比較合適。

周二上午，趙副總要陪太太去醫(yī)院做個檢查；周二下午錢副總要到上海出差，周三晚上回來；周三孫副總要向主管副市長匯報工作；周四下午公司小會議室要被占用開培訓(xùn)會；周五，您要去新廠區(qū)考察。

這樣，只有周四上午您和幾位副總都方便，而且小會議室空閑，所以我建議把會議定在周四上午?！?/p>

董事長：“通知幾位副總，周四上午9：00，在小會議室開會，研究本公司和x公司的合并事宜?！?/p>

為什么同樣的信息，不同的匯報方式，就顯得一個夾纏不清，一個干凈利索？

這就涉及到“金字塔原理”在實際工作的運用。

1︱什么是金字塔原理？

金字塔原理由美國的巴巴拉·明托女士提出，它是一項層次性、結(jié)構(gòu)化的思考、溝通技術(shù)，主要用于結(jié)構(gòu)化的思考和寫作。

金字塔原則有一個假設(shè)，就是你已經(jīng)知道如何寫出漂亮的句子和段落，所以它更關(guān)注于在寫作之前，讓自己的思考更富條理，更加明晰。

為什么要用金字塔結(jié)構(gòu)？原因在于我們的大腦具有對事物進行歸類組織的特點，也就是說，人類思維本身的基本規(guī)律符合金字塔結(jié)構(gòu)。

學(xué)者米勒認(rèn)為，大部分人的大腦無法一次容納7個以上的記憶項目。大腦比較容易記住的是3個項目，所以對信息進行組織、歸類，更便于我們的思考和記憶，也有利于他人的理解，進行高效溝通。

2︱金字塔原理的結(jié)構(gòu)

金字塔原理本身并不復(fù)雜，它追求一種重點突出、邏輯清晰、層次分明、簡單易懂的表達效果。其結(jié)構(gòu)表現(xiàn)為：

－任何思想都可以歸納出一個中心論點；

－中心論點由3——7個論據(jù)提供支持，這些平行論據(jù)之間必須“相互獨立，完全窮盡”，即論據(jù)之間，既不重疊，又不遺漏。

－這些論據(jù)本身也作為分論點，由3——7個“相互獨立，完全窮盡”的論據(jù)提供支持。

－依此類推，形成一個金字塔結(jié)構(gòu)。

3︱四個特征

金字塔原理有四個最主要的特征：結(jié)論先行，以上統(tǒng)下，歸類分組，邏輯遞進。

舉例，假如你是一個老板，下屬交上來一份匯報：

張某試用已經(jīng)三個月，他按時出勤，做了很多事，完成了業(yè)績指標(biāo)。張某是研究生，學(xué)歷優(yōu)秀。

有一天他對領(lǐng)導(dǎo)說，我覺得我們開會的方式可以改一改，讓更多的人參與，調(diào)動大家的積極性。張某有較強的責(zé)任心，別人寫的報告中有一個數(shù)據(jù)弄錯了，他發(fā)現(xiàn)后建議改過來。有人說，這又不是關(guān)鍵數(shù)據(jù)，差不多就算了。但他還是費了好大的勁兒，算出了正確的數(shù)據(jù)，調(diào)整了報告。領(lǐng)導(dǎo)曾讓他整理檔案，他整理的有條有序。上周領(lǐng)導(dǎo)讓他寫一篇報告，由于他不了解情況，花了好幾天工夫，晚上加班查資料，終于按時完成了報告。一次客戶很憤怒的投訴，他耐心解答，獨立處理，平息了客戶的怨氣，還改進了客戶關(guān)系管理系統(tǒng)。同事有事，他都樂于幫助，分享客服經(jīng)驗。

3.1 結(jié)論先行。一篇文章必定只有一個中心主題。

匯報、演講、寫作，先把結(jié)論拋出來，再進一步描述細(xì)節(jié)。這樣，別人立刻就會知道你的主張是什么。每個人的精力都是有限的，大都希望直奔主題，而不是花費精神去理清你的思想脈絡(luò)。

上面的匯報材料，我們可以猜測，部門的意見是張某已經(jīng)試用3個月，各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，建議老板正式聘用。

那么，不妨給匯報做一個標(biāo)題：《建議正式聘用張某的報告》，如果主題寫成《張某在試用期的表現(xiàn)》，觀點就不那么鮮明了。

3.2 以上統(tǒng)下。任何一個層次上的思想都必須是下一層次思想的概括。

上述匯報的內(nèi)容，條理不清，層次不明，顯示報告人自己的腦子里就是一團亂麻。

可以把張某的表現(xiàn)，從“態(tài)度”“能力”“業(yè)績”三個方面進行了總結(jié)：態(tài)度端正、能力突出、業(yè)績優(yōu)秀，結(jié)論是建議聘用。這樣，有了明確的主張，同時，也提供了充分的論據(jù)支持。

3.3 歸納分組。每組中的思想必須屬于同一個范圍。

上例中，支持分論點的論據(jù)，就顯得雜亂無章了。

－“樂于助人”和“性格好”之間，有重疊的部分；

－“業(yè)績出色”，顯然是“業(yè)績優(yōu)秀”的論據(jù)，放在“能力突出”的論點下，互不統(tǒng)屬；

－“認(rèn)真負(fù)責(zé)”“嚴(yán)于律已”和“主動積極”，是工作態(tài)度，和“業(yè)績”毫無關(guān)聯(lián)。

如果做如下的修正，邏輯就清晰了很多，論據(jù)也更有說服力了。

3.4 邏輯遞進。每組中的思想必須按照邏輯順序組織。邏輯順序常見的有：時間或步驟順序、結(jié)構(gòu)順序、重要性順序。

上例中，從態(tài)度、能力、業(yè)績?nèi)齻€維度分析，即是用結(jié)構(gòu)順序評價張某表現(xiàn)。我們黨作為百年老店，在人才評價上，有非常科學(xué)、嚴(yán)密、獨到的體系。比如對張某，可以從德、能、勤、績、廉五個方面進行評價：

4︱項目分解：MECE法則

匯報、演講、寫作時，思考、組織材料，最大的難點就是信息的分組和內(nèi)容的條理。這時，MECE法則是一個得力的工具。

MECE（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）中文意思是“相互獨立，完全窮盡”，是把一個工作項目分解為若干個更細(xì)的工作任務(wù)的方法。

它主要有兩條原則：

第一條是完整性，分解項目時要保持完整性，完全窮盡，即不遺漏。

第二條是獨立性，強調(diào)被分解的子項任務(wù)之間要相互獨立，不交叉，即不重疊。

用MECE法則分解項目，就像做拼圖游戲，最后的結(jié)果一定是拼出一個完整的圖，既不會有遺漏的空白，也不會有多出來的拼塊。

假設(shè)你決定離開溫暖舒適的家，出去買一份報紙。你對妻子說：“我想去買份報紙，你有什么要我?guī)У臇|西嗎？”

妻子說：“太好了，看到電視上那么多葡萄的廣告，我現(xiàn)在特別想吃葡萄，你可以再買袋牛奶！”

你拿起外衣。妻子走進廚房：“對了，我想起來了，咱們已經(jīng)沒有雞蛋了，買點雞蛋。我看看，對，土豆不夠吃了，再買點土豆！”

你穿上外衣。妻子：“再買些胡蘿卜，還有橘子！”

你穿上鞋。妻子：“還有咸鴨蛋！”

你打開門。妻子：“蘋果！”

你準(zhǔn)備關(guān)門。妻子：“再買點酸奶！”

“還有嗎？”“沒有了！”

你買完了報紙，就遇到麻煩了，剛剛妻子說買哪幾樣?xùn)|西來著？

不出意外的話，你至少會漏掉一兩樣。

運用MECE法則，可以把要買的東西分成三組：蔬菜、水果、蛋奶。每組下面分別包括2－4個子項目。這樣，遺漏的可能性就大大降低了。

5︱結(jié)構(gòu)化表達：SCQA架構(gòu)

劉潤老師在《5分鐘商學(xué)院》解釋“SCQA架構(gòu)”時，是這樣開場的：

你要向老板匯報工作，連夜準(zhǔn)備了40多張PPT。（S）可是你剛講了2頁，就感覺到老板有點不耐煩了。你講到第5頁的時候，他打斷你說：不要講PPT了，直接說重點。

你很尷尬很委屈，自己覺得：我說的都是重點?。。–）

其實老板不滿意，并不是一定因為你的報告“沒有重點”，可能是你的陳述邏輯混亂，讓他覺得“沒有重點”。

怎么辦？（Q）

基于SCQA架構(gòu)……可以提高表述的結(jié)構(gòu)性，突出重點。（A）

SCQA架構(gòu)，是闡釋論點時，簡潔有力的結(jié)構(gòu)化表達方法。SCQA是四個英文單詞的縮寫：

S，即情境或背景（Situation）

C，即復(fù)雜性，常被意譯為沖突（Complication）

Q，即問題（Question）

A，即答案（Answer）

不知道你是否注意到了，劉潤解釋“SCQA架構(gòu)”的開場白，使用的就是標(biāo)準(zhǔn)的SCQA架構(gòu)：

S，情境：向老板匯報工作，做PPT；

C，沖突：老板不耐煩，要求說重點；

Q，問題：怎么辦？

A，答案：運用SCQA架構(gòu)

在標(biāo)準(zhǔn)“SCQA架構(gòu)”的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要，還可以變化衍生出幾種模式，如：

開門見山式（ASC：答案 - 情景 - 沖突），直奔主題，亮明觀點；

突出憂慮式（CSA：沖突 - 情景 - 答案），強調(diào)沖突，引導(dǎo)憂慮，從而激發(fā)對背景的關(guān)注，和對答案的興趣；

突出信心式（QSCA：問題 - 情景 - 沖突 - 答案），強調(diào)問題和答案，展示信心。

SCQA架構(gòu)看似古板，事實上，許多優(yōu)秀的廣告文案、PPT演示、演講、匯報材料，都在遵循這一架構(gòu)，靈活運用，會使表達特別明晰、有條理、簡潔有力。

其實，整個的金字塔模型也是如此，它的諸多原則看起來都非常簡單，但是，在實際運用中，要做到結(jié)構(gòu)化思維和表達，做到重點突出、條理分明、邏輯清晰、表達準(zhǔn)確簡潔，非經(jīng)過大量刻意練習(xí)不可。而一旦能夠得心應(yīng)手運用，它將對我們的工作效率、溝通效率、表達效果以至公眾形象，帶來不可思議的提升。